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Unter Start > Bestellung in der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_32x32 sind folgende Funktionen vorhanden:

Toggle-auf_16x16_blackBestellung suchen

Wenn Sie in der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_32x32 nach vorhandenen Bestellungen suchen wollen, stehen Ihnen diverse Felder sowie eine Abfrage zur Verfügung.

Im Suchresultat können Sie die Bestellungen auswählen und anschliessend kopieren Kopieren_16x16, ändern Ändern_16x16, löschen Löschen_16x16 sowie weitere Funktionen aufrufen.

Was möchten Sie tun?

1.Füllen Sie zuerst die Suchkriterien aus.

2.Klicken Sie auf Start > Suchen Suchen_16x16.

3.Falls Sie bereits eine Suche ausgeführt haben und Daten in der Tabelle vorhanden sind, sehen Sie bei einer erneuten Suche das folgende Fenster:

Suche_ Frage

4.Bestätigen Sie mit Ja, um die bereits aufgelisteten Daten vor der Suche aus der Tabelle zu entfernen.

5.Wählen Sie Nein, um mit der Suche die Daten zu den bereits gefundenen hinzufügen.

Tipp:

▪Wenn Sie diese Frage nicht mehr beantworten und die Tabelle immer zuerst leeren wollen, können Sie dies in den Einstellungen > Benutzer > Ansichten > Tabellen > Tabelle automatisch leeren einstellen.

Wenn Sie in der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_32x32 nach vorhandenen Bestellungen gesucht haben, können Sie die Suchergebnisse weiter einschränken.

1.Füllen Sie dazu die zusätzlichen Suchkriterien aus.

2.Wählen Sie Start > In Ergebnis suchen in Ergebnis suchen_16x16.

3.Nun werden die bereits aufgelisteten Datensätze mit den neuen Suchkriterien weiter gefiltert.

Hinweis:

▪Sie können diesen Vorgang beliebig wiederholen, solange noch Datensätze in der Tabelle vorhanden sind.

Tipp:

▪Mit Ctrl+Return in einem Suchfeld wird die Suche direkt ausgeführt.
Toggle-auf_16x16_blackNeue Bestellung erfassen

Eine Bestellung durchläuft verschiedene Stufen bis sie erledigt ist. Diese werden durch den Bestelltyp definiert und mit der Funktion Bestellstatus verwalten Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16 geändert.

Folgende verschiedenen Stufen sind möglich:

▪Bestellofferte
Mit einer Bestellofferte kann eine Bestellung an mehrere Lieferanten gesendet werden. Eine solche Bestellung ist nicht als eigentliche Bestellung im System aktiv. Nachdem Sie sich für einen Lieferanten entschieden haben, können Sie diesen aus der Liste auswählen und die Bestellofferte in eine «richtige» Bestellung mit dem Status offen umwandeln.

▪offen
Alle Bestellungen starten mit dem Status offen. Dieser Status bedeutet, dass die Bestellung erstellt aber noch keine Wareneingänge gebucht wurden. Sobald die Ware geliefert wird, folgt der nächste Status Lagereingang.

▪Lagereingang/Wareneingang
Wenn Sie eine Lieferung oder eine Teillieferung zu einer Bestellung erhalten, wird die Bestellung auf die Stufe Lagereingang gesetzt. Nachdem eine Position diesen Status erhalten hat, können Sie keine Änderungen mehr an der Bestellung vornehmen. Sie können nur noch weitere Lagereingänge erfassen, bis die ganze Menge geliefert wurde. Ist dies passiert, wird der Status auf Preiskorrektur gesetzt.

▪Preiskorrektur
Sobald die ganze Menge geliefert wurde oder Sie die Position als erledigt markieren, wird der Status Preiskorrektur gesetzt. In diesem Status können Sie nur noch den Einkaufspreis der Position korrigieren. Nachdem Sie den Preis angepasst haben, ist die Position für alle Mutationen gesperrt.

Was möchten Sie tun?

Um eine neue Bestellung zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Gehen Sie in der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_16x16 zu Start > Bestellung > Neu Neu_16x16.

Einkauf_neue Bestellung

2.Fügen Sie mit Neu Neu_16x16 der Bestellung die gewünschten Positionen hinzu.

3.Klicken Sie auf Speichern Speichern_16x16, um die Bestellung abzuschliessen.

