Module > Debitorenbuchhaltung > Debitorenzahlungen

In der Debitorenbuchhaltung erfassen Sie die Zahlungen für die offenen Debitorenrechnungen.

Im Startregister stehen Ihnen dazu zwei Funktionen zur Verfügung:

▪Eine Zahlung manuell erfassen.

▪Zahlungen mithilfe von Zahlungsdateien (camt.053/054 im Format *.xml oder *.v11) einlesen und verbuchen.

deb_Zahlungen_Möglichkeiten

Was möchten Sie tun?

In der Debitorenbuchhaltung können Sie Zahlungen für Debitorenrechnungen sowie Vorauszahlungen ohne entsprechende Rechnung manuell erfassen.

Was möchten Sie tun?

Um eine Zahlung für eine Debitorenrechnung manuell zu erfassen gehen Sie wie folgt vor:

1.Starten Sie die Debitorenbuchhaltung.

2.Wenn Sie dort eine Suche ausführen, werden alle offenen Rechnungen angezeigt.

3.Wählen Sie die eine Rechnung aus und klicken Sie auf Start > Zahlung > Erfassen .

4.Es werden alle offenen Rechnungen für diese Adresse angezeigt, die vorher gewählte Rechnung ist bereits markiert.

deb_Zahlungen erfassen Debitorenbuchhaltung

5.Markieren Sie allenfalls weitere Rechnungen dieser Adresse.

6.Bestätigen Sie mit Klick auf Ok.

7.Falls Sie vorgängig Rechnungen markiert haben, gelangen Sie in das Buchungsfenster:

deb_Zahlungen erfassen_Buchen Debitorenbuchhaltung

8.Setzen Sie das Buchungs- und Belegdatum, die Buchungsart sowie den Betrag und kontrollieren Sie die restlichen Angaben.

9.Klicken Sie auf Einfügen . Die Buchung erscheint in der Tabelle unten.

10.Mit Klick auf Ok werden die Daten gespeichert.

Hinweise:

▪Die in der Tabelle aufgelisteten Buchungen sind bereits definitiv gespeichert. Sie können aber mit einem Doppelklick auf eine Buchung (oder mit den Schaltflächen daneben) diese wieder ändern , löschen oder kopieren .

▪Die Zahlung kann erst mit Ok abgeschlossen werden, wenn der Saldo null ist.

Wenn Sie Ihre Rechnungen als QR-Rechnung versenden, können Sie die Zahlungen Ihrer Kunden elektronisch abholen und einlesen. Sie erhalten sogenannte Zahlungsdateien (camt.053/054 im Format *.xml) von Ihrem Finanzdienstleister, die Sie in Proffix einlesen können.

Beim Klick auf die Funktion Zahlung einlesen in der Debitorenbuchhaltung wird dasselbe Fenster Kontobewegungen bearbeiten aus dem Register E-Banking in der Finanzbuchhaltung verwendet. Und zwar unabhängig davon, ob mit oder ohne Option E-Banking gearbeitet wird. Bei der Variante ohne E-Banking stehen einfach nicht alle Funktionen zur Verfügung. Mit dem Einstieg über die Debitorenbuchhaltung werden ausschliesslich die QR-Zahlungseingänge angezeigt.

Was möchten Sie tun?

In der Debitorenbuchhaltung haben Sie folgende Möglichkeiten, Zahlungen einzulesen. Sie können das manuell über einen Dateiimport machen oder über eine direkte Verbindung zu Ihrem Finanzinstitut (Schnittstelle).

Was möchten Sie tun?

Falls Sie die Zahlungsdateien direkt über eine Verbindung zu Ihrem Finanzinstitut (Schnittstelle) abholen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Klicken Sie Debitorenbuchhaltung > Start > Zahlung > Einlesen.

2.Um die Zahlungsdateien abzuholen wählen Sie Start > Kontobewegung > Abholen .

Debi_Zahlung einlesen_Verbindung aufbauen

3.Wählen Sie die Bank aus, mit der Sie eine Verbindung aufbauen möchten.

4.Wählen Sie die gewünschten Optionen (z.B. QR-Bewegungen abholen) aus.

