Module > Einkaufsverwaltung

Alle Bestellungen werden in Px5 an einer Stelle verwaltet. Wenn Sie das Modul Einkaufsverwaltung aufrufen, sehen Sie folgendes Fenster:

Einkauf_Uebersicht

Hinweise:

▪Bestellungen welche hellgrau dargestellt werden, sind teilweise in einer Wareneingangsliste enthalten.

▪Dunkelgraue Zeilen zeigen an, dass die Bestellung vollständig in einer Wareneingangsliste definiert sind.

▪Wenn Bestellungen rot dargestellt werden, dann sind diese abgeschlossen.

Tipp:

▪Haben Sie offene Bestellungen, die nicht mehr gelöscht werden können, z.B. weil ein Wareneingang mit Eingangsstempel storniert wurde, können Sie die Bestellung mit Klick auf Auf erledigt setzen abschliessen.

Die zwei wichtigsten Grundfunktionen der Einkaufsverwaltung:

Eine Bestellung durchläuft verschiedene Stufen bis sie erledigt ist. Diese werden durch den Bestelltyp definiert und mit der Funktion Bestellstatus verwalten geändert.

Folgende verschiedenen Stufen sind möglich:

▪Bestellofferte
Mit einer Bestellofferte kann eine Bestellung an mehrere Lieferanten gesendet werden. Eine solche Bestellung ist nicht als eigentliche Bestellung im System aktiv. Nachdem Sie sich für einen Lieferanten entschieden haben, können Sie diesen aus der Liste auswählen und die Bestellofferte in eine «richtige» Bestellung mit dem Status offen umwandeln.

▪offen
Alle Bestellungen starten mit dem Status offen. Dieser Status bedeutet, dass die Bestellung erstellt aber noch keine Wareneingänge gebucht wurden. Sobald die Ware geliefert wird, folgt der nächste Status Lagereingang.

▪Lagereingang/Wareneingang
Wenn Sie eine Lieferung oder eine Teillieferung zu einer Bestellung erhalten, wird die Bestellung auf die Stufe Lagereingang gesetzt. Nachdem eine Position diesen Status erhalten hat, können Sie keine Änderungen mehr an der Bestellung vornehmen. Sie können nur noch weitere Lagereingänge erfassen, bis die ganze Menge geliefert wurde. Ist dies passiert, wird der Status auf Preiskorrektur gesetzt.

▪Preiskorrektur
Sobald die ganze Menge geliefert wurde oder Sie die Position als erledigt markieren, wird der Status Preiskorrektur gesetzt. In diesem Status können Sie nur noch den Einkaufspreis der Position korrigieren. Nachdem Sie den Preis angepasst haben, ist die Position für alle Mutationen gesperrt.

Was möchten Sie tun?

Tipp:

▪Sie können einzelne Adressen oder Adressgruppen eingeben.

Bestell-Nr.

Hier sehen Sie die Nummer der Bestellung, falls Sie eine Bestellung ändern. Wenn Sie eine neue Bestellung erfassen, bleibt dieses Feld leer. Die Nummer wird beim Speichern automatisch vergeben und abgefüllt. Der Bereich für die Nummern hängt vom Bestelltyp ab. Sie können den Nummernkreis deshalb in der Verwaltung der Bestelltypen einstellen.

gedruckt

Diese Option gibt an, ob die Bestellung schon einmal ausgedruckt wurde und wird automatisch beim Drucken gesetzt. Sie können die Option aber auch wieder abwählen.

Datum

Hier sehen Sie das Datum der Bestellung. Es wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen.

Bestelltyp

In dieser Auswahl bestimmen Sie die Art der Bestellung. Sie können beliebig viele eigene Bestelltypen definieren. Aufgrund dieser Auswahl entscheidet sich, ob Lagereingänge gebucht werden. Der Nummernkreis wird ebenfalls auf dem Bestelltyp definiert. Der Bestelltyp, welcher die Option Haupt gesetzt hat, wird automatisch vorgeschlagen.

Adresse

Hier sehen Sie die Adresse des Lieferanten. Sie können in diesem Feld keine Eingaben vornehmen. Fügen Sie der Bestellung einfach die gewünschten Positionen hinzu. Bei diesem Vorgang werden die Adressen der Lieferanten bestimmt. Beim Speichern wird dann für jede Adresse eine Bestellung erstellt. Wenn Sie eine Position in der Tabelle mit den Positionen auswählen, sehen Sie in diesem Feld die Adresse des Lieferanten.

Referenztext

Hier können Sie einen Referenztext eingeben. Dieser Text ist nützlich, um später die Bestellung bei einer Suche zu finden.

