Suchfeld Serviceaufträge

Überall in Proffix, wo Sie einen Serviceauftrag eingeben müssen, können Sie diesen mit Hilfe eines Suchfeldes ermitteln. Dieses Suchfeld wird aus verschiedenen Feldern des Serviceauftrages und der Serviceposition zusammengesetzt. Hier bestimmen Sie, welche Felder dazu verwendet werden. Markieren Sie alle Servicefelder, welche Sie bei der Suche berücksichtigen wollen.

Belegart Bereich

Wenn Sie neue Serviceaufträge erfassen, wird Ihnen automatisch eine neue Serviceauftrags-Nr. vorgeschlagen. Hier definieren Sie, aufgrund welcher Belegart diese Nummern vorgeschlagen werden.

Standard-Installation verwenden

Wenn diese Option gesetzt ist, wird beim Erstellen einer Serviceposition die Installation des Kunden/Standortes automatisch geladen, die als Standard definiert wurde.

Status nicht automatisch wechseln

Setzen Sie diese Option, wenn Sie nicht wollen, dass bei einem Mitarbeiterwechsel in einer Serviceposition der Status angepasst wird.

Mitarbeiter ab Benutzer

Wenn diese Option gesetzt ist, wird beim Erstellen einer Serviceposition der angemeldete Benutzer automatisch als Mitarbeiter abgefüllt.

Debitorenalarme ausgeben

Debitorenalarme zu Kunden oder Standorten werden nur ausgegeben, wenn diese Option gesetzt ist.

Serviceart zwingend

Ist diese Option gesetzt, muss bei der Erfassung der Serviceaufträge zwingend eine Serviceart angegeben werden.

Artikel

Damit auch Servicepositionen ohne Installation (es ist vielleicht noch nicht bekannt welches Gerät genau betroffen ist, oder das Gerät ist in der Kundeninstallationsverwaltung noch nicht erfasst) eröffnet werden können, geben Sie hier den zu verwendenden temporären Artikel aus der Lagerverwaltung ein. Dieses Feld wird nur angezeigt wenn Sie das Modul Artikel- und Lagerverwaltung lizenziert haben.

Status Buchungssperre

Definieren Sie hier den Status der auf einer Serviceposition gesetzt werden soll, wenn auf dem Kunden eine Buchungssperre vorhanden ist.

Serviceart

Ist hier eine Serviceart angegeben, wird diese beim Erstellen eines neuen Serviceauftrages automatisch abgefüllt.

Dauer Prüfung

Das Programm prüft jeweils beim Erfassen eines neuen Serviceauftrages, ob auf demselben Kunden bereits ein Serviceauftrag vorhanden ist. Hier bestimmen Sie, wie viele Stunden in die Vergangenheit nach noch offenen Serviceaufträgen gesucht wird.

Timer Eskalation

Hier bestimmen Sie in Minuten, in welchem Intervall eine Überprüfung stattfinden soll.

Im angegebenen Intervall wird geprüft, ob E-Mails in der Warteschlange zum Versand bereit stehen und diese dann, falls SMTP-Server und Absender E-Mail definiert sind versendet.

Wenn sich ein als Dispatcher definierter Benutzer in Proffix anmeldet, wird in dem hier angegebenen Intervall geprüft, ob Enddatum/Zeit einer Serviceposition bereits überschritten ist. Servicepositionen bei denen dieser Termin überschritten wurde, werden dann automatisch der Status zugewiesen, der die Option ist Eskalation gesetzt hat. Wenn kein Status die Option ist Eskalation gesetzt hat, wird die automatische Prüfung auf eskalierte Serviceaufträge nicht durchgeführt.

Sind Servicepositionen eskaliert, erhält der Benutzer, der die Eskalation ausgelöst hat, folgenden Hinweis, der die eskalierten Servicepositionen auflistet:

Hier bestimmen Sie, welche Priorität  verwendet wird beim Erstellen eines neuen Serviceauftrags. Markieren Sie die gewünschten Quellen sowie deren Reihenfolge mit den Pfeiltasten rechts.

Tiefste Priorität aller Selektierten

Markieren Sie diese Option, falls Sie die tiefste Priorität aller oben markierten Quellen verwenden wollen.

Priorität

Geben Sie hier ein, mit welcher Standardpriorität Serviceaufträge eröffnet werden. Dieser Wert wird verwendet, wenn sonst keine Priorität vorhanden ist.

Referenztext zwingend

Ist die Option Referenztext zwingend gesetzt, muss bei der Erfassung der Serviceaufträge zwingend ein Referenztext erfasst werden.

Referenztext in Position übertragen

Mit der Option Referenztext in Position übertragen bestimmen Sie, ob der Referenztext beim Hinzufügen einer Serviceposition in das Feld Auftrag/Problem übertragen wird.

Referenztext auf Rechnung übernehmen

Wenn Sie möchten, dass der Referenztext auf der Rechnung erscheint, dann markieren Sie diese Option.

Standort

Wenn die Option Standort gesetzt ist, wird beim Hinzufügen einer Serviceposition eine Auswahl aller Standorte aufgeführt, die dem im Serviceauftrag erfassten Kunden zugewiesen sind. Sie können dann den gewünschten Standort auswählen und dieser wird automatisch in die Serviceposition übertragen.

Auftrag

Ist die Option Auftrag gesetzt, wird beim Hinzufügen einer Serviceposition eine Auswahl aller Aufträge aufgeführt, die dem im Serviceauftrag erfassten Kunden zugewiesen sind. Sie können dort den gewünschten Auftrag auswählen und dieser wird dann automatisch in die Serviceposition übertragen.

Installation

Setzen Sie die Option Installation wenn Sie wollen, dass beim Hinzufügen einer Serviceposition eine Auswahl aller Installationen aus der Kundeninstallationsverwaltung aufgelistet wird, die dem im Serviceauftrag erfassten Kunden bzw. dem ausgewählten Standort zugewiesen sind. Sie können dann die gewünschte Installation auswählen und diese wird automatisch in die Serviceposition übertragen.