4.Nun erscheint das Auswahlfenster für die Formulare und Sie können die Bestellung ausdrucken.

5.Wenn auf der Adresse eine E-Mail Bestellung definiert wurde, werden diese Dokumente per E-Mail versendet.

Tipps:

▪Sie können die Grösse des oberen und unteren Bereiches anpassen, indem Sie mit der Maus oberhalb bzw. unterhalb der Tabelle fahren bis der Mauszeiger zu einem Doppelpfeil wechselt und mit gedrückter linker Maustaste die Grösse einstellen.

▪Die Reihenfolge der Positionen kann mit der Maus per Drag & Drop geändert werden. Wählen Sie dazu die gewünschte Zeile und ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle.

▪Prüfen Sie vorgängig die Einstellungen zu den Bestellungen.

Mit einer Bestellofferte kann eine Bestellung an mehrere Lieferanten gesendet werden. Eine solche Bestellung ist nicht als eigentliche Bestellung im System aktiv. Nachdem Sie sich für einen Lieferanten entschieden haben, können Sie diesen aus der Liste auswählen und die Bestellofferte in eine «richtige» Bestellung mit dem Status offen umwandeln.

1.Gehen Sie zu Einkaufsverwaltung > Start > Bestellung > Neu Neu_16x16.

2.Wählen Sie Bestelltyp Bestellofferte.

3.Erfassen Sie Bestellpositionen, z.B. über Start > Positionen > Neu > Artikel Artikel Paket_16x16.

4.Klicken Sie auf Speichern Speichern_16x16.

5.Wählen Sie Lieferanten aus Artikel Lieferanten_aus_Artikel_laden_16x16 um alle zugewiesenen Adressen auf dem Artikel bzw. auf der Position oder nur den Hauptlieferanten hinzuzufügen.

Ein_Lieferanten_aus_Artikel

6.Mit der Schaltfläche Adressen markieren Markieren_16x16 können Sie einzelne aufgelistete Adressen markieren bzw. abwählen.

7.Haben Sie alle Adressen definiert, speichern Sie die Bestellofferte mit einem Klick auf Ok Okay_16x16.

8.Nun erscheint das Auswahlfenster für die Formulare und Sie können die Bestellofferte ausdrucken.

9.Wenn auf der Adresse eine E-Mail Bestellung definiert wurde, werden diese Dokumente per E-Mail versendet.

Tipps:

▪Mit Hauptlieferant aus Artikel Lieferant_aus_Artikel_laden_16x16 wird nur der Hauptlieferant des Artikels eingefügt.

▪Im Suchfeld können Sie nach Adressen, Adressgruppen und Kontakten suchen und hinzufügen.

Tipp:

▪Sie  können einzelne Adressen oder Adressgruppen eingeben.

Bestell-Nr.

Hier sehen Sie die Nummer der Bestellung, falls Sie eine Bestellung ändern. Wenn Sie eine neue Bestellung erfassen, bleibt dieses Feld leer. Die Nummer wird beim Speichern automatisch vergeben und abgefüllt. Der Bereich für die Nummern hängt vom Bestelltyp ab. Sie können den Nummernkreis deshalb in der Verwaltung der Bestelltypen einstellen.

gedruckt

Diese Option gibt an, ob die Bestellung schon einmal ausgedruckt wurde und wird automatisch beim Drucken gesetzt. Sie können die Option aber auch wieder abwählen.

Datum

Hier sehen Sie das Datum der Bestellung. Es wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen.

Bestelltyp

In dieser Auswahl bestimmen Sie die Art der Bestellung. Sie können beliebig viele eigene Bestelltypen definieren. Aufgrund dieser Auswahl entscheidet sich, ob Lagereingänge gebucht werden. Der Nummernkreis wird ebenfalls auf dem Bestelltyp definiert. Der Bestelltyp, welcher die Option Haupt gesetzt hat, wird automatisch vorgeschlagen.

Adresse

Hier sehen Sie die Adresse des Lieferanten. Sie können in diesem Feld keine Eingaben vornehmen. Fügen Sie der Bestellung einfach die gewünschten Positionen hinzu. Bei diesem Vorgang werden die Adressen der Lieferanten bestimmt. Beim Speichern wird dann für jede Adresse eine Bestellung erstellt. Wenn Sie eine Position in der Tabelle mit den Positionen auswählen, sehen Sie in diesem Feld die Adresse des Lieferanten.

