Module > Debitorenbuchhaltung > Vorauszahlungen verbuchen

In der Auftragsbearbeitung kann z.B. auf einer Auftragsbestätigung eine Vorauszahlung definiert werden, die anschliessend bei der Rechnungsstellung abgezogen werden kann.

Vorauszahlungen können Sie aber auch über die Debitorenbuchhaltung erfassen. Beim Einlesen von Zahlungs-Dateien werden ebenfalls Vorauszahlungen erstellt, wenn die Zahlung keinem Beleg zugewiesen werden kann. Diese Vorauszahlungen werden in der Regel mit einer Rechnung ausgeglichen.

Vorauszahlung in Debitoren buchen (Zahlungseingang)

Wenn Sie eine Zahlung bekommen haben, für die noch keine Rechnung existiert, können Sie die Zahlung als Vorauszahlung buchen.

1.Klicken Sie auf Start > Zahlung > Erfassen .

2.Wählen Sie die Adresse aus. Es werden alle offenen Rechnungen zu dieser Adresse angezeigt.

3.Klicken Sie auf Ok, ohne eine Rechnung zu markieren.

4.Folgender Hinweis wird angezeigt:

deb_Zahlungen erfassen_kein Beleg markiert

5.Bestätigen Sie mit Klick auf Ja, das Buchungsfenster wird angezeigt.

deb_Zahlungen einlesen_Vorauszahlung

6.Setzen Sie das Buchungs- und Belegdatum, die Buchungsart sowie den Betrag und kontrollieren Sie die restlichen Angaben.

7.Klicken Sie auf Einfügen . Die Buchung erscheint in der Tabelle unten.

8.Buchen Sie den Zahlungseingang (z.B. Bank (ein)).

9.Klicken Sie auf Einfügen . Die Buchung erscheint in der Tabelle unten.

10.Mit Klick auf Ok werden die Daten gespeichert.

Vorauszahlung mit bestehender Rechnung ausbuchen (ohne Restbetrag)

Wenn für eine Vorauszahlung bereits eine Rechnung mit demselben Betrag besteht, kann man diese miteinander verknüpfen und damit ausbuchen.

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung > Extras > Diverse > Vorauszahlungen verbuchen .

2.Füllen Sie hier zuerst die Suchfelder aus.

3.Da die Rechnung bereits im System erfasst wurde, markieren Sie die Option Offene Posten auch anzeigen.

4.Klicken Sie anschliessend auf Suchen , um alle vorhandenen Vorauszahlungen und Offene Posten (Rechnungen) anzuzeigen.

5.Markieren Sie nun die Vorauszahlung und die dazugehörige Rechnung.

6.Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Rechnung , um die markierte Vorauszahlung mit der markierten Rechnung zu verknüpfen.

deb_vorauszahlungen verbuchen mit bestehender RG

7.Die verknüpften Zeilen sind dann orange hinterlegt.

deb_vorauszahlungen verbuchen mit bestehender RG 2

8.Wiederholen Sie diesen Vorgang mit allen gewünschten Vorauszahlungen und dazugehörigen Rechnungen.

9.Zum Bestätigen klicken Sie auf Speichern .

10.Dabei werden die markierten Vorauszahlungen mit den markierten Rechnungen ausgeglichen.

Vorauszahlung mit bestehender Rechnung ausbuchen (mit Restbetrag)

Wenn für eine Vorauszahlung bereits eine Rechnung mit abweichendem Betrag besteht, kann man diese ebenfalls miteinander verknüpfen und für die Differenz einen Rechnungs-Saldo buchen.

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung > Extras > Diverse > Vorauszahlungen verbuchen .

2.Füllen Sie hier zuerst die Suchfelder aus.

3.Da die Rechnung bereits im System erfasst wurde, markieren Sie die Option Offene Posten auch anzeigen.

4.Klicken Sie anschliessend auf Suchen , um alle vorhandenen Vorauszahlungen und Offene Posten (Rechnungen) anzuzeigen.

5.Markieren Sie nun die Vorauszahlung und die dazugehörige Rechnung.

6.Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Rechnung , um die markierte Vorauszahlung mit der markierten Rechnung zu verknüpfen.

deb_vorauszahlungen verbuchen mit bestehender RG und Saldo

7.Die verknüpften Zeilen sind dann orange hinterlegt.

8.Wiederholen Sie diesen Vorgang mit allen gewünschten Vorauszahlungen und dazugehörigen Rechnungen.

deb_vorauszahlungen verbuchen mit bestehender RG 2 mit Saldo

9.Um den restlichen Saldo als Rechnungs-Saldo zu verbuchen, definieren Sie die nötigen Angaben unter Buchung.

10.Zum Bestätigen klicken Sie auf Speichern .

11.Dabei werden die markierten Vorauszahlungen mit den markierten Rechnungen ausgeglichen.

Zudem wird der Rechnungs-Saldo-Eintrag erstellt und ist nun in der Tabelle ersichtlich.

deb_vorauszahlungen verbuchen mit bestehender RG 2 mit Saldo_RG-Saldo

Neue Rechnung aufgrund von Vorauszahlung erstellen und verbuchen

Wenn die Rechnung, die zu einer Vorauszahlung gehört, noch nicht existiert, können Sie diese in einem Schritt erstellen und mit der Vorauszahlung ausbuchen. Dies kann vorkommen, wenn allenfalls erst eine Offerte besteht, aber noch keine Rechnung erstellt wurde, bevor die Vorauszahlung eintrifft.

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung > Extras > Diverse > Vorauszahlungen verbuchen .

