Um ein neuen Kontakt zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Klicken Sie auf Neuer Kontakt um einen neuen Kontakt hinzuzufügen.

2.Füllen Sie die Felder aus.

3.Die Adress- und Kommunikationsfelder werden jeweils von der Hauptadresse vorgeschlagen.

4.Mit Klick auf Ok wird der Kontakt hinzugefügt.

Mit den folgenden Funktionen können Sie weitere Mutationen vornehmen:

Wenn Sie mit dem CRM-Modul arbeiten und dort Aktivitäten erfassen, können Sie den Aktivitäten jeweils Kontakten zuweisen.

Diese Aktivitäten erscheinen dann in der Adressverwaltung in der Kontaktverwaltung. Im Register Aktivitäten finden Sie folgende Tabelle:

In dieser Tabelle können Sie mit den Schaltflächen rechts neue Aktivitäten erfassen und bestehende ändern, kopieren oder löschen.

Sie haben die Möglichkeit mit den Zusatzfeldern weitere Eingabefelder zu definieren. Das kann praktisch sein, wenn Ihnen die angebotenen Kontaktfelder nicht genügen und Sie zusätzliche Daten zu einem Kontakt erfassen möchten. Die Zusatzfelder werden in den Einstellungen erfasst. Haben Sie solche Felder definiert, können die Angaben im Kontakt eingegeben werden.

1.Geben Sie alle benötigten Informationen in die dafür vorgesehenen Felder ein.

2.Haben Sie alle Angaben vorgenommen, vervollständigen Sie die anderen Register.

3.Klicken danach auf Ok, um die Daten zu speichern.

Kontakt-Nr.

▪Geben Sie hier die Nummer des Kontakts ein. Es wird automatisch die nächste freie Nummer vorgeschlagen.

▪Die Kontakt-Nr. muss eindeutig sein und kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

▪Mit In Search.ch suchen können Sie die Adresse auch in search.ch suchen und übernehmen.

▪Mit vcf-Datei importieren können Sie eine Adresse aus einer vcf-Datei zu übernehmen.

Kontakttyp

Hier können Sie der Kontaktperson einen Kontakttyp zuweisen.

Geben Sie hier die Anrede für den Kontakt ein oder wählen Sie eine Anrede aus der Liste aus.

▪Neue Anreden definieren Sie in Adressverwaltung > Hilfstabellen > Allgemein > Anreden.

▪Die Briefanrede, die aufgrund der Anrede automatisch abgefüllt werden, definieren Sie auch in dieser Hilfstabelle.

Adresszeilen 1 und 2

Für die Adresszeilen stehen Ihnen 2 Eingabefelder zur Verfügung.

Telefon direkt, Zentrale, privat, Mobiltelefon, Fax

▪Diese Felder stehen für Telefon- und Fax-Nummern zur Verfügung.

Funktion

Diese Feld ist für die Funktion der Kontaktperson.

Titel

Hier können Sie den Titel der Person eingeben.

Haupt

Wenn Sie diese Option markieren, wird dieser Kontakt in der Auftragsbearbeitung beim Erfassen eines Dokumentes automatisch als Kontaktperson ausgewählt.

gelöscht

Markieren Sie diese Option, wenn dieser Kontakt nicht mehr in der Firma arbeitet und deshalb nicht mehr verwendet werden sollte. Wenn Sie später den Kontakt wieder aktivieren wollen, können Sie diese Option einfach wieder abwählen.

Adresse gleich Hauptadresse

▪Wenn Sie diese Option markieren, werden die Felder Adresszeile 1 und Adresszeile 2, Strasse, PLZ, Ort, Telefon Zentrale, Fax und Website von der Adresse übernommen und Sie können die Felder nicht mehr selber eingeben.

▪Wenn Sie später die Adresse anpassen, werden alle Kontakte mit dieser Option automatisch an die neue Hauptadresse angepasst.

▪Wenn Sie bei neuen Adressen diese Option gesetzt haben wollen, können Sie dies in Adressverwaltung > Einstellungen > Allgemein > Bereich Adress-Nr. > Kontaktadresse gleich Hauptadresse definieren.

Verwandte Themen:

▪Adressfelder