Module > Debitorenbuchhaltung

Sie können die fälligen offenen Posten auch mahnen.

Um Mahnungen zu erstellen gehen Sie wie folgt vor:

1.Klicken Sie auf Debitorenbuchhaltung > Mahnungen > Mahnungen > Erstellen .

2.Definieren Sie, mit welchem Datum Sie mahnen wollen.

3.Geben Sie an, bis wann die Zahlungen berücksichtigt werden sollen.

4.Geben Sie an, welche Dokumente für den Ausdruck verwendet werden sollen.

5.Klicken Sie auf Suchen .

6.Markieren bzw. demarkieren Sie die gewünschten Adressen.

deb_mahnungen erstellen

7.Wählen Sie im Mahnfenster die Funktion Vorschau , um eine Vorschau des Mahnlaufes auf dem Bildschirm zu erhalten oder Drucken , um den Mahnlauf direkt auf dem Drucker auszugeben.

8.Wenn Adressen in der Kommunikation eine E-Mailadresse bei der Kommunikationsangabe E-Mail Mahnung hinterlegt haben, werden die Mahnungen mit der Vorschau oder nach dem Ausdruck per E-Mail der Reihe nach versendet.

9.Nach dem Ausdruck werden Sie gefragt, ob die Mahnstufe erhöht werden soll:

deb_mahnstufe

Hinweise:

▪Adressen, welche eine Mahnsperre definiert haben, werden nicht gemahnt.

▪Die Belege werden pro Adresse gruppiert. Im Gruppenkopf sehen Sie den Umsatz sowie das durchschnittliche Zahlungsziel des Kunden.

▪Der Zeitraum für die Ermittlung des Umsatzes kann in den Einstellungen > Debitorenbuchhaltung > Mahnungen > Mahnung > Berechnungsperiode definiert werden.

▪Sie können in Einstellungen > Debitorenbuchhaltung > Mahnungen > Mahnung > Rechnungskopie drucken definieren, ob Sie eine Kopie der Rechnung mitsenden möchten.

▪Damit das Mahnen per E-Mail funktioniert, muss auf der Mahnstufe die Option senden per E-Mail markiert sein.

▪Wenn Sie eine Mahnstufe auslassen wollen, können Sie auf der Mahnstufe die Option Mahnen entfernen und als Reihenfolge 0 eingeben.

▪Betreff und Mailtext für den E-Mail-Versand definieren Sie in den Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen > Debitoren > Mahnung. Hier können Sie auch die Option E-Mail sofort versenden aktivieren, damit die E-Mails direkt versendet werden. Ohne diese Option wird jede E-Mail vor dem Versenden zuerst angezeigt.

▪Wenn Belege auf eine Mahnstufe mit der Option Inkasso erhöht werden, wird danach das Fenster Inkasso verwalten angezeigt, in welchem Sie die Belege übermitteln können.

▪Wird bei einer Überzahlung der Rechnung ein Gutschriftssaldo verbucht, wird die Mahnstufe nicht auf die Gutschrift übernommen.

Tipp:

▪Kontrollieren Sie die Mahnungen zuerst, bevor Sie die Mahnstufe erhöhen. Stimmt etwas an den Mahnungen nicht, nehmen Sie die notwendigen Korrekturen vor und wiederholen Sie den Mahnlauf. Wenn Sie irrtümlich die Mahnstufe bereits erhöht haben, können Sie den Mahnlauf zurücksetzen.

In der Debitorenbuchhaltung können Sie einzelne Belege mit einem Mahnstopp belegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung > Mahnungen > Mahnungen > Stoppen .

2.Definieren Sie die Suchfelder und klicken Sie auf Suchen .

deb_mahnstopp verwalten

3.Markieren Sie diejenigen Belege, für die Sie einen Mahnstopp definieren möchten.

