Stapelserviceaufträge verwalten

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Stapelserviceaufträge verwalten

Stapelserviceaufträge verwalten

Eine Übersicht über alle Stapelserviceauftrags-Definitionen finden Sie hier:

1.Klicken Sie Serviceauftragsverwaltung > Extras > Stapelserviceauftrag > Verwalten Stapel verwalten_16x16.

2.Das Fenster sieht wie folgt aus:

Service_Serviceauftrag_stapelserviceaufträge

3.Hier können Sie einen neuen Stapelserviceauftrag erfassen Neu_16x16, bestehnde kopieren Kopieren_16x16, ändern Ändern_16x16 oder löschen Löschen_16x16.

Hinweise:

▪Mit der Option nur aktive Stapelserviceaufträge können Sie bestimmen, ob alle oder nur die momentan aktiven Stapelserviceaufräge angezeigt werden sollen.

▪Diese Stapelserviceaufträge können unter der Registerkarte Extras > Stapelservieauftrag > Erstellen Massenmutation starten_16x16 ausgeführt werden.

▪Mit der Registerkarte Mutationen > Stapelserviceaufträge > Anpassen Massenmutation_Serviceaufträge_16x16, können Sie die Mitarbeiter, Referenztexte und Servicearten in den Stapelserviceauftragsdefinitionen effizient ändern.
Toggle-auf_16x16_blackNachfolgend sehen Sie eine Beschreibung zu den vorhandenen Symbolen:

Suchen_32x32

Mit diesem Symbol lösen Sie die Suche nach den Stapelserviceaufträgen aus. Geben Sie zuvor die Suchkriterien in den Suchfeldern ein.

neu_32x32

Mit diesem Symbol können Sie neue Stapelserviceaufträge erstellen oder die Registerkarte Start > Stapelserviceaufträge > Neu.

Kopieren

Um einen Stapelserviceauftrag zu kopieren, wählen Sie diese Schaltfläche oder die Registerkarte Start > Stapelserviceaufträge > Kopieren.

Ändern_32x32

Um einen bestehenden Stapelserviceauftrag zu ändern, wählen Sie die gewünschte Zeile aus und klicken danach auf diese Schaltfläche oder die Registerkarte Start > Stapelserviceauftrag > Ändern.

Löschen

Wenn Sie einen Stapelserviceauftrag löschen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche oder wählen Sie die Registerkarte Start > Stapelserviceauftrag > Löschen.

Was möchten Sie tun?

Toggle-auf_16x16_blackNeue Stapelserviceauftrags-Definition erstellen

Um einen neuen Stapelserviceauftrag zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Serviceauftagsverwaltung > Extras > Stapelserviceauftrag > Verwalten Stapel verwalten_16x16.

2.Erstellen Sie einen neuen Stapelserviceauftrag mit Klick auf Neu Neu_16x16 oder wählen Sie einen bestehenden und wählen Sie Ändern Ändern_16x16.

3.Das Fenster sieht wie folgt aus:

Service_Serviceauftrag_Stapelserviceaufträge neu

4.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

5.Bestätigen Sie mit Ok Okay_16x16.

Hinweis:

▪Ein Stapelserviceauftrag kann beliebig viele Servicepositionen enthalten.

Stapelserviceauftrag

Die Nummer für die Stapelserviceauftrags-Definition wird vom System abgefüllt.

Bezeichnung

Geben Sie hier eine Bezeichnung für die Stapelserviceauftrags-Definition ein.

Standort

Füllen Sie hier den Standort ein, der für die Stapelserviceaufträge verwendet werden soll.

Kunde

Nachdem Sie den Standort abgefüllt haben wird hier automatisch der Kunde, dem der Standort zugewiesen ist, abgefüllt. Den Inhalt dieses Feldes können Sie nicht ändern.

