Hilfstabellen > Kreditorenbuchhaltung

Mit den Ablehnungsgründen haben Sie die Möglichkeit, vordefinierte Ablehnungsgründe für vorerfasste Belege zu hinterlegen und zu bearbeiten.

Um einen bestehenden Ablehnungsgrund anzupassen oder einen neuen Ablehnungsgrund zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Kreditorenbuchhaltung > Ablehnungsgründe.

2.Wählen Sie einen Ablehnungsgrund und klicken Sie auf Ändern .

3.Oder erstellen Sie einen neuen Ablehnungsgrund mit Klick auf Neu .

Kred_Ablehnungsgründe

4.Definieren Sie die nötigen Angaben.

5.Speichern Sie mit Klick auf Ok .

Mit Buchungsarten können Sie Buchungsvorlagen für wiederkehrende Buchungen vordefinieren und so Fehler beim Buchen verhindern.

Buchungsarten können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

Zudem können die Buchungsarten in Modulen, die mit Buchungarten arbeiten, wie folgt gefunden werden:

1.Finanzbuchhaltung unter Finanzbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Finanzbuchhaltung > Buchungsarten.

2.Debitorenbuchhaltung unter Debitorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Debitorenbuchhaltung > Buchungsarten.

3.Kreditorenbuchhaltung unter Kreditorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Kreditorenbuchhaltung > Buchungsarten.

Um eine bestehende Buchungsart anzupassen oder eine neue Buchungsart zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Modul > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Modul > Buchungsarten.

2.Wählen Sie eine Buchungsart und klicken Sie auf Ändern .

3.Oder erstellen Sie eine neue Buchungsart mit Klick auf Neu .

Deb_Buchungsarten

4.Definieren Sie die nötigen Angaben.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Buchungsart

Geben Sie hier eine Abkürzung oder eine Nummerierung für die Buchungsart ein.

Haupt

Markieren Sie diese Option, wenn die Buchungsart eine Hauptbuchungsart sein soll. Pro Bereich und pro Typ kann nur eine Hauptbuchungsart definiert werden. Die Hauptbuchungsart wird beim Buchen automatisch vorgeschlagen.

Bezeichnung

Geben Sie hier die Bezeichnung für die Buchungsart ein.

Buchungstext

Geben Sie hier den Vorgabe-Buchungstext ein. Über die Auswahl lassen sich vorhandene Buchungstexte aufrufen. Der Buchungstext wird beim Buchen vorgeschlagen. Sie können den Buchungstext auch mit Variablen versehen. Diese werden dann beim Buchen durch die entsprechenden Werte ersetzt. Mit Klick auf Buchungstext einstellen und anschliessend der Schaltfläche Felder einfügen rechts neben dem Text können Sie den Text zusammensetzen und die verfügbaren Variablen mit der rechten Maustaste auswählen.

Sie können für den Buchungstext auch Platzhalter einsetzen. Diese werden beim Buchen entsprechend ersetzt.

Folgende Platzhalter sind möglich:

Platzhalter	Beschreibung
[FIB_Buchungen.BDatum,dd.MM.yyyy]	Dieser Platzhalter wird durch das Buchungsdatum ersetzt, nach dem Komma geben Sie das Format des Datums ein. Eine Beschreibung zum Format finden Sie weiter unten.
[FIB_Buchungen.RDatum,dd.MM.yyyy]	Dieser Platzhalter wird durch das Belegdatum ersetzt, nach dem Komma geben Sie das Format des Datums ein. Eine Beschreibung zum Format finden Sie weiter unten.
[ADR_Adressen....]	Zusätzlich zu den Datumsfeldern sind diverse Adressfelder verfügbar. Mit der rechten Maustaste können Sie aus den Felder auswählen.

Bei den Datumsfeldern können Sie das Format des Datums angeben und zusätzlich noch Berechnungen mit dem Datum vornehmen. Wird hinter den letzten d, M, y oder Q ein Vorzeichen (+ oder -) und eine Zahl hinterlegt, so wird diese zum entsprechenden Teil addiert oder subtrahiert.

