Bestellstatus

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Bestellstatus

Bestellstatus

Rund um den Bestellstatus in der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_16x16 können Sie den Status Ihrer Bestellungen bearbeiten und überwachen.

Was möchten Sie tun?

Toggle-auf_16x16_blackBestellstatus in der nächst höheren Status umwandeln

Mit dem Bestellstatus können Sie eine Bestellung von einem Status in den nächst höheren Status umwandeln. Dies geschieht z.B. bei einem Wareneingang. Der Bestelltyp bestimmt, in welchem Status sich eine Bestellung befindet und welche Aktionen vorgenommen werden. Es gibt folgende mögliche Bestellstati, welche Sie auf dem Bestelltyp definieren können:

▪Bestellofferte
Mit einer Bestellofferte kann eine Bestellung an mehrere Lieferanten gesendet werden. Eine solche Bestellung ist nicht als eigentliche Bestellung im System aktiv. Nachdem Sie sich für einen Lieferanten entschieden haben, können Sie diesen aus der Liste auswählen und die Bestellofferte in eine «richtige» Bestellung mit dem Status offen umwandeln.

▪offen
Alle Bestellungen starten mit dem Status offen. Dieser Status bedeutet, dass die Bestellung erstellt aber noch keine Wareneingänge gebucht wurden. Sobald die Ware geliefert wird, folgt der nächste Status Lagereingang.

▪Lagereingang/Wareneingang
Wenn Sie eine Lieferung oder eine Teillieferung zu einer Bestellung erhalten, wird die Bestellung auf die Stufe Lagereingang gesetzt. Nachdem eine Position diesen Status erhalten hat, können Sie keine Änderungen mehr an der Bestellung vornehmen. Sie können nur noch weitere Lagereingänge erfassen, bis die ganze Menge geliefert wurde. Ist dies passiert, wird der Status auf Preiskorrektur gesetzt.

▪Preiskorrektur
Sobald die ganze Menge geliefert wurde oder Sie die Position als erledigt markieren, wird der Status Preiskorrektur gesetzt. In diesem Status können Sie nur noch den Einkaufspreis der Position korrigieren. Nachdem Sie den Preis angepasst haben, ist die Position für alle Mutationen gesperrt.

Hinweis:

▪Eine Bestellung besteht aus einem Bestellkopf und mehreren Positionen. Der Bestellstatus wird auf den Positionen gesetzt. Es ist daher möglich, dass innerhalb einer Bestellung eine Position den Status offen (nicht geliefert) und eine andere Position den Status Lagereingang besitzt. Auf dem Bestellkopf wird aber immer der höchste Status aller Positionen angezeigt.

Was möchten Sie tun?

Wenn Sie eine Bestellofferte umwandeln wollen, d.h. einen definitiven Lieferanten für die Bestellung auswählen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Führen Sie in der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_32x32 zuerst eine Suche Suchen_16x16 nach der Bestellofferte durch.

2.Wählen Sie die gewünschte Bestellofferte aus.

3.Klicken Sie auf Start > Bestellstatus > Verwalten Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16.

Einkauf_Bestellstatus verwalten_Bestellofferte

4.Hier sehen Sie eine Liste aller Lieferanten, welche die Offerte erhalten haben.

5.Wählen Sie hier den Lieferanten aus, bei dem Sie die Bestellung ausführen wollen.

6.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16.

Wenn Sie diese Bestellofferte nicht in eine Bestellung mit dem Status OFFEN umwandeln möchten, gibt es die Möglichkeit, diese Bestellofferte abzuschliessen. Somit müssen Sie die Bestellofferte nicht löschen und behalten so die Nachvollziehbarkeit.

Wenn Sie eine Bestellofferte abschliessen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1.Führen Sie in der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_32x32 zuerst eine Suche Suchen_16x16 nach der Bestellofferte durch.

2.Wählen Sie die gewünschte Bestellofferte aus.

