Module > Auftragsbearbeitung > Neue Position

Um einem Dokument eine Artikelposition hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Auftragsbearbeitung > Start > Position > Neu > Artikel .

2.Geben Sie hier die Abkürzung des Artikels ein, den Sie hinzufügen wollen.

3.Nachdem Sie diese Eingabe gemacht haben, werden die Bezeichnungen sowie die Felder Einheit, Preis, Einkaufspreis, Steuercode, Ertragskonto und Bilddatei aufgrund der Artikeldefinition abgefüllt.

4.Falls Sie dem Dokument eine Adresse zugewiesen haben, welche die Option Ertragskonto verwenden bzw. Steuercode verwenden gesetzt hat, werden diese Felder aufgrund der Vorgaben auf der Adresse abgefüllt.

5.Sind dem Artikel Bilder hinterlegt, welche die Option Anzeigen gesetzt haben, werden diese nach Verlassen des Feldes angezeigt.

6.Mit Artikel-Nr./Bezeichnungen Kunden neben der Artikel-Nr. können Sie die kundenspezifischen Artikel-Nr./Bezeichnungen verwalten.

auf_position_Artikel

7.Haben Sie alle Angaben vorgenommen, klicken Sie auf Ok , um die Position dem Dokument hinzuzufügen.

8.Danach können Sie sofort einen weiteren Artikel hinzufügen.

Hinweise:

▪Nach dem Einfügen einer Artikelpositionen erscheint eine Auswahl der Optionen, falls solche für diesen Artikel definiert wurden.

▪Wenn Sie bei der Suche nur die Artikel sehen wollen, die der Kunde des aktuellen Dokuments bereits einmal bestellt hat, dann können Sie in den Einstellungen die Option nur bereits bestellte Artikel des Kunden anzeigen aktivieren. Möchten Sie dann trotzdem einen anderen Artikel hinzufügen, müssen Sie diesen mit F4 suchen und hinzufügen oder direkt die korrekte Artikel-Nr. eingeben.

▪Wenn Sie einen Zusatzartikel ändern, können Sie nur die Bezeichnungen anpassen. Alle anderen Felder sind gesperrt. Zusatzartikel werden automatisch aufgrund der Preisdefinitionen in der Preisverwaltung hinzugefügt.

Tipps:

▪Sie können auch einen Teil der Bezeichnung eingeben, falls Sie die Abkürzung nicht kennen.

▪Sie können auch mehrere Artikel im Suchfenster markieren. Danach werden alle markierten Artikel der Reihe nach eingefügt.

▪Wenn Sie die Eingabe mit Return bestätigen, springt das Programm direkt auf das Feld Menge. Mit Tabulator gelangen Sie jeweils in das nächste Feld.

▪Sie haben die Möglichkeit, gerechnete Felder (Bestand, Rückstand, Reservationen usw.) anzuzeigen. Es werden alle gerechneten Felder angezeigt, welche auch im Tooltip des Artikel-Nr.-Feldes definiert sind.

Bezeichnungen

Die Bezeichnungen werden vom Artikel automatisch übernommen und können von Ihnen überschrieben werden. Je nach Definition in der Artikel- und Lagerverwaltung werden hier 1-5 Bezeichnungen angezeigt.

Gebinde

Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn Sie einen Artikel auswählen, welcher eine Gebindeeinheit definiert hat. Geben Sie hier die Anzahl der Gebinde ein, die Sie zu diesem Artikel mitliefern. Diese Anzahl wird automatisch aufgrund der Menge und des Inhaltes berechnet. Sie können die Anzahl aber manuell übersteuern. Damit diese Berechnung funktioniert, müssen Sie das Depot zum Artikel definieren.

Inhalt

Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn Sie einen Artikel auswählen, welcher eine Gebindeeinheit definiert hat. Hier sehen Sie den Anzahl der Artikel, die im Gebinde Platz haben. Es wird automatisch der Inhalt der Depot-Definition vorgeschlagen, welche als die gleiche Menge definiert hat wie die Packungseinheit, welche auf dem Artikel definiert wurde. Falls Sie ein anderes Gebinde verwenden wollen, geben Sie hier die Anzahl der Artikel ein, die im Gebinde Platz haben. Sollte in der Depotverwaltung keine Definition mit dieser Anzahl vorhanden sein, wird kein Gebindeartikel hinzugefügt.

Verpackungen

Wenn auf dem Artikel Verpackungen definiert sind, geben Sie hier die Anzahl der Verpackungen für diese Position ein.