Referenztext

Hier können Sie einen Referenztext eingeben. Dieser Text ist nützlich, um später die Bestellung bei einer Suche zu finden.

Unser Zeichen

Erfassen Sie in diesem Feld Ihr Zeichen. Dies können z.B. Ihre Initialen oder auch der ganze Name sein.

Ihr Zeichen

Geben Sie hier das Visum des Lieferanten ein.

Termin

Hier können Sie einen eventuellen Liefertermin angeben.

Woche

Nach Eingabe eines Termins wird die Woche automatisch berechnet. Sie können auch anstelle der Liefertermins eine Woche eingeben. In diesem Fall wird das Datum der Woche berechnet und als Termin abgefüllt. Sie können in den Einstellungen definieren, welcher Wochentag für die Berechnung des Datums verwendet werden soll.

Auftrag

Wenn Sie diese Bestellung einem Auftrag zuweisen wollen, geben Sie hier die entsprechende Auftrags-Nr. ein.

Lieferart

Hier geben Sie die Lieferart ein.

Fusstext

Hier können Sie einen beliebig langen Fusstext eingeben. Sie können hier auch die Abkürzung eines vordefinierten Bestelltextes eingeben. Dieser wird in das Feld darunter übernommen und Sie können den Text anpassen oder ergänzen. Sie können diesen Text formatieren. Eine genaue Anleitung zu formatierten Texten finden Sie hier.

Total Bestellung

Hier sehen Sie das Gesamttotal der Bestellung.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Speichern_32x32

Mit dieser Funktion wird die Bestellung gespeichert.

Bestellung_Speichern pro Dokument_32x32

Wenn Sie eine Bestellung ab Dokument erstellen, können Sie mit dieser Schaltfläche die Bestellungen einzeln pro Dokument speichern. Es werden dann nicht mehr alle Artikel zusammengefasst sondern mehrere Bestellungen erstellt.

Vorschau_32x32

Mit diesem Symbol werden die Bestellungen als Vorschau am Bildschirm angezeigt.

Drucken_32x32

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Bestellungen zu drucken.

E-Mail_32x32

Um die Bestellungen per E-Mail zu versenden, wählen Sie diese Schaltfläche.

Bestellung_Bestellen_32x32

Mit diesem Symbol können Sie eine Bestellung ab Bestellvorschlag, ab Dokument, ab Stücklisten, ab Rahmenvertrag, ab Rückstand/Reservation oder ab externer Bestelldefinition erstellen.

Lager_32x32

Einen Bestellvorschlag können Sie mit einem Klick auf diese Schaltfläche einfügen.

Bestellung_32x32

Um ein Dokument aus der Auftragsbearbeitung in eine Bestellung umzuwandeln, wählen Sie diese Schaltfläche.

Bereitstellungen anzeigen

Wenn Sie die Teile einer Stückliste bestellen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Vertrag_32x32

Wenn Sie Bestellungen aus einem Rahmenvertrag auslösen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Bestände_Bestand pro Lagerort_32x32

Wenn Sie Bestellungen aus einer Rückstand/Reservation auslösen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Import_32x32

Möchten Sie eine Bestellung über eine Externe Quelle (Text, Access...) auslösen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

in Ergebnis suchen_32x32

Um eine Position in der Bestellung zu suchen, wählen Sie dieses Symbol.

Tabelle neu_32x32

Mit diesem Symbol können Sie neue Positionen zur Bestellung hinzufügen.

Artikel Paket_32x32

Mit dieser Funktion fügen Sie dem Dokument eine neue Artikelposition hinzu.

Position_Neu Freie Position_32x32

Um eine freie Position hinzuzufügen, klicken Sie auf dieses Symbol.

Text_32x32

Wenn Sie eine neue Textposition hinzufügen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Tabelle kopieren_32x32

Wählen Sie diese Funktion, um eine markierte Position zu kopieren.

Tabelle ändern_32x32

Mit diesem Symbol oder unter Start > Positionen > Ändern Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16 können Sie die ausgewählte Position anpassen.

Tabelle löschen_32x32

Mit diesem Symbol löschen Sie die ausgewählte Position.

