1.Wählen Sie Einstellungen > Adressverwaltung > Synchronisation > Online.
2.Wählen Sie in der Auswahl die Art der Synchronisation.
3.In der Liste sehen Sie die bereits vorhandenen Definitionen.
4.Klicken Sie auf Neue Synchronisation  , um eine neue Synchronisation zu definieren.
5.Definieren Sie die Synchronisation wie in einem der nachfolgenden Beispiele beschrieben.
6.Speichern Sie mit Änderungen speichern  .
7.Wenn Sie eine Synchronisation mit einer Proffix-Datenbank definiert haben, erscheint folgender Hinweis:
8.Diese Meldung bedeutet, dass die Definition aller Proffix-Datenbanken, welche synchronisiert werden sollen, mit der neuen Definition aktualisiert werden.
9.Dies ist notwendig, damit die gegenseitige Synchronisation zwischen den Datenbanken funktioniert.
10.Bestätigen Sie diese Meldung mit Ja.
11.Hier werden alle Proffix-Datenbanken mit deren Nummernkreis-Einstellungen angezeigt.
12.Definieren Sie die Grösse des Nummernbereiches im Feld Anzahl.
13.Klicken Sie auf Nummernkreise abfüllen  .
14.Speichern Sie die Nummern mit Ok.
15.Falls Sie in den Datenbanken Zusatzfelder definiert haben, erscheint folgende Meldung:
16.Bestätigen Sie diese Meldung.
17.Wenn Sie die Synchronisation bei den Optionen eingeschaltet haben, sehen Sie für jede Definition folgendes Fenster:
18.Bestätigen Sie diese Meldung.
Hinweise:
▪Es ist sehr wichtig, dass sich die Nummernkreise der Datenbanken nicht überschneiden. Nur so ist eine gegenseitige Synchronisation möglich. Stellen Sie die Bereiche für alle Datenbanken so ein, dass für jede Datenbank genügend freie Adressnummern zur Verfügung stehen.
▪Die Daten können nur dann vollständig synchronisiert werden, wenn alle Datenbanken die gleichen Zusatzfelder besitzen. Fehlen einige Zusatzfelder in einer Datenbank, werden die Werte auch nicht abgeglichen.
▪Bei dieser vollständigen Synchronisation werden vorhandene Adressen mit gleichen Nummer überschrieben. Stellen Sie also sicher, dass die Ziel-Datenbanken nicht die gleichen Nummern haben wie die bereits vorhandenen Proffix-Adressen. |
Tipp:
▪Sie haben jetzt die Möglichkeit, jede Definition einmal komplett zu synchronisieren, damit beide Datenbanken auf dem gleichen Stand sind. Es ist zu empfehlen, die Synchronisation einmal durchzuführen. |
nicht synchronisieren:
Die Adressen werden nicht synchronisiert.
sofort synchronisieren:
Die Adressen werden beim Speichern mit allen Datenbanken synchronisiert.
bei Programmende synchronisieren:
Mit dieser Einstellung werden alle geänderten Adressen beim Schliessen der Datenbank synchronisiert.
manuell synchronisieren:
Sie bestimmen mit dieser Einstellung, wann die Adressen synchronisiert werden sollen. Um die Funktion auszuführen wählen Sie Adressverwaltung > Extras > Synchronisation > Adressen.
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Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine neue Synchronisation zu definieren.
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Um eine Synchronisation zu kopieren, markieren Sie die gewünschte Zeile und klicken Sie auf diese Schaltfläche.
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Diese Schaltfläche ändert eine Synchronisation.
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Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie eine Synchronisation löschen wollen. Markieren Sie zuvor die gewünschte Synchronisation in der Liste.
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Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für eine Synchronisation mit anderen Proffix-Datenbanken:
1.Wählen Sie Einstellungen > Adressverwaltung > Synchronisation > Online.
2.Klicken Sie auf Neue Synchronisation, um eine neue Synchronisation zu definieren.
3.Ergänzen Sie die Bezeichnung.