Unser Zeichen

Erfassen Sie in diesem Feld Ihr Zeichen. Dies können z.B. Ihre Initialen oder auch der ganze Name sein.

Ihr Zeichen

Geben Sie hier das Visum des Lieferanten ein.

Termin

Hier können Sie einen eventuellen Liefertermin angeben.

Woche

Nach Eingabe eines Termins wird die Woche automatisch berechnet. Sie können auch anstelle der Liefertermins eine Woche eingeben. In diesem Fall wird das Datum der Woche berechnet und als Termin abgefüllt. Sie können in den Einstellungen definieren, welcher Wochentag für die Berechnung des Datums verwendet werden soll.

Auftrag

Wenn Sie diese Bestellung einem Auftrag zuweisen wollen, geben Sie hier die entsprechende Auftrags-Nr. ein.

Lieferart

Hier geben Sie die Lieferart ein.

Fusstext

Hier können Sie einen beliebig langen Fusstext eingeben. Sie können hier auch die Abkürzung eines vordefinierten Bestelltextes eingeben. Dieser wird in das Feld darunter übernommen und Sie können den Text anpassen oder ergänzen. Sie können diesen Text formatieren. Eine genaue Anleitung zu formatierten Texten finden Sie hier.

Total Bestellung

Hier sehen Sie das Gesamttotal der Bestellung.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

	Mit dieser Funktion wird die Bestellung gespeichert.
	Wenn Sie eine Bestellung ab Dokument erstellen, können Sie mit dieser Schaltfläche die Bestellungen einzeln pro Dokument speichern. Es werden dann nicht mehr alle Artikel zusammengefasst sondern mehrere Bestellungen erstellt.
	Mit diesem Symbol werden die Bestellungen als Vorschau am Bildschirm angezeigt.
	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Bestellungen zu drucken.
	Um die Bestellungen per E-Mail zu versenden, wählen Sie diese Schaltfläche.
	Mit diesem Symbol können Sie eine Bestellung ab Bestellvorschlag, ab Dokument, ab Stücklisten, ab Rahmenvertrag, ab Rückstand/Reservation oder ab externer Bestelldefinition erstellen.
	Einen Bestellvorschlag können Sie mit einem Klick auf diese Schaltfläche einfügen.
	Um ein Dokument aus der Auftragsbearbeitung in eine Bestellung umzuwandeln, wählen Sie diese Schaltfläche.
	Wenn Sie die Teile einer Stückliste bestellen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
	Wenn Sie Bestellungen aus einem Rahmenvertrag auslösen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
	Wenn Sie Bestellungen aus einer Rückstand/Reservation auslösen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
	Möchten Sie eine Bestellung über eine Externe Quelle (Text, Access...) auslösen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
	Um eine Position in der Bestellung zu suchen, wählen Sie dieses Symbol.
	Mit diesem Symbol können Sie neue Positionen zur Bestellung hinzufügen.
	Mit dieser Funktion fügen Sie dem Dokument eine neue Artikelposition hinzu.
	Um eine freie Position hinzuzufügen, klicken Sie auf dieses Symbol.
	Wenn Sie eine neue Textposition hinzufügen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
	Wählen Sie diese Funktion, um eine markierte Position zu kopieren.
	Mit diesem Symbol oder unter Start > Positionen > Ändern können Sie die ausgewählte Position anpassen.
	Mit diesem Symbol löschen Sie die ausgewählte Position.
	Wenn Sie die Adressen anpassen wollen, wählen Sie dieses Symbol.
	Um die Kopfdaten der Bestellung anzupassen, klicken Sie auf dieses Symbol.
	Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, sehen Sie die Währungsinformationen zur Bestellung. Hier sehen Sie, in welcher Währung wie viel bestellt wird.

Mit dem Bestellstatus können Sie eine Bestellung von einem Status in den nächst höheren Status umwandeln. Dies geschieht z.B. bei einem Wareneingang. Der Bestelltyp bestimmt, in welchem Status sich eine Bestellung befindet und welche Aktionen vorgenommen werden. Es gibt folgende mögliche Bestellstati, welche Sie auf dem Bestelltyp definieren können:

Hinweis:

▪Eine Bestellung besteht aus einem Bestellkopf und mehreren Positionen. Der Bestellstatus wird auf den Positionen gesetzt. Es ist daher möglich, dass innerhalb einer Bestellung eine Position den Status offen (nicht geliefert) und eine andere Position den Status Lagereingang besitzt. Auf dem Bestellkopf wird aber immer der höchste Status aller Positionen angezeigt.

Was möchten Sie tun?

Wenn Sie einen Wareneingang erfassen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1.Führen Sie in der Einkaufsverwaltung zuerst eine Suche nach der Bestellung durch.

