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Zukunft ERP – Interview mit Jürg Danuser

Zukunft ERP – Interview mit Jürg Danuser

«In der Daten­nutzung liegt ein grosses Potenzial, das noch lange nicht ausgeschöpft ist»

Jürg Danuser, CTO, arbeitet seit 2015 bei Proffix Software AG. Seit mehr als sieben Jahren leitet er die Entwicklungsabteilung des Herstellers von KMU Business Software und ist Mitglied der Geschäftsleitung. Neben­beruflich doziert er seit vielen Jahren am Berufs- und Weiterbildungs­zentrum Buchs-Sargans und ist Chefexperte für Informatiker/innen EFZ Applikationsentwicklung.

Jürg Danuser, welchen Wert hat ein ERP für ein KMU heute?

JD Das hängt stark davon ab, wie es genutzt wird. Werden damit ausschliesslich die administrativen Abläufe geregelt, schafft es einen Standard und bildet das Rückgrat eines KMU, vergleichbar mit einer Grundversicherung. Wird es darüber hinaus dazu eingesetzt, die Prozesse entlang der Wertschöpfungskette und den Datenaustausch zu automatisieren, steigert es die Effekti­vität, erhöht die Effizienz und erlaubt, Kosten zu sparen. Ein ERP birgt jedoch einen noch weit wichtigeren Wert: den im System gesammelten Datenschatz. Der Umgang damit spielt in Zukunft eine bedeutende Rolle. 

Wie ist das gemeint? In einem ERP wie Proffix lassen sich die Daten ja schon 
heute auswerten.

JD Das ist richtig, jedoch beziehen sich diese Daten in der Regel auf die Vergangenheit. Es lassen sich zwar auf Knopfdruck Auswertungen erstellen und erkennen, wie sich der Einkaufspreis im definierten Zeitraum verändert hat, wie sich Absatz und Umsatz entwickeln oder wie es um die aktuelle Zahlungsmoral und Liquidität steht. Mit diesen Auswertungen erhalten wir eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage, jedoch keine datengestützten Prognosen. 

Was bedeutet das? 

JD In der Nutzung von Daten liegt ein grosses Potenzial, das noch lange nicht ausgeschöpft ist. Dabei geht es beim Umgang mit den ­Daten nicht nur um eine technologisch zu lösende Aufgabe, sondern um einen Paradigmenwechsel. Es stellt sich künftig nicht mehr nur die Frage, welche Funktionen ­einer Software ein KMU benötigt, sondern, welche Daten wichtig sind, um ein Geschäft zu steuern. Data First heisst dieser Ansatz, der besagt, dass Daten im Zentrum von Entscheidungen und Geschäftsprozessen ­stehen sollten. Daten werden als wertvolles Gut verstanden, das genutzt werden kann, um bessere Entscheidungen zu treffen und neue Erkenntnisse zu gewinnen. Die Bedeutung des Data-First-Ansatzes ist bei ERP-Systemen vergleichbar mit dem Mobile-First-Ansatz bei Webapplikationen.

 

«Die Bedeutung des Data-First-Ansatzes ist bei ERP-Software vergleichbar mit dem Mobile-First-Ansatz bei Webapplikationen.»

Jürg Danuser, CTO Proffix Software AG

 

Lässt sich das mit einem Beispiel ver­an­schaulichen?

JD Nehmen wir das Beispiel eines Getränkehändlers, dessen Absätze von Jahreszeiten, Verkaufsstandorten und sportlichen Grossereignissen beeinflusst werden können. Um Vorhersagen über die Absatzentwicklung machen zu können, müssen die im ERP gesammelten Daten zu den Verkäufen, Bestellungen, Kunden, Kampagnen und so weiter verknüpft, die Daten bereinigt und in einem Datenmodell organisiert werden. Mithilfe einer Datenanalyse lassen sich Muster erkennen und Trends identifizieren und auf den Ergebnissen Prognosen erstellen. Dafür können verschiedene Methoden und neue Technologien wie Machine-Learning-Modelle zum Einsatz kommen. Diese Modelle lassen sich verfeinern und die Ergebnisse dadurch verbessern. 

Wie genau werden die Modelle genutzt?

JD Machine-Learning-Modelle oder maschinelle Lernmechanismen sind eine wichtige Anwendung der künstlichen Intelligenz (KI). Sie verbinden statistische Methoden und 
Algorithmen, um aus Daten zu lernen und Vorhersagen oder Entscheidungen zu treffen. Im Gegensatz zu statistischen Auswertungen, die sich nicht einfach verändern lassen, lernt das Modell mit jeder Eingabe. ­Dadurch lassen sich Prognosen stetig verbessern und den Marktveränderungen ­anpassen. Dazu kommt bei Algorithmen der Vorteil, dass die Ergebnisse immer auf denselben Werten basieren. Das unterscheidet technische Prognosen von mensch­lichen, da der Mensch interpretiert und die Ergebnisse gefärbt sind.

 

 

«Der IT muss ein ebenso hoher Stellenwert eingeräumt werden wie anderen Bereichen in der Unternehmensführung.»