5.Klicken Sie auf Ok , um die Zahlungsdatei zu importieren.

Kontostände aktualisieren

Wenn Sie diese Option auswählen, werden alle Kontobewegungen abgeholt und die Kontostände aktualisiert.

Normalerweise wird mit Aktivierung dieser Option eine camt.053-Datei bei der Bank abgeholt. Diese Datei enthält gemäss ISO 20022 Standard alle gebuchten Kontoauszüge am Tagesende, die die Bank als «ungelesen» markiert hat. Das Dateiformat kann gemäss den Vorgaben der jeweiligen Bank variieren, so z.B. ob das camt.053 mit oder ohne Details geliefert wird.

immer auf doppelte Transaktionen prüfen

Wenn Sie diese Option gewählt haben, dann werden doppelte Kontobewegungen nicht eingelesen, d.h. wenn zwei Bewegungen mit Betrag, Datum und Text übereinstimmen, wird nur eine in Px5 angezeigt.

Diese Option bezieht sich ausschliesslich auf die Abholung von Kontobewegungen und sollte nur dann aktiviert werden, wenn Sie wirklich doppelte Transaktionen im Fenster Kontobewegungen bearbeiten sehen. Ob diese Situation auftritt, kommt auf den Aufbau der camt-Datei durch die Bank an.

QR-Bewegungen abholen

Wählen Sie diese Option, wenn Sie QR-Zahlungen abholen wollen.

Sofern die Bank dies anbietet, wird eine camt.054-Datei abgeholt, die ausschliesslich QR-Zahlungen enthält. Wenn die Bank eine camt.053-Datei mit Details anbietet, sind dort auch die QR-Eingänge enthalten. In diesem Fall genügt es grundsätzlich, wenn nur die Option Kontostände aktualisieren aktiviert ist.

Falls die Option QR-Bewegungen abholen dennoch aktiviert wird, werden die QR-Zahlungen im Fenster Kontobewegungen bearbeiten automatisch gefiltert und nur einmal angezeigt. Die Prüfung auf doppelte QR-Kontobewegungen geschieht unabhängig davon, ob die Option immer auf doppelte Transaktion prüfen aktiviert ist.

Archivdaten abholen

Mit dieser Option können Sie Kontobewegungen aus der Vergangenheit erneut abholen. Es können nur Kontobewegungen in Px5 verbucht werden, welche bisher noch nicht verbucht wurden. Diese Prüfung geschieht unabhängig davon, ob die Option immer auf doppelte Transaktion prüfen aktiviert ist.

Log einschalten

Markieren Sie diese Option, wenn Sie durch Ihren Proffix Kundenberater dazu aufgefordert werden. Dabei wird ein detailliertes Protokoll der Kommunikation erstellt, mit dem eventuelle Probleme in der Kommunikation mit der Bank ermittelt werden können.

Fenster nach Datenübertragung automatisch schliessen

Wenn Sie diese Option markieren, wird dieses Fenster nach dem Verbindungsaufbau automatisch geschlossen. Die Aktivierung dieser Option ist vor allem dann sinnvoll, wenn nur ein E-Banking Vertrag vorhanden ist.

Zertifikat auswählen

Falls Sie mit Ihrer Bank über ein Software-Zertifikat kommunizieren, dann können Sie mit dieser Option beim Verbindungsaufbau das Zertifikat auf Ihrem Computer auswählen. Einige Banken bieten ein Software-Zertifikat als Authentifikationselement für die Verbindung über die E-Banking-Schnittstelle an. Falls Ihre Bank Ihnen ein solches Zertifikat zugestellt hat, markieren Sie diese Option, um es mit dem Px5 E-Banking zu verwenden.

Die Installation des Zertifikats geschieht zuvor über die Windows Systemsteuerung (Computerzertifikate verwalten > Eigene Zertifikate), gemäss Anleitung der Bank. Sie müssen das Zertifikat danach bei der ersten Verbindung mit der Bank einmalig in Px5 auswählen. Falls das Zertifikat später geändert werden muss, wird dies über die Datei «BankConnect.ini» im Proffix Verzeichnis gemacht (Eintrag «CertKey»). Ihr Proffix Kundenberater ist bei der Anpassung behilflich.

