Module > Auftragsbearbeitung > Zahlungen definieren

Die Teilrechnung kann vor der Rechnungsstellung erstellt werden. Diese Funktion bedingt die Option Rückstände/Reservationen/Teilrechnung . Der Dokumenttyp für eine Teilrechnung muss dabei als Teilrechnung definiert sein. Eine Teilrechnung ist nicht zu verwechseln mit einer Anzahlung oder Splittrechnung. Es sind einzelne Dokumente, die bei der Schlussabrechnung in Abzug gebracht werden.

1.Laden oder erstellen Sie ein Dokument ohne Debitorenbuchung (Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein).

2.Danach wählen Sie den Dokumenttyp Teilrechnung aus.

auf_teilrechnungen erstellen

3.Gewünschten Betrag eingeben.

4.Bestätigen Sie mit Ok .

5.Speichern Sie die Teilrechnung.

6.Um eine weitere Teilrechnung zu erstellen, muss das Ursprungsdokument (Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein) aufgerufen werden.

7.Anschliessend kann der Dokumenttyp Teilrechnung nochmals gewählt werden.

8.Um die Schlussabrechnung zu erstellen, muss wieder zum Ursprungsdokument (Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein) gewechselt werden.

9.Wählen Sie Dokumenttyp Rechnung.

10.Die bereits gestellten Teilrechnungen werden automatisch in Abzug gebracht.

Wenn Sie eine Rechnung in mehrere Teilzahlungen aufteilen wollen, dann erfassen Sie zunächst die ganze Rechnung. Sind alle Positionen hinzugefügt, können Sie diese Rechnung beliebig in Splittrechnungen aufteilen.

1.Erstellen Sie eine Rechnung.

2.Wählen Sie Zahlung > Diverse > Splittrechnung definieren .

3.Hier sehen Sie eine Übersicht der einzelnen Splittrechnungen.

auf_Splittrechnungen erstellen

4.Klicken Sie auf Neu .

5.Definieren Sie die Felder.

auf_Splittrechnungen definieren

6.Mit Ok wird die Splittrechnung zur Tabelle hinzugefügt.

7.Nachdem Sie alle Splittrechnungen definiert haben, erfassen Sie das Datum des Restbetrags.

8.Speichern Sie alle Splittrechnungen mit einem Klick auf Speichern .

Hinweise:

▪Der Restbetrag wird automatisch hinzugefügt und ausgerechnet. Sie müssen am Ende nur noch diesen Eintrag ändern und das Datum und/oder den Text für den Restbetrag eingeben.

▪Sobald eine Splittrechnung bezahlt wurde, können am Dokument nicht mehr alle Änderungen vorgenommen werden. Sie können dann nur noch die Splittrechnungen definieren sowie neue Positionen hinzufügen.

▪Diese Funktion ist nur für Dokumenttypen möglich, welche die Option Debitorenbuchung gesetzt haben.

▪Sie können Splittrechnungen auch mit einem Dokumenttyp erstellen, welcher die Option Teilrechnung gesetzt hat.

Wenn Sie z.B. bei einer Auftragsbestätigung Vorauszahlungen vor der Lieferung wünschen, können Sie diese Vorauszahlungen direkt in der Auftragsbearbeitung erfassen.

Beim Speichern des Dokumentes werden diese Vorauszahlungen in die Debitorenbuchhaltung verbucht. Da der Bankeingang der Vorauszahlung eventuell nicht bekannt ist, muss das Datum im Dokument korrigiert werden, nachdem die Überweisung erfolgt ist.

Wenn Sie danach das Dokument in eine Rechnung umwandeln, werden die Vorauszahlungen direkt als Zahlung von der Rechnung abgebucht und der Restbetrag bleibt offen. Beim Drucken des Dokumentes wird dies dann entsprechend ausgewiesen. Diese Funktion ist nur für Dokumenttypen möglich, welche die Option Debitorenbuchung nicht gesetzt haben.

