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QR-Rechnung
«Die Umstellung sollte sofort in Angriff genommen werden»

«Die Umstellung sollte sofort in Angriff genommen werden»
Am 30. September 2022 ist definitiv Schluss. Die orangen (ESR) und roten Einzahlungsscheine werden von der QR-Rechnung abgelöst. Ab diesem Datum können herkömmliche Einzahlungsscheine von den Finanzinstituten nicht mehr verarbeitet und von den Kund:innen nicht mehr bezahlt werden. Vanessa Büsser-Amrein über die Umstellung in ihrem KMU.
Wie sind Sie vorgegangen?

Wir haben vor zirka acht Monaten umgestellt. Zuerst haben wir bei unserer Bank die Daten für die QR-Rechnung sowie die neue IBAN-Nummer für den QR-Code angefordert und nach deren Erhalt einen Termin mit Proffix vereinbart. Proffix hat dann in der Software alle Anpassungen vorgenommen und unsere Rechnungsvorlage neu auf QR-Rechnung mit Zahlteil und Emfangsschein gestaltet und eingerichtet. Das meiste erfolgte im Hintergrund, sodass wir ungehindert weiterarbeiten konnten.

Haben Sie mit der Umstellung auch auf elektronische Rechnungen umgestellt?

Wir haben die Möglichkeit geschaffen, beides zu machen. Sprich, wünscht der Kunde die Rechnung in Papierform, erhält er sie weiterhin per Post. Bevorzugt er jedoch eine elektronische Rechnung, senden wir sie ihm per E-Mail zu. Diese Flexibilität zu haben, ist für beide Seiten perfekt. Dabei ist mir aufgefallen, dass wir eines der ersten KMU sind, das seinen Kundinnen und Kunden E-Rechnung anbietet.

 

 

Vanessa Büsser-Amrein, Stv. Geschäftsführerin Amrein Zäune AG

Das KMU spezialisiert sich auf den Bau von Zäunen im privaten sowie im öffentlichen Bereich, Gewerbe und in der Industrie.

Hier mehr erfahren.

 
Haben Sie den Workflow bei den Kreditoren mit der Umstellung automatisiert?

Mit der Umstellung haben wir jeden Lieferanten per Mail kontaktiert und ihn informiert, dass wir zukünftig die Rechnungen gerne als E-Rechnung oder als PDF per E-Mail erhalten möchten. Rund 85% der angeschriebenen Unternehmen sind unserem Wunsch gefolgt. Wenn wir heute eine E-Rechnung mit QR-Code erhalten, können wir diese direkt im System einlesen und verarbeiten.

 

«Mit QR-Rechnung und elektronischer Rechnungen ist die Zeitersparnis enorm.»

 

Welche Vorteile hat die Umstellung gebracht?

Einige. Sehr hilfreich ist das Belegbild, d.h. der Beleg ist direkt mit der Zahlung verbunden und wird im System angezeigt. Auch die automatische Zahlungsverbuchung bringt grosse Vorteile. Der grösste Benefit ist jedoch die enorme Zeitersparnis und damit verbunden die Kosteneinsparung.

Was empfehlen Sie anderen KMU?

Auf jeden Fall die Umstellung sofort in Angriff zu nehmen. Die Zeit drängt, und ich würde empfehlen, nicht in letzter Minute damit zu beginnen. Auch wenn die Umstellung wenig Aufwand verursachte, braucht es immer eine Vorlaufzeit, bis alles einwandfrei läuft. Zudem lohnt sich jeder Tag, mit dem früher von der Umstellung profitiert werden kann.