3.Klicken Sie auf Start > Bestellstatus > Verwalten Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16.

4.Aktivieren Sie die Option abschliessen.

Ein_Bestellofferte_abschliessen

5.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Tipp:

▪Wählen Sie Ansicht > Bearbeitete Bestellungen Vorschau_16x16, um die abgeschlossene Bestellofferte anzuzeigen.

Wenn Sie einen Wareneingang erfassen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1.Führen Sie in der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_32x32 zuerst eine Suche Suchen_16x16 nach der Bestellung durch.

2.Wählen Sie die gewünschte Bestellung aus.

3.Wählen Sie Start > Bestellstatus > Verwalten Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16.

Einkauf Bestellstatus verwalten 2

4.Erfassen Sie mit Doppelklick auf die gewünschte Position in der Tabelle oder wählen das Symbol Status verwalten Ändern_16x16 einen Wareneingang.

Einkauf Bestellstatus verwalten Position offen

5.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

6.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

7.Der Bestelltyp der Position wechselt nun von OFFEN zu EINGANG.

8.Wiederholen Sie den Vorgang für alle Positionen, die geliefert wurden.

9.Schliessen Sie mit Klick auf Ok Bestätigen_16x16ab.

Hinweise:

▪Mit Status zurücksetzen Zurücksetzen_16x16 können Sie so vorgenommen Änderungen wieder löschen, d.h. rückgängig machen.

▪Mit der Option Aktivitäten auf erledigt setzen geben Sie an, dass eine eventuell für diese Bestellung generierte Aktivität auf den Status erledigt gesetzt werden soll.

▪Wenn Sie einen Bestellstatus wieder auf offen setzen wollen, wählen Sie Start > Bestellstatus > Wareneingang stornieren Storno_16x16 in der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_32x32.

Artikel

Hier sehen Sie die Nummer des Artikels, den Sie ausgewählt haben.

Bestelltyp

In diesem Feld sehen Sie den Bestelltyp für die Position. Wenn Sie den Typ auf den Status Preiskorrektur setzen, können Sie nur noch den Preis verändern.

Datum

Geben Sie hier das Datum der Lieferung an. Das Tagesdatum wird automatisch vorgeschlagen.

Bestellt, Geliefert

In diesen Feldern sehen Sie die bestellte und die bereits gelieferte Menge.

Lieferung/Etiketten

Hier müssen Sie die Menge eingeben, die geliefert wird. Diese Menge wird als Lagereingang gebucht. Wenn die Menge grösser oder gleich der offenen Menge ist, wird die Option Rest wird nicht geliefert gesetzt und die Position wird nach dem Speichern nur noch zur Preiskorrektur freigegeben. Im Feld neben der Lieferung können Sie die Anzahl der Etiketten angeben, die Sie gedruckt haben wollen.

Rest wird nicht geliefert

Falls Sie nur eine Teillieferung erhalten und die Restmenge nicht mehr geliefert wird, können Sie mit Markieren dieser Option die Position abschliessen. Ist die Option markiert, können Sie nur noch den Preis ändern.

Einheiten, Dimension 1-3

Hier sehen Sie die Einheiten und die dazugehörigen Dimensionen. Diese Felder können nicht geändert werden.

Menge verr.

In diesem Feld wird die Rechnungsmenge angezeigt.

Preis zum Lieferant schreiben

Mit dieser Option können Sie bestimmen, ob der Preis zum Lieferant zurück geschrieben werden soll. Markieren Sie diese Option, wird der Preis, den Sie unter Bruttopreis eintragen, in die Artikel- und Lagerverwaltung zum entsprechenden Lieferanten Lieferanten_16x16 gespeichert.

Preis zum Artikel schreiben

Mit dieser Option können Sie bestimmen, ob der Preis zum Artikel zurück geschrieben werden soll. Wenn Sie diese Option markieren, wird der Preis, der unter Preis errechnet worden ist, in die Artikel- und Lagerverwaltung in das Register Preise Preise_16x16 / Bestände Bestände_16x16 gespeichert. Bitte beachten Sie, dass wenn nötig die Bestandeskorrekturbuchung im Modul Finanzbuchhaltung automatisch generiert werden und die Preishistory ebenfalls aktualisiert wird.

