Module > Adressverwaltung > DMS > Index für die Archivierung erstellen

Wenn Sie mit einem DMS (Dokumenten-Management-System) arbeiten, können Sie auch beliebige Papierdokumente archivieren. Dabei werden Etiketten erstellt, welche Sie auf das Papierdokument kleben. Wenn das Dokument bereits als Datei vorhanden ist, können Sie auch diese Datei auswählen, um sie zu archivieren.

1.Wählen Sie Adressverwaltung > Extras > DMS > Index erstellen für die Archivierung .

Index Archiv

2.Füllen Sie hier die Angaben für das zu archivierende Dokument aus.

3.Wenn es sich um eine Datei handelt, geben Sie den Namen der Datei ein.

4.Klicken Sie auf Vorschau , um eine Vorschau des Dokumentes anzeigen zu lassen.

5.Klicken Sie anschliessend auf Ok .

6.Handelt es sich um ein Papierdokument, wird nun eine Etikette mit den Angaben ausgedruckt.

7.Diese Etikette kleben Sie auf das Dokument.

8.Scannen Sie das Dokument ein.

9.Die eingelesenen Dokumente werden in ein spezielles Verzeichnis abgelegt, wo sie automatisch vom DMS eingelesen und zugewiesen werden.

Hinweise:

▪Falls es sich um eine Datei handelt, ist diese sofort archiviert.

▪Aktivieren Sie die Option Alle Dateien, wenn Sie alle Dateien aus dem ausgewählten Verzeichnis archivieren möchten.

▪Beim Archivieren bleiben standardmässig die Dokumente am Ursprungsspeicherort erhalten und werden zusätzlich im DMS-Archiv angelegt. Wenn Sie beim Archivieren die Dateien am Ursprungsort entfernen möchten, aktivieren Sie die Option Dateien löschen.

Tipp:

▪Die Funktion steht Ihnen auch zur Verfügung, falls Sie kein DMS im Einsatz haben. Mit dieser Funktion können Sie zentral gespeicherte Dokumente auf den dazugehörigen Adressen abspeichern. Abgelegete Dokumente können später auf der Adresse im Register Dokumente jederzeit eingesehen werden.