Für die Adresspflege stehen die Funktionen Massenmutation 
, Massenmutation Kontakte 
, Doppelte Adressen suchen 
, Adressen zusammenfügen 
und Strasse und Haus-Nr. trennen 
zur Verfügung.
Die Massenmutation kann hilfreich sein, um für mehrere Adressen bestimmte Werte zu verändern.
Wenn Sie Adressen aus mehreren Quellen importieren oder Sie haben eine Adresse bereits erfasst, kann es zu Duplikaten kommen. Die Funktionen Doppelte Adressen suchen und Adressen zusammenfügen unterstützen Sie dabei, Ihre Datenbank zu pflegen und doppelte Datensätze zusammenzufügen.
Was möchten Sie tun?
Es ist oft nützlich einen oder mehrere Werte mehrerer Adressen gleichzeitig zu aktualisieren. In der Adressverwaltung > Extras > Datenpflege können Sie mit der Massenmutation Adressen einfach Werte hinzufügen oder ändern.
Was möchten Sie tun?
Wenn Sie für mehrere Adressen bestimmte Werte verändern oder Adressgruppen hinzufügen bzw. entfernen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
1.Suchen Sie zuerst nach den gewünschten Adressen.
2.Markieren Sie nun diejenigen Adressen in der Tabelle, für welche Sie Werte ändern wollen.
3.Wählen Sie anschliessend Extras > Pflege > Massenmutation Adressen .
4.Wählen Sie unter Adressfeld das gewünschte Adressfeld aus.
5.Geben Sie den neuen Wert für dieses Feld ein.
6.Klicken Sie jetzt auf hinzufügen, um die Definition zu speichern.
7.Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Änderungen definiert haben.
8.Sie können Adressgruppen bei Bedarf hinzufügen oder entfernen.
9.Wenn Sie alle Änderungen definiert haben, klicken Sie auf Ok  .
Hinweise:
▪Mit Vorwahl 01 --> 044 können Sie z.B. die Vorwahl aller Telefonnummern von 01 auf 044 ersetzen.
▪Die Funktion Telefonformat korrigieren ändert alle Telefonnummern gemäss dem Telefonformat, welches Sie in den Einstellungen definiert haben.
▪Mit der Funktion Briefanreden korrigieren werden die Briefanreden gemäss der Sprache und der Definition auf der zugewiesenen Anrede neu abgefüllt.
▪Die oben genannten Funktionen gelten immer für alle Adressen und werden unabhängig der Markierung durchgeführt. Diese Felder können nur alleine geändert werden. |
Tipp:
▪Sie haben im Fenster Massenmutation Adressen auch die Möglichkeit, über die Symbole die Einträge aus der Hilfstabelle Adressgruppen verwalten zu mutieren. |
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Wenn Sie für mehrere Adressen die Haupt-E-Mail auf eine bestimmte Kommunikationsangabe übernehmen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1.Suchen Sie zuerst nach den gewünschten Adressen.
2.Markieren Sie nun diejenigen Adressen in der Tabelle, für welche Sie Werte ändern wollen.
3.Wählen Sie anschliessend Extras > Pflege > Massenmutation Adressen .
4.Wählen Sie unter Adressfelder den gewünschte E-Mailtyp, der nun die Haupt-E-Mailadresse als E-Mail verwenden soll.
5.Klicken Sie jetzt auf hinzufügen, um die Definition zu speichern.
6.Klicken Sie auf Ok , um die Massenmutation auszuführen.
Hinweis:
▪Es kann nur eine Kommunikationsangabe gleichzeitig mutiert werden. |
Tipp:
▪Wenn Sie für alle Kommunikationsangaben die Haupt-E-Mail übernehmen möchten, dann wählen Sie das Feld E-Mail für alle verwenden. |
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Wenn Sie für mehrere Adressen die Haupt-E-Mail auf alle nicht definierten Kommunikationsangaben der Adresse anwenden möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1.Suchen Sie zuerst nach den gewünschten Adressen.
2.Markieren Sie nun diejenigen Adressen in der Tabelle, für welche Sie Werte ändern wollen.
3.Wählen Sie anschliessend Extras > Pflege > Massenmutation Adressen .
4.Wählen Sie unter Adressfelder das Feld E-Mail für alle verwenden.
5.Wählen Sie unter neuer Wert die Option Ja.
6.Klicken Sie jetzt auf hinzufügen, um die Definition zu speichern.
7.Klicken Sie auf Ok , um die Massenmutation auszuführen.