4.Wählen Sie die Datenquelle PROFFIX Adressen.
5.Markieren Sie die Datenbank.
6.Klicken Sie auf Ok, um zu speichern.
Hinweise:
▪Wenn Sie eine solche Synchronisation aktivieren, wird geprüft, ob keine Überschneidungen der Daten zwischen den Proffix-Datenbanken vorhanden sind. Dabei werden nur die Tabellen Adressen, Kontaktpersonen, Notizen, Dokumente, Zahlungsarten und Banken verglichen. Alle andere Tabellen werden NICHT synchronisiert.
▪Werden Überschneidungen gefunden, wird die Synchronisation abgebrochen.
▪Das Speichern ist nur dann möglich, wenn diese Konflikte behoben sind. Sind keine Konflikte vorhanden, werden alle fehlenden Daten dieser Tabellen in den jeweils anderen Proffix-Datenbanken ergänzt.
▪Es werden aber nur fehlende Daten ergänzt. Bereits vorhandene Daten von gleichen Adressen werden nicht synchronisiert. |
Bezeichnung
Erfassen Sie hier eine eindeutige Bezeichnung für die Synchronisation.
Datenquelle
Wählen Sie hier die Datenquelle aus. Für diesen Fall ist dies PROFFIX Adressen.
Datenbank
Markieren Sie hier alle Proffix-Datenbanken, mit denen die Adressen synchronisiert werden sollen.
Feldzuweisung
Bei einer Proffix-Synchronisation ist keine Feldzuweisung notwendig.
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Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für eine Synchronisation mit Adressen in einem Exchange Server- oder Outlook-Ordner:
1.Wählen Sie Einstellungen > Adressverwaltung > Synchronisation > Online.
2.Klicken Sie auf Neue Synchronisation , um eine neue Synchronisation zu definieren.
3.Ergänzen Sie die Bezeichnung.
4.Wählen Sie die Datenquelle Exchange Server Outlook.
5.Markieren Sie in der Tabelle den gewünschten Ordner.
6.Markieren Sie zuerst unter Ziel das gewünschte Feld des Outlook-Ordners.
7.Klicken Sie anschliessend in der Liste Quelle auf das dazugehörige Feld von Proffix.
8.Sie sehen nun das zugewiesene Feld in der Liste Ziel.
9.Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle benötigten Felder zugewiesen wurden.
10.Selektieren Sie die Adressen mit Adressen selektieren  .
11.Klicken Sie auf Ok, um zu speichern.
Hinweise:
▪Wenn Sie eine solche Synchronisation verwenden, dürfen Sie im Outlook-Ordner keine Änderungen an den Adressen mehr vornehmen. Verwalten Sie die Adressen nur noch in Proffix!
▪Wird eine Adresse in Proffix gelöscht, wird diese auch in Outlook gelöscht.
▪Das Feld Adress-Nr. von Proffix muss zwingend zugewiesen werden. Sie können als Ziel z.B. das Feld CustomerID verwenden. |
Bezeichnung
Erfassen Sie hier eine eindeutige Bezeichnung für die Synchronisation.
Datenquelle
Wählen Sie hier die Datenquelle aus. In diesem Fall ist dies Exchange Server/Outlook.
Tabelle
In dieser Liste sehen Sie nun alle vorhandenen Exchange Server/Outlook-Ordner. Markieren Sie hier den Ordner, mit welchem Sie die Daten synchronisieren wollen. Nachdem Sie einen Ordner markiert haben, werden die Felder in der Liste Ziel abgefüllt.
Feldzuweisung (Ziel/Quelle)
Dieser Teil ist der wichtigste der Definition. Hier geben Sie an, welche Felder von Proffix mit welchen Feldern von Outlook synchronisiert werden.
Quelle
Wählen Sie, ob Sie Adressen oder Kontakte synchronisieren wollen. Zudem können Sie mit Adressen selektieren rechts daneben auch Abfragen über Adressen und Kontakte erstellen und so nur vordefinierte Datensätze mit Exchange/Outlook abgleichen.