Tabelle_32x32

Wenn Sie die Adressen anpassen wollen, wählen Sie dieses Symbol.

Kopfdaten anpassen_32x32

Um die Kopfdaten der Bestellung anzupassen, klicken Sie auf dieses Symbol.

Kurse_Info_32x32

Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, sehen Sie die Währungsinformationen zur Bestellung. Hier sehen Sie, in welcher Währung wie viel bestellt wird.
Toggle-auf_16x16_blackBestellung kopieren, ändern oder löschen

Wenn Sie eine bestehende Bestellung kopieren, ändern oder löschen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

Wenn Sie eine bestehende Bestellung kopieren wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Führen Sie in der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_16x16 eine Suche Suchen_16x16 nach dieser Bestellung aus.

2.Wählen Sie diese in der Tabelle die Bestellung aus, die Sie kopieren wollen.

3.Klicken Sie auf Start > Bestellungen > Kopieren Kopieren_16x16.

4.Nun sehen Sie das Fenster Adressen anpassen wo Sie bei Bedarf die Adresse, Liefer- und Rechnungsadresse ändern können.

5.Bestätigen Sie dieses Fenster mit Ok Okay_16x16.

6.Sie gelangen nun in das Fenster der Bestellbearbeitung, wo Sie die Vorgaben für die neue Bestellung anpassen können.

Um eine bestehende Bestellung zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1.Führen Sie in der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_16x16 eine Suche Suchen_16x16 nach dieser Bestellung aus.

2.Wählen Sie nun die gefundene Bestellung in der Tabelle aus.

3.Klicken Sie auf Start > Bestellung > Ändern Ändern_16x16.

4.Bestätigen Sie dieses Fenster mit Ok Okay_16x16.

5.Sie gelangen in das Fenster der Bestellbearbeitung, wo Sie die Bestellung ändern können.

Hinweis:

▪Eine Bestellung kann nicht mehr geändert werden, wenn ein Wareneingang gebucht wurde.

Sie können bestehende Bestellungen auch wieder löschen, falls noch kein Wareneingang verbucht wurde. Um eine Bestellung zu löschen, gehen Sie wie folgt vor.

1.Führen Sie in der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_16x16 eine Suche Suchen_16x16 nach dieser Bestellung aus.

2.Wählen Sie diese in der Tabelle aus.

3.Klicken Sie auf Start > Bestellung > Löschen Löschen_16x16.

Einkauf Bestellung löschen_Hinweis 1

4.Bestätigen Sie diese Frage mit Ja, wenn Sie die Bestellung endgültig löschen wollen.

Hinweis:

▪Eine Bestellung kann nicht mehr gelöscht werden, wenn ein Wareneingang gebucht wurde. Es wird ein Hinweis angezeigt, ob die Bestellung auf erledigt (Status PREIS) gesetzt werden soll.

Wenn bereits ein Wareneingang verbucht wurde, kann eine Bestellung nicht mehr gelöscht, sondern nur auf erledigt gesetzt werden.

1.Führen Sie in der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_16x16 eine Suche Suchen_16x16 nach dieser Bestellung aus.

2.Wählen Sie diese in der Tabelle aus.

3.Klicken Sie auf Start > Bestellung > Löschen Löschen_16x16.

Einkauf Bestellung löschen_Hinweis 2

4.Wenn Sie hier mit Ja antworten, werden aber alle offenen Positionen der Bestellung auf erledigt gesetzt, damit die Bestellung keine offenen Positionen mehr aufweist. Der Bestelltyp wird automatisch auf die Stufe Preiskorrektur gesetzt.
Toggle-auf_16x16_blackBestellung Vorschau und Bestellung drucken

Sie können die Bestellungen auch ausdrucken. Zudem haben Sie die Möglichkeit, die Bestellungen jeweils noch vor dem Drucken als Vorschau anzeigen lassen.

Wenn Sie eine Bestellung vor dem Ausdruck zuerst kontrollieren wollen, können Sie den Ausdruck auf dem Bildschirm als Vorschau ansehen.

1.Um eine Bestellung anzuschauen, müssen Sie diese zuerst in der Einkaufsverwaltung suchen Suchen_16x16.

2.Wählen Sie diese in der Tabelle aus.

3.Wählen Sie anschliessend Start > Bestellung > Vorschau Vorschau_16x16.

