Software für Auftragsbearbeitung –
Die Lösung für Schweizer KMU
KMU können ihr volles Potential nicht entfalten, wenn Prozesse sie fesseln an Papier, Medienmix und Brüche im Workflow. So zählen manuelle Prozesse, Listen ohne grösseren Zusammenhang und Medienbrüche zu den grössten Problemen bei kleineren und mittelständischen Unternehmen. Mit einer integrierten Software für Auftragsbearbeitung lässt sich die Lage schnell und einfach optimieren.
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Was leistet eine moderne Auftragsbearbeitung Software?
- Alle Prozessschritte in einer Software: Offerte → Auftrag → Rechnung → Lieferung
- Automatisierung durch digital gestützte Workflows
- Transparenz über alle Abteilungen hinweg
- Integration mit Lager & Finanzbuchhaltung
- Alle Daten zentral in einem System
Proffix – Ihre Software Auftragsbearbeitung für KMU
Proffix ist ein ERP mit integrierter Auftragsverwaltung. Die tiefe ERP-Integration macht die Software zum zentralen IT-System, das Prozesse und Daten ganzheitlich verwaltet. Die Digitalisierung geht also weit über ein simples Faktura-Tool hinaus, das Prozesse nur digitalisiert, aber nicht vollständig abbildet und damit nicht wirklich verbessert. Proffix ist modular aufgebaut, aber voll integriert. Dank hoher Anbindungsfähigkeit und Skalierbarkeit haben KMU eine Software, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. KMU benötigen eine Lösung, die zu 100% auf ihr Schweizer Geschäft ausgerichtet ist. Der klare-Schweiz-Fokus von Proffix zeigt sich nicht nur in der Software-Entwicklung vor Ort, sondern auch in der Betreuung und persönlichen Beratung. Speziell kleine und mittelständische Unternehmen profitieren davon.
Mit der Proffix Px5 Auftragsbearbeitung können Schweizer KMU ihr Kerngeschäft von der Offertstellung bis zum Zahlungseingang papierlos organisieren. Sämtliche Auftragsdokumente werden einfach erstellt, sind bei wiederkehrenden Bestellungen abrufbar und die Rechnungsstellung kann dank QR-Rechnung nach ISO 20022-Standard vollständig digitalisiert werden. Dank integriertem Dashboard wissen sie stets Bescheid über die Umsatzentwicklung in den Kundensegmenten und Produktbereichen.
4'000+
zufriedene Kund:innen
100%
Swiss Made
12'000+
tägliche Nutzer:innen
50
Mitarbeiter:innen
Funktionen der Proffix Auftragsabwicklung Software
- Offerten & Aufträge erstellen
- Rechnungsstellung einfach und papierlos inklusive E-Banking
- Lager & Artikelverwaltung
- CRM-Integration
- Reporting
- Schnittstellen
Einfach digitalisieren
Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung – ist die Offerte erfasst, wandeln Sie diese mit wenigen Klicks in das jeweilige Auftragsdokument um. Die Rechnungen können in einem elektronischen Rechnungsformat (E-Rechnung, ZUGFeRD oder eBill) mit QR-Zahlteil oder ESR erstellt, elektronisch verschickt und verarbeitet werden.
Einfach verrechnen
Sämtliche Auftragsdokumente werden in der Proffix Px5 Auftragsbearbeitung über dieselbe Maske erstellt. Rabatte können einfach und dynamisch berechnet. Gutscheine lassen sich mit Hilfe des Systems leicht erstellen und verwalten und Sammel- und Stapelrechnungen erlauben eine effiziente Verrechnung.
Einfach Dokumente archivieren
Sämtliche Auftragsdokumente können Sie direkt elektronisch per E-Mail als PDF-Anhang oder als E-Rechnung versenden. Die gespeicherten Auftragsdokumente werden automatisch auf der entsprechenden Adresse abgelegt oder können durch die Anbindung eines DMS (Dokumenten-Management-System) gesetzeskonform archiviert werden.
Für wen eignet sich die Auftragsbearbeitung Software für Kleinunternehmen?
