Hilfstabellen > Einkaufsverwaltung

Wenn Sie Bestellungen erfassen, haben Sie die Möglichkeit, Textpositionen einzufügen oder einen Fusstext anzugeben. Damit Sie häufig verwendete Texte nicht jedes Mal neu eingeben müssen, können Sie diese über das Modul Hilfstabellen vordefinieren.

Im Modul Einkaufsverwaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Einkaufsverwaltung > Bestelltexte.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Einkaufsverwaltung_Bestelltexte verwalten

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Mit den Bestelltypen bestimmen Sie, welche Dokumente Sie erfassen können bzw. in welchem Zustand sich eine Bestellung befindet. Der Nummernkreis wird ebenfalls hier bestimmt. Die wichtigsten Bestelltypen wie z.B. Bestellofferte, Offen, Wareneingang, Preiskorrektur etc. sind bereits vordefiniert. Sie können aber jederzeit beliebige andere Bestelltypen definieren und diese im Modul Einkaufsverwaltung verwenden. Die Bestelltypen können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

Im Modul Einkaufsverwaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Einkaufsverwaltung > Bestelltypen.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Einkaufsverwaltung_Bestelltypen verwalten

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Bestelltyp

Geben Sie hier eine eindeutige Abkürzung für den Bestelltyp ein.

Bezeichnung

Hier müssen Sie eine Bezeichnung für den Bestelltyp eingeben.

Titel

In diesem Feld müssen Sie den Titel für den Bestelltyp eingeben, welcher beim Drucken verwendet werden soll. Mit der Schaltfläche Fremdsprachen daneben können Sie die Texte in den anderen Sprachen eingeben.

Belegart

In diesem Feld müssen Sie die Belegart für diesen Bestelltyp eingeben. Mit dieser Angabe definieren Sie auch gleichzeitig den Nummernkreis. Wenn Sie für alle Bestell-Dokumente den gleichen Nummernbereich verwenden wollen, geben Sie bei allen Bestelltypen die gleiche Belegart ein.

Aktivität

Wenn Sie wollen, dass beim Erstellen einer Bestellung mit diesem Bestelltyp automatisch eine Aktivität erstellt werden soll, dann geben Sie hier die gewünschte Aktivität ein. Die so generierte Aktivität kann in der Bestellung ebenfalls noch angepasst werden.

Reihenfolge

Damit die Einkaufsverwaltung weiss, welcher Bestelltyp in welchen anderen Bestelltyp umgewandelt werden darf, können Sie mit diesem Feld die Reihenfolge des Ablaufs definieren. Die Reihenfolge der Bestelltypen wird wie folgt festgelegt: Zuerst kommen die Typen mit der Option offen. Danach folgen die Bestelltypen mit Lagerabtrag. Anschliessend werden die Typen mit Preiskorrektur angezeigt. Sind innerhalb dieser Regeln mehrere Typen vorhanden, werden diese nach der hier eingegebenen Reihenfolge sortiert.

Formulare

Wählen Sie hier die Formulare für den Ausdruck der Bestellung aus. Dazu stehen Ihnen diverse Formulare zur Verfügung. Wenn Sie hier keine Auswahl treffen, erscheint bei jedem Druck eine Abfrage nach den gewünschten Formularen. Hier erscheinen alle Formulare, welche im Listenmodul des Moduls Einkaufsverwaltung unter Listenart > Dokumente definiert wurden.

Gelöscht

Sie können nicht mehr benötigte Typen auch als gelöscht markieren.

Haupt

Hat ein Bestelltyp diese Option gesetzt, wird dieser beim Erfassen einer neuen Bestellung automatisch vorgeschlagen.

Lagereingang

Wenn dieser Dokumenttyp eine Lagereinbuchung ausführen soll, markieren Sie diese Option. Dies ist z.B. bei einem Wareneingang der Fall.

Preiskorrektur

Ist eine Bestellung in diesem Status, können nur noch die Preise der Wareneingänge verändert werden. Alle anderen Angaben sind gesperrt.

Bestellofferte

Falls dieser Dokumenttyp die Funktionen einer Bestellofferte ausführen soll, markieren Sie diese Option.

Artikel-Dokumente drucken

Mit dieser Option geben Sie an, ob die den Artikeln hinterlegten Dokumente bei diesem Bestelltyp ebenfalls gedruckt/gemailt werden sollen.

Hinweis:

▪Wenn Fremdsprachen in Feldern definiert sind, wird das Fremdsprachensymbol mit anderen Farben dargestellt.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Sie können die Bestellungen auch aus einer Datei einlesen. Somit können Sie mit einem Barcode-Scanner die Artikel erfassen und danach aus dem Scanner bzw. der dazugehörigen Software eine Datei erstellen. Um eine solche Datei einlesen zu können, müssen Sie das Format der Datei definieren. Erstellen Sie dazu in der ODBC-Verwaltung des Betriebssystems eine Datenquelle, welche Ihre Datei definiert.

