Module > Zeitverwaltung

Mit der Zeitverwaltung haben Sie die Kontrolle über die Präsenzzeit und die Ferien Ihrer Mitarbeiter. Sie können eine Stundenabrechnungen ausführen und so den Stundensaldo (+/-) der Mitarbeiter ermitteln. Wenn Sie die gearbeiteten Stunden der Mitarbeiter auf Projekte oder Aufträge erfassen und auswerten oder diese verrechnen wollen, dann verwenden Sie das Modul Leistungsverwaltung anstelle der Zeitverwaltung.

Das Modul Zeitverwaltung finden Sie in der Proffix-Leiste unter der Gruppe Module.

Zeit_Allgemein

Die zwei wichtigsten Grundfunktionen der Zeitverwaltung:

Mit der Funktion Neu werden in der Zeitverwaltung neue Stunden erfasst.

1.Wenn Sie neue Stunden hinzufügen möchten, klicken Sie auf Neu .

Zeit_Start_Neu

2.Definieren Sie die nötigen Angeben.

3.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Stundentotale

Hier sehen Sie die Anzahl Stunden des eingegebenen Mitarbeiters für das eingegebene Datum, die Woche oder den Monat des Datums sowie die Differenz der erfassten Stunden zu den Sollstunden. Zusätzlich sehen Sie den Stundensaldo bis und mit dem Vortag des eingegebenen Datums. Die Monatszahlen sind immer gemäss der in den Einstellungen definierten Lohnperiode +1 ab gerechnet. Wenn dort z.B. 20 definiert wurde, dann werden die Monatszahlen vom März mit dem Datumsbereich 20.2. bis 19.3. gerechnet.

Mitarbeiter

In diesem Feld müssen Sie den Mitarbeiter eingeben, für welchen Sie die Stunden erfassen. Wenn Sie dem Mitarbeiter eine Stundenart zugewiesen haben, wird diese automatisch abgefüllt, sofern noch keine Stundenart eingegeben wurde.

Stundenantrag

Die Option Stundenantrag ist mit einer Stundenart mit der Option Stunden Antrag automatisch aktiv. Die Option ist immer Read Only und kann vom Erfasser nicht bearbeitet werden.

Stundenart

Die Stundenart wird aufgrund des Mitarbeiters vorgeschlagen. Sie können diese aber überschreiben. Aufgrund der Option Start-/Endzeit erfassen der Stundenart wird bestimmt, ob Sie hier eine Start- und eine Endzeit sowie die Pause oder nur die Ist-Stunden eingeben können.

Datum

Geben Sie in diesem Feld das Datum ein, an dem die Stunden geleistet wurden.

Woche

Hier sehen Sie die Kalenderwoche zum eingegebenen Datum. Diese wird automatisch abgefüllt.

Periode Lohn

Beim Erfassen der Stunden wird Ihnen das Feld Periode Lohn aufgrund der Einstellungen automatisch abgefüllt und steuert, in welcher Lohnperiode die Lohnbewegung in der Lohnbuchhaltung erstellt wird. Diese Angabe können Sie bei Bedarf manuell anpassen. Diese Eingabe hat nur eine Bedeutung, wenn auf der eingegebenen Stundenart eine Lohnart angegeben wurde.

Startzeit/Endzeit/Pause

Wenn Sie anstelle der Stundenzahl die Zeit von/bis eingeben wollen, dann erfassen Sie hier die Start- und die Endzeit. Zusätzlich können Sie die Pause in Stunden angeben. Die Anzahl der Ist-Stunden wird dann aufgrund von Start- und Endzeit abzüglich Pause ermittelt. Diese Felder können nur erfasst werden, wenn auf der eingegebenen Stundenart die Option Start-/Endzeit erfassen gesetzt ist.

Ist-Stunden

Hier können Sie die gearbeiteten Stunden eingeben. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn auf der eingegebenen Stundenart die Option Start-/Endzeit erfassen nicht gesetzt ist. Ansonsten werden die Ist-Stunden aufgrund der Start- und Endzeit sowie der Pause ermittelt.

Bemerkungen

Dieses Feld kann für beliebige Bemerkungen oder die Umschreibung der gearbeiteten Stunden verwendet werden.

Hinweise:

▪Mit der Benutzerverwaltung können Sie steuern, welcher Benutzer für welche Mitarbeiter Stunden erfassen darf.

▪Um die Stunden zu kontrollieren oder gesammelt zu erfassen, können Sie auch die Funktion Stundenerfassung verwenden.

▪Falls nach der letzten Stundenabrechnung Stunden geändert wurden, müssen Sie eine aktuelle Stundenabrechnung ausführen, damit Sie hier auch die korrekten Salden sehen.

▪Falls Stunden genehmigt werden müssen, dann werden diese erst in die Lohnbuchhaltung übernommen, wenn der Antrag genehmigt ist.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Mit den Stunden werden die Präsenzzeiten der Mitarbeitern erfasst. Sie können im Modul Zeitverwaltung mit Start > Stunden solche Stunden erfassen, ändern oder löschen.

Um die monatliche Erfassung oder Kontrolle der Stunden zu vereinfachen, können diese mit der Funktion Stundenerfassung gesammelt in tabellarischer Form erfasst werden.

1.Um die Stundenerfassung zu starten, wählen Sie Zeitverwaltung > Start > Stunden > Stundenerfassung .

2.Geben Sie unter Periode den Monat ein, für welchen Sie die Stunden erfassen wollen.

3.Definieren Sie den Mitarbeiter und klicken Sie anschliessend auf Suchen .

Zeit_Verwaltung_Stundenerfassung

4.Erfassen Sie die Stunden direkt in der Tabelle.

Zeit_Verwaltung_Stunden bearbeiten

5.Im Fenster Stundenerfassung sehen Sie eine Übersicht über den Stundensaldo des Vormonats und des aktuellen Monats. Ebenso werden die Feriensalden angezeigt. In den Salden des aktuellen Monats werden zusätzlich eventuelle Saldokorrekturen eingerechnet.

Zeit_Verwaltung_Saldo anzeigen

6.Geben Sie alle nötigen Angaben ein.

7.Klick auf Speichern , um die Angaben zu bestätigen.

Hinweise:

▪Falls nach der letzten Stundenabrechnung Stunden geändert wurden, müssen Sie eine aktuelle Stundenabrechnung ausführen, damit Sie hier auch die korrekten Salden sehen.

▪Aufgrund der Angabe Lohnperiode +1 ab in den Einstellungen wird der Datumsbereich der angezeigten Tage bestimmt.

▪Gesperrte Stunden werden in der Tabelle mit roter Schrift dargestellt und können nicht geändert werden.

▪Offene Stunden werden mit rotem Hintergrund angezeigt.

▪Mit den Symbolen Neu , Kopieren und Löschen in der Multifunktionsleiste können Sie neue Zeilen für ein Datum hinzufügen oder bestehende Zeilen kopieren und löschen.

▪Sie können auch mit der Insert-Taste neue Zeilen hinzufügen.

Tipp:

▪Bei der Eingabe springen Sie mit der Tabulator-Taste von Feld zu Feld. Wenn Sie die Return-Taste verwenden, springen Sie nur innerhalb der Felder Stundenart, Startzeit, Endzeit und Pause bzw., je nach Stundenart, innerhalb von Stundenart und Ist-Stunden.

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

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Einleitung

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