1.Um eine Bestellung auszudrucken, müssen Sie diese zuerst in der Einkaufsverwaltung suchen Suchen_16x16.

2.Wählen Sie diese in der Tabelle aus.

3.Klicken Sie zum Drucken nun auf Start > Bestellung > Drucken Drucken_16x16.

4.Falls Sie auf dem Bestelltyp ein Formular definiert haben, wird dieses automatisch für den Ausdruck verwendet. Ist auf dem Bestelltyp kein Formular definiert, erscheint das nachfolgende Fenster:

Einkauf Bestellung Formular

5.Hier können Sie maximal 3 Formulare auswählen. Für jedes gewählte Formular wird nun ein Ausdruck erstellt.

Hinweis:

▪Wenn auf dem Bestelltyp die Option Artikel-Dokumente drucken markiert wurde, werden diese Dateien ebenfalls ausgedruckt.

Tipp:

▪Sie können die Bestellungen natürlich auch jederzeit über das Listenmodul ausdrucken.
Toggle-auf_16x16_blackAls E-Mail senden

Sie können eine Bestellung auch direkt als E-Mail versenden. Dabei erstellt Proffix zuerst einen Export der Bestellung im PDF-Format und startet anschliessend Ihr Mailprogramm. Die exportierte Datei sowie die E-Mail-Adresse werden automatisch beigefügt bzw. abgefüllt.

Was möchten Sie tun?

1.Erfassen oder Suchen Sie ein Dokument.

2.Wählen Sie Start > Bestellung > Als E-Mail senden E-Mail_16x16.

3.Die exportierte Datei sowie die E-Mail-Adresse des Empfängers werden automatisch beigefügt bzw. abgefüllt.

Hinweise:

▪Beachten Sie die Reihenfolge der E-Mail-Adressen beim E-Mail-Versand.

▪Wenn mehrere Formulare gewählt sind, dann werden diese zusammen in einer E-Mail versendet.

Tipp:

▪Beim Versenden der E-Mail wird ein Export-Dialog angezeigt. Sie können diesen Dialog unter Einstellungen > Benutzer > Allgemein > Auftragsbearbeitung unterdrücken. Mit Alt+Klick auf als E-Mail senden wird der Dialog immer angezeigt.

Je nach Dokument wird bei der Erstellung eines Dokuments eine bestimmte E-Mail gezogen. Für jedes Dokument ist eine definitive Reihenfolge festgelegt, welche E-Mail Adresse gezogen wird.

Reihenfolge für Dokumenttypen vor Lagerabtrag (z.B. eine Offerte oder Auftragsbestätigung usw.)

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > z.B. E-Mail Dokument Auftrag Offerte

2.E-Mail-Adresse des Kontaktes
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

3.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

4.E-Mail von Dokumentadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > E-Mail

Reihenfolge für Dokumenttypen mit Lagerabtrag (z.B Lieferschein usw.)

Adresse anpassen hat keine Lieferadresse definiert.

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > z.B. E-Mail Dokument Auftrag Lieferschein

2.E-Mail-Adresse des Kontaktes
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

3.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

4.E-Mail von Dokumentadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > E-Mail

Adresse anpassen hat eine Lieferadresse definiert.

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp von der Lieferadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > z.B. E-Mail Dokument Auftrag Lieferschein

2.E-Mail-Adresse des Kontaktes auf Dokument
Adresse anpassen > Lieferadresse > Feld E-Mail von Kontakt

3.E-Mail-Adresse des Kontaktes von Register Lieferadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

4.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag auf der Lieferadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

5.E-Mail von Lieferadresse (Feld E-Mail von Adresse der Lieferadresse)
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > E-Mail

6.E-Mail von Dokumentadresse ermitteln
Reihenfolge wie bei «Adresse anpassen hat keine Lieferadresse definiert».

Reihenfolge für Dokumenttypen mit Debitorenbuchung (z.B Rechnung usw.)

Adresse anpassen hat keine Rechnungsadresse definiert.

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > z.B. E-Mail Dokument Auftrag Rechnung

2.E-Mail-Adresse des Kontaktes
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

3.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

4.E-Mail von Dokumentadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > E-Mail

Adresse anpassen hat eine Rechnungsadresse definiert.