1.Laden oder erstellen Sie ein Dokument ohne Debitorenbuchung (Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein).

2.Wählen Sie Zahlung > Diverse > Vorauszahlungen definieren .

3.Hier sehen Sie eine Übersicht der einzelnen Vorauszahlungen.

auf_Vorauszahlung erstellen

4.Klicken Sie auf Neue Vorauszahlung erstellen .

5.Definieren Sie die Felder.

auf_Vorauszahlung definieren

6.Mit Ok wird die Vorauszahlung zur Tabelle hinzugefügt.

7.Erfassen Sie bei Bedarf weitere Vorauszahlungen für dieses Dokument.

8.Speichern Sie alle Zahlungen mit einem Klick auf Speichern .

Hinweise:

▪Wenn Sie den ganzen Rechnungsbetrag zahlen und die Rechnung mit einer Fremdwährung erfasst wurde, dann muss der Zahlungsbetrag in der Standardwährung mit dem Gesamtbetrag der Rechnung in der Standardwährung übereinstimmen.

▪Diese Funktion ist nur für Dokumenttypen möglich, welche die Option Debitorenbuchung nicht gesetzt haben.

▪Wenn Sie ein Dokument mit Vorauszahlungen in ein Dokument mit der Option Debitorenbuchung umwandeln, dann werden die Vorauszahlungen ausgebucht. Dabei werden nur diejenigen Vorauszahlungen übernommen, welche noch nicht in einem anderen Dokument ausgebucht wurden.

▪Ist in den Einstellungen die Option Vorauszahlungen/Gutschriften prüfen eingeschaltet, so wird beim Speichern einer Rechnung geprüft, ob für die Rechnungsadresse eine Gutschrift oder Vorauszahlung vorhanden ist. Sie können dann definieren, ob und welche Vorauszahlung/Gutschrift in Abzug gebracht werden soll. Es können nur Vorauszahlungen und Gutschriften in Abzug gebracht werden, welche kleiner als der Rechnungssaldo sind.

Wenn Sie beim Erfassen einer Rechnung den gesamten Betrag oder mehrere Teilbeträge zahlen bzw. buchen wollen, können Sie dies direkt in der Auftragsbearbeitung tun.

So können Sie Anzahlungen von Kunden, Barzahlungen oder das Einlösen von Gutscheinen direkt verbuchen, ohne in die Debitorenbuchhaltung zu wechseln. Diese Funktion ist nur für Dokumenttypen möglich, welche die Option Debitorenbuchung gesetzt haben.

1.Erfassen Sie zunächst die ganze Rechnung.

2.Wählen Sie Zahlung > Diverse > Zahlung definieren .

3.Hier sehen Sie eine Übersicht der einzelnen Zahlungen.

auf_Zahlung erstellen

4.Klicken Sie auf Neue Zahlung erstellen .

5.Definieren Sie die Felder.

auf_Zahlung definieren

6.Mit Ok wird die Zahlung zur Tabelle hinzugefügt.

7.Erfassen Sie bei Bedarf weitere Zahlungen für dieses Dokument.

8.Speichern Sie alle Zahlungen mit einem Klick auf Speichern .

Hinweise:

▪Wenn Sie den ganzen Rechnungsbetrag zahlen und die Rechnung mit einer Fremdwährung erfasst wurde, dann muss der Zahlungsbetrag in der Standardwährung mit dem Gesamtbetrag der Rechnung in der Standardwährung übereinstimmen.

▪Wenn Sie Teilrechnungen definiert haben, können Sie nur Zahlungen auf die 1. Teilrechnung erfassen.

▪Diese Funktion ist nur für Dokumenttypen möglich, welche die Option Debitorenbuchung gesetzt haben.

Wenn Sie beim Erfassen einer Rechnung einen Gutschein als Zahlung annehmen wollen, können Sie dies in der Auftragsbearbeitung tun. Diese Funktion ist nur für Dokumenttypen möglich, welche die Option Debitorenbuchung gesetzt haben.

