Diverse

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In der Serviceauftragsverwaltung Proffix_Serviceauftragsverwaltung_16x16 unter der Registerkarte Extras > Diverse stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Toggle-auf_16x16_blackKunde ändern

Unter der Registerkarte Extras > Diverse > Kunde ändern Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16 kann ein Serviceauftrag einem anderen Kunden zugewiesen werden. Dabei müssen alle davon abhängigen Daten wie z.B. Standort, Installation und Auftrag auch angepasst werden.

1.Klicken Sie Serviceauftragsverwaltung > Extras > Diverse > Kunde ändern Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16.

2.Sie sehen dann folgendes Fenster, in dem einige Daten des zu ändernden Serviceauftrags aufgeführt werden:

Service_Serviceauftrag_Kunde ändern

3.Im linken Bereich, in den gesperrten Feldern, werden die aktuellen Daten angezeigt.

4.Rechts davon und in der Tabelle mit den aktiven Feldern, müssen die Daten des neuen Kunden und die davon abhängigen Daten angegeben werden.

5.Bestätigen Sie die Änderungen mit Ok Okay_16x16.

Kunde

Geben Sie hier den Kunden an, auf welchen der Serviceauftrag neu laufen soll.

Kontaktperosn

In diesem Feld kann die neue Kontaktperson angegeben werden.

Tel. Kontaktperson

Erfassen Sie hier die Telefonnummer der neuen Kontaktperson.

Servicepositionen

Neuer Standort

Dieses Feld ist nur aktiv, wenn ein neuer Kunde angegeben wurde. Geben Sie hier den neuen Standort ein. Nachdem der neue Standort angegeben und das Feld verlassen wurde, wird dieser auf alle Servicepositionen in der Tabelle übertragen. Es können nur Standorte angegeben oder gewählt werden, welche dem neuen Kunden zugewiesen sind.

Neue Installation

Dieses Feld ist nur aktiv, wenn ein neuer Kunde angegeben wurde. Geben Sie hier die neue Installation ein. Nachdem die neue Installation angegeben und das Feld verlassen wurde, wird diese auf alle Servicepositionen in der Tabelle übertragen. Es können nur Installationen angegeben oder gesucht werden, welche dem neuen Standort zugewiesen sind. Solange kein neuer Standort abgefüllt ist, kann auch keine neue Installation abgefüllt oder gesucht werden.

Neuer Auftrag

Dieses Feld ist nur aktiv, wenn ein neuer Kunde angegeben wurde. Geben Sie hier den neuen Auftrag ein. Nachdem der neue Auftrag angegeben und das Feld verlassen wurde, wird dieser auf alle Servicepositionen in der Tabelle übertragen. In der Tabelle werden alle Servicepositionen des Serviceauftrages aufgeführt. Für alle Servicepositionen müssen nun die vom Kunden abhängigen Daten angepasst werden.

Hinweis:

▪Die Felder in der Tabelle sind nur aktiv, wenn ein neuer Kunde angegeben wurde.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.
Toggle-auf_16x16_blackWarteschlange verwalten

Über die Registerkarte Extras > Diverse > Warteschlange verwalten E-Mail senden alle_16x16 können Sie E-Mails, die in den Servicepositionen automatisch erstellt wurden, einsehen und bearbeiten.

Service_Serviceauftrag_Warteschlange

Suchen_32x32

Mit diesem Symbol lösen Sie die Suche nach den E-Mails aus. Geben Sie zuvor die Suchkriterien in den Suchfeldern ein.

E-Mail_32x32

Über diese Schaltfläche kann die in der Tabelle selektierte E-Mail versendet werden.

E-Mail senden alle_32x32

Über diese Schaltfläche werden alle offenen E-Mails der Warteschlange versendet.

Ändern_32x32

Um eine E-Mail zu ändern, markieren Sie die gewünschte Zeile und klicken Sie danach auf diese Schaltfläche.