2.Füllen Sie hier zuerst die Suchfelder aus.

3.Klicken Sie anschliessend auf Suchen , um alle vorhandenen Vorauszahlungen anzuzeigen.

4.Da die Rechnung noch nicht existiert, markieren Sie nur die Vorauszahlung.

5.Klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Rechnung , um für die markierte(n) Vorauszahlung(en) eine neue Rechnung zu erstellen.

deb_vorauszahlungen verbuchen ohne RG

6.Wiederholen Sie diesen Vorgang mit allen gewünschten Vorauszahlungen.

7.Füllen Sie nun noch die Felder unter Buchung aus. Diese werden benötigt, um die Rechnung bzw. die Rechnungs- oder Gutschrifts-Salden zu erstellen.

8.Zum Bestätigen klicken Sie auf Speichern .

9.Dabei werden Rechnungsbuchungen erstellt und mit den Vorauszahlungen ausgeglichen.

Hinweise:

▪Es wird keine effektive Rechnung bzw. kein Beleg erstellt sondern ausschliesslich Rechnungsbuchungen erstellt.

▪Wenn kein Ertragskonto definiert ist, wird das in der Adresse hinterlegte Ertragskonto zur Erstellung der Rechnung verwendet.

▪Falls pro Vorauszahlung eine Rechnung erstellt werden soll, muss die Option Umsatz einzeln verbuchen aktiviert sein.

Gutschrift und Rechnung mit gleichem Betrag ausgleichen

Es gibt auch die Möglichkeit, bestehende Rechnungen mit bestehenden Gutschriften auszugleichen. Vorausgesetzt der Betrag stimmt überein. Dazu steht Ihnen eine separate Funktion zur Verfügung.

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung > Extras > Diverse > Vorauszahlungen verbuchen .

2.Füllen Sie hier zuerst die Suchfelder aus.

3.Klicken Sie anschliessend auf Suchen .

4.Markieren Sie nun eine oder mehrere Rechnungen und Gutschriften.

5.Klicken Sie anschliessend auf Rechnung und Gutschrift ausgleichen , um die markierten Rechnungen und Gutschriften miteinander zu verrechnen.

deb_vorauszahlungen verbuchen_RG und GS ausgleichen

6.Zum Bestätigen klicken Sie auf Speichern .

7.Dabei werden eventuelle Rechnungen erstellt und diese mit den Vorauszahlungen ausgeglichen.

Wenn Sie Gutschriften und Rechnungen mit unterschiedlichen Beträgen ausgleichen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Klicken Sie auf Debitorenbuchhaltung > Start > Zahlung > Erfassen .

2.Wählen Sie die Adresse aus. Es werden alle offenen Rechnungen und Gutschriften zu dieser Adresse angezeigt.

3.Markieren Sie nun eine oder mehrere Rechnungen und Gutschriften.

Deb_Debitorenzahlung_Erfassen_RG und GS ausgleichne

4.Klick auf Ok , um zu bestätigen.

5.Das Buchungsfenster wird angezeigt.

6.Wählen Sie die Buchungsart Gutschriftssaldo, wenn der Rechnungsbetrag kleiner ist als die Gutschrift (Saldo = negativ).

7.Wählen Sie die Buchungsart Rechnungssaldo, wenn der Rechnungsbetrag grösser ist als die Gutschrift (Saldo = positiv).

8.Klicken Sie auf Einfügen .

9.Klicken Sie auf Ok , um die Buchung zu speichern.

Hinweis:

▪Mit der Schaltfläche Währungsinfo rechts von der Tabelle können Sie die Summen pro Währung der ausgewählten, markierten oder aller Belege ansehen.

Hinweise:

▪Mit der Funktion Aufheben können Sie Zuweisungen vor dem Speichern wieder aufheben. Die Verarbeitungs-Nr. wird auf dieser Position auf 0 zurückgesetzt.

▪Mit der Option Umsatz einzeln verbuchen bestimmen Sie, dass für jede Vorauszahlung eine eigene Rechnungsbuchung erstellt wird. Ohne diese Option werden die Vorauszahlungen zusammengefasst und eine einzelne Rechnungsbuchung erstellt.

Tipp:

▪In der Tabelle können Sie die Spalte Verarbeitungs-Nr. hinzufügen. Aufgrund der Verarbeitungs-Nr. können Sie sehen, welche Buchungen zusammen ausgeglichen werden.

deb_vorauszahlungen verbuchen_verarbeitungsnr

Nachfolgend sehen Sie eine Beschreibung zu den vorhandenen Symbolen:

	Um die Buchungen anhand der eingegebenen Kriterien zu suchen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie die vorgenommenen Änderungen speichern wollen.
	Mit diesem Symbol können ausgewählte Buchungen zum Bearbeiten markiert werden.
	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um eine Rechnung aufgrund der markierten Buchung zu erstellen. Die Vorauszahlung und Rechnung werden beim Speichern miteinander ausgeglichen.
	Um einen Rechnungs-/Gutschriftssaldo von markierten Rechnungen/Gutschriften und Vorauszahlungen zu bilden, wählen Sie dieses Symbol.
	Mit dieser Schaltfäche können Sie nach passenden Rechnungen zu erfassten Gutschriften und Vorauszahlungen suchen und diese miteinander verbinden. Beim Speichern werden die Paare ausgeglichen.
	Möchten Sie noch nicht gespeicherte Verrechnungen oder Verbindungen von markierten Buchungen aufheben, klicken Sie auf diese Schaltfläche.