In diesem Beispiel geht es darum, dass Sie die Lohnabrechnung für eine einzelne Person korrigieren müssen, die bereits einen Monat zurückliegt. Zum Beispiel möchten Sie die Lohnabrechnung 2026-02 (Februar) korrigieren, haben aber 2026-03 (März) bereits erstellt. Der Mitarbeiter heisst Max Muster.

Vorbereitungen:

▪Gab es Mutationen an den Stammdaten (Mitarbeiter Verwaltung, Lohnprozente, QST-Prozentsätze, Lohnarten usw.)? Nutzen Sie die Listen Lohnbuchhaltung > Mutationen XXXX, um für den zurückzusetzenden Monat herauszufinden, ob Sie Mutationen erfasst haben. Falls ja, müssen Sie allenfalls die ursprüngliche Konfiguration wieder herstellen.

▪Wird die Korrektur zu einer Veränderung des Auszahlungsbetrags führen? Ein Negativlohn wird auf die Folgeperiode übertragen, ein Guthaben können Sie über die Vergütung auszahlen.

▪Erstellen Sie PDF-Dokumente der Listen Lohnabrechnung, Lohnabrechnung Kontrolle und Lohnkonto pro Mitarbeiter, bevor Sie zurücksetzen. So können Sie später die neue und die alte Lohnabrechnung vergleichen.

▪Notieren Sie sich das Valutadatum und den Betrag der Vergütungen, die Sie zurücksetzen müssen.

Ablauf:

1.Setzen Sie den Vergütungsauftrag für die Lohnabrechnung 2026-03 zurück. Dadurch wird die Buchung Lohndurchlaufkonto / Bank gelöscht und der Vergütungsauftrag kann wieder bearbeitet werden.

2.Setzen Sie den Vergütungsauftrag für die Lohnabrechnung 2026-02 zurück.

3.Ändern Sie den Vergütungsauftrag für die Lohnabrechnung 2026-03, indem Sie die Markierung der Lohnabrechnung von Max Muster entfernen. Speichern Sie den Vergütungsauftrag.

4.Ändern Sie den Vergütungsauftrag für die Lohnabrechnung 2026-02, indem Sie die Markierung der Lohnabrechnung von Max Muster entfernen. Speichern Sie den Vergütungsauftrag.

5.Setzen Sie die Lohnabrechnung 2026-03 von Max Muster zurück.

6.Erfassen Sie für Max Muster eine neue Lohnbewegung: Lohnart 6510 Vorauszahlungen mit dem ursprünglichen Auszahlungsbetrag der Februar-Lohnabrechnung.

7.Setzen Sie die Lohnabrechnung 2026-02 von Max Muster zurück.

8.Erfassen Sie die notwendigen Änderungen / Korrekturen.

9.Erstellen Sie die Lohnabrechnung 2026-02 von Max Muster mit den Korrekturen und der Vorauszahlung. Diese Abrechnung wird entweder einen Negativlohn oder ein Restguthaben ausweisen.

a.Falls es sich um einen Negativlohn handelt, wird dieser auf den Folgemonat (im Beispiel 2026-03) übertragen. Wir wollen die März-Lohnabrechnung jedoch unverändert lassen. Erfassen Sie deshalb eine neue Lohnbewegung für Periode 2026-03 mit Lohnart 6510 und dem Negativlohn-Betrag. Der Betrag muss hier mit negativem Vorzeichen erfasst werden. Dadurch wird der Negativlohn im März zwar aufgeführt, er wird jedoch ausgeglichen und hat keine Auswirkung auf den ursprünglichen Auszahlungsbetrag vom März. Erfassen Sie zusätzlich eine Lohnbewegung für Periode 2026-04 mit Lohnart 6510 und dem Negativlohn-Betrag (diesmal mit positivem Vorzeichen). Dadurch wird der Negativlohn vom Februar mit dem kommenden April-Lohn ausgeglichen, der momentan noch nicht definitiv abgerechnet wurde.

b.Falls es sich um ein Restguthaben handelt, müssen Sie keine weiteren Bewegungen erfassen. Sie können das Restguthaben über einen separaten Vergütungsauftrag auszahlen.

10. Erstellen Sie die Lohnabrechnung 2026-03 und prüfen Sie, ob der Auszahlungsbetrag identisch mit der ursprünglichen Abrechnung ist.

11. Stellen Sie den Vergütungsauftrag für die Lohnabrechnung 2026-03 so wieder her, dass die Lohnabrechnung von Max Muster wieder enthalten ist. Der Vergütungsauftrag 2026-02 verbleibt ohne Max Muster.

12. Verbuchen Sie die Vergütungsaufträge für Lohnabrechnungen 2026-02 und 2026-03, damit die Bankzahlung wieder in der Finanzbuchhaltung erscheint.

13. Erfassen Sie im Modul Finanzbuchhaltung eine neue Buchung mit dem Betrag, der im Februar ursprünglich an Max Muster ausbezahlt wurde.

14. Prüfen Sie, ob das Lohndurchlaufkonto ausgeglichen ist (bis auf den allfälligen Negativlohn, der im April abgerechnet wird) und ob der Saldo auf dem Bankkonto wieder stimmt.