Wenn Sie mit einem DMS (Dokumenten-Management-System) arbeiten, können Sie an jeder Stelle in Proffix eine Suche nach den archivierten Dokumenten ausführen.

1.Klicken Sie Modul > Extras > DMS > Dokument im Archiv suchen .

2.Füllen Sie hier die gewünschten Suchkriterien aus.

3.Klicken Sie anschliessend auf Suchen .

4.Es werden alle gefundenen Dokumente des Archivs in der Tabelle angezeigt.

5.Wählen Sie ein Dokument in der oberen Tabelle. In der unteren Tabelle werden die verschiedenen Versionen dieses Dokumentes angezeigt.

6.Mit Dokument anzeigen rechts neben den Tabellen können Sie eine Vorschau des archivierten Dokumentes anzeigen lassen.

Wenn Sie mit einem DMS (Dokumenten-Management-System) arbeiten, können Sie auch beliebige Papierdokumente archivieren. Dabei werden Etiketten erstellt, welche Sie auf das Papierdokument kleben. Wenn das Dokument bereits als Datei vorhanden ist, können Sie auch diese Datei auswählen, um sie zu archivieren.

1.Wählen Sie Adressverwaltung > Extras > DMS > Index erstellen für die Archivierung .

2.Füllen Sie hier die Angaben für das zu archivierende Dokument aus.

3.Wenn es sich um eine Datei handelt, geben Sie den Namen der Datei ein.

4.Klicken Sie auf Vorschau , um eine Vorschau des Dokumentes anzeigen zu lassen.

5.Klicken Sie anschliessend auf Ok .

6.Handelt es sich um ein Papierdokument, wird nun eine Etikette mit den Angaben ausgedruckt.

7.Diese Etikette kleben Sie auf das Dokument.

8.Scannen Sie das Dokument ein.

9.Die eingelesenen Dokumente werden in ein spezielles Verzeichnis abgelegt, wo sie automatisch vom DMS eingelesen und zugewiesen werden.