GTIN Stufe

Wählen Sie hier die GTIN Stufe aus, falls auf dem Artikel Verpackungen definiert sind. Wenn auf dem Artikel für diesen Kunden eine GTIN Stufe definiert wurde, wird diese vorgeschlagen, ansonsten die Verpackung mit der Option Haupt.

Menge

In diesem Feld müssen Sie die Anzahl der Artikel eingeben, die Sie dem Dokument hinzufügen wollen. Wenn Sie die Option Rückstände/Reservationen installiert haben und die Artikel reservieren wollen, klicken Sie auf die daneben liegende Schaltfläche.

Rückstand

Wenn Sie die Option Rückstände/Reservationen installiert haben, sehen Sie dieses Feld. Hier wird die Anzahl der Artikel angegeben, für welche ein Rückstand gebildet wird. Mit der Schaltfläche daneben, gelangen Sie in die Verwaltung der Rückstände.

Lagereinheit

Aufgrund des Artikels wird die Einheit abgefüllt. Sie können diese Eingabe nicht ändern.

Rechnungseinheit

Aufgrund des Artikels wird die Rechnungseinheit abgefüllt. Aufgrund dieser Einheit und der definierte Einheitsmatrix wird der Betrag der Position errechnet.

Dimension 1-3

Je nach Einheit können Sie hier die Dimensionen des Artikels eingeben. Diese Felder sind nur eingeschaltet, wenn auf der Definition der Einheit eine Angabe unter Dimension 1, Dimension 2 bzw. Dimension 3 gemacht wurde.

Menge verr.

Hier sehen Sie die Anzahl in der Rechnungseinheit. Diese Menge errechnet sich aufgrund der Definition der eingegebenen Einheit. Sie finden in der Hilfe der Einheiten eine genaue Beschreibung dieser Berechnung.

Preiscode

Auf jedem Artikel können Sie bis zu fünf Preise definieren. In dieser Liste können Sie nun den gewünschten Preis auswählen. Sie können im Register Debitoren der Adresse ebenfalls angeben, welcher Preis verwendet werden soll. Dieser Preis wird dann hier automatisch ausgewählt und in das Preisfeld daneben abgefüllt. In den Einstellungen unter Währungsumrechnung können Sie definieren, welche Preise in die aktuelle Währung umgerechnet werden und welche ohne Veränderung aus der Lagerverwaltung übernommen werden. Falls Sie die Preisverwaltung installiert haben und ein anderer Preis als der Verkaufspreis 1-5 verwendet wird, erscheint hier als Auswahl Preismodul. Wenn die Position aus dem Webshop erstellt wurde und der Preis nur für den Webshop gültig ist, dann sehen Sie hier die Auswahl Shop. Wenn Sie in den Einstellungen die Lagerpreis Übersteuerung erlaubt haben, können Sie hier Verkaufspreis 1-5 PV wählen. Damit können Sie die Berechnung des Preises durch die Preisverwaltung mit einem anderen Ausgangspreis als dem Verkaufspreis 1 vornehmen.

Preis

In diesem Feld geben Sie den Einzelpreis des Artikels ein. Wenn Sie den vorgegebenen Preis ändern, wird die Preisauswahl links daneben wieder entfernt.

Rabatt

Wenn Sie dem Kunden auf diesen Artikel einen Rabatt gewähren wollen, geben Sie in diesem Feld die Prozentzahl für den Rabatt ein. Sie haben auch die Möglichkeit, über das gesamte Dokument einen Rabatt zu definieren. Dies machen Sie mit einer Rabattposition.

Rabattbetrag

In diesem Feld geben Sie den Rabatt in absoluten Zahlen eines einzelnen Artikels ein.

Zusatzartikel ignorieren

Wenn Sie mit der Preisverwaltung arbeiten, können Sie Zusatzartikel definieren. Falls zu dieser Artikelposition ein Zusatzartikel ermittelt wird, wird dieser beim Speichern der Position hinzugefügt. Wenn Sie ausnahmsweise nicht wollen, dass ein solcher Zusatzartikel generiert wird, können Sie hier mit dieser Option das Hinzufügen des Zusatzartikels verhindern.

Total

Das Gesamttotal (Menge * Preis - Rabatt + ev. Steuer) wird in diesem Feld angezeigt. Sie können das Total auch überschreiben. In diesem Fall wird dann der Preis bzw. der Rabatt entsprechend angepasst. Ob der Preis oder der Rabatt nachgerechnet wird, bestimmen Sie in den Einstellungen der Auftragsbearbeitung.