Folgende Formatierungs-Angaben sind für die Datumsfelder möglich:

Definition	Beschreibung
d	Stellt den Tag ohne führende Null dar (z.B. 1). Verwenden Sie %d wenn dies die einzige Formatierungs-Angabe ist.
dd	Stellt den Tag immer 2-stellig mit führenden Null dar (z.B. 01).
ddd	Stellt den Tag als kurzen Namen dar (z.B. Mon).
dddd	Stellt den Tag als vollen Namen dar (z.B. Montag).
M	Stellt den Monat ohne führende Null dar (z.B. 1). Verwenden Sie %M wenn dies die einzige Formatierungs-Angabe ist.
MM	Stellt den Monat immer 2-stellig mit führenden Null dar (z.B. 01).
MMM	Stellt den Monat als kurzen Namen dar (z.B. Jan).
MMMM	Stellt den Monat als vollen Namen dar (z.B. Januar).
y	Stellt das Jahr ohne führende Null dar (z.B. 1). Verwenden Sie %y wenn dies die einzige Formatierungs-Angabe ist.
yy	Stellt das Jahr immer 2-stellig mit führenden Null dar (z.B. 01).
yyy	Stellt das Jahr immer 3-stellig mit führenden Null dar (z.B. 001).
yyyy	Stellt das Jahr immer 4-stellig mit führenden Null dar (z.B. 2001).
Q	Stellt das Quartal ohne führende Null dar (z.B. 1)
QQ	Stellt das Quartal als kurzen Namen dar (z.B. 1Q).
QQQ	Stellt das Quartal als vollen Namen dar (z.B. 1. Quartal).

Betrag

Den Vorgabe-Betrag geben Sie hier ein. Dieser Betrag wird beim Buchen vorgeschlagen.

Belegart

Erfassen Sie hier die Belegart. Die Belegart wird beim Buchen vorgeschlagen. Über diese Belegart wird auch der Nummernkreis für die Beleg-Nr. definiert.

Buchungskreis

Geben Sie hier den Buchungskreis der Buchung ein.

Steuercode

Hier geben Sie den Steuercode für die Buchungsart ein.

Bereich

Legen Sie hier den Bereich für die Buchungsart fest. Dieser Bereich bestimmt, in welchem Modul Sie diese Buchungsart verwenden können. Es stehen Ihnen dafür die Finanzbuchhaltung, die Debitoren- oder die Kreditorenbuchhaltung zur Verfügung.

Typ

Der Buchungstyp ist nur aktiv, wenn der Bereich Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung ausgewählt worden ist. Es stehen Ihnen dafür die Typen Posten (mit oder ohne Eröffnung), Kosten und Zahlung zur Verfügung. Bei den Eröffnungsbuchungen ist als Kontierung zwingend die Eröffnungsbilanz zu verwenden

Buchung

Bestimmen Sie hier, ob bei diese Buchungsart nur im Soll, nur im Haben oder auf beiden Seiten gebucht werden kann.

gelöscht

Markieren Sie diese Option, wenn diese Buchungsart nicht (mehr) verwendet werden soll. Diese erscheint danach nicht mehr in der Auswahl.

Umsatzbuchung

Das Kästchen ist nur aktiv, wenn der Typ Posten ausgewählt worden ist. Markieren Sie diese Option, wenn der Posten zum Umsatz gerechnet werden soll.

Steuerrückbuchung

Diese Option ist nur aktiv, wenn der Typ Kosten ausgewählt worden ist. Wählen Sie diese Option, wenn die Steuer automatisch zurück gebucht werden soll, was bei Skontoabzügen und Debitorenverlusten sinnvoll ist.

Skontorückbuchung

Bei Skontoabzügen können Sie hier definieren, dass diese zurück auf das ursprüngliche Ertragskonto gebucht werden. Der Skonto-Betrag wird dann proportional auf die ursprünglichen Ertragskonten verteilt.

kein Kontovorschlag

Haben Sie diese Option markiert, wird Ihnen beim Buchen mit dieser Buchungsart kein Konto vorgeschlagen. Zugelassen bleiben aber nur die auf der Buchungsart definierten Konten.

Sammelbuchung

Wenn Sie mit dieser Buchungsart eine Sammelbuchung erstellen wollen, markieren Sie diese Option. Ist dies der Fall, können Sie mit Hinzufügen der Konten in der Tabelle die gesamte Sammelbuchung definieren. Bei einer Sammelbuchung können pro Teilbuchung die Buchungstexte definiert werden. In der Tabelle können Sie die zulässigen Konten zur Buchungsart erfassen. Wenn ein Konto automatisch vorgeschlagen werden soll, markieren Sie bei diesem die Option Haupt. Lassen Sie die Tabelle leer, kann jedes Konto beim Buchen verwendet werden.