Kontaktperson

Selektieren Sie hier einen Kontakt aus der Auswahl oder geben Sie den Namen der Kontaktperson manuell ein. Über das Symbol Neue Kontaktperson Tabelle neu_16x16 lässt sich direkt ein neuer Kontakt erfassen. Erfasste Kontakte werden automatisch in der Adressverwaltung Proffix_Adressverwaltung_16x16 abgelegt.  Der Aufbau der Kontaktperson (Reihenfolge Name, Vorname, Anrede) kann in den Einstellungen definiert werden.

Tel. Kontaktperson

Erfassen Sie hier die Telefonnummer der Kontaktperson.

Referenztext

In diesem Feld erfassen Sie einen Referenztext für den Stapelserviceauftrag.

Serviceart

Mit der Serviceart wählen Sie den Typ Arbeit, die im Stapelserviceauftrag vorgenommen wird.

Auftrag

Geben Sie hier den Auftrag ein, auf welchem die Leistungen verrechnet werden sollen.

gemäss Einstellung

Wenn diese Option nicht gesetzt ist, muss das Feld Auftrag zwingend abgefüllt werden. Ist die Option gesetzt, wird der Auftrag gemäss der Definition Auftrag in den Einstellungen ermittelt. Der Auftrag muss dann hier nicht zwingend angegeben werden. Es kann aber trotzdem ein Auftrag angegeben werden. Dieser wird verwendet, wenn gemäss Einstellung kein Auftrag gefunden wurde.

Letzter Termin

Unter Letzter Termin definieren Sie, welches Datum als Basis für die Intervall-Berechnung beim Erstellen von Stapelserviceaufträgen verwendet wird:

Letzter Stapelserviceauftrag: Datum des zuletzt erstellten Stapelserviceauftrages.
Letzter Servicegang: Datum des letzten über einen Stapelserviceauftrag erstellten Rapportes. Dazu werden im Normalfall nur Rapporte berücksichtigt, deren Datum nach dem Datum des Stapelserviceauftrages liegt. Wenn hier die Option vorgezogene berücksichtigen gesetzt wird, werden auch Rapporte, deren Datum vor dem Datum des Stapelserviceauftrages liegt, mit einbezogen. Dies allerdings nur maximal einen Intervall vor das Datum des Serviceauftrages. Die Option vorgezogene berücksichtigen kann nur verändert werden, solange noch kein Stapelserviceauftrag erstellt wurde.
Letzte Intervention: Datum des letzten Rapportes, egal ob dieser über einen Stapelserviceauftrag oder einen manuell erfassten Serviceauftrag erfasst wurde.

Saisons

Wählen Sie hier die Saisons, in der die Stapelserviceaufträge erstellt werden sollen.
Sollen für eine Installation, z.B. eine Klimaanlage, saisonbedingt Kontrollen mit unterschiedlichen Intervallen durchgeführt werden, so können Sie dies über die Saisons steuern. Erfassen Sie dazu je Intervall eine Stapelserviceauftrags-Definition und weisen Sie diese der entsprechend gewünschten Saison zu. Die Stapelserviceaufträge werden dann nur den in der Saison/den Saisons definierten Zeitbereichen erstellt.

Auftrag/Problem

Beschreiben Sie in diesem Feld die auszuführenden Arbeiten.

Mitarbeiter

Hier bestimmen Sie, welchem Mitarbeiter der Stapelserviceauftrag zugewiesen wird.

nur Bezahlte

Diese Option ist nur aktiv, wenn für Positionen in dieser Stapelserviceauftrags-Definition ein Wartungsvertrag vorhanden ist. Ist diese Option gesetzt, werden keine Stapelserviceaufträge erstellt solange noch offene Wartungsrechnungen vorhanden sind. In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit zu definieren, ob der Schalter im Standard gesetzt wird oder nicht.

Positionen

Für die in der Tabelle aufgeführten Installationen wird bei der Erstellung des Stapelserviceauftrages je eine Serviceposition in den Serviceauftrag eingefügt.

Installation

Wählen Sie hier eine Installation aus der Kundeninstallationsverwaltung aus, die Sie der Stapelserviceauftrags-Definition hinzufügen wollen.