1.Erfassen Sie zunächst die ganze Rechnung.

2.Wählen Sie Zahlung > Diverse > Gutschein einlösen .

3.Hier sehen Sie eine Übersicht der einzelnen Zahlungen.

auf_Zahlung erstellen

4.Klicken Sie auf Neuen Gutschein erfassen .

5.Definieren Sie die Felder.

auf_Gutschein_einlösen

6.Mit Ok wird die Zahlung zur Tabelle hinzugefügt.

7.Erfassen Sie bei Bedarf weitere Zahlungen für dieses Dokument.

8.Speichern Sie alle Zahlungen mit einem Klick auf Speichern .

Hinweise:

▪Wenn Sie den ganzen Rechnungsbetrag zahlen und die Rechnung mit einer Fremdwährung erfasst wurde, dann muss der Zahlungsbetrag in der Standardwährung mit dem Gesamtbetrag der Rechnung in der Standardwährung übereinstimmen.

▪Wenn Sie Teilrechnungen definiert haben, können Sie nur Gutscheine/Zahlungen auf die 1. Teilrechnung erfassen.

▪Diese Funktion ist nur für Dokumenttypen möglich, welche die Option Debitorenbuchung gesetzt haben.

Buchungsdatum

Geben Sie hier das Datum für die Zahlung ein. Dieses Datum darf nicht vor dem Rechnungsdatum liegen.

Gutschein-Nr.

Geben Sie hier die Gutschein-Nr. ein. Nach der Eingabe werden alle anderen Eingabefelder automatisch abgefüllt.

Buchungsart

In diesem Feld geben Sie die Buchungsart für den Gutschein ein.

Konto

Hier geben Sie das Konto für die Verbuchung des Gutscheins ein. Wird ein Konto bei der Eingabe nicht akzeptiert, kann dies an der Einstellung der verwendeten Buchungsart liegen.

Buchungsart Restbetrag

Um Restbeträge von verkauften Teilgutscheinen auszubuchen, braucht es die Buchungsart Restbetrag. Kopieren Sie dazu die Buchungsart Gutschein (ein). Definieren Sie Buchungsart, Bezeichnung und Buchungstext und wählen bei der Buchung die Option Haben.

Konto Restbetrag

In diesem Feld geben Sie das Konto ein, auf welchem der Restbetrag des Gutscheins gebucht werden soll. Es wird in der Regel das Konto 8719 Übriger periodenfremder Ertrag genommen.

Währung

Hier geben Sie die Währung des Gutscheins ein.

Kurs

Wenn Sie eine andere Währung als die Standardwährung verwenden, geben Sie in diesem Feld den Kurs dieser Währung zur Standardwährung ein.

Betrag FW

Geben Sie hier den Gutscheinbetrag in der angegebenen Währung ein. Wenn der Rechnungsbetrag kleiner als der Restbetrag des Gutscheins ist, dann wird der Rechnungsbetrag im Feld Betrag CHF vorgeschlagen. Der Betrag kann bei Bedarf manuell angepasst werden.

Betrag SW

Hier sehen Sie den Gutscheinbetrag in der Standardwährung. Wenn der Rechnungsbetrag kleiner als der Restbetrag des Gutscheins ist, dann wird der Rechnungsbetrag im Feld Betrag CHF vorgeschlagen. Der Betrag kann bei Bedarf manuell angepasst werden.

Buchungstext

Geben Sie hier den Buchungstext zum Gutschein ein. Mit den Schaltflächen rechts können Sie einen neuen Buchungstext erfassen oder vorhandene Texte ändern. Dieser Text wird beim Ausdruck des Dokumentes verwendet.

Gutscheinbetrag

Originalbetrag des Gutscheins.

Restbetrag

Restbetrag nach Minderung des Rechnungsbetrages.

Restbetrag nicht mehr einlösen

Mit der Option Restbetrag nicht mehr einlösen gibt es hier die Möglichkeit, direkt den Restbetrag auszubuchen.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder ins jeweilige Modul.