Wenn Sie eine neue Buchung erfassen, wird Ihnen automatisch eine neue Beleg-Nr. vorgeschlagen. Hier können Sie definieren, in welchem Bereich diese Nummern vorgeschlagen werden.

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Bereich Beleg-Nr. > Bereich Beleg-Nr.

2.Geben Sie dazu die erste und die letzte Nummer des Bereiches ein.

3.Im Feld nächste Nr. geben Sie die Nummer ein, welche für die nächste neue Buchung verwendet werden soll.

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Das Suchfeld dient zum Suchen von Buchungen. Dieses Suchfeld wird aus verschiedenen Feldern der Buchung zusammengesetzt. Hier bestimmen Sie, welche Felder dafür verwendet werden.

Markieren Sie alle Buchungsfelder, welche Sie bei der Suche berücksichtigen wollen.

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Bereich Beleg-Nr. > Suchfeld Buchungen.

2.Markieren Sie alle Felder, welche Sie bei der Suche berücksichtigen wollen.

Geben Sie hier Anfang und Ende des Geschäftsjahres ein.

In diesen Feldern geben Sie Anfang und Ende der Buchungsperiode ein. Beim Buchen kann nur in diesem Datumsbereich gebucht werden.

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.

2.Geben Sie hier Anfang und Ende des Geschäftsjahres ein.

3.Geben Sie Anfang und Ende der Buchungsperiode ein.

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Die Buchungsperiode können Sie pro Benutzergruppe bestimmen. Mit diesen Einstellungsmöglichkeiten ist es Ihnen möglich, die Buchungsperiode nur für eine bestimmte Benutzergruppe einzugrenzen oder zu erweitern, ohne dass die allgemeine Buchungsperiode verändert werden muss. Ist die Buchhaltung beispielsweise auf Ende Monat bereits abgestimmt und es sollen nur noch ausgewählte Personen in den abgestimmten Monat buchen dürfen, können Sie dies mit der neuen Einstellung definieren. Bei der Definition der Buchungsperiode pro Benutzergruppe referezieren Sie auf das Geschäftsjahr, die Buchungsperiode oder das heutige Datum und verlängern oder verkürzen das Datum in Monaten.

Die Buchungsperiode, welche für den angemeldeten Benutzer aufgrund seiner Benutzergruppen-Zugehörigkeit gilt, wird separat angezeigt. Beim Buchen kann nur in diesem Datumsbereich gebucht werden.

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.

2.Klicken Sie auf das Symbol Buchungsperiode pro Benutzergruppe verwalten .

3.Definieren Sie die Benutzergruppe.

4.Geben Sie Anfang und Ende der Buchungsperiode ein.

5.Bestätigen Sie die Eingaben mit Ok .

6.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Die Standardwährung der Buchhaltung geben Sie hier ein. Sollten Sie mit aktuellen Währungskursen buchen, prüft das Programm die Plausibilität. Dazu geben Sie an, wie gross die prozentuale Abweichung gegenüber dem Standardkurs sein darf.

1.Wählen Sie Einstellungen >  Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.

2.Definieren Sie die Standardwährung.

3.Geben Sie im Feld Kursabweichung an, wie gross die prozentuale Abweichung gegenüber dem Standardkurs sein darf.

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Wenn Sie in Ihren Kontonummern eine feste Syntax (z.B. «9999.99») verwenden wollen, können Sie hier dieses Format definieren.

Danach wird bei der Eingabe eines Kontos diese Syntax verwendet. So verhindern Sie falsche Eingaben und sparen Zeit, da Sie die festen Stellen nicht mehr eingeben müssen.

Als Platzhalter können Sie für numerische Stellen eine «9» oder ein «X» für alphanumerische Stellen verwenden.

Das Format «9999.99.X» bedeutet z.B., dass Sie 4 Ziffern, einen Punkt, 2 Ziffern, einen Punkt und ein Zeichen für Kontonummern verwenden müssen (z.B. «1020.10.A»).

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung > Format Konto.

2.Geben Sie die Formatierung ein.

3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Sie haben die Möglichkeit, für alle Listen der Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung eine zusätzliche Überschrift (unter dem Firmennamen) zu definieren. Treuhänder können dies z.B. nutzen, um zusätzlich Ihren Namen auf einer Bilanz auszudrucken.

Der Text OP-Ausgleich wird automatisch beim Ausgleich von offenen Posten als Buchungstext verwendet.

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.

2.Definieren Sie eine zusätzliche Überschrift.

3.Geben Sie einen Buchungstext für den OP-Ausgleich für die Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung ein.

