Wenn Sie periodisch wiederkehrende Dokumente wie z.B. Rechnungen für Mietobjekte, Wartungsverträge usw. haben, können Sie diese als Stapelrechnungen mit der Funktion Verwalten definieren.

Diese Stapelrechnungen werden dann anschliessend mit Erstellen generiert.

Neue Stapel definieren

1.Wählen Sie Auftragsbearbeitung > Extras > Stapelrechnung > Verwalten . 2.Hier sehen Sie eine Übersicht der vorhandenen Stapelrechnungen. 3.Klicken Sie auf Neu . 4.Ergänzen Sie die Felder nach Ihren Bedürfnissen. 5.Definieren Sie die gewünschten Adressen und/oder Gruppen/Abfragen. 6.Die Definition wird mit einem Klick auf Ok gespeichert. Adresse hinzufügen oder löschen Einzelne Adresse hinzufügen 1.Geben Sie unter Adresse eine Adresse ein. 2.Fügen Sie diese mit der Taste Enter der Tabelle hinzu. 3.Dies können Sie mit beliebig vielen Adressen wiederholen. Hinweis: ▪Für alle so hinzugefügten Adressen wird ein Dokument erstellt. Tipp: ▪Sie können mit F4 auch im Suchfenster mehrere Adressen markieren und in einem Schritt einfügen. Adressgruppe hinzufügen 1.Geben Sie unter Adressgruppe eine Gruppe ein. 2.Fügen Sie diese mit der Taste Enter der Tabelle hinzu. 3.Beantworten Sie die Frage mit Ja oder Nein. Hinweise: ▪Sie beantworten diese Frage mit Nein. In diesem Fall wird die Adressgruppe in die Tabelle hinzugefügt. Jedes Mal, wenn nun diese Stapelrechnung erstellt wird, wird ermittelt, welche Adressen zu dieser Gruppe gehören und für diese wird dann eine Rechnung erstellt. So müssen Sie nicht immer die Stapelrechnung neu definieren, wenn eine neue Adresse zu dieser Gruppe dazukommt. ▪Sie beantworten diese Frage mit Ja. In diesem Fall wird nicht die Adressgruppe in die Tabelle hinzugefügt, sondern alle Adressen, welche zum jetzigen Zeitpunkt zu dieser Gruppe gehören. Dies hat den Nachteil, dass Sie neue Adressen, welche zu dieser Gruppe gehören, wieder hinzufügen müssen. Dafür wird nicht aus Versehen eine Rechnung für eine Adresse erstellt, welche irrtümlich der Gruppe zugewiesen wurde. Adresse mit Abfrage einfügen 1.Definieren Sie unter Abfrage eine Selektion der gewünschten Daten. 2.Fügen Sie diese mit der Taste Enter der Tabelle hinzu. 3.Beantworten Sie die Frage mit Ja oder Nein. Hinweise: ▪Sie beantworten diese Frage mit Nein. In diesem Fall wird die Abfrage in die Tabelle hinzugefügt. Jedes Mal, wenn nun diese Stapelrechnung erstellt wird, wird ermittelt, welche Adressen zu dieser Abfrage gehören und für diese wird dann eine Rechnung erstellt. So müssen Sie nicht immer die Stapelrechnung neu definieren, wenn eine neue Adresse zu dieser Abfrage dazukommt. ▪Sie beantworten diese Frage mit Ja. In diesem Fall wird nicht die Abfrage in die Tabelle hinzugefügt, sondern alle Adressen, welche zum jetzigen Zeitpunkt zu dieser Abfrage gehören. Dies hat den Nachteil, dass Sie neue Adressen, welche zu dieser Abfrage gehören, wieder hinzufügen müssen. Dafür wird nicht aus Versehen eine Rechnung für eine Adresse erstellt, welche irrtümlich der Abfrage zugewiesen wurde. Adresse löschen Sie können zugewiesene Adressen, Gruppen oder Abfragen wieder entfernen. 1.Markieren Sie die Adresse, Gruppe oder Abfrage in der Tabelle. 2.Klicken Sie auf Adressen entfernen rechts neben der Tabelle. Hier finden Sie detaillierte Beschreibungen zu den Feldern Stapelrechnung Geben Sie hier eine Nummer für die Stapelrechnung ein. Es wird automatisch eine neue Nummer vorgeschlagen. Bezeichnung Hier können Sie eine Bezeichnung für die Stapelrechnung eingeben. Dokumentvorlage In diesem Feld müssen Sie die Nummer eines Dokumentes eingeben, welches als Vorlage für die Stapelrechnung verwendet werden soll. Dies ist üblicherweise ein Dokument des Typs Dokumentvorlage. Sie können aber auch ein Dokument eines beliebigen anderen Dokumenttyps verwenden. Auf diesem Dokument können Sie diverse Platzhalter einsetzen, welche beim Erstellen der Stapelrechnung ersetzt werden. Eine Beschreibung der Platzhalter finden Sie weiter unten. Buchen am Tag Geben Sie hier den Tag ein, an welchem die Rechnung erstellt werden soll. Diese Eingabe wird ignoriert, wenn Sie als Periode Tag oder Woche verwenden. Erste Buchung Hier geben Sie das Datum der ersten Rechnung ein. Letzte Buchung Sie können in diesem Feld angeben, bis wann diese Stapelrechnung gültig ist. Zuletzt gebucht In diesem Feld sehen Sie, wann die letzte Stapelrechnung erstellt wurde. Dokumenttyp Wählen Sie hier den Dokumenttyp aus, der für die Stapelrechnung verwendet werden soll. Hier erscheinen alle Dokumenttypen, welche eine Debitorenbuchung erzeugen. Periode Legen Sie hier die Periode fest. Hier definieren Sie, in welchem Zyklus die Rechnungen erstellt werden sollen. Adressen Nachdem Sie die eigentliche Stapelrechnung definiert haben, legen Sie hier nun fest, für welche Adressen diese Rechnungen erstellt werden sollen. Tipp: ▪Wenn Sie die Periode Option andere wählen, können Sie ein beliebiges Intervall definieren. ▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder ins jeweilige Modul. Tipps: ▪Mit der Option nur aktive Stapelrechnungen können Sie bestimmen, ob alle oder nur die momentan aktiven Stapelrechnungen angezeigt werden sollen. ▪Hier haben Sie auch die Möglichkeit, die Stapelrechnungen sofort zu erstellen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie z.B. eine einmalige Stapelrechnung erstellen wollen.