Termin

Hier können Sie einen Liefertermin für diese Position erfassen.

Bruttoeinkaufspreis

Geben Sie hier den Einkaufspreis ohne Rabatt ein.

Rabatt 1,2

In diesen Feldern können Sie 2 Rabatte in Prozent eingeben.

Einkaufspreis

Hier sehen Sie den Preis nach Abzug des Rabattes.

Total

Dieses Feld zeigt das Gesamttotal der Position an.

Beleg

Geben Sie hier eine Belegnummer für den Lagereingang ein.

Bemerkungen

Dieses Feld steht Ihnen für beliebige Bemerkungen zur Verfügung.

Lagerort/Lagerplatz

Wenn der Artikel mit Lagerorten und Lagerplätzen geführt wird, können Sie hier bereits den Lagerort/-platz angeben, in welchen die Lieferung eingebucht werden soll.

Tabelle

Falls Sie bereits Teillieferungen für diese Position erfasst haben, sehen Sie hier alle Lieferungen aufgelistet.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Preise_32x32

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie das Modul Preise der Artikelverwaltung aufrufen wollen.

Bestände_Bestand pro Lagerort_32x32

Wählen Sie dieses Symbol, wenn Sie eine Bestellung pro Lagerort definieren möchten.

Markieren_32x32

Um eine Zeile zu markieren, wählen Sie dieses Symbol.

Zertifikat_32x32

Mit diesem Symbol können Sie die Qualitätsbewertung des Lieferanten und dessen Lieferung durchführen.

Sobald der Bestellstatus auf den Typ PREIS definiert ist, wird die Funktion Qualitätsbewertung Zertifikat_16x16 aktiviert. Möchten Sie Ihren Lieferanten bewerten, gehen Sie wie folgt vor:

1.Führen Sie in der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_32x32 zuerst eine Suche Suchen_16x16 nach der Bestellung durch.

2.Wählen Sie die gewünschte Zeile in der Tabelle aus.

3.Wählen Sie Start > Bestellstatus > Verwalten Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16.

4.Wählen Sie eine Position mit dem Bestelltyp PREIS.

5.Klicken Sie auf Start > Bestellposition > Qualitätsbewertung Zertifikat_16x16.

Einkauf Bestellstatus Qualitätsbewertung

6.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

7.Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, speichern Sie die Position mit Ok Okay_16x16.

Tipps:

▪Alle Bewertungstypen entsprechen den Qualitätstypen und werden in der von Ihnen angegebenen Reihenfolge dargestellt. Zu jedem Qualitätstyp können Sie eine Bewertung und eine Bemerkung eingeben. Es müssen nicht alle Qualitätstypen ausgefüllt werden sondern nur diejenigen, welche für diese Lieferung oder Preiskorrektur interessant sind.

▪Bei der ersten Position erscheint die Maske leer. Die Daten welche Sie eingeben, werden danach bei den nächsten Positionen vorgeschlagen.

Speichern_32x32

Klicken Sie auf dieses Symbol, um die vorgenommenen Änderungen zu speichern.

Suchen_32x32

Mit diesem Symbol können Sie nach einer Position suchen.

Ändern_32x32

Mit diesem Symbol können Sie den Bestellstatus verändern.

Zurücksetzen_32x32

Mit diesem Symbol können Sie den Status der gewählten Position zurücksetzen.

Zertifikat_32x32

Mit diesem Symbol können Sie die Qualitätsbewertung durchführen.

Dokument_Artikeletiketten drucken_32x32

Falls Sie die Etiketten drucken wollen, können Sie es mit diesem Symbol.