Protokoll nicht anzeigen

Nachdem die Verbindung aufgebaut und die Daten ausgetauscht wurden, erscheint ein Fenster mit dem Verbindungsprotokoll. Falls Sie dieses Fenster nicht anzeigen wollen, markieren Sie diese Option.

Start-/Enddatum

Nachdem Sie die Option Archivdaten abholen gewählt haben, können Sie unter Start- und Enddatum den Datumsbereich eingeben, für welchen die Bewegungen abgeholt werden sollen. Es ist abhängig von den Vorgaben der Bank, ob die noch ungelesenen Kontobewegungen auch abgeholt werden oder nur diejenigen, welche bereits als «abgeholt» markiert sind.

Hinweis:

▪Als Standardkonfiguration empfehlen wir, nur die Option Kontostände aktualisieren zu aktivieren. Sofern mit QR gearbeitet wird, muss zusätzlich noch die Option QR-Bewegungen abholen aktiviert werden, sofern die Bank die Datei camt.053 nur ohne Details ausliefert (muss mit der Bank abgeklärt werden). Wird die camt.053 mit Details ausgeliefert, werden QR auch dann eingelesen, wenn nur die Option Kontostände aktualisieren aktiviert ist.

Tipp:

▪Diese Zahlungsdateien (camt.054-Datei) können in der Debitorenbuchhaltung über Start > Zahlung > Einlesen verbucht werden. Achtung: Px5 erkennt nicht automatisch, ob die QR-Kontobewegungen bereits über die Debitorenbuchhaltung eingelesen wurden.

Fenster Zahlungen QR-Einzahlungsschein

Liste

Wählen Sie hier die Liste aus, die für das Journal verwendet werden soll.

Buchungsart Zahlung

Geben Sie hier die Buchungsart für die Zahlung ein.

Konto

Geben Sie hier das Bankkonto ein, auf welches die Zahlungen verbucht werden sollen.

Durchlaufskonto

Geben Sie hier ein Konto als Scharnierkonto ein, falls Sie die Verbuchung der Zahlungen nicht direkt auf das Bankkonto erstellen wollen. Die Buchung erscheint dann auf dem Bankkonto als Sammelbuchung pro Tag und die einzelnen Buchungen werden auf dem Durchlaufskonto gebucht.

Fenster Kontierung QR-Einzahlungsschein

Buchungsart RG-/GU-Saldo

Geben Sie hier die Buchungsart ein, die für einen allfälligen Rechnungs-/Gutschrifts-Saldo verwendet werden soll.

Vorauszahlung

Geben Sie hier die Buchungsart ein, die für eine allfällige Vorauszahlung verwendet werden soll. Wird eine Belegnummer nicht gefunden oder die Rechnung ist bereits ausgeglichen, wird die Zahlung als Vorauszahlung verbucht.

Skonto Buchungsart

Geben Sie hier die Buchungsart für die Skonto-Buchungen ein.

Skonto Konto

Geben Sie hier das Konto ein, auf welches die Skonto-Beträge verbucht werden sollen.

Skonto Kostenstelle*)

Hier geben Sie die Kostenart für die Überbezahlung-Buchung ein. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn Sie auf dem Soll- oder Habenkonto die Option Kostenart entsprechend eingestellt haben.

Geben Sie hier die Kostenstelle für die Skonto-Buchung ein. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn Sie auf dem Konto die Option Kostenstelle entsprechend eingestellt haben.

Skonto Kostenart*)

Hier geben Sie die Kostenart für die Skonto-Buchung ein. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn Sie auf dem Soll- oder Habenkonto die Option Kostenart entsprechend eingestellt haben.

Überbezahlung Buchungsart

Geben Sie hier die Buchungsart für die Skonto-Buchungen ein.

Überbezahlung Konto

Geben Sie hier das Konto ein, auf welches die Überbezahlung-Beträge verbucht werden sollen.