Stapel löschen

Stapelrechnungen sofort erstellen

Platzhalter für Referenztexte oder Bezeichnungen auf Dokumentvorlage verwenden

Sobald Sie die Stapelrechnungen mit der Funktion Verwalten definiert haben, können Sie die wiederkehrenden Rechnungen erstellen.

1.Wählen Sie Extras > Stapelrechnung > Erstellen .

2.Mit Suchen werden alle fälligen Rechnungen bis zum eingegebenen Datum aufgelistet.

3.Wenn Sie mit diesen Rechnungen einverstanden sind, speichern Sie diese mit einem Klick auf Ok .

4.Nachdem die neuen Dokumente erstellt wurden, erscheint das folgende Fenster:

5.Wählen Sie die Formulare aus, die Sie für den Druck verwenden wollen.

6.Klicken Sie anschliessend auf Bildschirm oder Drucker , um den Ausdruck zu starten.

Hier finden Sie detaillierte Beschreibungen zu den Feldern

Wenn Sie nach dem Erstellen der Stapelrechnungen einen Fehler feststellen, können Sie diese zurücksetzen bzw. löschen, die Korrekturen vornehmen und erneut erstellen.

1.Wählen Sie Extras > Stapelrechnung > Zurücksetzen .

2.Hier sehen Sie die erstellten Stapelrechnungen des jeweils letzten Laufes pro Stapel.

3.Markieren Sie nun die Stapelrechnungen, welche Sie zurücksetzen wollen.

4.Klicken Sie auf Ok , um die Stapelrechnungen zurückzusetzen.

Suchfelder

Mit diesen Suchfeldern können Sie nach bestimmten Dokumenten suchen. Dazu stehen Ihnen Datum, Adresse, Auftrags-Nr., Dokumentstatus und Dokumenttyp zur Verfügung.

Wenn Sie eine Adresse eingeben, werden alle Dokumente selektiert, welche diese Adresse als Rechnungsadresse, oder falls keine Rechnungsadresse hinterlegt wurde, als normale Adresse beinhalten. Wenn Sie nichts eingeben, werden alle offenen Dokumente angezeigt.

Sie können auch die Dokumenttypen wählen, welche berücksichtigt werden sollen. Hier sind nur diejenigen Dokumenttypen aufgelistet, welche einen Lagerabtrag verursachen und keine Debitorenbuchung erstellen.

