Mahnungen erstellen

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Mahnungen erstellen

Mahnungen erstellen

Sie können die fälligen offenen Posten auch mahnen.

Toggle-auf_16x16_blackMahnungen erstellen

Um Mahnungen zu erstellen gehen Sie wie folgt vor:

1.Klicken Sie auf Debitorenbuchhaltung > Mahnungen > Mahnungen > Erstellen Mahnungen_erstellen_16x16.

2.Definieren Sie, mit welchem Datum Sie mahnen wollen.

3.Geben Sie  an, bis wann die Zahlungen berücksichtigt werden sollen.

4.Geben Sie an, welche Dokumente für den Ausdruck verwendet werden sollen.

5.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

6.Markieren Markieren_16x16 bzw. demarkieren Sie die gewünschten Adressen.

deb_mahnungen erstellen

7.Wählen Sie im Mahnfenster die Funktion Vorschau Vorschau_16x16, um eine Vorschau des Mahnlaufes auf dem Bildschirm zu erhalten oder Drucken Drucken_16x16, um den Mahnlauf direkt auf dem Drucker auszugeben.

8.Wenn Adressen in der Kommunikation eine E-Mailadresse bei der Kommunikationsangabe E-Mail Mahnung hinterlegt haben, werden die Mahnungen mit der Vorschau oder nach dem Ausdruck per E-Mail der Reihe nach versendet.

9.Nach dem Ausdruck werden Sie gefragt, ob die Mahnstufe erhöht werden soll:

deb_mahnstufe

Hinweise:

▪Adressen, welche eine Mahnsperre definiert haben, werden nicht gemahnt.

▪Die Belege werden pro Adresse gruppiert. Im Gruppenkopf sehen Sie den Umsatz sowie das durchschnittliche Zahlungsziel des Kunden.

▪Der Zeitraum für die Ermittlung des Umsatzes kann in den Einstellungen > Debitorenbuchhaltung > Mahnungen > Mahnung > Berechnungsperiode definiert werden.

▪Sie können in Einstellungen > Debitorenbuchhaltung > Mahnungen > Mahnung > Rechnungskopie drucken definieren, ob Sie eine Kopie der Rechnung mitsenden möchten.

▪Damit das Mahnen per E-Mail funktioniert, muss auf der Mahnstufe die Option senden per E-Mail markiert sein.

▪Wenn Sie eine Mahnstufe auslassen wollen, können Sie auf der Mahnstufe die Option Mahnen entfernen und als Reihenfolge 0 eingeben.

▪Betreff und Mailtext für den E-Mail-Versand definieren Sie in den Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen > Debitoren > Mahnung. Hier können Sie auch die Option E-Mail sofort versenden aktivieren, damit die E-Mails direkt versendet werden. Ohne diese Option wird jede E-Mail vor dem Versenden zuerst angezeigt.

▪Wenn Belege auf eine Mahnstufe mit der Option Inkasso erhöht werden, wird danach das Fenster Inkasso verwalten angezeigt, in welchem Sie die Belege übermitteln können.

▪Wird bei einer Überzahlung der Rechnung ein Gutschriftssaldo verbucht, wird die Mahnstufe nicht auf die Gutschrift übernommen.

Tipp:

▪Kontrollieren Sie die Mahnungen zuerst, bevor Sie die Mahnstufe erhöhen. Stimmt etwas an den Mahnungen nicht, nehmen Sie die notwendigen Korrekturen vor und wiederholen Sie den Mahnlauf. Wenn Sie irrtümlich die Mahnstufe bereits erhöht haben, können Sie den Mahnlauf zurücksetzen.

Mahnung per

Definieren Sie hier, mit welchem Datum Sie mahnen wollen.

Zahlung berücksichtigt bis

Geben Sie hier an, bis wann die Zahlungen berücksichtigt werden sollen.

Dokument 1-3

Geben Sie hier an, welche Dokumente für den Ausdruck verwendet werden sollen. In den Mahnungen kann der QR-Rechnungs-Zahlteil ebenfalls mitgesendet werden. Es wird jeweils der gleiche Einzahlungsschein wie in der Auftragsbearbeitung verwendet. Dies bedeutet, wenn die ursprüngliche Rechnung in der Proffix Auftragsbearbeitung als QR-Rechnung versendet wurde, wird in den Mahnungen ebenfalls ein QR-Zahlteil mitgesendet. Wählen Sie im Feld Dokument 2 im Auswahlfenster die Liste Dokument mit Einzahlungsschein.

keine Mahnungen per E-Mail

Wenn Sie bei einer Adresse eine Eingabe bei den Kommunikationsangaben im Feld Mahn E-Mail vornehmen, werden die Mahnungen per E-Mail versendet. Wenn Sie dies nicht wollen, können Sie diese Option markieren und es werden alle Mahnungen normal ausgedruckt.

QR-Einzahlungsschein

Wenn Sie hier eine Auswahl treffen, wird dieser QR-Einzahlungsschein für alle Rechnungen übernommen. Bleibt das Feld leer, werden die Rechnungen mit der ursprünglichen Definition erstellt.

Abfrage

Sie können die Adressen auch mit Hilfe einer Abfrage suchen. Wählen Sie hier die Abfrage aus, welche Sie für die Suche verwenden wollen.

Adresse

Geben Sie hier die Adresse ein, falls Sie nur eine bestimmte Adresse mahnen wollen.

Adressgruppe

Geben Sie hier die Adressgruppe ein, falls Sie nur eine bestimmte Adressgruppe mahnen wollen.

Gruppierung für alle Adressen erweitern

Wenn Sie diese Option markieren, wird die Gruppierung für alle Adressen erweitert und Sie sehen die einzelnen Belege zu den Adressen.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.
Toggle-auf_16x16_blackBelegangaben ändern

Wenn Sie in der Debitorenbuchhaltung Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16 Mahnungen erstellt und die Mahnstufe erhöht haben und Sie danach einen Fehler feststellen, können Sie die Mahnstufe jederzeit wieder zurücksetzen. Gehen dazu wie folgt vor:

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung > Mahnungen > Mahnungen > Zurücksetzen Mahnungen_zurücksetzen_16x16.

2.Geben Sie im Feld Mahnstufe rückstellen per das Datum des Mahnlaufes ein, den Sie zurücksetzen wollen. Es wird immer das Datum des letzten Mahnlaufes vorgeschlagen.

deb_mahnstufen zurücksetzen

3.Wählen Sie allenfalls spezifische Adressen oder Adressgruppen.

4.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um die Mahnstufe zurückzustellen.

deb_mahnstufen zurücksetzen Bestätigung

5.Schliessen Sie das Fenster mit Klick auf Ok.

Hinweis:

▪Wurden am definierten Datum mehrere Mahnläufe durchgeführt, werden alle zurückgesetzt.

Mahnstufe

Geben Sie hier die gewünschte neue Mahnstufe für den Beleg ein.

Mahndatum

Hier sehen Sie das Datum der letzten Mahnung. Sie können dieses bei Bedarf anpassen.

Mahnstopp

Markieren Sie diese Option, wenn der Beleg nicht gemahnt werden soll.

Stoppen bis

In diesem Feld können Sie angeben, bis wann ein Mahnstopp gelten soll. Wenn Sie hier etwas eingeben, dann wird für den Beleg automatisch ein Mahnstopp bis zu diesem Datum aktiviert.

Bemerkung

Hier können Sie Bemerkungen zu diesem Beleg definieren.