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Mitarbeiter verwalten |
Die Mitarbeiter-Verwaltung ist in mehrere Register gegliedert. Im Register Lohnbuchhaltung werden alle nötigen Angaben mit Mitarbeiter hinterlegt, die über die Lohnbuchhaltung abgerechnet werden.
Was möchten Sie tun?
Wenn Sie die Mitarbeiter für die Lohnbuchhaltung verwenden, finden Sie diese unter Hilfstabellen > Hilfstabellen > Lohnbuchhaltung > Mitarbeiter. Hier können Sie Vorgaben für die Lohnbuchhaltung definieren. 1.Klicken Sie auf Neu , um einen neuen Eintrag zu erstellen. 2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern . 3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus: 4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht. 5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.
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Die Angaben zum Lohnausweis können pro Mitarbeiter definiert werden. Sie können viele dieser Angaben auch in den Einstellungen für die gesamte Firma definieren. Um die Angaben pro Mitarbeiter einzugeben, finden Sie in der Mitarbeiter-Verwaltung eine Schaltfläche Lohnausweis . 1.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Start > Verwaltung > Mitarbeiter . 2.Suchen Sie den gewünschten Mitarbeiter. 3.Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern . 4.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Steuern > Lohnausweis .
5.Markieren Sie die Optionen, welche auf dem Lohnausweis angekreuzt werden sollen. 6.Ergänzen Sie die weiteren Optionen. 7.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.
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Die Statistik-Angaben können pro Mitarbeiter definiert werden. Sie können diese Angaben auch in den Einstellungen für die gesamte Firma definieren. Um die Angaben pro Mitarbeiter einzugeben, finden Sie in der Mitarbeiter-Verwaltung > Lohnbuchhaltung > Arbeitsverhältnis die Schaltfläche Statistik . 1.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Start > Verwaltung > Mitarbeiter . 2.Suchen Sie den gewünschten Mitarbeiter. 3.Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern . 4.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Arbeitsverhältnis > Statistik . 5.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus: 6.Erfassen Sie die wöchentliche Arbeitszeit, die Anzahl Lektionen und/oder die Anzahl Ferientage. 7.Geben Sie die verträgliche Lohndaten ein. 8.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.
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Die Angaben zu den Kindern eines Mitarbeiters werden für die Berechnung der Kinderzulagen / Ausbildungszulagen benötigt. 1.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Start > Verwaltung > Mitarbeiter . 2.Suchen Sie den gewünschten Mitarbeiter. 3.Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern . 4.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Arbeitsverhältnis > Kinder .
5.Erfassen Sie die gewünschte Angaben. 6.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.
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Falls ein Mitarbeiter Quellensteuer zahlen muss, müssen Sie die Angaben zur Quellensteuer definieren. Sie finden in der Mitarbeiter-Verwaltung die Schaltfläche Quellensteuer . 1.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Start > Verwaltung > Mitarbeiter . 2.Suchen Sie den gewünschten Mitarbeiter. 3.Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern . 4.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Steuern > Quellensteuer . 5.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus: 6.Ergänzen Sie die Angaben. 7.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.
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Sie können für einen Mitarbeiter einen Jahreslohn definieren. 1.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Start > Verwaltung > Mitarbeiter . 2.Suchen Sie den gewünschten Mitarbeiter. 3.Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern . 4.Wählen Sie die Option Lohnbuchhaltung > Arbeitsverhältnis > Jahreslohn. 5.Erfassen Sie den Betrag des Jahreslohnes. 6.Klicken Sie auf Auszahlung Jahreslohn .
7.Definieren Sie die Auszahlungsbeträge. 8.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.
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Wollen Sie die Kosten eines Mitarbeiters auf verschiedene Konten und Kostenstellen aufteilen, muss das beim Mitarbeiter hinterlegt und entsprechend in der Lohnart definiert sein. 1.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Start > Verwaltung > Mitarbeiter . 1.Suchen Sie den gewünschten Mitarbeiter. 2.Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern . 3.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Verbuchung/Vergütung > Kostenstellen aufteilen .