Dokumenttyp

Wählen Sie hier den Dokumenttyp aus, in den die offenen Dokumente umgewandelt werden sollen. Hier erscheinen alle Dokumenttypen, welche eine Debitorenbuchung erzeugen.

einzeln verrechnen

Falls Sie jedes Dokument einzeln verrechnen wollen, markieren Sie diese Option.

Wenn diese Option nicht markiert ist, werden die Dokumente pro Adresse, Rechnungsadresse, Währung, Sammelkonto, Auftrags-Nr., QR-Einzahlungsschein und Kondition zusammengefasst. Die Kondition wird nur berücksichtigt, wenn Sie hier unter Kondition nichts eingeben.

Auftrag-Nr. nicht berücksichtigen

Falls Sie die Dokumente nicht pro Auftragsnummer zusammenfassen wollen, sondern alle Aufträge auf einer Sammelrechnungen wollen, markieren Sie diese Option.

Wenn diese Option markiert ist, werden die Dokumente pro Adresse, Rechnungsadresse, Währung, Sammelkonto, QR-Einzahlungsschein und Kondition zusammengefasst. Die Kondition wird nur berücksichtigt, wenn Sie hier unter Kondition nichts eingeben.

Aktivitäten auf erledigt setzen

Falls bei den zur Umwandlung anstehenden Dokumenten CRM Aktivitäten angehängt sind, werden diese beim Verrechnen automatisch auf erledigt gesetzt.

Rechnungsadressen zusammenführen

Die Lieferscheine werden pro Adresse und Rechnungsadresse zu einer Rechnung zusammengefasst. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, für alle Lieferscheine mit derselben Rechnungsadresse eine einzelne Rechnung zu erstellen. Markieren Sie dazu diese Option.

Fusstext übernehmen

Bei der erstellten Rechnung wird jeweils der Fusstext des ersten Lieferscheines übernommen. Wenn Sie keinen Fusstext in die Rechnung übernehmen wollen, entfernen Sie diese Option.

keine Rechnungen per E-Mail

Wenn bei einer Adresse eine E-Mail Dokument Auftrag definiert ist, werden die Rechnungen an diese Adresse per E-Mail versendet und nicht ausgedruckt. Falls Sie keine E-Mails versenden wollen, können Sie diese Option markieren. In diesem Fall werden alle Rechnungen ausgedruckt.

Unser Zeichen

Hier können Sie Ihr Zeichen für die neu erstellten Dokumente eingeben.

Referenztext

Beim Erstellen der Rechnungen wird als Referenztext der Referenztext des ersten Lieferscheins verwendet. Wenn Sie stattdessen einen anderen Referenztext verwenden wollen, geben Sie diesen hier ein. Dieser gilt dann für alle Rechnungen.

Kondition

In diesem Feld können Sie die Zahlungskondition eingeben, welche die neuen Dokumente erhalten sollen. Falls Sie dieses Feld leer lassen, werden die Dokumente nach Ihren bestehenden Konditionen zusammengefasst, d.h. wenn eine Adresse verschiedene Konditionen auf den offenen Dokumenten definiert hat, werden diese nicht zusammengefasst.

Datum

In diesem Feld geben Sie das Datum für die neuen Dokumente ein. Dieses Datum wird in der Debitorenbuchhaltung als Buchungsdatum verwendet.

Belegdatum

Hier können Sie ein Belegdatum eingeben, falls dieses nicht mit dem Datum (Buchungsdatum) übereinstimmt.

Startdatum

Wenn aufgrund eines definierten Kontos eine Splittbuchung erstellt wird, können Sie hier das Startdatum für die Splittbuchungen eingeben.

Der typische Ablauf für die Verwendung der Funktion Dokument abschliessen ist wie folgt:

1.Wählen Sie Extras > Rechnung > Dokument abschliessen .

2.Geben Sie hier unter Dokument-Nr. die Nummer des Dokumentes ein, das Sie abschliessen wollen.

3.Unter Rechnungs-Betrag sehen Sie, welchen Totalbetrag die Schlussrechnung erhalten wird.

4.Wählen Sie den Dokumenttyp aus, den die Schlussrechnung erhalten soll.

5.Mit Klick auf Ok wird die Schlussrechnung erstellt.

6.Das Dokument wird in der Auftragsbearbeitung zur Kontrolle aufgerufen.