Module > Auftragsbearbeitung > Als E-Rechnung senden

Sie können Ihre Rechnungen elektronisch an Ihre Kunden versenden.

Dazu benötigen Sie einen yellowbill-Vertrag mit der PostFinance. Definieren Sie mit den erhaltenen Informationen die Einstellungen für E-Rechnung.

Ebenfalls können Sie Rechnungen per E-Mail als ZUGFeRD-Rechnungen (pdf-Datei mit integrierter XML-Datei) versenden. ZUGFeRD-Rechnungen können Sie ohne oder mit einer elektronischen Signatur versenden. Definieren Sie die Einstellungen zur Signatur sowie für den ZUGFeRD-Versand in den ZUGFeRD-Einstellungen.

Als E-Mailadresse wird die E-Mail E-Rechnung oder E-Mailadresse der Adresse des Rechnungsempfängers verwendet.

Was möchten Sie tun?

Rechnung als E-Rechnung versenden

Wenn Sie in der Auftragsbearbeitung die Rechnung als E-Rechnung versenden möchten, gibt es in der Auftragsbearbeitung die Funktion Als E-Rechnung senden .

1.Wählen Sie Auftragsbearbeitung > Start > Dokument > Als E-Rechnung senden .

2.Füllen Sie die gewünschten Suchfelder aus und klicken Sie danach auf Suchen .

3.Nun werden alle Rechnungen gemäss Selektion aufgelistet und markiert.

auf_dok_E-Rechnung senden

4.Wählen Sie mit Markieren die Dokumente, die Sie übermitteln wollen.

5.Klicken Sie auf Senden , um die Dokumente zu übermitteln.

Hinweise:

▪Mit der Option ausgeglichene Belege nicht senden können ausgegelichene Belege ausgeschlossen werden (z.B. wenn ein Kunde vor Ort bar bezahlt hat oder eine Gutschrift erstellt wurde).

▪Dokument berücksichtigen bis zeigt Rechnungen im Bereich der definierten Tage (z.B. 30 / alle Rechnungen der letzten 30 Tage).

▪Das Verfalldatum eines Dokumentes muss in der Zukunft liegen, damit dieses übermittelt werden kann. Rechnungen beispielsweise mit Zahlungskonditionen netto Tage 0 können nicht übermittelt werden.

▪Lila Datenzeilen können nicht übermittelt werden.

▪Bei rot hinterlegten Zeilen ist ein Fehler aufgetreten.

Tipp:

▪Das Markieren kann auch verwendet werden, um ein bereits markiertes Dokument auszuschliessen.

Rechnung als E-Rechnung einzeln versenden

Wenn viele Dokumente miteinander gesendet werden, kann dies zu Fehlermeldungen bei den PostFinance Schnittstellen führen. Deshalb gibt es eine Option Belege einzeln senden.

1.Wählen Sie Auftragsbearbeitung > Start > Dokument > Als E-Rechnung senden .

2.Füllen Sie die gewünschten Suchfelder aus und klicken Sie danach auf Suchen .

3.Nun werden alle Rechnungen gemäss Selektion aufgelistet und markiert.

Auf_E-Rechnung_einzeln senden

4.Wählen Sie mit Markieren die Dokumente, die Sie übermitteln wollen.

5.Aktivieren Sie die Option Belege einzeln senden.

6.Klicken Sie auf Senden , um die Dokumente zu übermitteln.

Hinweise:

▪Es können max. 5MB pro File und max. 10 MB pro request über die PostFinance Schnittstelle gesendet werden. Wenn die max. Grösse überschritten wird, läuft der Versand in einen Fehler.

▪Die Grösse der Dateien hängt von den zu übermittelnden PDF Dateien ab.

▪Es wird empfohlen, ab ca. 5 Belegen diese Option zu aktivieren.

E-Rechnung erneut senden

Bereits versendete E-Rechnungen können per Selektion erneut versendet werden.

1.Wählen Sie Auftragsbearbeitung > Start > Dokument > Als E-Rechnung senden .

2.Aktivieren Sie die Option erneut senden.

3.Füllen Sie die gewünschten Suchfelder aus.

4.Klicken Sie danach auf Suchen .

5.Nun werden alle Rechnungen gemäss Selektion aufgelistet.

6.Wählen Sie mit Markieren die Dokumente, die Sie erneut übermitteln wollen.

auf_dok_E-Rechnung erneut senden