Überbezahlung Kostenstelle*)

Geben Sie hier die Kostenstelle für die Überbezahlung-Buchung ein. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn Sie auf dem Konto die Option Kostenstelle entsprechend eingestellt haben.

Überbezahlung Kostenart*)

Geben Sie hier die Kostenart für die Überbezahlung-Buchung ein. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn Sie auf dem Konto die Option Kostenstelle entsprechend eingestellt haben.

Fenster Einstellungen Zahlungen QR-Einzahlungsschein

Position Beleg-Nr.

Wird keine Position für die Suche der Belegnummer eingegeben, wird die Belegnummer aus der Referenznummer ab Position 19 (nach links) ermittelt.

Länge Beleg-Nr.

Wird hier keine Länge der Beleg-Nr. definiert, werden 8 Stellen angenommen.

Position Kunden-Nr.

Damit die Vorauszahlung verbucht werden kann, muss eine Adress-Nr. aus der Referenznummer gelesen werden. Damit dies gemacht werden kann, müssen Sie die Position der Kundennummer in der Referenznummer angeben. Die Angabe der Position Kunden-Nr. entspricht der Startposition der Kundennummer in der Referenzzeile und wird anschliessend nach links aufgefüllt. Da für die Kundennummer immer 8 Stellen ausgelesen werden, darf diese nicht länger sein und die Position Kunden-Nr. muss mindestens 8 sein.

Mahnstufe übernehmen

Setzen Sie diese Option, wenn Sie für den Rechnungs-Saldo die bestehende Mahnstufe übernehmen wollen.

Buchen bis Prozent

Geben Sie hier ein, wie viel Prozent Skontoabzug verbucht werden darf.

Buchen bis Betrag

Geben Sie hier den Betrag ein, der maximal als Skonto verbucht werden darf.

Toleranz Rundungsdifferenz

Beim Skontoabzug können Differenzen zwischen dem berechneten und dem effektiv abgezogenen Betrag entstehen. Geben Sie hier den Betrag ein, der diese Differenz maximal sein darf.

Anwendungsbeispiel:

Bei einer Rechnung von CHF 1000.00. mit 2% Skonto wurde ein Skonto-Abzug von CHF 22.00 gemacht. Der errechnete zulässige Skontoabzug entspricht in diesem Beispiel CHF 20.00. Das ergibt nun zwischen errechnetem Abzug und gemachtem Abzug ein Delta von CHF 2.00. Wenn nun dieses Delta «kleiner-gleich» ist, als der im Feld Toleranz Rundungsdifferenz eingegebene Wert, wird der Betrag automatisch verbucht.

Kulanzzeit für Skontoabzug

Hier können Sie die Anzahl Tage angeben, die zum Verfalldatum addiert werden. Der Skontoabzug wird dann auch diese Anzahl Tage nach dem Verfalldatum toleriert.

Kondition berücksichtigen

Setzen Sie diese Option, wenn Sie für den Skonto-Abzug nur die zugewiesene Kondition berücksichtigen wollen. Alle ausserordentlichen Abzüge werden dann als Rechnungs-Saldo verbucht.

Nettokondition auch berücksichtigen

Markieren Sie diese Option, so wird die Toleranz auch für Nettokonditionen berücksichtigt.

Auch für Überzahlung

Wenn Sie die Option Auch für Überzahlung aktivieren, müssen Sie eine separate Buchungsart erfassen.

▪Anwendungsfall Spendenzahlungen: Ein Vereinsmitglied bezahlt zusammen mit dem Rechnungsbetrag für die Mitgliedschaft (40.-) zusätzlich eine Spende (60.-), total also 100.- ein. Die Überzahlung kann durch die separate Buchungsart direkt als Ertrag verbucht werden.

▪Anwendungsfall Rundungsdifferenzen: Differenzen beim Skontoabzug, die zu einer Überzahlung von wenigen Rappen führen.

Hinweise:

▪Die Skontobuchung wird vom System automatisch erstellt. Das zugewiesene Konto darf keinen Steuercode zugewiesen haben.

▪*) Diese Eingabefelder sind nur vorhanden, wenn Sie die Option Kostenstellen installiert haben.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder das jeweilige Modul.