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Dokumente anpassen

Unter Extras > Anpassen in der Auftragsbearbeitung sind stehen einige praktische Funktionen zur Verfügung.

Was möchten Sie tun?

Toggle-auf_16x16_blackAbweichende Adressen für Rechnungen und Lieferungen verwenden

Wenn Sie in der Auftragsbearbeitung eine Adresse eingeben, werden diverse Felder wie z.B. Kondition, Sammelkonto usw. aus den Debitoren-Angaben übernommen.

Dazu gehören auch die Liefer- und Rechnungsadresse. Falls Sie für ein Dokument aber auch eine andere Liefer- bzw. Rechnungsadresse verwenden.

1.Laden oder erstellen Sie ein Dokument.

2.Wählen Sie Extras > Anpassen > Adressen Tabelle_16x16.

auf_Adressen anpassen

3.Passen Sie bei Bedarf die Adresse sowie die dazugehörige Liefer- und Rechnungsadresse an.

4.Wählen Sie Kontaktpersonen aus.

5.Bestätigen Sie mit Ok Bestätigen_16x16.

Hinweise:

▪Wenn Sie bei einer Adresse einen Kontakt als Haupt markiert haben, wird dieser automatisch vorgeschlagen.

▪Die Nummer der Adresse kann hier nicht geändert werden. Falls Sie diese ändern wollen, müssen Sie dieses Fenster schliessen und die Adresse im Adressfeld der Dokumenterfassung ändern.

Tipps:

▪Sie können auch auf Adresse anpassen Tabelle_16x16 rechts neben die Adresse klicken.

▪Die Liefer- oder Rechnungsadresse  müssen Sie nur eingeben, wenn sie sich von der Hauptadresse unterscheidet.

Adresse

Bei der Hauptadresse können Sie den Namen nicht ändern. Alle anderen Adressfelder können angepasst werden. Sie können hier auch die gewünschte Kontaktperson auswählen oder eingeben.

Kontakt

Bei der Liefer- und Rechnungsadresse können Sie auch direkt eine Kontaktperson suchen. Nachdem Sie dies getan haben, wird die dazugehörige Adresse als Liefer- bzw. Rechnungsadresse übernommen.

Der Aufbau der Kontaktperson (Reihenfolge Name, Vorname, Anrede) kann in den Einstellungen definiert werden.

Lieferadresse

Hier geben Sie die Lieferadresse ein. Diese müssen Sie nur eingeben, wenn sie sich von der Hauptadresse unterscheidet. Diese Anpassungen gelten aber nur für dieses Dokument. Alternativ dazu können Sie auch eine Kontaktperson als Lieferadresse auswählen oder einfach eine beliebige Adresse eingeben. Hier können Sie zusätzlich noch Telefon und E-Mail zur Adresse erfassen.

Rechnungsadresse

In diesem Register definieren Sie die Rechnungsadresse. Diese müssen Sie wiederum nur eingeben, wenn sie sich von der Hauptadresse unterscheidet. Auch bei dieser Adresse können alle Felder ausser dem Namen angepasst werden. Alternativ dazu können Sie auch eine Kontaktperson als Rechnungsadresse auswählen.
Toggle-auf_16x16_blackPorto, Konto und Betrag abweichend von der Lieferart

Wenn Sie beim Erfassen eines Dokumentes eine Lieferart eingeben, wird der Betrag für das Porto aufgrund der Lieferart übernommen.

Sie können den Betrag oder die Kontierung des Portos für ein Dokument ändern.

1.Laden oder erstellen Sie ein Dokument.

2.Wählen Sie Extras > Anpassen > Porto Porto_16x16.

auf_Porto definieren

3.Definieren Sie wie gewünscht das Porto.

4.Bestätigen Sie mit Ok Bestätigen_16x16.

Tipp:

▪Sie können auch auf Porto definieren Porto_16x16 rechts neben Lieferart klicken.

Betrag

Hier geben Sie den Betrag für die Lieferung ein.

Steuercode

Hier müssen Sie den Steuercode für das Porto eingeben.

Ertragskonto

In diesem Feld geben Sie das Konto ein, auf welchem der Ertrag für das Porto gebucht werden soll.

Kostenstelle*)

Geben Sie hier die Kostenstelle ein. Eine Eingabe ist nur dann möglich, wenn auf der Kontodefinition die Kostenstellen-Abfrage definiert ist.

Kostenart*)

Geben Sie hier eine Kostenart ein. Eine Eingabe ist nur dann möglich, wenn auf der Kontodefinition die Kostenarten-Abfrage definiert ist.

Hinweis:

▪*) Dieses Feld ist nur vorhanden, wenn Sie die Option Kostenstellen Proffix_Kostenstellen_16x16 installiert haben.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder ins jeweilige Modul.
Toggle-auf_16x16_blackKleinmengenzuschlag: zugewiesenes Konto und den Betrag ändern

Wenn Sie beim Erfassen eines Dokumentes eine Adresse eingeben, wird der zugewiesene Kleinmengenzuschlag in das Dokument übernommen. Beim Speichern wird geprüft, ob der Totalbetrag kleiner als der im Zuschlag definierte Betrag ist. Trifft dies zu, wird der Zuschlags-Betrag dazuaddiert.