4.Definieren Sie die verschiedenen Konten, Kostenstellen und Kostenarten und den entsprechenden Schlüssel für die Aufteilung. 5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.
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Normalerweise wird den Mitarbeitern nur eine Zahlungsart zugewiesen. In einigen Fällen müssen Sie die Lohnzahlung aber auf verschiedene Bankkonten oder Empfänger aufteilen (z.B. Spezieller Wunsch Mitarbeiter, Betreibungsamt, Alimentezahlungen usw.). Dazu finden Sie in der Mitarbeiter-Verwaltung neben dem Feld Konto Mitarbeiter/in die Schaltfläche Zahlungsarten aufteilen für die Aufteilung. 1.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Start > Verwaltung > Mitarbeiter . 2.Suchen Sie den gewünschten Mitarbeiter. 3.Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle. 4.Klicken Sie auf Ändern . 5.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Verbuchung/Vergütung > Zahlungsarten aufteilen .
6.Definieren Sie die Zahlungsarten. 7.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.
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Exkurs
Anwendungsfall In der Firma XY wird mit Kostenstellen pro Abteilung gearbeitet. Für den 13. Monatslohn werden pro Monat entsprechende Rückstellungen gebildet, welche Ende Jahr nach der Auszahlung des 13. Monatslohns wieder aufgelöst werden sollen. Die Mitarbeiter können in mehreren Abteilungen tätig sein und müssen daher mehreren Kostenstellen zugeteilt werden. Mitarbeiter A arbeitet in der Werkstatt zu 60% und in der Administration zu 40%. Die Rückstellungen sowie die Auszahlung des 13. Monatslohns sollen in einem fix vorgegebenen Verhältnis auf die Kostenstellen verteilt werden. Der Verteilschlüssel wird in der Mitarbeiter-Verwaltung erfasst, wobei auch unterschiedliche Fibu-Konten berücksichtigt werden sollen. ▪Abteilung Werkstatt: Kostenstelle 150 (Werkstatt); Konto 50015 ▪Abteilung Administration: Kostenstelle 200 (Administration); Konto 50020 Vorgehen 1.Starten Sie die Lohnbuchhaltung und öffnen Sie die Mitarbeiter-Verwaltung. 2.Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus und wählen Sie Start > Register > Lohnbuchhaltung . 3.Klicken Sie auf die Schaltfläche Kostenstellen aufteilen rechts neben dem Feld Kostenstelle im Bereich Verbuchung / Vergütung. 4.Erfassen Sie die Konten und Kostenstellen mit der gewünschten Aufteilung: Kostenstelle 150 (Werkstatt) mit Konto 50015 (60%) und die Kostenstelle 200 (Administration) mit Konto 50020 (40%). 5.Speichern Sie mit Klick auf Ok .
Des Weiteren müssen Sie die Konfiguration der Lohnarten wie folgt anpassen: Lohnart 1184.500 Rückstellung 13. Monatslohn ▪Erfassen Sei auf dem Sollkonto ein technisches Hilfskonto: Dieses Konto muss bei einem vierstelligen Kontenplan die Nummer «XXXX» haben. Bei einem fünfstelligen Kontenplan hat es die Nummer «XXXXX» usw. Erstellen Sie dazu ein neues Konto im Kontenplan. Es wird keine Buchung darauf gemacht, die Kontonummer wird durch diejenige, die auf dem Mitarbeiter hinterlegt ist, ersetzt. ▪Aktivieren Sie die Option Verbuchung mit Mitarbeiter übersteuern. Lohnart 1185.500 Rückbuchung Rückstellung 13. Monatslohn ▪Erfassen Sie auf dem Habenkonto ein technisches Hilfskonto: Dieses Konto muss die Nummer «XXXXXXXX» haben (8X).Es ist unerheblich, mit wie vielen Stellen der Kontenplan ansonsten aufgebaut ist, dieses Hilfskonto hat immer 8X. ▪Aktivieren Sie die Option Verbuchung mit History. |
Anwendungsfall Der Mitarbeiter stirbt am 12.04.2023 und hinterlässt eine Ehegattin und ein minderjähriges Kind. Bis zum Todestag erhält der Mitarbeiter Lohn, d.h. bis und mit 12.04.2023. Der Lohn fällt in die Erbmasse und ist auf das übliche Lohnkonto des Mitarbeiters auszuzahlen. Der Lohnnachgenuss wird direkt an die anspruchsberechtigten Personen bezahlt.