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Rechnungsadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > z.B. E-Mail Dokument Auftrag Rechnung

2.E-Mail-Adresse des Kontaktes auf Dokument
Adresse anpassen > Rechnungsadresse > Feld E-Mail von Kontakt

3.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag auf der Rechnungsadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

4.E-Mail von Rechnungsadresse (Feld E-Mail von Adresse der Rechnungsadresse)
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > E-Mail)

5.E-Mail von Dokumentadresse ermitteln
Reihenfolge wie bei «Adresse anpassen hat keine Rechnungsadresse definiert».

Hinweise:

▪Wenn keine E-Mail gefunden wurde und Sie trotzdem die E-Mail versenden, dann wird ein E-Mail-Fenster ohne E-Mail-Empfänger geöffnet.

▪Stapel- und Sammelrechnungen: Die Standard E-Mail wird aus Kompatibilitätsgründen nicht berücksichtigt, weil sonst alle eine E-Mail erhalten würden. Wenn allerdings die Option für alle verwenden aktiviert ist, wird auch hier die Standard E-Mail verwendet.

ZUGFeRD / eBill

Adresse anpassen hat keine Rechnungsadresse definiert.

1.Kommunikationsangabe Dokumenttyp der Dokumentadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail ZUGFeRD

2.Wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden, dann Dokumenttyp mit Debitorenbuchung > «Adresse anpassen hat keine Rechnungsadresse definiert».

Adresse anpassen hat eine Rechnungsadresse definiert.

1.Kommunikationsangabe Dokumenttyp der Rechnungsadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail ZUGFeRD

2.Wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden, dann Dokumenttyp mit Debitorenbuchung > «Adresse anpassen hat eine Rechnungsadresse definiert».

3.Wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden, dann ZUGFeRD / eBill > «Adresse anpassen hat keine Rechnungsadresse definiert».

Post Webservice «Barcode»

1.Kommunikationsangaben Post Barcode

2.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse

3.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

Briefe/E-Newsletter

1.Adresse: Kommunikationsangaben Brief/E-Newsletter
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Brief
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail E-Newsletter

2.Kontakt: E-Mail von Kontakt
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

Bestellung

1.E-Mail-Adresse des Kontaktes
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

2.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Bestellung

3.Wenn auf Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse Kein E-Mail gesetzt ist, dann wird auch kein E-Mail von Kontakt verwendet.

Bestellofferte

Bei Bestellofferten wird nur die Kommunikationsangabe berücksichtigt. Der Kontakt wird ignoriert.

Vergütung

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Vergütung

LSV

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail LSV

Provisionsabrechnung

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Provisionsabrechnung

Mahnung

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Mahnung

2.Wenn keine E-Mail, dann Drucken

Serviceauftrag extern

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse und E-Mail von Kunde, Standort, Adresse Kontakt extern, E-Mail von Kontakt, E-Mail der Adressen aller Kontakte (Kunde, Standort). Es wird danach eine  Auswahl aller gefundenen E-Mails angezeigt.

Serviceauftrag intern

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse des Mitarbeiters, Kunde, Standort und Adresse Kontakt extern.

Stapelserviceaufträge, Warteschlange

1.je nach Einstellung auf dem Status werden E-Mail intern und/oder extern verschickt.

2.Bei intern werden gleiche E-Mail ermittelt wie bei Serviceauftrag intern.

3.Bei extern werden je nach Einstellung folgende E-Mail ermittelt:
E-Mail von Kontakt und Kommunikationsangaben Dokumenttyp Standort und Kommunikationsangaben Dokumenttyp Kunde und E-Mail von Definition Kommunikation im Servicemodul.

Leistungsrapport (nicht Rechnung)

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Leistungsrapport

Lohnabrechnung, Lohnausweis

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Lohnabrechnung

Kreditoren-Workflow Vorerfassung und Reminder

1.Kommunikationsangabe Kreditoren-Workflow des Sachbearbeiters
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Kreditoren-Workflow

Kreditoren-Workflow für abgelehnte Belege

1.Kommunikationsangabe Kreditoren-Workflow des Verantwortlichen Kreditoren-Workflow und dessen Stellverterter
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Kreditoren-Workflow

Zählerverwaltung

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse.
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Zählerverwaltung
Toggle-auf_16x16_blackMehrere E-Mails senden

Sie können mehrere, bereits erstellte Bestellungen auch später als E-Mail versenden.