Hinweise:

▪Wenn Sie einen Kontakt aus der Auswahl selektiert haben und das Feld Tel. Kontaktperson leer ist, wird beim Verlassen des Feldes die Telefonnummer des Kontakts automatisch abgefüllt.

▪Ist eine Stapelserviceauftrags-Definition einer oder mehreren Saisons zugewiesen, so werden die Stapelserviceaufträge nur im Beginn-Ende-Bereich der Saison(s) erstellt. Ist keine Saison zugewiesen so wird das ganze Jahr als Bereich verwendet.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Tabelle neu_32x32

Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie die im Feld Installation aufgeführte Installation dem Stapelserviceauftrag hinzufügen möchten. Die Installation wird dann in das Fenster Positionen Stapelserviceauftrag verwalten übernommen.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Um die Adresse im nebenstehenden Feld oder die markierte Position zu ändern, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Wenn Sie eine Position löschen wollen, markieren Sie diese in der Tabelle und klicken auf diese Schaltfläche.
Toggle-auf_16x16_blackStapelserviceauftrags-Definition kopieren, ändern oder löschen

Um einen bestehenden Stapelserviceauftrag zu bearbeiten, müssen Sie zuerst einen Stapelserviceauftrag suchen.

Was möchten Sie tun?

Um einen bestehenden Stapelserviceauftrag zu kopieren, müssen Sie zuerst den zu kopierenden Stapelserviceauftrag suchen.

1.Wählen Sie nun den gewünschten Stapelserviceauftrag aus und klicken Sie dann auf Start > Kopieren Kopieren_16x16.

2.Das Fenster sieht wie folgt aus:

Service_Serviceauftrag_Stapelserviceaufträge kopieren

3.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

4.Bestätigen Sie mit Ok Okay_16x16.

Um einen bestehenden Stapelserviceauftrag zu ändern, müssen Sie zuerst den zu ändernden Stapelserviceauftrag suchen.

1.Wählen Sie nun den gewünschten Stapelserviceauftrag aus und klicken Sie dann auf Start > Ändern Ändern_16x16.

2.Das Fenster sieht wie folgt aus:

Service_Serviceauftrag_Stapelserviceaufträge kopieren

3.Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, bestätigen Sie mit Ok Okay_16x16.

Um einen bestehenden Stapelserviceauftrag zu löschen, müssen Sie zuerst den zu löschenden Stapelserviceauftrag suchen.

1.Wählen Sie nun den gewünschten Stapelserviceauftrag aus und klicken Sie dann auf Start > Löschen Löschen_16x16.

2.Es erscheint folgender Hinweis:

Service_Serviceauftrag_Stapelserviceaufträge löschen

3.Bestätigen Sie mit Ok Okay_16x16.

Hinweis:

▪Eine Stapelserviceauftrags-Definition kann nicht mehr gelöscht werden, wenn bereits ein Stapelserviceauftrag erstellt wurde.
Toggle-auf_16x16_blackNeue Position zu Stapelserviceauftrags-Definition hinzufügen

Um zusätzliche Positionen hinzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Öffnen Sie zuerst den gewünschten Stapelserviceauftrag.

Service_Serviceauftrag_Stapelserviceaufträge_Positionen

2.Klicken Sie auf Neue Position Tabelle neu_16x16.

Service_Serviceauftrag_Stapelserviceaufträge_Positionen verwalten

3.Fügen Sie wie gewünscht eine neue Position hinzu und bestätigen Sie mit Ok Okay_16x16.

Installation

Wählen Sie hier die Installation aus, die Sie hinzufügen möchten.

Installation

Hier wird automatisch die Nummer der gewählten Installation abgefüllt.

Bezeichnung 1

In dieses Feld wird die Bezeichnung der gewählten Installation abgefüllt.

Erster Serviceauftrag

Definieren Sie hier, wann der erste Stapelserviceauftrag erstellt werden soll.

Ende Serviceauftrag

Mit diesem Eintrag legen Sie fest, bis zu welchem Datum Stapelserviceaufträge erstellt werden sollen.