Hinweis:

▪Diese Skontorückbuchung kann aus mehrwertsteuertechnischen Gründen nicht direkt erfolgen, sondern muss immer über ein Durchlaufskonto gebucht werden.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Mit den Buchungskreisen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Buchungen in Gruppen zusammenzufassen. Somit können Sie z.B. Auswertungen über solche Buchungsgruppen vornehmen. Die automatischen Rückbuchungen werden ebenfalls mit dem Buchungskreis definiert. Buchungskreise können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

Zudem können die Buchungskreise in Modulen, die mit Buchungskreisen arbeiten, wie folgt gefunden werden:

1.Finanzbuchhaltung unter Finanzbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Finanzbuchhaltung > Buchungskreise.

2.Debitorenbuchhaltung unter Debitorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Debitorenbuchhaltung > Buchungskreise.

3.Kreditorenbuchhaltung unter Kreditorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Kreditorenbuchhaltung > Buchungskreise.

Um einen bestehenden Buchungskreis anzupassen oder einen neuen Buchungskreis zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Debitorenbuchhaltung > Buchungskreise.

2.Wählen Sie einen Buchungskreis und klicken Sie auf Ändern .

3.Oder erstellen Sie einen neuen Buchungskreis mit Klick auf Neu .

deb_buchungskreis verwalten

4.Definieren Sie die nötigen Angaben.

5.Speichern Sie mit Klick auf Ok .

Die eigene Steuer-ID kann über das Modul Hilfstabellen oder direkt aus einem Eigene Steuer-ID-Eingabefeld verwaltet werden.

Zudem kann die eigene Steuer-ID in Modulen, die mit der Steuer-ID arbeiten, wie folgt gefunden werden:

1.Finanzbuchhaltung unter Finanzbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Finanzbuchhaltung > Eigene Steuer-ID.

2.Debitorenbuchhaltung unter Debitorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Debitorenbuchhaltung > Eigene Steuer-ID.

3.Kreditorenbuchhaltung unter Kreditorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Kreditorenbuchhaltung > Eigene Steuer-ID.

Um eine bestehende eigene Steuer-ID anzupassen oder eine neue eigene Steuer-ID zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Debitorenbuchhaltung > Eigene Steuer-ID.

2.Wählen Sie eine Steuer-ID und klicken Sie auf Ändern .

3.Oder erstellen Sie eine neue Steuer-ID mit Klick auf Neu .

deb_eigene steuerid verwalten

4.Definieren Sie die nötigen Angaben.

5.Speichern Sie mit Klick auf Ok .

Hinweis:

▪Schweizer Unternehmen, welche Leistungen in der EU erbringen, erhalten eine Umsatz-Identifikationsnummer der EU. Falls dies der Fall ist, können verschiedene Steuer-ID’s erfasst werden.

Wenn Sie die Belege von bestimmten Personen für die Vergütung freigeben wollen, dann müssen Sie zuerst definieren, wer bis zu welchem Betrag die Belege freigeben darf.

Die Belege können betragsabhängig von einer oder auch von mehreren Personen freigegeben werden. Sind diese Freigaben definiert, können die entsprechenden Personen diese mit der Funktion Kreditorenbuchhaltung > Extras > Belege> Für Vergütung freigeben entsprechend für die Bezahlung freigeben.

Die Freigaben können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Kreditorenbuchhaltung finden Sie dazu die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Kreditorenbuchhaltung > Freigaben.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Kred_Vergütungsfreigaben verwalten

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Der Kontenplan kann in der Debitorenbuchhaltung , der Kreditorenbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung verwaltet werden.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, in die Kontenplan-Verwaltung zu gelangen:

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung / Kreditorenbuchhaltung / Finanzbuchhaltung > Kontenplan > Kontenplan > Konten .

2.Oder Finanzbuchhaltung > Start > Kontenplan > Konten .

3.Oder direkt aus einem Konto-Eingabefeld verwaltet werden.