1.Wählen Sie Start > Bestellung > Mehrere als E-Mail senden E-Mail senden alle_16x16.

2.Füllen Sie zuerst die Suchkriterien aus.

3.Klicken Sie auf Start > Suchen Suchen_16x16.

4.Nun werden alle gefundenen Bestellungen in der Liste aufgeführt.

5.Markieren Markieren_16x16 Sie die gewünschten Bestellungen, die Sie per E-Mail versenden möchten.

Einkauf_mehrere per Mail

6.Klicken Sie auf Einzeln versenden E-Mail senden alle_16x16, wenn Sie für jede Bestellung eine separate E-Mail an den Empfänger senden möchten.

7.Oder klicken Sie auf Zusammen versenden E-Mail_16x16, wenn Sie pro Empfänger eine E-Mail mit allen Bestellungen senden möchten.

8.Die exportierte Datei sowie die E-Mail-Adresse des Empfängers werden automatisch begefügt bzw. abgefüllt.

Hinweis:

▪Die Bestellungen werden nicht in einem PDF zusammengefügt, es wird je ein PDF pro Bestellung erstellt.

Tipp:

▪Beim versenden der E-Mail wird ein Export-Dialog angezeigt. Sie können diesen Dialog unter Einstellungen > Benutzer > Allgemein > Auftragsbearbeitung unterdrücken. Mit Alt+Klick auf als E-Mail senden wird der Dialog immer angezeigt.
Toggle-auf_16x16_blackBestellung exportieren

Sie können Ihre Bestellungen auch in eine Datei exportieren. Dies kann dann von Ihrem Lieferanten eingelesen werden, falls eine entsprechende Funktion zur Verfügung steht. Arbeitet er ebenfalls mit Proffix, kann er eine solche Datei z.B. in der Auftragsbearbeitung Proffix_Auftragsbearbeitung_16x16 mit der Funktion Externe Dokumentdefinition einlesen.

Um eine Bestellung zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Einkaufsverwaltung > Start > Bestellung > Exportieren Export_16x16.

Einkauf Bestellung exportieren

2.Mit Ok Okay_16x16 wird der Export der Bestellung gestartet.

Bestellung

Geben Sie hier die Nummer der Bestellung ein, die Sie exportieren wollen.

Exportieren

Geben Sie in diesem Feld das Verzeichnis ein, in welches die Dateien erstellt werden sollen.

Format

Hier können Sie das Format der Export-Dateien wählen. Sie haben die Auswahl zwischen CSV, XML und Access.

Kopf und Positionen in separaten Dateien

Wenn Sie diese Option markieren, wird der Bestellkopf und die Bestellpositionen in separate Dateien exportiert.

Spaltenüberschriften in der ersten Zeile

Mit Markieren dieser Option werden die Feldnamen in der Export-Datei in die erste Zeile geschrieben.

Kopf und Positionen in einen Datensatz

Sie können die Daten des Bestellkopfes und der Bestellpositionen auch in eine Zeile exportieren. Falls Sie diese Option markieren, werden die Kopfdaten auf jeder Zeile geschrieben.

Trennzeichen

In diesem Feld können Sie das Trennzeichen bei einem Export im CSV-Format definieren.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.
Toggle-auf_16x16_blackArtikeletiketten drucken

Wenn Sie für die in einer Bestellung erfassten Artikel Etiketten drucken wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Einkaufsverwaltung > Start > Bestellung > Artikeletiketten drucken Dokument_Artikeletiketten drucken_16x16.

Einkauf Etiketten drucken

2.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

3.Um den Ausdruck zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche Bildschirm Vorschau_16x16 oder Drucker Drucken_16x16.

Druckformular 1-3

Wählen Sie hier das Druckformular aus, welches für den Ausdruck verwendet werden soll.

Anzahl Etiketten

Unter Anzahl Etiketten können Sie bestimmen, wie viele Kopien pro Artikel gedruckt werden sollen. Sie können die Anzahl eingeben oder die Menge der Position als Anzahl verwenden.

nur ausgewählte

Mit der Option nur ausgewählte werden nur die ausgewählten Positionen ausgedruckt. Diese Option hat nur eine Auswirkung, wenn der Ausdruck aus der Funktion Bestellstatus verwalten aufgerufen wird.