Jürg Danuser, CTO Proffix Software AG

 

Was braucht es, um die Daten für die ­eigene Geschäftstätigkeit besser zu nutzen?

JD Die Technologien, die es uns erlauben, die Daten in einem ERP besser zu nutzen, sind bereits vorhanden. ChatGPT und Co. demonstrieren uns das gerade in eindrücklicher Weise. Der grosse Unterschied liegt bei diesen Anwendungen jedoch ­darin, dass es sich um anonyme Daten aus dem Internet handelt. Die im ERP gesammelten Daten stehen jedoch im direkten Bezug zur Geschäftstätigkeit. Die Frage, wie sie genutzt werden sollen, ist deshalb nicht technologisch, sondern unternehmerisch zu beantworten. 

Kommen wir zum Thema Automati­sation. Spielt der Data-First-Ansatz auch hier eine Rolle? 

JD Auf jeden Fall. Wie wichtig der Data-First-Ansatz seit langem ist, zeigt sich in einem CRM. Werden die kundenrelevanten Daten nicht sauber gepflegt, bringen Kundenkampagnen oft wenig Rücklauf. Aber auch bei der Rechnungstellung sind hochwertige Daten für die Automatisierung essenziell, um Fehler und Reklamationen zu vermeiden. Als zentraler Datenhub übernimmt das ERP auch bei der Automatisierung eine bedeutende Rolle. 

Was ist bei der Automatisierung zu ­beachten? 

JD Beim Thema Automatisation ist mir wichtig zu betonen, dass Unternehmen keine Angst haben sollten, sich die Frage nach Automatisierung überhaupt zu stellen. Es gibt in jedem KMU nach wie vor unzählige Aufgaben, die repetitiv und langweilig sind und besser von einem Computer erledigt werden können. Wird die Automatisierung mit dem Zweck verfolgt, Ineffizienzen zu vermeiden und Zeit für wichtige Aufgaben zu gewinnen, wird sie, wie die Erfahrung aus der ­Praxis zeigt, meist sehr positiv wahrgenommen. Manchmal sind Mitarbeitende ­sogar bei einer wenig emotionsgeladenen Software, wie es ein ERP ist, richtig begeistert.

Wo ist Automatisierung sinnvoll?

JD Grundsätzlich auf verschiedensten Ebenen. In erster Linie aber sicher überall dort, wo sie direkt im System erfolgt, wie das bei der Einführung der QR-Rechnung der Fall war und wofür wir nun einen Kreditorenworkflow inkl. App entwickelt haben. Automati­sierungen wie diese zu nutzen ist Teil einer modernen Unternehmensführung. Auch ­innerhalb der Funktionen bietet Proffix zahlreiche Möglichkeiten für automatisierte Workflows, ob in der Warenbewirtschaftung, im Zahlungswesen oder in der Personalführung. Werden diese in den Prozessen eines KMU noch nicht genutzt, macht Automatisierung Sinn. Auch die Einbindung von Lieferanten ins ERP birgt ein grosses Potenzial für durchgängige Prozesse. 

Hier spielt dann auch das Thema Vernetzung eine Rolle.

JD Genau, und mit der Vernetzung einher geht die Konnektivität. Bei der Vernetzung ­werden verschiedene Systeme zu einer funktionalen Einheit verbunden, bei der Konnektivität kommunizieren die Systeme miteinander und tauschen Daten aus. In ­beiden Fällen geht es um die zentrale Frage, wie Medienbrüche behoben werden können. Also wenn beispielsweise etwas ausgedruckt, eingepackt und verschickt wird, was genauso gut zwischen zwei Systemen elektronisch ausgetauscht werden könnte. Oder wo beispielsweise eine Branchen­software eingesetzt wird, die nicht ins ERP integriert ist, wodurch in der Buchhaltung Doppelspurigkeiten entstehen. Aber auch autonom betriebene Webshops verursachen teure Medienbrüche.

Wie lassen sich diese Medienbrüche und Doppelspurigkeiten beheben?

JD Neben Punkt-zu-Punkt-Schnittstellen wie beispielsweise EDI (Electronic Data ­Interchange), die im Handel und in der ­Logistik für den Austausch von Geschäftsdokumenten eingesetzt wird, bietet die Px5 REST-API-Schnittstelle eine breite ­Palette von Möglichkeiten. Sie nutzt das HTT-Protokoll und ermöglicht den Datenaustausch zwischen Proffix und Webanwendungen, mobilen Apps und IoT-Geräten. 

Fassen wir zusammen: Es geht um Data First, Automatisierung und Vernetzung, um das ERP für die Zukunft fit zu machen und den Wert zu erhöhen. Wie lässt sich das alles bewerkstelligen?

JD Wie heisst doch der Claim einer grossen Sportmarke: Just do it. Es ist wie im Leben sonst, am Anfang steht die Bereitschaft, die Einstellung zu verändern. Die Technologie ist schon sehr weit fortgeschritten und überholt uns in schnellen Schritten. KMU, die sie zu nutzen wissen, laufen um den Sieg. Technologie muss zur Wertschöpfung eines KMU beitragen. Der IT sollte deshalb ein ebenso hoher Stellenwert eingeräumt werden wie anderen Bereichen der Unternehmensführung.