Löschen

Wenn Sie eine E-Mail löschen wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Eine offene E-Mail wird dabei auf gelöscht gesetzt. Eine als gelöscht markierte E-Mail wird definitiv gelöscht.

E-Mail anzeigen_32x32

Hier können Sie zusätzlich noch die abgeschlossenen E-Mails anzeigen lassen.

Was möchten Sie tun?

Um eine bestehende E-Mail zu ändern, müssen Sie diese zuerst in der Warteschlange suchen.

1.Wählen Sie nun die gewünschte E-Mail aus.

2.Klicken Sie auf das Symbol Ändern Ändern_16x16.

3.Sie sehen nun folgendes Fenster:

Service_Serviceauftrag_Warteschlange_Email

4.Bestätigen Sie mit Ok Okay_16x16.

E-Mail-Nr.

Diese Nummer wird bei der automtischen Erstellung in der Serviceposition automatisch vergeben. Die Nummer kann nicht geändert werden.

Serviceauftrag

Hier ist die Nummer des Serviceauftages abgefüllt, aus dem die E-Mail generiert wurde. Dieser Wert kann nicht geändert werden.

Serviceposition

In diesem Feld ist die Nummer der Serviceposition enthalten, aus dem die E-Mail generiert wurde. Dieser Wert kann nicht geändert werden.

extern

Dieser Schalter definiert, ob es sich bei der E-Mail um eine externe E-Mail handelt. Auch dieser Wert kann nicht verändert werden.

gelöscht

E-Mails werden beim Löschen zuerst als gelöscht markiert. Dieser Schalter definiert eine E-Mail als gelöscht. Um eine gelöschte E-Mail zu reaktivieren entfernen Sie den Schalter.

versendet

Wenn eine E-Mail erfolgreich versendet wurde, ist diese Option gesetzt. Eine versendete E-Mail kann nicht reaktiviert werden.

Von

E-Mail-Adresse, die beim E-Mail-Versand als Absender verwendet wird.

An

In diesem Feld werden die E-Mail-Empfänger mit einem Semikolon getrennt angegeben.

Cc

Kopie-Empfänger werden hier mit einem Semikolon getrennt angegeben.

Betreff

Definieren Sie hier den Betreff der E-Mail.

Text

Hier können Sie einen beliebig langen E-Mail-Text eingeben. Sie können diesen Text formatieren. Eine genaue Anleitung zu formatierten Texten finden Sie hier.

Listen-Anhänge

Beim Erstellen einer automatischen E-Mail wird mit den auf dem Status angegeben Formularen eine PDF-Datei erstellt. Diese Dateien werden hier aufgelistet. Wenn in Kommunikation Service der Schalter Listen nicht mitsenden gesetzt ist, werden keine Listen-Anhänge erstellt.

Datei-Anhänge

Beim Erstellen einer automatischen E-Mail werden die entsprechend definierten Dateien des Status, der Serviceposition oder der Installation als Anhang mitgegeben.

versendet am

Wenn eine E-Mail erfolgreich versendet wurde, ist hier Datum und Zeit des Versandes abgefüllt.

Hinweis:

▪Als gelöscht markierte E-Mails können nicht versendet werden.

Tabelle neu_32x32

Über diese Schaltfläche können zusätzliche Dateien als Anhang hinzugefügt werden.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Über diese Schaltfläche kann der markierte Listen- oder Datei-Anhang entfernt werden. Bei Listen-Anhängen wird auch die PDF-Datei auf dem Dateisystem gelöscht. Bei Datei-Anhängen wird nur der Verweis gelöscht, die Datei bleibt bestehen.

Um eine bestehende E-Mail zu ändern, müssen Sie diese zuerst in der Warteschlange suchen.

1.Wählen Sie nun die gewünschte E-Mail aus.

2.Klicken Sie anschliessend auf das Register Status Adresse_Route berechnen_16x16.