Sie können den Betrag oder die Kontierung des Zuschlages für ein Dokument ändern:

1.Laden oder erstellen Sie ein Dokument.

2.Wählen Sie Extras > Anpassen > Kleinmengenzuschlag Zahlung_16x16.

auf_kleinmengenzuschlag definieren

3.Hier geben Sie nun den Betrag sowie Steuercode und Ertragskonto ein.

4.Bestätigen Sie mit Ok Bestätigen_16x16.

Tipp:

▪Sie können auch auf Kleinmengenzuschlag definieren Zahlung_16x16 rechts neben Lieferart klicken.

Zuschlag

Wählen Sie hier den gewünschte Zuschlag aus.

Betrag

Hier geben Sie den Betrag für die Lieferung ein.

Steuercode

Hier müssen Sie den Steuercode für das Porto eingeben.

Ertragskonto

In diesem Feld geben Sie das Konto ein, auf welchem der Ertrag für das Porto gebucht werden soll.

Kostenstelle*)

Geben Sie hier die Kostenstelle ein. Eine Eingabe ist nur dann möglich, wenn auf der Kontodefinition die Kostenstellen-Abfrage definiert ist.

Kostenart*)

Geben Sie hier eine Kostenart ein. Eine Eingabe ist nur dann möglich, wenn auf der Kontodefinition die Kostenarten-Abfrage definiert ist.

Hinweis:

▪*) Dieses Feld ist nur vorhanden, wenn Sie die Option Kostenstellen Proffix_Kostenstellen_16x16 installiert haben.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder ins jeweilige Modul.
Toggle-auf_16x16_blackZusatzfelder auf Dokument verwenden

Sie können beliebig viele zusätzliche Felder für Ihre Dokumente definieren. Diese definieren Sie in den Einstellungen > Datenbank > Allgemein > Standardtabellen > Zusatzfelder.

Was möchten Sie tun?

Wenn Sie Zusatzfelder definiert haben, können Sie diese im Dokument verwenden.

1.Laden oder erstellen Sie ein Dokument.

2.Wählen Sie Extras > Anpassen > Zusatzfelder Zusatzfelder_16x16.

auf_zusatzfelder erfassen

3.Hier erfassen Sie nun die benötigten Zusatzfelder.

4.Bestätigen Sie mit Ok Bestätigen_16x16.

Zusatzfelder auf dem Artikel können in ein Auftragsdokument übernommen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie in Einstellungen > Datenbank > Allgemein ein identisches Zusatzfeld auf der Tabelle Artikel und der Tabelle Dokumentpositionen Auftrag erfassen. Anschliessend sehen Sie den Inhalt des Zusatzfeldes auf dem Artikel auch bei der Dokumentposition.

1.Wählen Sie Auftragsbearbeitung > Start > Bestellung > Neu Neu_16x16.

2.Klicken Sie Start > Positionen > Neu > Artikel Artikel Paket_16x16.

3.Wählen Sie im Feld Artikel einen Artikel mit einem ausgefüllten Zusatzfeld aus.

4.Wechseln Sie in das Register Zusatzfelder Zusatzfelder_16x16.

Ein_Zusatzfeld übernehmen

5.Der Inhalt für das Zusatzfeld Bemerkungen intern wird direkt vom Artikel übernommen.

Hinweis:

▪Wenn Sie wollen, dass die Zusatzfelder direkt auf der Hauptmaske erscheinen sollen, können Sie diese auf dem Dokumenttyp definieren. Sie können dort auch angeben, welche Felder jeweils für den Dokumenttyp zwingend eingegeben werden.
Toggle-auf_16x16_blackAktivität auf Dokument erfassen

Sie haben die Möglichkeit, eine Aktivität zu einem Dokument zu erfassen.

1.Laden oder erstellen Sie ein Dokument.

2.Wählen Sie Extras > Anpassen > Aktivität Reiter_Aktivitäten_16x16.

auf_aktivität verwalten

3.Hier erfassen Sie nun die benötigten Informationen für die Aktivität.

4.Bestätigen Sie mit Ok Bestätigen_16x16.

Hinweis:

▪Beim Speichern des Dokumentes wird, falls die Aktivitätsart so definiert wurde, in Outlook/Exchange ein Termin bzw. eine Aufgabe für jeden Mitarbeiter erstellt, der einen Aufgaben- und Termin-Ordner in der Mitarbeiter-Verwaltung definiert hat.

Aktivitäts-Nr.

