Dokument als E-Rechnung senden

<< Klicken Sie hier, um das Inhaltsverzeichnis anzuzeigen >>

Navigation:  Module > Auftragsbearbeitung >

Dokument als E-Rechnung senden

Dokument als E-Rechnung senden

Sie können Ihre Rechnungen elektronisch an Ihre Kunden versenden.

Dazu benötigen Sie einen yellowbill-Vertrag mit der PostFinance. Definieren Sie mit den erhaltenen Informationen die Einstellungen für E-Rechnung.

Ebenfalls können Sie Rechnungen per E-Mail als ZUGFeRD-Rechnungen (pdf-Datei mit integrierter XML-Datei) versenden. ZUGFeRD-Rechnungen können Sie ohne oder mit einer elektronischen Signatur versenden. Definieren Sie die Einstellungen zur Signatur sowie für den ZUGFeRD-Versand in den ZUGFeRD-Einstellungen.

Als E-Mailadresse wird die E-Mail E-Rechnung oder E-Mailadresse der Adresse des Rechnungsempfängers verwendet.

Was möchten Sie tun?

Toggle-auf_16x16_blackRechnung als E-Rechnung versenden

Wenn Sie in der Auftragsbearbeitung die Rechnung als E-Rechnung versenden möchten, gibt es in der Auftragsbearbeitung die Funktion Als E-Rechnung senden Proffix_E-Rechnung_16x16.

1.Wählen Sie Auftragsbearbeitung > Start > Dokument > Als E-Rechnung senden Proffix_E-Rechnung_16x16.

2.Füllen Sie die gewünschten Suchfelder aus und klicken Sie danach auf Suchen Suchen_16x16.

3.Nun werden alle Rechnungen gemäss Selektion aufgelistet und markiert.

auf_dok_E-Rechnung senden

4.Wählen Sie mit Markieren Markieren_16x16 die Dokumente, die Sie übermitteln wollen.

5.Klicken Sie auf Senden E-Mail_16x16, um die Dokumente zu übermitteln.

Hinweise:

▪Mit der Option ausgeglichene Belege nicht senden können ausgegelichene Belege ausgeschlossen werden (z.B. wenn ein Kunde vor Ort bar bezahlt hat oder eine Gutschrift erstellt wurde).

▪Dokument berücksichtigen bis zeigt Rechnungen im Bereich der definierten Tage (z.B. 30 / alle Rechnungen der letzten 30 Tage).

▪Das Verfalldatum eines Dokumentes muss in der Zukunft liegen, damit dieses übermittelt werden kann. Rechnungen beispielsweise mit Zahlungskonditionen netto Tage 0 können nicht übermittelt werden.

▪Lila Datenzeilen können nicht übermittelt werden.

▪Bei rot hinterlegten Zeilen ist ein Fehler aufgetreten.

Tipp:

▪Das MarkierenMarkieren_16x16 kann auch verwendet werden, um ein bereits markiertes Dokument auszuschliessen.
Toggle-auf_16x16_blackRechnung als E-Rechnung einzeln versenden

Wenn viele Dokumente miteinander gesendet werden, kann dies zu Fehlermeldungen bei den PostFinance Schnittstellen führen. Deshalb gibt es eine Option Belege einzeln senden.

1.Wählen Sie Auftragsbearbeitung > Start > Dokument > Als E-Rechnung senden Proffix_E-Rechnung_16x16.

2.Füllen Sie die gewünschten Suchfelder aus und klicken Sie danach auf Suchen Suchen_16x16.

3.Nun werden alle Rechnungen gemäss Selektion aufgelistet und markiert.

Auf_E-Rechnung_einzeln senden

4.Wählen Sie mit Markieren Markieren_16x16 die Dokumente, die Sie übermitteln wollen.

5.Aktivieren Sie die Option Belege einzeln senden.

6.Klicken Sie auf Senden E-Mail_16x16, um die Dokumente zu übermitteln.

Hinweise:

▪Es können max. 5MB pro File und max. 10 MB pro request über die PostFinance Schnittstelle gesendet werden. Wenn die max. Grösse überschritten wird, läuft der Versand in einen Fehler.

▪Die Grösse der Dateien hängt von den zu übermittelnden PDF Dateien ab.

▪Es wird empfohlen, ab ca. 5 Belegen diese Option zu aktivieren.
Toggle-auf_16x16_blackE-Rechnung erneut senden

Bereits versendete E-Rechnungen können per Selektion erneut versendet werden.

1.Wählen Sie Auftragsbearbeitung > Start > Dokument > Als E-Rechnung senden Proffix_E-Rechnung_16x16.

2.Aktivieren Sie die Option erneut senden.

3.Füllen Sie die gewünschten Suchfelder aus.

4.Klicken Sie danach auf Suchen Suchen_16x16.

5.Nun werden alle Rechnungen gemäss Selektion aufgelistet.

6.Wählen Sie mit Markieren Markieren_16x16 die Dokumente, die Sie erneut übermitteln wollen.

auf_dok_E-Rechnung erneut senden

7.Klicken Sie auf Senden E-Mail_16x16, um die Dokumente zu übermitteln.
Toggle-auf_16x16_blackE-Rechnung nicht senden

Mit Nicht senden nicht senden_16x16 können Sie einen Beleg so markieren, dass dieser nicht oder noch nicht gesendet wird.

1.Wählen Sie Auftragsbearbeitung > Start > Dokument > Als E-Rechnung senden Proffix_E-Rechnung_16x16.

2.Füllen Sie die gewünschten Suchfelder aus.

3.Klicken Sie danach auf Suchen Suchen_16x16.

4.Nun werden alle Rechnungen gemäss Selektion aufgelistet.

5.Wählen Sie mit Markieren Markieren_16x16 die Dokumente, die Sie nicht übermitteln wollen.

auf_dok_E-Rechnung nicht senden

6.Klicken Sie auf nicht senden nicht senden_16x16.

7.Wenn Sie einen solchen Beleg dann trotzdem senden möchten, kann die Sperre über Nicht senden nicht senden_16x16 wieder aufgehoben werden.

8.Klicken Sie auf Senden E-Mail_16x16, um die Dokumente für den Versand abzuschliessen oder zu übermitteln.
Toggle-auf_16x16_blackVersand Stoppen

Mit Stoppen Stoppen_16x16 können Sie den Versand der Rechnungen abbrechen.

1.Wählen Sie Auftragsbearbeitung > Start > Versand > Als E-Rechnung senden Proffix_E-Rechnung_16x16.

2.Füllen Sie die gewünschten Suchfelder aus.

3.Klicken Sie danach auf Suchen Suchen_16x16.

4.Nun werden alle Rechnungen gemäss Selektion aufgelistet und markiert.

5.Wählen Sie mit Markieren Markieren_16x16 die Dokumente, die Sie übermitteln wollen.

6.Klicken Sie auf Senden E-Mail_16x16.

7.Wenn Sie diesen Vorgang abbrechen möchten, dann klicken Sie auf Stoppen Stoppen_16x16, um den Vorgang abzubrechen.

Hinweis:

▪Das Stoppen ist ab einen Versand von 2 oder mehr Rechnungen möglich. Bis dahin bleibt die Funktion inaktiv.

Tipp:

▪Das MarkierenMarkieren_16x16 kann auch verwendet werden, um ein bereits markiertes Dokument auszuschliessen.