Tabelle Vorschau_32x32

Mit diesem Symbol können Sie überprüfen, aus welchem Ursprungsdokument diese Bestellung generiert wurde und welche Positionen noch auf diesem Dokument sind.

Dokument Vorschau_32x32

Mit diesem Symbol können Sie eine Vorschau des Ursprungs-Dokumentes auf dem Bildschirm anzeigen.
Toggle-auf_16x16_blackMit Verscheiben die ganze Bestellung umwandeln

Mit dem Bestellstatus können Sie eine Bestellung von einem Status in den nächst höheren umwandeln. Dies geschieht z.B. bei einem Wareneingang mit der Funktion Bestellstatus verwalten Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16.

Um alle Positionen einer Bestellung in einem Schritt einzubuchen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Führen Sie in der Einkaufsverwaltung zuerst eine Suche Suchen_16x16 nach der Bestellung durch.

2.Wählen Sie die gewünschte Zeile in der Tabelle aus.

3.Klicken Sie auf Start > Bestellstatus > Verschieben Verschieben_16x16.

4.Nun sehen Sie das selbe Fenster wie bei Bestellstatus verwalten Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16.

Hinweise:

▪Der Unterschied besteht darin, dass mit dieser Funktion automatisch alle Positionen auf den Status EINGANG gesetzt und markiert werden. So können Sie mit einem Klick auf Ok Okay_16x16 alle Positionen der Bestellung auf einmal einbuchen.

▪Prüfen Sie vorgängig die Einstellungen zum Wareneingang.
Toggle-auf_16x16_blackWareneingang stornieren

Wenn Sie über die Funktion Start > Bestellstatus > Verwalten Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16  oder Start > Bestellstatus > Verschieben Pfeil nach rechts_16x16 einen Wareneingang Ihrer offenen Bestellungen gebucht haben, können Sie dies mit der Funktion Start > Bestellstatus > Wareneingang stornieren Storno_16x16 wieder rückgängig machen.

1.Wählen Sie Einkaufsverwaltung > Start > Bestellstatus > Wareneingang stornieren Storno_16x16.

2.Geben Sie als Erstes die Nummer der Bestellung oder den Namen der Wareneingangsliste ein, von welcher Sie einen Wareneingang stornieren wollen.

3.Klicken Sie Suchen Suchen_16x16 um, die Positionen der Bestellung anzuzeigen.

Einkauf Wareneingang stornieren

4.Markieren Sie anschliessend mit einem Doppelklick oder mit Positionen markieren Markieren_16x16 die Positionen, die Sie stornieren wollen.

5.Mit Klick auf Ok Okay_16x16, werden die Wareneingänge storniert bzw. gelöscht.

6.Dabei werden alle Bestellstatus der Position gelöscht, d.h. wenn Sie bereits einen Wareneingang, eine Datumskorrektur und/oder eine Preiskorrektur für diese Position erfasst haben, werden alle diese Position storniert. Sie müssen danach diese Bestellposition wieder neu einbuchen und alle eventuellen Preiskorrekturen vornehmen.

Tipp:

▪Wenn Sie bereits in der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_32x32 eine Bestellung markiert haben, wird diese hier automatisch angezeigt.
Toggle-auf_16x16_blackMit Auftragsüberwachung Übersicht über offene Bestellungen behalten

Mit der Funktion Auftragsüberwachung Bestellstatus_Auftragsüberwachung_16x16 können Lieferbestätigungen des Lieferanten erfasst sowie die Termine zu den Bestellungen eingesehen werden. Somit haben Sie eine Übersicht über noch offene Bestellungen und über die Termine.

Wenn Sie zu Bestellungen jeweils die Auftragsüberwachung sehen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Start > Bestellstatus > Auftragsüberwachung Bestellstatus_Auftragsüberwachung_16x16 .

2.Hier geben Sie unter Suchfelder die gewünschten Suchkriterien ein. Ein Suchkriterium muss mindestens eingegeben werden.