4.Mit Buchungstext einstellen rechts daneben können Sie den Buchungstext mit Variablen versehen.

5.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Optimieren Sie Ihre Abläufe und nehmen Sie hier die allgemeinen Optionen vor. Diese bringen Konsistenz in Ihre Buchhaltung und erleichtern die Arbeit mit Proffix.

1.Wählen Sie Einstellungen > Kreditorenbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.

2.Markieren Sie die gewünschten Optionen.

3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Buchungstext zwingend

Hier definieren Sie, ob beim Buchen ein Buchungstext zwingend eingegeben werden muss.

Belegnummerierung

Mit dieser Option bestimmen Sie, ob beim Buchen automatisch eine Beleg-Nr. vorgeschlagen wird. Ist die Option gewählt, wird die hier unter Bereich Beleg-Nr. definierte Nummer vorgeschlagen.

Beleg-Nr. nicht editierbar (ReadOnly)

Ist diese Option aktiviert, kann die Beleg-Nr. nicht manuell geändert werden, sondern wird nur ReadOnly angezeigt.

Beleg auf Doppeleingabe prüfen

Grundsätzlich ist es möglich, die gleiche Beleg-Nr. mehrmals zu verwenden. Wenn Sie dies nicht wollen, können Sie diese Option setzen. Danach wird beim Buchen geprüft, ob die eingegebene Beleg-Nr. schon verwendet wurde.

Mitteilung auf Doppeleingabe prüfen

Wenn Sie diese Option markieren, dann wird beim Buchen mit einer bereits verwendeten Beleg-Nr. eine Mitteilung ausgegeben.

In Buchungsmaske mit Enter nur nicht ausgefüllte Pflichtfelder abfragen

Wenn Sie diese Option markieren, dann werden beim Buchen nur die Pflichtfelder abgefragt, welche nicht ausgefüllt sind. So können Sie den Buchungsablauf optimieren. Beim Buchen können Sie dann mit Return direkt von einem Pflichtfeld zum nächsten springen. Um trotzdem alle Felder eingeben zu können, müssen Sie die Tabulator-Taste verwenden.

Geschäftsjahr Vorschlag beim Buchen

Wenn Sie beim Buchen ein Datum ohne die Jahreszahl eingeben, wird das aktuelle Jahr automatisch ergänzt. Wenn Sie nicht das aktuelle Jahr sondern das Geschäftsjahr als Ergänzung haben möchten, markieren Sie diese Option. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt mehrere Buchungen für den Geschäftsabschluss des vergangenen Jahres vornehmen und somit für die Buchungen immer das Jahr des Geschäftsjahres vorgeschlagen wird.

Beleg auf Verknüfpung mit Bestellung prüfen

Mit der Funktion Kreditorenbuchhaltung > Start > Ansicht > Bestellung können Sie die verknüpften Bestellungen zu einer Kreditorenbuchung anzeigen. Falls Sie diese Funktion verwenden wollen, aktivieren Sie diese Option.

Mit der aktiven Option Inklusive Mehrwertsteuer werden die Auswertungen der Umsatzzahlen in den Dashboards der Kreditoren inkl. Mehrwertsteuer angezeigt.

1.Wählen Sie Einstellungen > Kreditorenbuchhaltung > Allgemein >  Dashboard Umsatzzahlen.

2.Markieren Sie die Option, wenn die Umsatzzahlen inkl. Mehrwertsteuer angezeigt werden sollen.

3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Sie können hier einen Verantwortlichen und einen Stellvertreter für den Kreditoren-Workflow bestimmen. Sollte ein vorerfasster Beleg abgelehnt werden, wird der Verantwortliche und dessen Stellvertreter des Kreditoren-Workflow per E-Mail benachrichtigt, sofern diesen Mitarbeitern die Kommunikationangabe Kreditoren-Workflow hinterlegt ist. Der Verantwortliche und dessen Stellvertreter kann für andere Sachbearbeiter Belege freigeben.

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Einstellungen > Allgemein > Kreditoren-Workflow.

2.Erfassen Sie den Verantwortlichen und den Stellvertreter für den Kreditoren-Freigabeprozess.

3.Klicken Sie anschliessend auf Änderungen speichern .

Damit die in der Vorerfassung freigegebenen Belege auch in der Vergütung ersichtlich sind (sofern keine Direktfreigabe vorhanden ist), muss das Häckchen Vergütungsfreigabe erforderlich aktiviert sein. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Einstellung > Vergütung.

2.Aktivieren Sie das Kästchen Vergütungsfreigabe erforderlich.

3.Bestätigen Sie mit Änderungen speichern .