2.Wählen Sie die gewünschte Bestellung aus.

3.Wählen Sie Start > Bestellstatus > Verwalten .

Einkauf Bestellstatus verwalten 2

4.Erfassen Sie mit Doppelklick auf die gewünschte Position in der Tabelle oder wählen das Symbol Status verwalten einen Wareneingang.

Einkauf Bestellstatus verwalten Position offen

5.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

6.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

7.Der Bestelltyp der Position wechselt nun von OFFEN zu EINGANG.

8.Wiederholen Sie den Vorgang für alle Positionen, die geliefert wurden.

9.Schliessen Sie mit Klick auf Ok ab.

Hinweise:

▪Mit Status zurücksetzen können Sie so vorgenommen Änderungen wieder löschen, d.h. rückgängig machen.

▪Mit der Option Aktivitäten auf erledigt setzen geben Sie an, dass eine eventuell für diese Bestellung generierte Aktivität auf den Status erledigt gesetzt werden soll.

▪Wenn Sie einen Bestellstatus wieder auf offen setzen wollen, wählen Sie Start > Bestellstatus > Wareneingang stornieren in der Einkaufsverwaltung .

Artikel

Hier sehen Sie die Nummer des Artikels, den Sie ausgewählt haben.

Bestelltyp

In diesem Feld sehen Sie den Bestelltyp für die Position. Wenn Sie den Typ auf den Status Preiskorrektur setzen, können Sie nur noch den Preis verändern.

Datum

Geben Sie hier das Datum der Lieferung an. Das Tagesdatum wird automatisch vorgeschlagen.

Bestellt, Geliefert

In diesen Feldern sehen Sie die bestellte und die bereits gelieferte Menge.

Lieferung/Etiketten

Hier müssen Sie die Menge eingeben, die geliefert wird. Diese Menge wird als Lagereingang gebucht. Wenn die Menge grösser oder gleich der offenen Menge ist, wird die Option Rest wird nicht geliefert gesetzt und die Position wird nach dem Speichern nur noch zur Preiskorrektur freigegeben. Im Feld neben der Lieferung können Sie die Anzahl der Etiketten angeben, die Sie gedruckt haben wollen.

Rest wird nicht geliefert

Falls Sie nur eine Teillieferung erhalten und die Restmenge nicht mehr geliefert wird, können Sie mit Markieren dieser Option die Position abschliessen. Ist die Option markiert, können Sie nur noch den Preis ändern.

Einheiten, Dimension 1-3

Hier sehen Sie die Einheiten und die dazugehörigen Dimensionen. Diese Felder können nicht geändert werden.

Menge verr.

In diesem Feld wird die Rechnungsmenge angezeigt.

Preis zum Lieferant schreiben

Mit dieser Option können Sie bestimmen, ob der Preis zum Lieferant zurück geschrieben werden soll. Markieren Sie diese Option, wird der Preis, den Sie unter Bruttopreis eintragen, in die Artikel- und Lagerverwaltung zum entsprechenden Lieferanten gespeichert.

Preis zum Artikel schreiben

Mit dieser Option können Sie bestimmen, ob der Preis zum Artikel zurück geschrieben werden soll. Wenn Sie diese Option markieren, wird der Preis, der unter Preis errechnet worden ist, in die Artikel- und Lagerverwaltung in das Register Preise / Bestände gespeichert. Bitte beachten Sie, dass wenn nötig die Bestandeskorrekturbuchung im Modul Finanzbuchhaltung automatisch generiert werden und die Preishistory ebenfalls aktualisiert wird.

Termin

Hier können Sie einen Liefertermin für diese Position erfassen.

Bruttoeinkaufspreis

Geben Sie hier den Einkaufspreis ohne Rabatt ein.

Rabatt 1,2

In diesen Feldern können Sie 2 Rabatte in Prozent eingeben.

Einkaufspreis

Hier sehen Sie den Preis nach Abzug des Rabattes.

Total

Dieses Feld zeigt das Gesamttotal der Position an.

Beleg

Geben Sie hier eine Belegnummer für den Lagereingang ein.

Bemerkungen

Dieses Feld steht Ihnen für beliebige Bemerkungen zur Verfügung.

Lagerort/Lagerplatz

Wenn der Artikel mit Lagerorten und Lagerplätzen geführt wird, können Sie hier bereits den Lagerort/-platz angeben, in welchen die Lieferung eingebucht werden soll.

Tabelle

Falls Sie bereits Teillieferungen für diese Position erfasst haben, sehen Sie hier alle Lieferungen aufgelistet.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Einleitung

Einleitung

Einleitung