3.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

Einkauf_Bestellstauts_Auftragsüberwachung

4.Nun werden alle gefundenen Bestellungen aufgelistet.

Nicht gelieferte

Ist diese Option markiert, werden nur die Bestellpositionen, welche dem Kunden noch nicht ausgeliefert wurden, angezeigt.

Nicht bestellte

Ist diese Option markiert, werden zusätzlich Positionen von Auftragsdokumenten, für welche noch keine Bestellung erstellt wurden, angezeigt. Nicht bestellte Positionen werden mit roter Hintergrundfarbe dargestellt.

Nicht bestätigte

Ist diese Option markiert, werden nur die Bestellpositionen, für welche noch kein Bestätigungstermin erfasst wurden, angezeigt.

Nicht erhalten

Ist diese Option markiert, werden nur die Positionen, welche noch beim Lieferanten oder Auftrag offen sind, angezeigt.

Alle Positionen

Mit der Option Alle Positionen und einer Dokument-Nr. werden alle Positionen von diesem Dokument angezeigt, auch diejenigen, welche nicht bestellt oder reserviert wurden.

INFO

Rüstzeit

Unter Rüstzeit sehen Sie das definierte Terminintervall der Einstellungen.

Nicht bestätigte Positionen

Unter Nicht Bestätigte Positionen sehen Sie die Anzahl Bestellpositionen, welche noch keine Lieferbestätigung definiert haben, d.h. bei welchen die Spalte Termin (Bestätigt) leer ist.

Nicht kontrollierte Positionen

Unter Nicht kontrollierte Positionen sehen Sie die Anzahl Bestellpositionen, für welche keine Qualitätsbewertung vorliegt.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Wenn Sie von einer Bestellposition den Liefertermin bestätigen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Start > Bestellstatus > Auftragsüberwachung Bestellstatus_Auftragsüberwachung_16x16.

2.Suchen Suchen_16x16 Sie nach der gewünschten Bestellung.

3.Markieren Markieren_16x16 Sie die Bestell Position.

4.Klicken Sie auf Bearbeiten Tabelle ändern Zeile markiert_16x16

5.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

Einkauf_Bestellstauts_Auftragsüberwachung_Termin

6.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

Einkauf_Bestellstauts_Auftragsüberwachung_Termin_Übersicht

7.Klicken Sie auf Speichern Speichern_16x16, um zu speichern.

Hinweise:

▪Liegt der bestätigte Liefertermin des Lieferanten nach dem Liefertermin des Kunden wird das Feld Termin (Dokument) mit rotem Hintergrund angezeigt. Ist in den Einstellungen der Einkaufsverwaltung die Option Prüfung Termin (Dokument) inkl. Rüstzeit aktiviert, muss das bestätigte Lieferdatum des Lieferanten kleiner sein als der Kundentermin.

▪Normalerweise wird beim Erfassen der Lieferbestätigung das Lieferdatum in die Bestellung in das Feld Termin übernommen. Soll der Liefertermin in der Bestellung nicht überschrieben werden, kann in den Einstellungen der Einkaufsverwaltung die Option Bestätigungstermin in Bestellung übernehmen deaktiviert werden. Somit ist der bestätigte Termin nur im Fenster Auftragsüberwachung (Shift+F8) in der Spalte Termin (Bestätigt) ersichtlich. Bei dieser Variante können Vergleiche des vorgegebenen Liefertermins und des bestätigten Liefertermins des Lieferanten gemacht werden.

Dokument Lieferant

Geben Sie hier die Referenz zu einem Dokument des Lieferanten ein.

Termin / Woche

Geben Sie den bestätigten Liefertermin ein. Die Woche wird danach automatisch abgefüllt.

Tipps:

▪Mit Shift+F8 können Sie überall in Proffix die Auftragsüberwachung starten.

▪Ist für eine Bestellposition eine Qualitätsbewertung vorhanden, kann diese mit Start > Bestellpositionen > Qualitätsbewertung Zertifikat_16x16 eingesehen werden.