3.Sie sehen nun folgendes Fenster:

Service_Serviceauftrag_Warteschlange_Status

4.Bestätgen Sie mit Ok Okay_16x16.

E-Mail-Nr.

Diese Nummer wird bei der automtischen Erstellung in der Serviceposition automatisch vergeben. Die Nummer kann nicht geändert werden.

Serviceauftrag

Hier ist die Nummer des Serviceauftages abgefüllt, aus dem die E-Mail generiert wurde. Dieser Wert kann nicht geändert werden.

Serviceposition

In diesem Feld ist die Nummer der Serviceposition enthalten, aus dem die E-Mail generiert wurde. Dieser Wert kann nicht geändert werden.

extern

Dieser Schalter definiert, ob es sich bei der E-Mail um eine externe E-Mail handelt. Auch dieser Wert kann nicht verändert werden.

gelöscht

E-Mails werden beim Löschen zuerst als gelöscht markiert. Dieser Schalter definiert eine E-Mail als gelöscht. Um eine glöschte E-Mail zu reaktivieren entfernen Sie den Schalter.

versendet

Wenn eine E-Mail erfolgreich versendet wurde ist diese Option gesetzt. Eine versendete E-Mail kann nicht reaktiviert werden.

Status

In diesem Feld wird fortlaufend der Status der E-Mail nachgetragen. Hier werden Änderungen an der E-Mail, Fehler beim Versand oder am Schluss der Erfolgreiche Versand protokolliert.

Fehler

Ist beim Versenden der E-Mail ein Fehler aufgetreten, wird die E-Mail mit dieser Option entsprechend markiert.

versendet am

Wenn eine E-Mail erfolgreich versendet wurde, ist hier Datum und Zeit des Versandes abgefüllt.
Toggle-auf_16x16_blackStandardrapport erstellen

Sie können in der Serviceauftragsverwaltung Proffix_Serviceauftragsverwaltung_16x16 automatisch Standardrapporte erstellen.

1.Wählen Sie dazu die Registerkarte Extras > Diverse > Standardrapport erstellen Proffix_Leistungsverwaltung_16x16.

2.Nun erscheint das Fenster für die Definition von Rapporten, wo Sie die Angaben vervollständigen können.
Toggle-auf_16x16_blackServicepositionen zur Verrechnung freigeben

Sie können Rapporte, deren Servicepositionen zur Verrechnung freigegeben wurden, zur Verrechnung freigeben.

1.Wählen Sie Serviceauftragsverwaltung > Extras > Diverse > Servicepositionen zur Verrechnung freigeben Markieren_16x16.

2.Suchen Suchen_16x16 Sie nach dem gewünschten Serviceauftrag.

Service_Serviceauftrag_Servicepositionen zur Verrechnung freigeben

3.Markieren Markieren_16x16 Sie die Serviceauträge bzw. Servicepositionen, die zur Verrechnung freigegeben werden sollen.

4.Bestätigen Sie mit Ok Okay_16x16.

Hinweise:

▪Definieren Sie bereits bei der Erfassung der Rapporte, ob diese für die Verrechnung freigegeben sind. Dafür steht Ihnen eine Option zur Verfügung.

▪Wenn Sie wollen, dass alle Rapporte eines Serviceauftrages bzw. einer Serviceposition erst dann zusammen verrechnet werden, wenn der Serviceauftrag bzw. die Serviceposition erledigt ist, setzen Sie die Option zur Verrechnung freigeben bei der Erfassung des Rapportes nicht.

▪Ist der Serviceauftrag oder eine Serviceposition erledigt, können Sie über diese Funktion alle Rapporte eines Serviceauftrages bzw. einer Serviceposition in einem Schritt zur Verrechnung freigeben.

Abfrage

Sie können hier eine Abfrage definieren, um nach den gewünschten Serviceaufträgen oder Servicepositionen zu suchen.

Serviceauftrag

Wenn Sie nur einen Serviceauftrag zur Verrechnung freigeben wollen, geben Sie hier die gewünschte Nummer ein.