Letzter Serviceauftrag

Hier wird angezeigt, wann der letzte Stapelserviceauftrag erstellt wurde. Den Inhalt dieses Feldes können Sie nicht ändern.

Letzter Servicegang

Dieses Feld beinhaltet das Datum, an dem die letzte Aktion (letzter Rapport) an der gewählten Installation über einen Stapelserviceauftrag durchgeführt wurde.

Intervallart

Selektieren Sie hier die Art der Intervalle, in der die Stapelserviceaufträge erstellt werden sollen. Folgende Intervallarten sind möglich: inaktiv, Tage, Monate, Quartale, Halbjahre, Jahre.

Intervall

Mit dem Intervall definieren Sie (zusammen mit der Intervallart) die Grösse des Intervalls, z.B. alle 10 Tage, alle 2 Monate und so weiter.

Priorität

Legen Sie hier fest, mit welcher Priorität die Serviceposition im Stapelserviceauftrag erstellt werden soll.

Planzeit

Definieren Sie hier den geplanten Aufwand für die Arbeiten.

Wartungsvertrag

Ist für die Installation ein Wartungsvertrag vorhanden wird dessen Nummer hier angezeigt.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Tabelle neu_32x32

Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie eine zusätzliche Position hinzufügen wollen.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Um eine bestehende Stapelserviceauftrags Position zu ändern, wählen Sie die gewünschte Zeile aus und klicken danach auf diese Schaltfläche.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Wenn Sie eine Stapelserviceauftrags Position löschen wollen, wählen Sie die Position aus und klicken dann auf diese Schaltfläche.
Toggle-auf_16x16_blackPositionen bearbeiten

Sie können bestehende Positionen von Stapelserviceaufträgen auch ändern oder löschen.

Was möchten Sie tun?

1.Um eine Position zu ändern, wählen Sie diese aus und klicken dann auf Position ändern Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16 oder öffnen diese mit einem Doppelklick.

2.Das Fenster sieht wie folgt aus:

Service_Serviceauftrag_Stapelserviceaufträge_Positionen ändern

3.Nachdem Sie die gewünschten Anpassungen vorgenommen haben, speichern Sie diese mit einem Klick auf Ok Okay_16x16 .

1.Um eine Position zu ändern, wählen Sie diese aus und klicken dann auf Position löschen Tabelle löschen Zeile ausgewählt_16x16.

2.Die Position wird direkt gelöscht.

3.Speichern Sie mit Klick auf Ok Okay_16x16.
Toggle-auf_16x16_blackStapelserviceauftrags-Definition durch Massenmutation anpassen

Wenn Sie für mehrere Stapelserviceaufträge bestimmte Werte verändern wollen, steht Ihnen dazu unter Start > Stapelserviceauftrag > Verwalten Stapel verwalten_16x16 die Funktion Mutationen > Stapelserviceaufträge > Anpassen Massenmutation_Serviceaufträge_16x16 zur Verfügung.

1.Führen Sie unter Start eine Suche Suchen_16x16 aus.

2.Wechseln Sie anschliessend ins Register Mutationen.

3.Das Fenster sieht wie folgt aus:

Service_Serviceauftrag_Stapelserviceaufträge_Mutationen

4.Wählen Sie hier die Stapelserviceaufträge aus, die mutiert werden sollen.

5.Über das Symbol Anpassen Massenmutation_Serviceaufträge_16x16 gelangen Sie in das folgende Fenster:

Service_Serviceauftrag_Stapelserviceaufträge_Mutationen Fenster

6.Definieren Sie hier nun unter Stapelserviceauftragsfelder ändern alle Felder, mit den dazugehörigen Werten. Wählen Sie dazu das gewünschte Stapelserviceauftragsfeld aus und geben Sie anschliessend den neuen Wert für dieses Feld ein.

7.Klicken Sie anschliessend auf hinzufügen, um die Definition zu speichern.

8.Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Änderungen definiert haben.

9.Bestätigen Sie mit Ok Okay_16x16.