Wenn Sie z.B. bei einer Auftragsbestätigung Vorauszahlungen vor der Lieferung wünschen, können Sie diese Vorauszahlungen direkt in der Auftragsbearbeitung erfassen.
Beim Speichern des Dokumentes werden diese Vorauszahlungen in die Debitorenbuchhaltung verbucht. Da der Bankeingang der Vorauszahlung eventuell nicht bekannt ist, muss das Datum im Dokument korrigiert werden, nachdem die Überweisung erfolgt ist.
Wenn Sie danach das Dokument in eine Rechnung umwandeln, werden die Vorauszahlungen direkt als Zahlung von der Rechnung abgebucht und der Restbetrag bleibt offen. Beim Drucken des Dokumentes wird dies dann entsprechend ausgewiesen. Diese Funktion ist nur für Dokumenttypen möglich, welche die Option Debitorenbuchung nicht gesetzt haben.
1.Laden oder erstellen Sie ein Dokument ohne Debitorenbuchung (Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein).
2.Wählen Sie Zahlung > Diverse > Vorauszahlungen definieren 
.
3.Hier sehen Sie eine Übersicht der einzelnen Vorauszahlungen.
4.Klicken Sie auf Neue Vorauszahlung erstellen 
.
5.Definieren Sie die Felder.
6.Mit Ok 
wird die Vorauszahlung zur Tabelle hinzugefügt.
7.Erfassen Sie bei Bedarf weitere Vorauszahlungen für dieses Dokument.
8.Speichern Sie alle Zahlungen mit einem Klick auf Speichern 
.
Hinweise: ▪Wenn Sie den ganzen Rechnungsbetrag zahlen und die Rechnung mit einer Fremdwährung erfasst wurde, dann muss der Zahlungsbetrag in der Standardwährung mit dem Gesamtbetrag der Rechnung in der Standardwährung übereinstimmen. ▪Diese Funktion ist nur für Dokumenttypen möglich, welche die Option Debitorenbuchung nicht gesetzt haben. ▪Wenn Sie ein Dokument mit Vorauszahlungen in ein Dokument mit der Option Debitorenbuchung umwandeln, dann werden die Vorauszahlungen ausgebucht. Dabei werden nur diejenigen Vorauszahlungen übernommen, welche noch nicht in einem anderen Dokument ausgebucht wurden. ▪Ist in den Einstellungen die Option Vorauszahlungen/Gutschriften prüfen eingeschaltet, so wird beim Speichern einer Rechnung geprüft, ob für die Rechnungsadresse eine Gutschrift oder Vorauszahlung vorhanden ist. Sie können dann definieren, ob und welche Vorauszahlung/Gutschrift in Abzug gebracht werden soll. Es können nur Vorauszahlungen und Gutschriften in Abzug gebracht werden, welche kleiner als der Rechnungssaldo sind. |
Buchungsdatum Geben Sie hier das Datum für die Vorauszahlung ein. Korrigieren Sie dieses Datum, sobald die Überweisung erfolgt ist und das richtige Datum bekannt ist. Buchungsart In diesem Feld geben Sie die Buchungsart für die Zahlung ein. Konto Hier geben Sie das Konto der Zahlung ein. Wird ein Konto bei der Eingabe nicht akzeptiert, kann dies an der Einstellung der verwendeten Buchungsart liegen. Währung Hier geben Sie die Währung der Zahlung ein. Kurs Wenn Sie eine andere Währung als die Standardwährung verwenden, geben Sie in diesem Feld den Kurs dieser Währung zur Standardwährung ein. Betrag FW Geben Sie hier den Zahlungsbetrag in der angegebenen Währung ein. Betrag SW Hier sehen Sie den Zahlungsbetrag in der Standardwährung. Buchungstext Geben Sie hier den Buchungstext zu Ihrer Zahlung ein. Mit den Schaltflächen rechts können Sie einen neuen Buchungstext erfassen oder einen vorhandenen Text ändern. Dieser Text wird beim Ausdruck des Dokumentes verwendet. Vorauszahlung Buchungsart In diesem Feld geben Sie die Buchungsart für die Vorauszahlung ein. Vorauszahlung Konto Hier geben Sie das Konto für die Vorauszahlung ein. Wird ein Konto bei der Eingabe nicht akzeptiert, kann dies an der Einstellung der verwendeten Vorauszahlung Buchungsart liegen. Vorauszahlung Steuercode Wenn Sie als Vorauszahlungs-Konto ein MWST-pflichtiges Konto verwenden, müssen Sie hier den gewünschten Steuercode angeben.
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