In der Zeitverwaltung steht mit der Option Stundenantrag auf einer Stundenart die Möglichkeit zur Verfügung, Ferienanträge mit einer Freigabe von Vorgesetzten zu verwenden. Damit können Ferien von Mitarbeitenden als Stundenanträge eingereicht und danach durch einen Vorgesetzten überprüft und bewilligt oder abgelehnt werden.
Damit Stundenanträge verwendet werden können, müssen zuerst einige Einstellungen vorgenommen werden zur Aktivierung.
Einstellungen zur Aktivierung vornehmen
Als erstes muss auf der entsprechenden Stundenart die Option Stundenantrag aktiviert werden.
1.Wählen Sie Zeitverwaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Zeitverwaltung > Stundenarten.
2.Doppelklick auf die gewünschte Stundenart, um diese zu bearbeiten.
3.Aktivieren Sie die Option Stundenantrag.
4.Klicken Sie auf Ok , um die Angaben zu speichern.
Hinweise:
▪Mit dieser Option können sämtliche Stundenarten für den Freigabeprozess genützt werden.
▪Falls Zusatzfelder vorhanden sind, dann werden diese nur übernommen, wenn auf Stunden und Stundenanträgen die gleichen Zusatzfelder definiert sind. |
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▪Stundenarten verwalten |
Damit Stundenantäge von Mitarbeitenden an die Vorgesetzten gelangen, muss für jeden Mitarbeiter ein Vorgesetzter definiert sein.
1.Klick auf Zeitverwaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Mitarbeiter.
2.Doppelklick auf den Mitarbeiter, um diesen zu bearbeiten.
3.Im Feld Vorgesetzer gewünschten Mitarbeiter als Vorgesetzen auswählen.
4.Klicken Sie auf Ok , um die Angaben zu speichern.
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▪Mitarbeiter verwalten |
Falls beim Erfassen bzw. Beantworten eines Stundenantrags eine E-Mail an den Vorgesetzten bzw. den Mitarbeiter verschickt werden soll, müssen Sie die Option E-Mail bei Stundenatrag auf dem jeweiligen Mitarbeiter aktivieren.
1.Klick auf Zeitverwaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Mitarbeiter.
2.Doppelklick auf den gewünschten Mitarbeiter.
3.Wählen Sie das Register Zeitverwaltung.
4.Aktivieren Sie die Option E-Mail bei Stundenantrag.
5.Klicken Sie auf Ok , um die Angaben zu speichern.
Tipps:
▪Damit der Vorgesetzte über neu eingereichte Stundenanträge von Mitarbeitenden per E-Mail informiert wird, muss auf dem Vorgesetzen die Option E-Mail bei Stundenantägen aktiviert sein.
▪Ist die Option E-Mail bei Stundenantägen beim Mitarbeiter aktiviert, wird bei Genehmigung oder Ablehung eine E-Mail an den Mitarbeiter versendet.
▪Unter Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgaben können Sie E-Mail-Vorgaben für den Versand definieren. |
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▪Mitarbeiter verwalten - Register Zeitverwaltung |
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Die Anträge werden als Stunden in der Zeitverwaltung erfasst. Die Option Stundenantrag macht den Mitarbeiter beim Erfassen der Stunden darauf aufmerksam, dass für diese Stundenart ein Freigabeprozess definiert ist.
1.Klick auf Zeitverwaltung > Start > Stunden > Neu .
2.Wählen Sie die Stundenart Ferien aus. Die Option Stundenantrag wird zur Information (read only) angezeigt.
3.Geben Sie alle nötigen Angaben ein.
4.Klicken Sie auf Ok , um den Stundenantrag zu speichern.
5.Nach der Zeiterfassung werden die noch nicht genehmigten Zeiterfassungen mit blauer Schrift in der Tabelle angezeigt.
6.Auch in der Kalenderansicht werden diese Zeiterfassungen im Format blau gestrichelt dargestellt.
Hinweise:
▪Die Option Stundenantrag ist mit der Stundenart automatisch aktiv und wird immer read only angezeigt. Der Erfasser kann die Option nicht bearbeiten.
▪Die Stunden werden erst in der Zeiterfassung definitiv gespeichert und in die Lohnbuchhaltung übernommen, wenn der Antrag genehmigt ist.
▪Die Anzeige bei der Stundenübersicht wird beim Mitarbeiter in blau dargestellt, und auch im Kalender wird der Eintrag blau gestrichtelt dargestellt, sobald der Antrag noch nicht durch den Vorgesetzten bearbeitet wurde. |
Tipps:
▪Ist die Option E-Mail bei Stundenantägen beim Mitarbeiter aktiviert, wird bei Genehmigung oder Ablehung eine E-Mail an den Mitarbeiter versendet.
▪Damit der Vorgesetzte über neu eingereichte Stundenanträge von Mitarbeitenden per E-Mail informiert wird, muss auf dem Vorgesetzen die Option E-Mail bei Stundenantägen aktiviert sein. |
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▪Stunden verwalten |
Vorgesetzte können in der Zeitverwaltung > Extras > Anträge verwalten eingereichte Stundenanträge mit der Funktion Stundenanträge Prüfen genehmigen oder ablehnen.
1.Klick auf Zeitverwaltung > Extras > Anträge verwalten .
2.Hier sehen Sie die noch offenen Stundenanträge Ihrer Mitarbeiter.
3.Wählen Sie einen Antrag aus und klicken Sie auf die Funktion Stundenantrag Prüfen .
4.Ergänzen Sie bei Bedarf eine Mitteilung oder wählen Sie die Option Keine Mitteilung senden.
5.Mit Klick auf Genehmigen , stimmen Sie dem Stundenantrag zu.
6.Mit Klick auf Ablehnen , lehnen Sie den Stundenantrag ab.
7.Falls Sie die Option E-Mail bei Stundenantrag aktiviert haben, wird direkt eine Bestätigungs-E-Mail an den Antragssteller geöffnet.
8.Die bearbeiteten Einträge werden im Fenster Stundenanträge verwalten mit Status ergänzt und durchgestrichen angezeigt.
Hinweise:
▪Mit der Genehmigung wird direkt eine Lohnbewegung in die Lohnbuchhaltung geschrieben, sofern die entsprechende Lohnart der Stundenart zugewiesen ist.
▪Mit der Ablehnung wird keine Lohnbewegung in die Lohnbuchhaltung geschrieben und die erfassten Anträge werden direkt aus der Zeiterfassung gelöscht.
▪Stundenanträge, die genehmigt oder abgelehnt sind, können hier nicht mehr verändert werden.
▪Wenn keine Mitteilung an den Antragsteller gesendet werden soll, dann kann die Option Keine Mitteilung senden aktiviert werden.
▪Die Anzeige bei der Stundenübersicht wird nicht mehr in blau sondern in schwarz dargestellt, und auch im Kalender wird der Eintrag blau statt blau gestrichtelt dargestellt, sobald der Antrag genehmigt wurde. |
Tipps:
▪Es können mehrere Anträge markiert und nacheinander oder mit der Schaltfläche Alle genehmigen bzw. mit der Schaltfläche Alle ablehnen zusammen bearbeitet werden.
▪Unter Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgaben können Sie E-Mail-Vorgaben für den Versand definieren. |
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