Danach wählen Sie in der Einkaufsverwaltung die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Einkaufsverwaltung > Externe Bestelldefinitionen.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Einkaufsverwaltung_Externe Bestelldefinitionen verwalten

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Hinweise:

▪Um die Daten effektiv einzulesen, erstellen Sie in der Einkaufsverwaltung eine neue Bestellung und wählen dann die Registerkarte Start > Bestellung > Bestellen > Ab Externe Bestelldefinitionen .

▪Um den Import zu kontrollieren, steht Ihnen unter Vorschau eine Ansicht auf dem Bildschirm zur Verfügung. In dieser Vorschau werden alle eventuellen Import-Fehler Rot angezeigt.

Definition-Nr.

Geben Sie hier die Nummer der Bestelldefinition ein. Es wird automatisch die nächste Nummer vorgeschlagen. Die Definition-Nr. muss eindeutig sein und kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Positionen summieren

Wenn in der Datei mehrere Zeilen mit dem gleichen Artikel vorkommen, müssen die Mengen in der Regel summiert werden. Ist dies der Fall, markieren Sie diese Option.

Bezeichnung

Geben Sie hier die Bezeichnung für die Bestelldefinition ein.

importieren von

Definieren Sie hier, woher Sie die Daten importieren. Wählen Sie die Datenquelle und danach die Tabelle aus. Mit den Schaltflächen daneben können Sie die Angaben zur Datenquelle definieren bzw. neue Datenquellen definieren.

Datenquelle

Wählen Sie hier die Datenquelle für den Import aus. Hier sehen Sie ein Liste der auf Ihrem Betriebssystem definierten ODBC-Datenquellen. Um eine neue Datenquelle zu erstellen, klicken Sie auf die zweit oberste Schaltfläche Datenquelle daneben. Nachdem Sie eine Datenquelle ausgewählt haben, erscheint das nachfolgende Fenster mit den Angaben zur Datenbank:

Einkaufsverwaltung_Externe Bestelldefinitionen_DB verwalten

Über die Schaltfläche Login-Einstellungen gelangen Sie ebenfalls in dieses Fenster.

Tabellen

Nachdem Sie eine Datenquelle ausgewählt haben, erscheinen hier alle Tabellen der gewählten Datenbank. Markieren Sie die Tabellen, welche Sie für den Import benötigen.

Feldzuweisung

In diesem Fenster definieren Sie nun, welche Daten von der Quelldatenbank in welche Felder der Bestellung importiert werden sollen. Um dies zu tun, wählen Sie zuerst unter Ziel das Zielfeld im Proffix aus. Danach suchen Sie unter Quelle das dazugehörige Feld der Quelldatenbank und wählen dieses ebenfalls aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang bis Sie alle für Sie wichtigen Felder zugewiesen haben. Wenn Sie eine Zuweisung wieder aufheben wollen, wählen Sie unter Ziel das Feld und unter Quelle die Zeile Keine Zuweisung aus. Sie haben auch die Möglichkeit, anstelle von Feldern komplexe Formeln zu definieren. Wenn Sie anstelle eines Feldes eine Formel zuweisen wollen, wählen Sie wiederum zuerst das Ziel und klicken anschliessend auf die Schaltfläche neue Formel neben der Liste Quelle. Sie sehen das folgende Fenster:

Einkaufsverwaltung_Externe Bestelldefinitionen_Formel verwalten

Hier können Sie eine beliebige Formel definieren. Die Syntax der Formel hängt von der gewählten Datenquelle ab. Es sind alle SQL-Ausdrücke möglich, welche die gewählte Quelldatenbank unterstützt.

Die Qualitäten dienen zur Bewertung von Lieferanten und deren Lieferungen. Die Qualitäten können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

Im Modul Einkaufsverwaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Einkaufsverwaltung > Qualitäten.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Einkaufsverwaltung_Qualitäten_Qualitäten verwalten

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Mit den Qualitätstypen bestimmen Sie, auf welche Qualitätsmerkmale Sie eine Benotung vornehmen möchten. Einige Qualitätstypen wie z.B. Termin, Preisabmachung, Wareneingang, Mengendifferenz und Verpackung sind bereits vordefiniert. Sie können aber jederzeit beliebige andere Qualitätstypen definieren und diese im Modul Einkaufsverwaltung verwenden. Die Qualitätstypen können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

Im Modul Einkaufsverwaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Einkaufsverwaltung > Qualitätstypen.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Einkaufsverwaltung_Qualitätstypen

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

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