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Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für eine Synchronisation mit Adressen in einem Exchange Server Web Service:
1.Wählen Sie Einstellungen > Adressverwaltung > Synchronisation > Online.
2.Klicken Sie auf Neue Synchronisation , um eine neue Synchronisation zu definieren.
3.Ergänzen Sie die Bezeichnung.
4.Wählen Sie die Datenquelle Exchange Server Webservice.
5.Ergänzen Sie die Login-Einstellungen.
6.Markieren Sie in der Tabelle den gewünschten Ordner.
7.Markieren Sie zuerst unter Ziel das gewünschte Feld des Outlook-Ordners.
8.Klicken Sie anschliessend in der Liste Quelle auf das dazugehörige Feld von Proffix.
9.Sie sehen nun das zugewiesene Feld in der Liste Ziel.
10.Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle benötigten Felder zugewiesen wurden.
11.Selektieren Sie die Adressen mit Adressen selektieren .
12.Klicken Sie auf Ok.
13.Weisen Sie nun noch allen Mitarbeitern im Register CRM die E-Mail-Adresse zu, welche die Mitarbeiter im Exchange Server haben.
Hinweise:
▪Wenn Sie eine solche Synchronisation verwenden, dürfen Sie im Outlook-Ordner keine Änderungen an den Adressen mehr vornehmen. Verwalten Sie die Adressen nur noch in Proffix!
▪Wird eine Adresse in Proffix gelöscht, wird diese auch in Outlook gelöscht.
▪Mit der Variante über den Exchange Server Web Service sind Schreibrechte nicht erforderlich. |
Exchange
Mit der Einstellung Exchange werden die Kontakte im Exchange Server über EWS (Exchange WebService) erstellt. Das Hinzufügen von Postfächern auf jeder Arbeitsstation entfallen damit.
Wenn Sie diese Option wählen, müssen Sie eine Verbindung, Domäne, Benutzername und Passwort eingeben.
Verbindung
Geben Sie eine E-Mail-Adresse oder den Namen des Exchange-Servers ein. Wenn Sie hier eine E-Mail-Adresse angeben, dann wird der Server mit Hilfe von Autodiscover ermittelt. Falls Sie mit Office 365 arbeiten, geben Sie jedoch besser den Servernamen (outlook.office365.com) ein, um die Verbindungszeit zu verkürzen.
Benutzername
Wählen Sie einen Benutzernamen (z.B. Administrator), welcher volle Berechtigung für alle Postfächer besitzt.
Zugriff Exchange Server testen
Mit Zugriff Exchange Server testen  können Sie die Eingaben prüfen und eine Verbindung zum Server aufbauen.
Damit der angegebene Benutzer genügend Rechte für alle Aktionen hat, müssen Sie in der Exchange Shell auf dem Server folgende Befehle ausführen:
New-ManagementScope –Name "PROFFIX CRM" –RecipientRestrictionFilter {RecipientType -eq 'UserMailbox'} -RecipientRoot "Users"
New-ManagementRoleAssignment –Name "PROFFIX CRM" –Role ApplicationImpersonation –User FIRMA\Administrator –CustomRecipientWriteScope "PROFFIX CRM"
Der rote Teil muss durch die entsprechende Domäne und den eingegebenen Benutzer ersetzt werden.
Exchange OAuth2
Seit Oktober 2020 wird das Exchange Web Services-Protokoll für Office 365 (ausser für On-Prem-Software mit Voraussetzung Exchange 2019 und 170 RAM) nicht mehr unterstützt.
Es steht die Anbindung mit OAuth2-Authentifizierung zu Exchange Server Online zur Verfügung.
Um Proffix mit OAuth2-Authentifizierung zu konfigurieren, ist die Registrierung im Azur-Portal notwendig. Wenn die Registrierung erfolgreich abgeschossen ist, ergänzen Sie die Felder Anwendung-ID und Verzeichnis-ID.
Im Eingabefeld Geheimnis fügen Sie den erhaltenen Geheimschlüssel ein.