Proffix ist eine Software, die neben Proffix Branchenlösungen auch branchenübergreifend eingesetzt werden kann. Die Stärke liegt im passgenauen Zuschnitt für KMU aus der Schweiz. Einige Branchen profitieren besonders von der tiefgreifenden Funktionalität im Bereich der Auftragsverwaltung, So können alle KMU, die Produkte oder Services offerieren, mit der Software umfassend digitalisieren.
- Handelsunternehmen
- Dienstleister
- Produktionsnahe KMU
Schneller Aufträge abwickeln mit Auftragsverwaltung Software
Mit Proffix Auftragsbearbeitungssoftware haben Sie alle Bestellungen im Griff: Von Offerte-erstellen-Software über den Auftragseingang bis zur Rechnungsstellung - ideal für Schweizer KMU und Auftragsbearbeitung Schweiz.
- Verwaltung von allen Auftragsdokumenten sowie selbst definierten Dokumenttypen
- Digitalisiert die Rechnungsstellung und erlaubt den Debitoren Workflow zu automatisieren
- Spart Zeit und Ressourcen (Papier, Druckmaterial und Versandkosten) und leistet Beitrag zu CO2-Reduktion
- Einfache Aktualisierung von Mehrwertsteuer-Codes und Rabatten
Wie kaufmännische Software die Geschäftsprozesse Schritt für Schritt digitalisieren hilft
Proffix Px5 Adressen
Durch das Zusammenspiel aller Proffix Px5 Programme greifen Sie direkt von der Auftragsbearbeitung auf die Adressverwaltung zu und können für Auftrag, Lieferung und Rechnung eine separate Adresse definieren. Adressmutationen in der Auftragsbearbeitung erfolgen automatisch auch in der Adressverwaltung.
Proffix Px5 Lager
Durch den direkten Zugriff in die Proffix Px5 Artikel- und Lagerverwaltung werden Artikel und die hinterlegten Informationen, wie Einstands- und Verkaufspreis, direkt in das Auftragsdokument übernommen. Bei Artikeln mit Verpackungsstufe GTIN (Global Trade Item Number) wird diese automatisch berechnet und vorgeschlagen. Mit der Lieferung werden die Artikel automatisch abgebucht, wobei unterschiedliche Lagerorte und Lagerplätze mitberücksichtigt werden. So ist der Lagerbestand jederzeit aktualisiert.
Proffix Px5 E-Dokument
Mit Proffix Px5 können Barcodes auf eine Etikette oder direkt auf ein Auftragsdokument gedruckt sowie E-Dokumente direkt via Schnittstelle übermittelt werden. So können Auftragsdaten direkt an DPD DELISprint gesendet oder an die Verzollungssoftware «PowerSuite» und «ExpotVit e-dec» übergeben werden. Medidata erlaubt die elektronische Leistungsabrechnung mit den Versicherern und Dokumente können mithilfe der EDI-Schnittstelle von STEPCom elektronisch mit Drittsystemen von Geschäftspartnern ausgetauscht werden.
Proffix Px5 Debitoren
Die Proffix Px5 Debitorenbuchhaltung unterstützt QR-Rechnung und erzeugt automatisch einen QR-Code. Dadurch können Sie in der Auftragsbearbeitung Rechnungen mit QR-Zahlteil in einem elektronischen Rechnungsformat (E-Rechnung, ZUGFeRD, eBill) erstellen und elektronisch versenden. Zahlungseingänge werden dank E-Banking-Schnittstelle direkt verbucht.
Proffix Px5 Finanz
Sämtliche buchhalterisch relevanten Daten werden automatisch in die Proffix Px5 Finanzbuchhaltung übernommen und effizient verbucht. Die Mehrwertsteuerabrechnung sowie die Quartals- und Jahresabschlüsse können komplett elektronisch und gesetzlich korrekt erstellt werden. Dank integrierter Dashboards lassen sich die wichtigsten Kennzahlen in Echtzeit darstellen.
Warum Proffix statt isolierte Lösungen?