Hinweis:
▪Wenn bereits Kommunikationsangaben auf die Adresse eingetragen sind, dann bleiben diese bestehen. |
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In der Adressverwaltung > Einstellungen > Datenpflege können Sie die Option Doppelsuche aktivieren markieren und die Suche nach ähnlichen Adressen konfigurieren.
Wenn die Doppelsuche in den Einstellungen eingeschaltet ist, wird automatisch beim Speichern einer neuen Adresse geprüft, ob ähnliche Adressen vorhanden sind.
1.Erfassen Sie die Adresse wie gewohnt.
2.Wenn eine ähnliche Adresse gefunden wird, sehen Sie folgendes Fenster:
3.Wenn Sie die neue Adresse trotzdem speichern wollen, klicken Sie auf Ok.
4.Wenn Sie Abbrechen wählen, gelangen Sie zum Erfassungsfenster der Adresse zurück und die neue Adresse wird nicht gespeichert. |
Sie können auch manuell nach ähnlichen Adressen suchen.
1.Wählen Sie Adressverwaltung > Extras > Pflege > Doppelte Adressen suchen .
2.Schränken Sie bei Bedarf die Adressen mit einer Abfrage ein.
3.Starten Sie die Doppelsuche mit Suchen  .
4.Mit einem Klick auf den Pfeil am Spaltenanfang können Sie die ähnlichen Adressen aufklappen und anzeigen lassen.
5.Klicken Sie auf Schliessen  , um in die Adressverwaltung zurückzukehren.
Tipp:
▪Normalerweise werden nur aktive Adressen bei der Doppelsuche berücksichtigt. Markieren Sie die Option inkl. gelöschte, wenn Sie auch die gelöschten Adressen miteinbeziehen wollen. |
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Mit einem Klick auf dieses Symbol starten Sie die Suche nach den doppelten Adressen.
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Sie können hier direkt eine überflüssige Adresse markieren und mit einem Klick auf diese Schaltfläche deaktivieren.
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Wenn Sie doppelte Adressen zusammenführen wollen, dann markieren Sie diese und klicken anschliessend auf diese Schaltfläche. Sie gelangen nun in das Fenster für die Adresszusammenführung.
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Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie das Resultat der Doppelsuche ausdrucken wollen.
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Mit diesem Symbol können Sie die Einstellungen der Doppelsuche verändern.
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Wenn Sie doppelte Adressen zusammenführen wollen, können Sie dies auf zwei verschiedene Arten tun.
1.Führen Sie eine Doppelsuche aus.
2.Danach wählen Sie die doppelte Adresse, die Sie zusammenführen wollen.
3.Klicken Sie auf Zusammenführen . |
1.Suchen Sie die gewünschten Adressen direkt in der Adressverwaltung.
2.Wählen Sie die Adresse.
3.Klicken Sie auf Extras > Pflege > Adressen zusammenführen . |
Wenn Sie doppelte Adresse gefunden haben, müssen Sie diese noch definitiv zusammenführen.
1.Sie sehen folgendes Fenster mit den gefundenen Adressen, welche übereinstimmen.
2.In der linken Auflistung markieren Sie die Adresse(n), die Sie nicht mehr verwenden wollen.
3.Rechts wählen Sie die Adresse aus, die bestehen bleiben soll.
4.Klicken Sie auf Adresse zusammenführen  .
5.Es werden alle Felder angezeigt, die nicht übereinstimmen.
6.Markieren Sie die Felder, die Sie von der Ausgangsadresse (links) auf die zu behaltende Adresse (rechts) übernehmen wollen.
7.Klicken Sie anschliessend auf Ok .
Hinweise:
▪Nach der Übernahme wird die in der linken Liste markierte Adresse endgültig gelöscht.
▪Haben Sie links mehr als eine Adresse markiert, dann werden alle Adressen der Reihe nach mit der rechts ausgewählten Adresse zusammengeführt. |
Tipps:
▪Um entscheiden zu können, welche Adresse behalten und welche gelöscht werden soll, können Sie diese jeweils markieren und mit Adresse ändern  rechts daneben in das Adressdetail verzweigen.
▪Sie können auch einzelne Adressen auf gelöscht setzen, indem Sie diese in der linken Liste markieren und auf Adresse löschen  klicken. |
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Hinweis:
▪Wenn Sie eine Synchronisation für Proffix Adressen definiert haben, dann ist diese Funktion nicht verfügbar. |
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