4.Wählen Sie nun die Schaltfläche Mahnstopp ändern .

deb_Belegstopp ändern

5.Geben Sie unter Stoppen bis das Datum für den Mahnstopp und eine allfällige Bemerkung ein.

6.Klicken Sie auf Ok , um zu bestätigen.

7.Das Datum ist nun in der Tabelle unter Stoppdatum ersichtlich für die markierten Belege.

deb_mahnstopp verwalten mit Stoppdatum

Hinweis:

▪In der Adressverwaltung können Sie auch bestimmte Adressen mit einer Mahnsperre versehen.

Wenn Sie in der Debitorenbuchhaltung Mahnungen erstellt und die Mahnstufe erhöht haben und Sie danach einen Fehler feststellen, können Sie die Mahnstufe jederzeit wieder zurücksetzen. Gehen dazu wie folgt vor:

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung > Mahnungen > Mahnungen > Zurücksetzen .

2.Geben Sie im Feld Mahnstufe rückstellen per das Datum des Mahnlaufes ein, den Sie zurücksetzen wollen. Es wird immer das Datum des letzten Mahnlaufes vorgeschlagen.

deb_mahnstufen zurücksetzen

3.Wählen Sie allenfalls spezifische Adressen oder Adressgruppen.

4.Klicken Sie auf Ok , um die Mahnstufe zurückzustellen.

deb_mahnstufen zurücksetzen Bestätigung

5.Schliessen Sie das Fenster mit Klick auf Ok.

Hinweis:

▪Wurden am definierten Datum mehrere Mahnläufe durchgeführt, werden alle zurückgesetzt.

In der Debitorenbuchhaltung können Sie die fälligen offenen Posten mahnen. Dabei wird bei jedem Mahnlauf die Mahnstufe erhöht. Wenn ein Beleg auf eine Stufe mit der Option Inkasso erhöht wird, können Sie diesen elektronisch an ein Inkasso-Unternehmen übergeben. Dazu benötigen Sie einen Vertrag mit der Firma Lixt Monitoring. Nähere Informationen dazu finden Sie unter www.lixt.ch.

Wenn Sie diese Funktion nutzen wollen, definieren Sie zuerst die Grundeinstellungen unter Einstellungen > Adressverwaltung > Lixt Monitoring.

Wenn Sie Belege manuell an das Inkasso übermitteln wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung > Mahnungen > Mahnungen > Inkasso .

2.Geben Sie bei den Suchfeldern allenfalls die Adresse oder die Beleg-Nr. ein, um nach dem gewünschten Beleg zu suchen.

3.Klicken Sie anschliessend auf Suchen .

deb_Inkasso verwalten

4.Markieren Sie mit einem Doppelklick die Belege, die Sie an das Inkasso übergeben wollen.

5.Wenn Sie zu den Belegen auch eine Rechnungskopie als PDF übermitteln wollen, markieren Sie die Option PDF Dokument mitliefern.

6.Unter Totalbetrag sehen Sie das Total aller markierten Belege.

7.Klicken Sie auf Ok , um alle markierten Belege für das Inkasso zu übermitteln.

Hinweise:

▪Die Option PDF Dokument mitliefern kann nur markiert werden, wenn in den Einstellungen unter Mahnung ein Druckformular definiert ist.

▪Es werden nur Belege von Adressen aus der Schweiz und Liechtenstein aufgelistet.

▪Wenn ein fälliger Beleg bezahlt wird und dieser bereits an das Inkasso gemeldet wurde, wird die Zahlung ebenfalls an das Inkasso gemeldet. Der Inkassofall wird somit abgeschlossen. Im Falle eines neuen Rechnungssaldos, den Sie ebenfalls dem Inkasso übergeben möchten, erstellen Sie einen neuen Inkassofall.

▪Im Falle eines Zahlungseingangs für einen Beleg, der im Inkasso ist, wird auf der Liste «QR-Zahlungseingänge» folgende Meldung angezeigt:

Debi_MeldungInkasso