Kunde

Um nur die Serviceaufträge eines bestimmten Kunden zur Verrechnung freizugeben, geben Sie hier den Kunden ein.

Datum von

Mit diesem Feld können Sie die Serviceaufträge nach Datum einschränken. Es werden nur Serviceaufträge  zur Verrechnung freigegeben, welche ein Datum grösser oder gleich dieser Eingabe besitzen.

Datum bis

Auch mit diesem Feld können Sie die Serviceaufträge nach Datum einschränken. Es werden nur Serviceaufträge zur Verrechnung freigegeben, welche ein Datum kleiner oder gleich dieser Eingabe besitzen.

Standort

Um nur die Servicepositionen eines bestimmten Standortes zur Verrechnung freizugeben, geben Sie hier den Standort ein.

Status

Geben Sie hier die Nummer des Status ein, wenn Sie nur Servicepositionen mit einem bestimmten Status zur Verrechnung freigeben wollen.

Auftrag

Geben Sie hier die Nummer des Auftrages ein, wenn Sie nur einen bestimmten Auftrag zur Verrechnung freigeben wollen.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Was möchten Sie tun?

1.Nachdem Sie die Suchkriterien eingegeben haben, klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

2.Wenn Sie alle Serviceaufträge auflisten wollen, die Rapporte enthalten, die nicht zur Verrechnung freigegeben sind, lassen Sie die Suchkriterien leer.

3.Es werden alle den Suchkriterien entsprechenden Serviceaufträge in der Tabelle aufgelistet und markiert.

4.Mit Rapport markieren Markieren_16x16 können Sie markierte Rapporte wieder abwählen. Es werden nur Serviceaufträge zur Verrechnung freigegeben, welche markiert und somit Gelb hinterlegt sind.

5.Wenn Sie alle gewünschten Serviceaufträge zur Freischaltung markiert haben, starten Sie die Freischaltung mit einem Klick auf Ok Okay_16x16.

6.Nach dem Freigeben erhalten Sie zur Bestätigung die folgende Meldung:

Service_Serviceauftrag_Servicepositionen zur Verrechnung freigeben_Hinweis

Hinweis:

▪Dieser Menüpunkt ist nur verfügbar wenn die Leistungsverwaltung Proffix_Leistungsverwaltung_16x16 installiert ist.
Toggle-auf_16x16_blackServicepositionen verrechnen

Hier können Sie Rapporte, die den Servicepositionen zugewiesen sind, verrechnen.

1.Klicken Sie Serviceauftragsverwaltung > Extras > Diverse >  Servicepositionen verrechnen Verrechnen_16x16.

2.Wenn die Suchkriterien definiert sind, klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16, um die entsprechenden Servicepositionen aufzulisten.

3. Servicepositionen werden direkt markiert Markieren_16x16.

Service_Div_Servicepostionen verrechnen

4.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16.

5.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16, um die entsprechenden Servicepositionen aufzulisten.

6.Servicepositionen werden direkt markiert.

Service_Div_Rapporte verrechnen

7.Wenn Sie auf Speichern Speichern_16x16 klicken, werden die Rapporte verrechnet.

Hinweise:

▪Es werden nur Servicepositionen aufgeführt, welche noch nicht verrechnete Rapporte enthalten, die zur Verrechnung freigegeben sind. Falls den Servicepositionen Rapporte zugewiesen sind, die noch nicht freigeben wurden, wird eine Meldung angezeigt.

▪Dieser Menüpunkt ist nur verfügbar, wenn die Leistungsverwaltung Proffix_Leistungsverwaltung_16x16 installiert ist.

▪Wenn im Fenster Rapporte verrechnen ein Status angegeben wurde, wird auf den verrechneten Servicepositionen dieser Status gesetzt.

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▪Eine nähere Beschreibung zur Verrechnung finden Sie hier.