Module > Serviceauftragsverwaltung > Stapelserviceauftrag

Wenn Sie für eine Installation aus der Kundeninstallationsverwaltung periodisch wiederkehrende Arbeiten ausführen müssen, können Sie die dafür benötigten Serviceaufträge als Stapelserviceaufträge definieren.

Stapelserviceaufträge werden in der Serviceauftragsverwaltung unter Extras > Stapelserviceauftrag verwaltet und erstellt.

Eine Übersicht über alle Stapelserviceauftrags-Definitionen finden Sie hier:

1.Klicken Sie Serviceauftragsverwaltung > Extras > Stapelserviceauftrag > Verwalten .

2.Das Fenster sieht wie folgt aus:

Service_Serviceauftrag_stapelserviceaufträge

3.Hier können Sie einen neuen Stapelserviceauftrag erfassen , bestehnde kopieren , ändern oder löschen .

Hinweise:

▪Mit der Option nur aktive Stapelserviceaufträge können Sie bestimmen, ob alle oder nur die momentan aktiven Stapelserviceaufräge angezeigt werden sollen.

▪Diese Stapelserviceaufträge können unter der Registerkarte Extras > Stapelservieauftrag > Erstellen ausgeführt werden.

▪Mit der Registerkarte Mutationen > Stapelserviceaufträge > Anpassen , können Sie die Mitarbeiter, Referenztexte und Servicearten in den Stapelserviceauftragsdefinitionen effizient ändern.

Was möchten Sie tun?

Um einen neuen Stapelserviceauftrag zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Serviceauftagsverwaltung > Extras > Stapelserviceauftrag > Verwalten .

2.Erstellen Sie einen neuen Stapelserviceauftrag mit Klick auf Neu oder wählen Sie einen bestehenden und wählen Sie Ändern .

3.Das Fenster sieht wie folgt aus:

Service_Serviceauftrag_Stapelserviceaufträge neu

4.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

5.Bestätigen Sie mit Ok .

Hinweis:

▪Ein Stapelserviceauftrag kann beliebig viele Servicepositionen enthalten.

Stapelserviceauftrag

Die Nummer für die Stapelserviceauftrags-Definition wird vom System abgefüllt.

Bezeichnung

Geben Sie hier eine Bezeichnung für die Stapelserviceauftrags-Definition ein.

Standort

Füllen Sie hier den Standort ein, der für die Stapelserviceaufträge verwendet werden soll.

Kunde

Nachdem Sie den Standort abgefüllt haben wird hier automatisch der Kunde, dem der Standort zugewiesen ist, abgefüllt. Den Inhalt dieses Feldes können Sie nicht ändern.

Kontaktperson

Selektieren Sie hier einen Kontakt aus der Auswahl oder geben Sie den Namen der Kontaktperson manuell ein. Über das Symbol Neue Kontaktperson lässt sich direkt ein neuer Kontakt erfassen. Erfasste Kontakte werden automatisch in der Adressverwaltung abgelegt. Der Aufbau der Kontaktperson (Reihenfolge Name, Vorname, Anrede) kann in den Einstellungen definiert werden.

Tel. Kontaktperson

Erfassen Sie hier die Telefonnummer der Kontaktperson.

Referenztext

In diesem Feld erfassen Sie einen Referenztext für den Stapelserviceauftrag.

Serviceart

Mit der Serviceart wählen Sie den Typ Arbeit, die im Stapelserviceauftrag vorgenommen wird.

Auftrag

Geben Sie hier den Auftrag ein, auf welchem die Leistungen verrechnet werden sollen.

gemäss Einstellung

Wenn diese Option nicht gesetzt ist, muss das Feld Auftrag zwingend abgefüllt werden. Ist die Option gesetzt, wird der Auftrag gemäss der Definition Auftrag in den Einstellungen ermittelt. Der Auftrag muss dann hier nicht zwingend angegeben werden. Es kann aber trotzdem ein Auftrag angegeben werden. Dieser wird verwendet, wenn gemäss Einstellung kein Auftrag gefunden wurde.

Letzter Termin

Unter Letzter Termin definieren Sie, welches Datum als Basis für die Intervall-Berechnung beim Erstellen von Stapelserviceaufträgen verwendet wird:

Letzter Stapelserviceauftrag: Datum des zuletzt erstellten Stapelserviceauftrages.
Letzter Servicegang: Datum des letzten über einen Stapelserviceauftrag erstellten Rapportes. Dazu werden im Normalfall nur Rapporte berücksichtigt, deren Datum nach dem Datum des Stapelserviceauftrages liegt. Wenn hier die Option vorgezogene berücksichtigen gesetzt wird, werden auch Rapporte, deren Datum vor dem Datum des Stapelserviceauftrages liegt, mit einbezogen. Dies allerdings nur maximal einen Intervall vor das Datum des Serviceauftrages. Die Option vorgezogene berücksichtigen kann nur verändert werden, solange noch kein Stapelserviceauftrag erstellt wurde.
Letzte Intervention: Datum des letzten Rapportes, egal ob dieser über einen Stapelserviceauftrag oder einen manuell erfassten Serviceauftrag erfasst wurde.