Lieferant

Hier können Sie den Lieferanten auswählen. Diese können in der Artikel-Verwaltung für jeden Artikel definiert werden. Diese Auswahl beeinflusst den Einkaufspreis. Mit der Schaltfläche rechts daneben können Sie eine Übersicht aller Lieferanten zu diesem Artikel aufrufen.

Steuer

Hier sehen Sie den Steuerbetrag, welcher aufgrund des eingegebenen Steuercodes errechnet wird.

Einkaufspreis

Geben Sie hier den Einzel-Einkaufspreis des Artikels ein. Der auf dem Artikel hinterlegte Preis wird automatisch vorgeschlagen und kann von Ihnen geändert werden. Aufgrund dieser Eingabe wird die Marge berechnet. Wenn Sie nicht wollen, dass z.B. ein Kunde den EInkaufspreis sieht, können Sie diese Zahl mit Extras > Ansicht > Einkaufspreise ausblenden.

Marge

Hier sehen Sie die Marge, welche Sie auf diesem Artikel haben. Die Marge wird ständardmässig wie folgt gerechnet: 100 * (Verkaufspreis exkl. MWST - Einkaufspreis) / Verkaufspreis exkl. MWST. Die Berechnung der Marge kann in den Einstellungen der Auftragsbearbeitung > Preise > Margenberechnung definiert werden und können zB auch die Marge mit dem Einstandspreis anstatt dem Einkaufspreis berechnen.

Wenn Sie nicht wollen, dass z.B. ein Kunde die Marge sieht, können Sie diese Zahl mit Extras > Ansicht > Einkaufspreise ausblenden. Rechts neben der Prozentzahl sehen Sie den Margenbetrag.

Lieferant

Liefertermin

Sie können in diesem Feld z.B. bei Lieferscheinen einen Liefertermin für den Artikel angeben. Wenn Sie in den Einstellungen die Option Liefertermin berechnen markiert haben, wird dieser automatisch aufgrund der Wiederbeschaffungszeit des Artikels/Lieferanten und dem definierten Terminintervall berechnet und abgefüllt.

Gewicht

Das Einzelgewicht des Artikels geben Sie in diesem Feld ein.

Vertreter

Wenn Sie Vertreter haben und diesen Provisionen auszahlen, können Sie auf dem Auftragskopf einen Vertreter angeben, welcher die Provision für dieses Dokument erhält. Es ist nur möglich auf das ganze Auftragsdokument (Vertreter-Eingabe auf dem Dokument) oder auf die einzelnen Auftragspositionen die Berechnung der Provision zu steuern.

Ertragskonto

In diesem Feld geben Sie das Konto ein, auf welchem der Ertrag für diesen Artikel verbucht werden soll. Das Ertragskonto wird vom Artikel vorgeschlagen, es sei denn, Sie haben auf der verwendeten Adresse im Register Debitoren die Option Ertragskonto verwenden markiert.

Steuercode

Hier müssen Sie den Steuercode für diese Position eingeben. Der Steuercode wird vom Artikel vorgeschlagen, es sei denn, Sie haben auf der verwendeten Adresse im Register Debitoren die Option Steuercode verwenden markiert.

Auftrag

Wenn Sie dieses Dokument einem Auftrag zuweisen wollen, geben Sie hier die entsprechende Auftrags-Nr. ein. Die eingegebene Auftrags-Nr. auf dem Dokumentkopf wird hier automatisch vorgeschlagen.

Kostenstelle*)

Geben Sie hier die Kostenstelle ein. Eine Eingabe ist nur dann möglich, wenn auf der Kontodefinition die Kostenstellen-Abfrage definiert ist.

Kostenart*)

Eine Eingabe ist nur dann möglich, wenn auf der Kontodefinition die Kostenarten-Abfrage definiert ist.

Bestellnummer/Position

Geben Sie hier eine eventuelle Bestellnummer und Position ein, die Sie von Ihrem Kunden bei der Bestellung dieser Position erhalten haben.

Wenn Sie in den E-Rechnungen die Bestellnummer und die Bestellposition übermitteln möchten, müssen diese zwingend in der Artikelposition auf dem Auftragsdokument erfasst werden.