Vorgehen Lohnzahlung bis Todestag 1.Starten Sie die Lohnbuchhaltung und öffnen Sie die Mitarbeiter-Verwaltung. 2.Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus und wählen Sie Start > Register > Mitarbeiter . 3.Geben Sie im Feld Austrittsdatum den Todestag ein. 4.Speichern Sie mit Klick auf Ok . 5.Erstellen Sie anschliessend die definitive Lohnabrechnung (pro Rata Berechnung Monatslohn und 13. Monatslohn sofern vertraglich vereinbart). 6.Beachten Sie auch den speziellen Anspruch auf Familienzulagen gemäss Familienzulagenverordnung sowie sonstige gemäss Arbeitsvertrag geschuldete Lohnbestandteile (Bonus, Ferien, Provision, Überstunden usw.). 7.Die Auszahlung erfolgt auf das Lohnkonto des Mitarbeiters, da der Lohn in die Erbmasse fällt. Lohnnachgenuss an anspruchsberechtigte Personen 1.Berechnen Sie den Lohnnachgenuss für die anspruchsberechtigten Personen gemäss den für Ihren Betrieb geltenden Bestimmungen (Obligationenrecht, Anstellungsvertrag, Gesamtarbeitsvertrag oder sonstige Reglemente). 2.Erstellen Sie in der Mitarbeiter-Verwaltung eine Kopie des Mitarbeiters. Der kopierte Mitarbeiter wird benötigt, um die Rentenbescheinigung für den Lohnnachgenuss zu erstellen. Als Hauptadresse des kopierten Mitarbeiters lassen Sie die Adresse der verstorbenen Person stehen. 3.Setzen Sie beim kopierten Mitarbeiter das Datum für den Ein-/Austritt in dem Monat, in welchem Sie die Auszahlung des Lohnnachgenusses vornehmen (erster und letzter Tag des Kalendermonats). 4.Erfassen Sie in der Mitarbeiter-Verwaltung bei den Lohndaten unter «Versicherungen» sämtliche Versicherungscodes mit «nicht pflichtig». Der Lohnnachgenuss stellt gegenüber der AHV kein massgebender Lohn dar und ist auch in der UVG/KTG Versicherung nicht beitragspflichtig. 5.Erfassen Sie unter Zahlungsart das Bankkonto der anspruchsberechtigten Person und hinterlegen Sie auf der Zahlungsart die Adresse des Begünstigten. Falls der Lohnnachgenuss mehreren anspruchsberechtigten Personen auszuzahlen ist, teilen Sie die Zahlung entsprechend an die verschiedenen Begünstigten auf. 6.Aktivieren Sie im Fenster Lohnausweis die Option Rentenbescheinigung. Aktivieren Sie zusätzlich die Option Besoldungsnachgenuss und erfassen Sie hier die Adresse der anspruchsberechtigten Person. Diese Adresse wird automatisch auf der Rentenbescheinigung in Ziff. 15 als Bemerkung angedruckt. 7.Erfassen Sie eine Lohnbewegung mit der Lohnart 1420.000 (Lohnnachgenuss) mit entsprechendem Betrag in der Höhe des Lohnnachgenusses. 8.Erstellen Sie die definitive Lohnabrechnung sowie einen Vergütungsauftrag für die Bank. 9.Erstellen Sie die Rentenbescheinigung (Liste Lohnausweis mit aktiver Option Rentenbescheinigung).
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