E-Mail Postfach
Geben Sie im Feld «E-Mail Postfach» die E-Mail-Adresse des Postfachs an, mit welchem Sie die Adressen synchronisieren wollen.
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Tabelle
In dieser Liste sehen Sie nun alle vorhandenen Exchange Server WebService-Outlook-Ordner. Markieren Sie hier den Ordner, mit welchem Sie die Daten synchronisieren wollen. Nachdem Sie einen Ordner markiert haben, werden die Felder in der Liste Ziel abgefüllt.
Feldzuweisung (Ziel/Quelle)
Dieser Teil ist der wichtigste der Definition. Hier geben Sie an, welche Felder von Proffix mit welchen Feldern von Outlook synchronisiert werden.
Quelle
Wählen Sie, ob Sie Adressen oder Kontakte synchronisieren wollen. Zudem können Sie mit Adressen selektieren rechts daneben auch Abfragen über Adressen und Kontakte erstellen und so nur vordefinierte Datensätze mit Exchange/Outlook abgleichen.
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Das nachfolgende Beispiel zeigt eine Synchronisation mit Adressen in einer ODBC-Datenbank:
1.Wählen Sie Einstellungen > Adressverwaltung > Synchronisation > Online.
2.Klicken Sie auf Neue Synchronisation , um eine neue Synchronisation zu definieren.
3.Ergänzen Sie die Bezeichnung.
4.Wählen Sie die Datenquelle MS Acces Database.
5.Selektieren Sie die Access Datenbank
6.Klicken Sie auf OK.
7.Markieren Sie in der Tabelle den gewünschten Ordner.
8.Markieren Sie zuerst unter Ziel das gewünschte Feld.
9.Klicken Sie anschliessend in der Liste Quelle auf das dazugehörige Feld von Proffix.
10.Sie sehen nun das zugewiesene Feld in der Liste Ziel.
11.Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle benötigten Felder zugewiesen wurden.
12.Selektieren Sie die Adressen mit Adressen selektieren .
13.Klicken Sie auf Ok, um zu speichern.
Hinweis:
▪Wenn Sie eine solche Synchronisation verwenden, dürfen Sie in der Zieldatenbank keine Änderungen an den Adressen mehr vornehmen. Verwalten Sie die Adressen nur noch in Proffix! |
Datenquelle
Wählen Sie hier die ODBC-Datenquelle aus. Mit der Schaltfläche daneben können Sie die gewählte Datenquelle konfigurieren. Mit der zweiten Schaltfläche gelangen Sie in die ODBC-Administration von Windows. Mit der Schaltfläche daneben können Sie die gewählte Datenquelle konfigurieren. Mit der zweiten Schaltfläche gelangen Sie in die ODBC-Administration von Windows.
Tabelle
In dieser Liste sehen Sie nun alle Tabellen in der gewählten Datenbank. Markieren Sie hier die Tabelle, mit welcher die Daten synchronisiert werden sollen. Nachdem Sie eine Tabelle markiert haben, werden die Felder dieser Tabelle in der Liste Ziel abgefüllt.
Feldzuweisung (Ziel/Quelle)
Hier geben Sie an, welche Felder von Proffix mit welchen Feldern der ODBC-Datenbank synchronisiert werden sollen.
Um ein Feld zuzuweisen, markieren Sie zuerst unter Ziel das gewünschte Feld der Datenbank. Klicken Sie anschliessend in der Liste Quelle auf das dazugehörige Feld von Proffix.
Sie sehen nun das zugewiesene Feld in der Liste Ziel. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle benötigten Felder zugewiesen wurden.
Quelle
Wählen Sie, ob Sie Adressen oder Kontakte synchronisieren wollen. Zudem können Sie mit Adressen selektieren rechts daneben auch Abfragen über Adressen und Kontakte erstellen und so nur vordefinierte Datensätze abgleichen.
Hinweis:
▪Das Feld Adress-Nr. von Proffix muss zwingend zugewiesen werden. Wählen Sie dazu ein Feld unter Ziel aus, welches eine eindeutige Nummer enthält. |
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