Saisons

Wählen Sie hier die Saisons, in der die Stapelserviceaufträge erstellt werden sollen.
Sollen für eine Installation, z.B. eine Klimaanlage, saisonbedingt Kontrollen mit unterschiedlichen Intervallen durchgeführt werden, so können Sie dies über die Saisons steuern. Erfassen Sie dazu je Intervall eine Stapelserviceauftrags-Definition und weisen Sie diese der entsprechend gewünschten Saison zu. Die Stapelserviceaufträge werden dann nur den in der Saison/den Saisons definierten Zeitbereichen erstellt.

Auftrag/Problem

Beschreiben Sie in diesem Feld die auszuführenden Arbeiten.

Mitarbeiter

Hier bestimmen Sie, welchem Mitarbeiter der Stapelserviceauftrag zugewiesen wird.

nur Bezahlte

Diese Option ist nur aktiv, wenn für Positionen in dieser Stapelserviceauftrags-Definition ein Wartungsvertrag vorhanden ist. Ist diese Option gesetzt, werden keine Stapelserviceaufträge erstellt solange noch offene Wartungsrechnungen vorhanden sind. In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit zu definieren, ob der Schalter im Standard gesetzt wird oder nicht.

Positionen

Für die in der Tabelle aufgeführten Installationen wird bei der Erstellung des Stapelserviceauftrages je eine Serviceposition in den Serviceauftrag eingefügt.

Installation

Wählen Sie hier eine Installation aus der Kundeninstallationsverwaltung aus, die Sie der Stapelserviceauftrags-Definition hinzufügen wollen.

Hinweise:

▪Wenn Sie einen Kontakt aus der Auswahl selektiert haben und das Feld Tel. Kontaktperson leer ist, wird beim Verlassen des Feldes die Telefonnummer des Kontakts automatisch abgefüllt.

▪Ist eine Stapelserviceauftrags-Definition einer oder mehreren Saisons zugewiesen, so werden die Stapelserviceaufträge nur im Beginn-Ende-Bereich der Saison(s) erstellt. Ist keine Saison zugewiesen so wird das ganze Jahr als Bereich verwendet.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Um zusätzliche Positionen hinzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Öffnen Sie zuerst den gewünschten Stapelserviceauftrag.

Service_Serviceauftrag_Stapelserviceaufträge_Positionen

2.Klicken Sie auf Neue Position .

Service_Serviceauftrag_Stapelserviceaufträge_Positionen verwalten

3.Fügen Sie wie gewünscht eine neue Position hinzu und bestätigen Sie mit Ok .

Nachdem Sie die Stapelserviceauftrags-Definitionen hinzugefügt haben, können Sie Stapelserviceaufträge erstellen.

1.Wählen Sie Extras > Stapelserviceauftrag > Erstellen .

2.Definieren Sie unter Serviceaufträge per das Datum, bis zu diesem die Stapelserviceaufträge erstellt werden sollen.

Service_Serviceauftrag_Stapelserviceaufträge_erstellen

3.Mit Klick auf Suchen werden alle fälligen Stapelserviceaufträge bis zum eingegebenen Datum aufgelistet und markiert .

4.Wenn Sie mit den Angaben einverstanden sind, klicken Sie auf Ok , um die Stapelserviceaufträge zu erstellen.

Hinweis:

▪Diese wiederkehrenden Serviceaufträge können unter der Registerkarte Extras > Stapelservieauftrag > Verwalten definiert werden.

Was möchten Sie tun?

1.Markieren Sie die gewünschten Zeilen.

2.Geben Sie anschliessend im Feld Datum das gewünschte Datum an, per welchem der Stapelserviceauftrag erstellt werden soll.

3.Mit einem Klick auf die Schaltfläche Datum Stapelserviceaufträge korrigieren wird für die markierten Zeilen das Datum gesetzt.

4.Das korrigierte Datum ist in der Spalte Datum egalisiert ersichtlich.

5.Mit der Schaltfläche Suchen werden alle fälligen Serviceaufträge bis zum angegebenen Datum aufgelistet.

6.Markieren Sie die vorgeschlagenen Serviceaufträge, die Sie erstellen wollen.

7.Haben Sie die Auswahl getroffen, speichern Sie diese mit einem Klick auf Ok .

8.Nachdem die neuen Serviceaufträge erstellt wurden, erscheint das folgende Fenster:

Service_Serviceauftrag_Stapelserviceaufträge_Formular auswählen

9.Hier wählen Sie die Formulare aus, die Sie für den Druck verwenden wollen.

10.Klicken Sie anschliessend auf Bildschirm oder Drucker , um den Ausdruck zu starten.

11.Beim Erstellen der Stapelserviceaufträge bzw. der Servicepositionen werden, wie beim manuellen Erstellen einer Serviceposition, in der Warteschlange E-Mails für den automatischen Versand erstellt. Dies ist abhängig von den Einstellungen auf dem Status.

Hinweise:

▪Für die Erstellung der Stapelserviceaufträge ist generell das Datum in der Spalte Datum egalisiert massgebend.

▪Falls Sie in den Einstellungen der Serviceauftragsverwaltung unter Auftrag die Option pro Stapelserviceauftrag gesetzt und eine Bezeichnung angegeben haben, wird bei der Erstellung der Stapelserviceaufträge je Serviceauftrag ein neuer Auftrag erstellt.

▪Wenn auf einer Installation eine oder mehrere Bereitstellung(en) mit der Option Buchen erfasst ist, so werden beim Erstellen der Stapelservicepositionen die Bereitstellungen automatisch als Rapporte erstellt und der Serviceposition zugewiesen.