Vergleicht man Einzeltools, die nur für Auftragsverarbeitung eingesetzt werden mit einer integrierten ERP-Lösung, so zeigt sich ein klarer Vorteil der Integration: Alle Prozesse, alle Daten und alle Ressourcen in einer Software gibt KMU alle Optionen: Sie können Schritt für Schritt digitalisieren. Und haben jederzeit die Option, einen ganzheitlichen Prozess abzubilden und sie in jeder Hinsicht effizienter zu werden. Mit Schweizer Funktionalitäten, Schweizer Zertifizierungen, Schweizer Entwicklern und Schweizer Support ist Proffix dabei ganz auf die Belange von hiesigen KMU zugeschnitten.
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FAQ zu Auftragsbearbeitung Software
Was ist eine Software für Auftragsbearbeitung?
Mit einer Auftragsbearbeitung Software wird der ganze Prozess rund um eine Bestellung in kleinen und mittelständischen Unternehmen digital gesteuert. KMU können so direkt in der Software ein Angebot erstellen und ihre Offerte dem Interessenten zukommen lassen. Erteilt der Kunde dann für dieses Angebot einen Auftrag, so wird eine Rechnung erzeugt. Im Lager wird der Artikel für Kommissionierung und Versand vorbereitet.
Welche Vorteile bietet eine Auftragsbearbeitung Software für KMU?
Mit vielen praktischen Funktionen erleichtert eine Software Auftragsbearbeitung in Kleinunternehmen. So wird der ganze Prozess quer durch das KMU zentral und digital geführt. Durch die Integration in die Warenwirtschaft fliessen alle Daten zusammen: Proffix CRM, Proffix Warenwirtschaft und Proffix Finanzbuchhaltung.
Branchenlösungen lassen sich dadurch als klar definierte Prozesskette gestalten. KMU aus der Schweiz können dabei besonders von einer Lösung profitieren, die genau auf hiesige Gegebenheiten zugeschnitten ist.
Ist Proffix auch für Kleinunternehmen geeignet?
Proffix wurde speziell für Kleinunternehmen entwickelt, um die Prozesse eines typischen Schweizer KMU zu digitalisieren. Eine passgenaue Software zur Auftragsbearbeitung wie Proffix verfügt über eine grosse Bandbreite an einfachen Funktionen, die kleinere Unternehmen im Alltag am meisten vorwärtsbringen. Im Gegensatz zu ERP-Systemen für grössere Firmen, welche für Kleinunternehmen zu umfangreich sind, umfasst die Software die wichtigsten Module in einer übersichtlichen Anordnung.
Unterscheidet sich Auftragsbearbeitung von Auftragsabwicklung?
Die Auftragsbearbeitung ist ein Teilbereich der Auftragsabwicklung. Nachdem im ersten Schritt der Auftrag eines Kunden mit allen Details eingegangen ist, werden die Daten ausgelesen, erfasst und dann weiterverarbeitet. Danach erfolgt eine weitere Umsetzung im Lager mit Kommissionierung und Verpackung in der Logistikabteilung und der Rechnungsstellung in der Buchhaltungsabteilung. Die Auftragsabwicklung umfasst neben diesem Prozess auch alle Schritte bis hin zum Zahlungseingang. Der Order-to-Cash-Prozess wird in einer guten Auftragsverwaltung ganzheitlich dargestellt, unter anderem durch die Integration einer Debitorenbuchhaltung.
Kann ich Proffix mit bestehender Buchhaltung integrieren?
Proffix ist auch mit bereits vorhandener Software integrierbar. Aufgrund der Offenheit seiner Software-Architektur kann Proffix via REST-API-Schnittstelle angebunden werden. Wünscht sich ein KMU beispielsweise die Anbindung an eine Drittlösungen, lässt sich dies dank dem offenen Ökosystem von Proffix Px5 einfach realisieren. Die modular aufgebaute Standardsoftware wird laufend auf die Anforderungen des Marktes angepasst. So bietet sie im Kern eine moderne und bewährte Lösung und lässt sich gleichzeitig einfach an Drittsysteme anbieten.
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