Zeit für die digitalisierte Dokumentenablage

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Ein digitales und cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ebnet nicht nur den Weg für einen geregelten Zugriff auf Geschäftsunterlagen, sondern auch für deren papierlose und gesetzeskonforme Ablage und Archivierung. Warum heute ein DMS in jeder Geschäftsadministration Sinn macht.

Die Vielzahl an Dokumenten und Kommunikationskanälen stellt Unternehmen immer häufiger vor die Herausforderung einer zentralen und geregelten Ablage. Gleichzeitig hat sich in der Pandemie das hybride Arbeiten so weit durchgesetzt, dass der RemoteZugriff der Mitarbeitenden auf die unternehmenseigenen Systeme eine immer grössere Bedeutung erhält. Das heisst, jedes Dokument – ob per Post, per E-Mail oder über einen anderen Kanal erhalten, ob neu erstellt oder basierend auf einem früheren Dokument bearbeitet – sollte digital zugänglich und «geordnet» abgelegt werden können. Mit der alleinigen digitalisierten Ablage von Dokumenten steigen aber auch die Anforderungen an den Schutz vertraulicher Daten und auf deren sicheren Zugriff.

Papierlose und sichere Ablage

Für die digitale Ordnung von Dokumenten sorgen heute Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Nachdem bereits in den späten 80er-Jahren erste Archivierungslösungen für elektronische Dokumente verfügbar waren, handelt es sich heute hierbei um reife Technologien, die als Cloud Services von den Herstellern angeboten werden. Ein DMS bildet einen wichtigen Baustein in der Digitalisierung von Unternehmen, insbesondere im Aufbau des papierlosen Büros. Es bildet das Fundament einer zentralen, geordneten und gesetzeskonformen Struktur, um geschäftsrelevante Dokumente aller Art und aus verschiedensten Quellen zu verwalten und aufzubewahren. Und es öffnet einer Vielzahl von Geräten den Weg zu einem geregelten und ortsunabhängigen Zugang auf Daten und Dokumente im Firmennetzwerk.

Jedes Dokument wird im DMS bei der Erfassung «vermessen», das heisst, es werden Ersteller und Erstelldatum und meistens auch ein so genannter Hashwert, also ein eindeutiger Fingerabdruck des Inhalts, manipulationssicher gespeichert. In den meisten DMS lassen sich zudem Aufbewahrungsfristen vergeben, und es kann mit dem so genannten «Audit Logs» aufgezeichnet werden, wann welches Dokument von wem geändert wurde und welches die genehmigte Version ist. Alle Informationen, unabhängig aus welcher Quelle sie ursprünglich stammen, sind somit jederzeit und an jedem Standort in der korrekten Version abrufbar.

5 Tipps
Warum sich die digitale Dokumentenablage lohnt

1. Zentral und vollständig dokumentiert
   Zentrale Verwaltung und Verfügbarkeit aller geschäftsrelevanten Dokumente im Unternehmen und vollständige Dokumentation der Geschäftsaktivitäten.
   
    
2. Papierlos und ortsunabhängig organisiert
   Ein DMS schafft eine wichtige Voraussetzung für das papierlose Büro und das digitale Arbeiten von zu Hause und unterwegs. Es verbessert die Auskunftsfähigkeit und beschleunigt die Bearbeitungsprozesse.
   
    
3. Vollständig in Proffix Px5 integriert
   Mit der Integration des DMS von Kendox InfoShare in Proffix Px5 können alle Eingangs- und Ausgangsdokumente einfach und effizient digital verwaltet und recherchiert werden. Die Dokumente sind auf Knopfdruck verfügbar sowie von mehreren Benutzer:innen gleichzeitig einsehbar. Sämtliche Belege können automatisch umgeordnet werden, und die Vorgänge sind jederzeit nachvollziehbar.
   
    
4. Von Grund auf digitalisiert
   Die Kombination von ERP und DMS vereinfacht die Indizierung der Dokumente, und es entsteht ein Gesamtsystem, das eine wichtige Grundlage in der Digitalisierung eines Unternehmens bildet.
   
    
5. Gesetzeskonform und effizient archiviert
   Sämtliche in Proffix Px5 erfassten Belege werden automatisch im DMS nach den Vorgaben der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert. Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt direkt aus dem ERP.

Gesetzeskonforme Archivierung

Eine entscheidende Aufgabe kommt dem Dokumentenmanagementsystem bei der Archivierung und Langzeitaufbewahrung von Dokumenten nach Compliance-Gesichtspunkten zu. Nur durch die zentrale Verwaltung und Ablage aller Dokumente auf einem Server kann gewährleistet werden, dass die Dokumente gesetzeskonform aufbewahrt sind.

Dies setzt voraus, dass die Dokumente in einem DMS vor jeglichen Gefahren geschützt sind, d.h. sie können nicht verloren gehen, gelöscht oder vervielfältigt werden. Gleichzeitig müssen die Zugriffe mithilfe einer intelligenten Berechtigungssteuerung auf autorisierte Personen beschränkt und die Anforderungen im Rahmen der EUDSGVO abgedeckt werden können. In vielen Unternehmensbereichen ist zudem ein verlässlicher Schutz vertraulicher Daten erforderlich, beispielsweise im Vertragsmanagement oder in der Personalabteilung. Dort werden häufig sensible und persönliche Informationen und Dokumente verwaltet, deren Inhalte zuverlässig vor unbefugter Einsicht geschützt werden müssen.

«Ein DMS lohnt sich im Einsatz mit einem ERP-System für jedes KMU.»

Manfred Terzer, Geschäftsführer Kendox AG

Integration in ERP wird zum Standard

Es stellt sich nun die Frage, wann bzw. für wen sich ein DMS lohnt. Die Antwort lautet: im Zug einer digitalisierten Wirtschaft und im Einsatz eines ERP-Systems wie Proffix lohnt sich ein DMS für jedes KMU. Die Integration und somit die Digitalisierung der kreditorisch und debitorisch relevanten Belege wie Bestellung, Auftragsbestätigung, Rechnung, Gutschrift, Avis und die jeweilige Kundenkommunikation sind heute nahezu eine Standardanwendung. Sie kann ohne grössere Planung umgesetzt werden, insbesondere bei der Nutzung des DMS als Cloud-Service. Ein weiterer Bereich, in dem sich die digitalisierte Dokumentenablage zusehends aufdrängt, ist die Personaladministration. Die so genannte digitale Personalakte lässt sich heute dank bewährter Verfahren schnell an das ERP anbinden und je nach Unternehmensgrösse mit entsprechenden Workflows z.B. für Eintritte, Austritte und Qualifizierungsgespräche kombinieren. Darüber hinaus können moderne DMS ohne teure Investitionen den Bedürfnissen einer Branche und den Anforderungen vertraulicher Geschäftsbereiche angepasst werden.

Das DMS kann in die eigene IT-Infrastruktur integriert oder als Cloud-Service aus dem Rechenzentrum genutzt werden. In hybriden Arbeitsumgebungen, in denen die Mitarbeitenden sowohl im Büro als auch ortsunabhängig arbeiten, sind cloudbasierte Lösungen ein Muss. Dabei bietet ein DMS eine wichtige Grundlage bei der Einführung moderner Arbeitskonzepte und sollte entsprechend geplant werden.