Module > Ressourcenverwaltung

Mit der Ressourcenverwaltung haben Sie die Möglichkeit, diverse Ressourcen und Objekte zu verwalten, zu planen und grafisch darzustellen. Ressourcen können neben Mitarbeitern auch Leihgeräte, Autos, Räume oder Maschinen sein. Einmal erfasste Ressourcen können anschliessend gemäss den definierten Kriterien geplant werden. Bei der Planung können sowohl Kunden als auch Aufträge für die spätere Verrechnung angegeben werden.

Um die Ressourcenverwaltung zu verwenden, müssen Sie zuerst die benötigten Ressourcen definieren. Danach erstellen Sie einen oder mehrere Kalender. Haben Sie dies gemacht, können Sie die Ressourcen mit sogenannten Planobjekten planen. Die Kalender können an jeder Stelle des Programms mit der Funktionstaste F6 aufgerufen werden.

Sie finden diese Verwaltung in der Proffix-Leiste unter Module > Ressourcenverwaltung. Hier können Sie neue Planobjekte erfassen , bestehende ändern , kopieren oder löschen sowie andere Funktionen rund um Ressourcen ausführen.

Res_Ressourcen_Übersicht

Die zwei wichtigsten Grundfunktionen der Ressourcenverwaltung

Mit den Planobjekten definieren Sie, welche Ressourcen zu welchem Zeitpunkt benötigt werden. Dabei können Sie auch mehrere Ressourcen zu einer Planobjekt-Gruppe zusammenfassen.

Was möchten Sie tun?

Hinweis:

▪Wenn auf einer Ressource eine Vorgabe-Aktivität definiert ist, wird nach dem Speichern eine Aktivität erstellt und verknüpft. Dabei werden alle Mitarbeiter zur Aktivität hinzugefügt, welche auf den Ressourcen des Planobjekts zugewiesen sind. Für Planobjekte, welche so mit der Aktivität verknüpft werden, darf nur ein Artikel zugewiesen werden.

Tipp:

▪Wenn Sie einen Kalender geöffnet haben, können Sie dort auch direkt mit einem Doppelklick auf die gewünschte Zeit/Ressource ein neues Planobjekt erstellen.

Planobjekt-Nr.

Geben Sie hier eine eindeutige Nummer des Planobjekts ein. Die nächste freie Nummer wird automatisch vorgeschlagen. Mit Bestätigung drucken rechts von der Planobjekt-Nr. können Sie eine Bestätigung von diesem Planobjekt ausdrucken. Wenn Sie die Schaltfläche Aktivität definieren wählen, können Sie die Angaben zur Aktivität eingeben, welche mit diesem Planobjekt erstellt und verknüpft werden soll.

Menge

Hier können Sie die Anzahl eingeben. Diese Menge darf nicht grösser sein, als auf der Ressource definiert wurde.

Ressource

Wählen Sie hier die Ressource aus, die Sie planen wollen.

Bezeichnung

In diesem Feld geben Sie eine Bezeichnung für die Planung ein.

Beginn/Ende

Hier geben Sie Start- und Endzeit des Planobjekts ein. Wenn die Ressource in diesem Zeitpunkt bereits verplant oder nicht verfügbar ist, werden Sie beim Speichern des Planobjekts darauf hingewiesen.

Status

Sie können hier dem Planobjekt einen Status zuweisen. Mit dem Status definieren Sie, ob das Planobjekt fixiert (nicht mehr mit der Maus änderbar) ist und in welcher Farbe das Planobjekt dargestellt wird. Wenn auf dem Status eine Farbe definiert wurde, hat die weiter unten eingegebene Farbe keine Wirkung mehr.

Adress-Nr.

Hier geben Sie an, für welche Adresse diese Ressourcen verwendet werden soll. Wenn das Planobjekt verrechnet werden soll, ist diese Eingabe zwingend.

Kontakt

Geben Sie hier den Kontakt für dieses Planobjekt ein. Wenn Sie bereits eine Adress-Nr. eingegeben haben, werden hier nur die Kontakte dieser Adresse angezeigt.

Auftrag

In diesem Feld können Sie einen Auftrag zuweisen. Wenn beim Erstellen eines Planobjekts automatisch eine Auftrags-Nr. eröffnet werden soll, dann können Sie dies in den Einstellungen definieren.

Farbe Planobjekte

Wenn Sie für diese Planung eine bestimmte Farbe für die Darstellung im Kalender verwenden wollen, geben Sie diese hier ein. Wenn auf dem zugewiesenen Status eine Farbe definiert wurde, hat die hier eingegebene Farbe keine Wirkung mehr.

Bemerkungen

Sie können in diesem Feld Bemerkungen zum Planobjekt definieren.

Planobjektgruppe

Falls Sie für die Planung von dieser Ressource noch andere Ressourcen benötigen, können Sie eine Planobjektgruppe definieren. Dazu geben Sie jeweils die Menge und die Ressource bzw. Gruppe ein und klicken anschliessend auf Ressourcen hinzufügen rechts von der Liste. Wiederholen Sie diesen Vorgang so lange, bis alle gewünschten Ressourcen bzw. Gruppen hinzugefügt wurden.

Ressourcengruppen stehen Ihnen zur Verfügung, um mehrere Ressourcen auf einmal hinzuzufügen. Planobjekte, welche so gruppiert wurden, werden im Kalender mit einer Schraffur dargestellt. Beim Ändern eines Planobjekts dieser Gruppe werden die der Gruppe zugehörigen Planobjekte ebenfalls geändert.

Artikel

Hier haben Sie die Möglichkeit, Artikel zu einem Planobjekt hinzuzufügen. Diese werden beim Verrechnen ebenfalls berücksichtigt.

Serviceauftrag/Position

Hier sehen Sie die Nummer der zugehörigen Serviceauftrags-Position. Sie können hier nichts eingeben. Das Feld wird automatisch abgefüllt, wenn ein Planobjekt direkt aus der Disposition der Serviceauftragsverwaltung erstellt wird.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Bei der Verrechnung werden alle Planobjekte pro Adresse und Währung zusammengefasst. Es werden alle Planobjekte verrechnet, welche eine Ressource mit der Option verrechnen zugewiesen haben. Zusätzliche zu den Planobjekten werden auch die dort angegebenen Artikel verrechnet.

Wenn Sie die Verrechnung starten, sehen Sie folgendes Fenster:

Res_Planobjekt verrechnen

Hinweise:

▪Die Rot hinterlegten Zeilen bedeuten, dass diese Planobjekte nicht verrechnet werden, da sie eine Ressource ohne die Option verrechnen zugewiesen hat. Markieren Sie solche Positionen trotzdem, damit diese als definitiv gekennzeichnet werden.

▪Die Rechnungen werden in der Auftragsbearbeitung mit dem Dokumenttyp Rechnung gespeichert und können dort auch jederzeit wieder geändert oder ausgedruckt werden.

▪Wenn Sie eine Debitoren- oder Finanzbuchhaltung installiert haben, werden die entsprechenden Buchungen ebenfalls vorgenommen.