Serviceauftrag/Position

Wenn Sie mit der Serviceauftragsverwaltung arbeiten, können Sie hier dieser Position einen Serviceauftrag zuweisen. Geben Sie dazu die Nummer des Serviceauftrages ein. Sind zu diesem Serviceauftrag mehrere Positionen vorhanden, müssen Sie anschliessend noch die gewünschte Position auswählen.

interne Notizen

Hier haben Sie die Möglichkeit, interne Notizen zu dieser Position zu hinterlegen. Die internen Notizen werden auf dem Dokument nicht ausgedruckt. Sie können einen vordefinierten Text übernehmen und anschliessend ändern. Sie können diesen Text formatieren. Eine genaue Anleitung zu formatierten Texten finden Sie hier.

externe Notizen

Im Gegensatz zu den internen Notizen, werden die externen Notizen auf dem Dokument ausgedruckt. Sie können einen vordefinierten Text übernehmen und anschliessend ändern. Sie können diesen Text formatieren. Eine genaue Anleitung zu formatierten Texten finden Sie hier.

Bilddatei

Ist dem Artikel ein Bild zugewiesen, welches die Option Haupt markiert hat, wird dieses Bild automatisch hier abgefüllt. Sie können diesen Vorschlag aber auch überschreiben oder mit der Schaltfläche auswählen. Mit der Schaltfläche ganz rechts können Sie aus allen Bildern auswählen, die dem Artikel hinterlegt sind.

optional

Wenn Sie diese Option markieren, wird diese Position nur optional im Dokument aufgeführt, d.h. der Betrag wird nicht in das Dokument-Total gerechnet. Dies ist jedoch nur möglich, wenn der Dokumenttyp die Optionen Lagerabtrag und Debitorenbuchung NICHT gesetzt haben.

Hinweis:

▪*) Dieses Feld ist nur vorhanden, wenn Sie die Option Kostenstellen installiert haben.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder ins jeweilige Modul.

Sie können beim Erfassen einer Auftragsbestätigung die Artikel bereits reservieren. So gebildete Reservationen können mit der Funktion Rückstände/Reservationen liefern z.B. in Lieferscheine umgewandelt werden.

Diese Funktionen sind nur möglich, wenn Sie Option Rückstände/Reservationen installiert haben.

1.Um eine Reservation zu bilden, müssen Sie in der Auftragsbearbeitung beim Erfassen einer Artikelposition für eine Auftragsbestätigung auf Reservationen verwalten rechts neben dem Feld Menge klicken. Sie gelangen in folgendes Fenster:

auf_position_Artikel_Reservation

2.Sie können die bestellte Menge nun in beliebig viele terminierte Reservationen aufteilen.

3.Geben Sie die Daten ein und klicken Sie dann auf Neue Reservation oder Ok .

4.Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis das Feld Aufgeteilt die gleiche Menge wie das Feld Bestellt anzeigt.

5.Wenn Sie eine bereits erfasste Reservation ändern wollen, markieren Sie diese und klicken auf Reservation ändern .

6.Falls Sie eine Reservation wieder entfernen wollen, markieren Sie diese und klicken auf Reservation löschen .

7.Haben Sie alle Reservierungen vorgenommen, klicken Sie auf Ok , um diese zu speichern.

Hinweis:

▪Das Reservieren der Chargen und Seriennummern ist optional. Die reservierten Chargen oder Seriennummern können auf der Position jederzeit wieder geändert werden.

▪Es werden nur die Charge zum gewählten Artikel und entsprechendes Lager angezeigt. Mit Crtl+F werden weitere Chargen angezeigt.

Tipp:

▪Wenn Sie eine bereits erfasste Reservation ändern wollen, können Sie auch auf die entsprechende Position in der Tabelle doppelklicken.

Wenn Sie z.B. Lieferscheine erfassen, haben Sie Möglichkeit, für nicht im Lager vorhandene Artikel einen Rückstand zu bilden, um diese später nachzuliefern. So gebildete Rückstände können mit der Funktion Rückstände/Reservationen liefern z.B. in Lieferscheine umgewandelt werden.

Diese Funktionen sind nur möglich, wenn Sie Option Rückstände/Reservationen installiert haben.

1.Um einen Rückstand zu bilden, müssen Sie in der Auftragsbearbeitung beim Erfassen einer Artikelposition für einen Lieferschein auf Rückstände verwalten klicken.

auf_position_Artikel_Rückstand

2.Ergänzen Sie die benötigen Angaben.

3.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Hinweis:

▪Wenn Sie hier keinen Rückstand vornehmen und zu wenig Artikel im Lager vorhanden sind, erscheint das Rückstands-Fenster automatisch beim Speichern des Dokumentes.