Geben Sie hier eine Nummer für die Aktivität ein. Die nächste freie Nummer wird automatisch vorgeschlagen. Diese Nummer kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Bezeichnung

In diesem Feld müssen Sie eine Bezeichnung für die Aktivität eingeben. Die Bezeichnung kann aufgrund von Dokumentfeldern vordefiniert werden.

Ort

Hier können Sie den Ort für die Aktivität eingeben oder auswählen. Mit der Schaltfläche rechts daneben können Sie die Orte hinzufügen, ändern oder löschen.

Aktivitätsart

Geben Sie hier die Aktivitätsart der Aktivität ein. Mit der Aktivitätsart bestimmen Sie, ob und wie die Aktivität mit Outlook/Exchange synchronisiert wird.

Priorität

Definieren Sie in diesem Feld die gewünschte Priorität der Aktivität. Die Hauptpriorität wird automatisch vorgeschlagen.

Status

In diesem Feld müssen Sie den Status der Aktivität angeben. Der Status bestimmt, ob eine Aktivität als offen oder als erledigt behandelt wird. Der Hauptstatus wird automatisch vorgeschlagen.

Beginnt um/Endet um

Geben Sie hier Start- und End-Datum/-Zeit der Aktivität ein. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn Sie eine Aktivitätsart gewählt haben, die als Termin definiert wurde.

Beginnt am/Fällig am

Geben Sie hier Start- und das Fälligkeits-Datum der Aktivität ein. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn Sie eine Aktivitätsart gewählt haben, die als Aufgabe definiert wurde.

Mitarbeiter

Geben Sie hier alle Mitarbeiter ein, für die diese Aktivität bestimmt ist. Mit den Schaltflächen rechts von der Liste können Sie die Mitarbeiter hinzufügen oder wieder aus der Liste entfernen. Wenn Sie eine Aktivitätsart gewählt haben, welche die Synchronisierung mit Outlook/Exchange definiert hat, wird für jeden hier hinzugefügten Mitarbeiter ein Termin bzw. eine Aufgabe in seinem Kalender bzw. Aufgabenordner erstellt. Dies allerdings nur bei den Mitarbeitern, welche einen Ordner in der Mitarbeiter-Verwaltung zugewiesen haben. Wenn Sie wollen, dass hier automatisch der Vertreter des Dokumentes als Mitarbeiter hinzugefügt wird, markieren Sie die Option Dokument-Vertreter auf der Aktivitäts-Definition des Dokumenttyps.

Notiz

In diesem Feld können Sie beliebige Notizen zu dieser Aktivität erfassen.

privat

Markieren Sie diese Option, wenn es sich um eine private Aktivität handelt. Beim Synchronisieren mit Outlook/Exchange werden diese Aufgaben bzw. Termine auch als privat markiert.

Hinweis:

▪*) Dieses Feld ist nur vorhanden, wenn Sie die Option Kostenstellen installiert haben.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder ins jeweilige Modul.
Toggle-auf_16x16_blackDokument nach Sperrung bearbeiten

Wenn ein Dokument gesperrt ist, kann grundsätzlich nichts mehr geändert werden.

Sie können jedoch nachträglich noch den Dokumentstatus, den Referenztext, QR-Einzahungsschein anpassen oder auch Zusatzfelder nachträglich korrigieren.

1.Wählen Sie Extras > Anpassen > Dokument bearbeiten Anpassen_Dokument bearbeiten_16x16.

2.Suchen Sie ein Dokument.

auf_dokument beabeiten

3.Passen Sie die Felder wie gewünscht an.

4.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um Änderungen zu übernehmen.
Toggle-auf_16x16_blackDokument mit Auftragsdokument verknüpfen

Dokumente können Sie mit einem Auftragsdokument verknüpfen. Diese Dokumente können Sie beispielsweise mit dem Auftragsdokument zusätzlich ausdrucken oder per E-Mail versenden. Ebenfalls können Sie diese Dokumente auch für den Export an die MediData-Schnittstelle nützen.

1.Laden oder erstellen Sie ein Dokument.

2.Wählen Sie Extras > Anpassen > Dokument verknüpfen Anpassen_Dokument verknüpfen_16x16.

3.Klicken Sie auf Neues Dokument Tabelle neu_16x16.

auf_Dokument verknüpfen

4.Definieren Sie eine Bezeichnung.

5.Wählen Sie das Dokument im Verzeichnis.

6.Aktivieren Sie bei Bedarf die Option drucken.

7.Bestätigen Sie mit Ok Bestätigen_16x16.

Hinweise:

▪Bei der Funktion Dokumente verknüpfen Anpassen_Dokument verknüpfen_16x16 in der Multifunktionsleiste wird in Klammern angezeigt, wie viele Dokumente beretis zu diesem Auftrgsdokument verknüpft wurden.

▪Für den Export, beispielsweise an MediData, müssen Sie die Dokumente der in den Einstellungen definierten Gruppe zugewiesen haben.

▪Für den Versand werden nur die Dokumente berücksichtigt, die die Eigenschaft drucken angewählt haben.