Rund um den Kontenplan stehen diese Hilfstabellen zur Verfügung:

Die Kostenstellen können in der Debitorenbuchhaltung , der Kreditorenbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung verwaltet werden.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, in die Kostenstellen-Verwaltung zu gelangen:

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung / Kreditorenbuchhaltung > Kontenplan > Kontenplan > Kostenstellen .

2.Oder Finanzbuchhaltung > Start > Kontenplan > Kostenstellen .

3.Oder direkt aus einem Kostenstellen-Eingabefeld verwaltet werden.

Hinweis:

▪Dieser Menüpunkt ist nur vorhanden, wenn Sie die Option Kostenstellen installiert haben.

Rund um die Kostenstellen stehen diese Hilfstabellen zur Verfügung:

Der Parallel Kontenplan kann in der Debitorenbuchhaltung , der Kreditorenbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung verwaltet werden.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, in die Konten-Verwaltung zu gelangen:

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung / Kreditorenbuchhaltung > Kontenplan > Kontenplan > Konten .

2.Oder Finanzbuchhaltung > Start > Kontenplan > Konten .

3.Oder direkt aus einem Konto-Eingabefeld verwaltet werden.

Hinweis:

▪Die Angaben zum Parallel Kontenplan werden in der Konten-Verwaltung im Register Einstellungen hinterlegt.

Rund um den Parallel Kontenplan stehen diese Hilfstabellen zur Verfügung:

Sie können beim Buchen einer Kreditorenrechnung diese mit den dazugehörigen Bestellungen der Einkaufsverwaltung verknüpfen. Dabei können Differenzen auftreten falls z.B. auf der Rechnung noch zusätzliche Kosten wie Porto, Lieferung etc. vorhanden sind. Diese Differenzen müssen bei der Zuweisung ebenfalls verbucht werden. Sie können für diese Differenzen vordefinierte Kostenvorgaben erstellen, welche dann für die Verbuchung verwendet werden können.

Die Kostenvorgaben können über das Modul Hilfstabellen oder direkt aus einem Kostenvorgaben-Eingabefeld verwaltet werden.

In der Kreditorenbuchhaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Kreditorenbuchhaltung > Kostenvorgaben.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Kred_Kostenvorgaben verwalten

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Sie können die Kreditorenrechnungen vorerfassen, d.h. die Belege werden zuerst von einem Mitarbeiter erfasst. Bestimmte Personen prüfen diese dann kontrollieren und korrigieren falls nötig die Kontierungen bei den Buchungen. Ist diese Kontrolle durchgeführt worden, werden die Belege zur Vergütungsfreigabe weitergegeben und können danach z.B. bezahlt werden.

Sie können bestimmen, für welche Rechnungen diese Vorerfassung geschehen soll. Dazu müssen Sie pro Adresse oder Adressgruppe definieren, welche Sachbearbeiter die Belege kontrollieren und freigeben können. Diese Definitionen können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Kreditorenbuchhaltung finden Sie dazu die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Kreditorenbuchhaltung > Zuweisungen Vorerfassung.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Kred_Zuweisungen Vorerfassung verwalten

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Hinweise:

▪Bitte beachten Sie, dass Sie vorgängig auf den entsprechenden Adressen im Register Kreditoren die Option Beleg vorerfassen markieren müssen, damit eine Buchung in die Vorerfassung gelangt.

▪Beim Erstellen einer vorerfassten Buchung, wird der Sachbearbeiter automatisch aufgrund der Einträge in der Hilfstabelle Zuweisung Vorerfassung vorgeschlagen. Sind mehrere Einträge für eine Adresse vorhanden, bleibt das Feld Sachbearbeiter leer und Sie können aus den hinterlegten Sachbearbeitern auswählen.

▪Ist kein Eintrag in der Hilfstabelle Zuweisung Vorerfassung für die ausgewählte Adresse vorhanden, wird automatisch ein Eintrag mit dem ausgewählten Sachbearbeiter der Buchung erstellt, damit bei der nächsten Buchung, der Sachbearbeiter vorgeschlagen werden kann. Voraussetzung ist, dass der angemeldete Benutzer Schreibrechte auf diese Hilfstabelle hat.

▪Gelöschte Einträge werden automatisch wieder aktiviert, wenn beim Erfassen einer vorerfassten Buchung der Sachbearbeiter des gelöschten Eintrags ausgewählt wurde.

Was möchten Sie tun?