Dispatcher

Geben Sie hier den Mitarbeiter/Benutzer an, den Sie als Dispatcher definieren wollen.

Standort

Geben Sie hier den Standort an, für den Sie die Kommunikation definieren möchten.

Status

Hier definieren Sie den Status, für den die Kommunikations-Definition gelten soll.

nur einmal senden

Über diesen Schalter legen Sie fest, ob je Serviceposition und Status nur eine automatische E-Mail versendet wird. Ist der Schalter gesetzt, wird in der Warteschlange geprüft, ob für die betreffende Serviceposition und für den angegebenen Status bereits eine E-Mail versendet wurde. Ist dies der Fall, wird keine weitere E-Mail erstellt.

Listen nicht mitsenden

Mit diesem Schalter wird festgelegt, ob beim automatischen Versenden einer E-Mail die Listen als PDF-Dateien mitgegeben werden.

Standard-E-Mail-Adressen

Als Standard-E-Mail-Adressen gelten die E-Mail-Adressen, die auf Kontaktpersonen oder auf der Adresse des Standortes oder des Kunden definiert sind. Im Bereich Reihenfolge kann definiert werden, an wen eine E-Mail versendet werden soll. Dabei werden die E-Mail-Adressen in der definierten Reihenfolge abgearbeitet. Und an die erste vorhandene Adresse wird die E-Mail versendet. Mit den Optionen unter Immer anschreiben kann festgelegt werden, dass der betreffende Empfänger auch angeschrieben wird, wenn er in der Reihenfolge nicht der erste ist der eine E-Mail-Adresse enthält. Die E-Mail wird jedoch nur versendet wenn in Reihenfolge der Schalter gesetzt ist.

weitere E-Mail-Adressen

Hier können zusätzlich fixe An- und Cc-E-Mail-Adressen angegeben werden, an die zusätzlich eine E-Mail gesendet werden soll. Zudem kann unter Von der Absender für den E-Mail-Versand angegeben werden. Wenn unter Von nichts angegeben wird, wird die Absender E-Mail aus den Einstellungen verwendet.

Notizart

Geben Sie eine Abkürzung für die Notizart ein.

Bezeichnung

In diesem Feld geben Sie eine Bezeichnung für die Notizart ein.

Alarm

Mit diesen Optionen können Sie wählen, ob eine Notiz als Alarm angezeigt wird.

Farbe Alarm

Sie können der Notizart eine Farbe zuweisen, welche als Hintergrundfarbe für den Alarmtext verwendet wird.

Reihenfolge Alarm

Hier können Sie die Priorität der Alarmtexte beeinflussen. Die Texte werden in der Reihenfolge der Notizarten angezeigt.

Saison

Geben Sie hier eine eindeutigen Nummer für die Saison ein.

Bezeichnung

Hier muss die Bezeichnung der Saison angegeben werden.

Beginn Monat/Tag

Geben Sie hier den Beginn der Saison an. Im ersten Eingabefeld den Monat und im zweiten Eingabefeld den Tag.

Ende Monat/Tag

Hier geben Sie das Ende der Saison an. Im ersten Eingabefeld den Monat und im zweiten Eingabefeld den Tag.

Bemerkungen

In diesem Feld können beliebige Bemerkungen zur Saison erfasst werden.

Serviceart

Hier müssen Sie ein Kürzel für die Serviceart eingeben.

gelöscht

Wenn Sie einen Serviceart nicht mehr benötigen, können Sie diese Option aktivieren.

Planobjekt erstellen

Ist diese Option gesetzt, wird für Servicepositionen ein Planobjekt erstellt, wenn der Serviceauftrag diese Serviceart hinterlegt hat.

Bezeichnung

Hier müssen Sie die Bezeichnung der Serviceart eingeben.

Beschrieb

Hier können Sie zu Ihrer Serviceart noch eine Beschreibung hinterlegen.

Priorität

Hier weisen Sie der Serviceart eine Priorität zu.

Abkürzung

Geben Sie hier eine eindeutige Abkürzung für den Text ein.

Bezeichnung

Hier müssen Sie eine Bezeichnung für den Text eingeben.

Sprache

Falls der Text nur für eine spezielle Sprache verwendet werden soll, geben Sie hier diese Sprache ein. Lassen Sie das Feld leer, wenn der Text für alle Sprachen verwendete werden soll oder Sie nur mit einer Sprache arbeiten.

Text

Hier geben Sie den eigentlichen Text ein, den Sie später in der internen Notiz einfügen wollen. Sie können diesen Text formatieren.

Status

Geben Sie hier eine eindeutigen Nummer für den Status ein.

Bezeichnung

Hier müssen Sie die Bezeichnung des Status eingeben.Wenn Fremdsprachen definiert sind, wird das Symbol Mailtexte und Fremdsprachen mit anderen Farben () dargestellt.

Reihenfolge

Damit in der Serviceauftragsverwaltung die Stati korrekt gesetzt werden, können Sie hier eine Reihenfolge definieren. Wird eine Serviceposition neu erstellt, wird automatisch der in der Reihenfolge tiefste Status gesetzt, der die Statusart offen aufweist und die Option ist Eskalation nicht gesetzt hat.

Nach dem Zuweisen eines Mitarbeiters wird der in der Reihenfolge tiefste Status gesetzt, der die Statusart zugewiesen aufweist und die Option ist Eskalation nicht gesetzt hat.

Wenn eine Aktion erfasst wird, wird der in der Reihenfolge tiefste Status gesetzt, der die Statusart in Bearbeitung aufweist und die Option ist Eskalation nicht gesetzt hat.

Farbe

Definieren Sie hier die Farbe, in der die Serviceaufträge/-Positionen, die den entsprechenden Status aufweisen, in den Tabellen dargestellt werden.

Status Aktivität

Definieren Sie hier den Status für die Aktivität im CRM , dem dieser Serviceauftragsstatus entsprechen soll. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie das Modul CRM lizenziert haben.

Status Planobjekt

Der hier angegebenen Status wird für das Planobjekt einer Serviceposition verwendet, die diesen Status aufweist. Eine Ausnahme bilden Servicepositionen, die einen fixen Termin aufweisen und deren Status nicht eine Sperre auslöst. Dann wird der Status und die Farbe des Status fixiert, der in den Einstellungen festgelegt werden kann.

Dieses Feld wird nur angezeigt wenn Sie das Modul Ressourcenverwaltung lizenziert haben.

Statusart

Wählen Sie hier die Art des Status aus.

ist Eskalation

Mit dieser Option geben Sie an, dass dieser Status einen Serviceauftrag als Eskaliert definiert. Serviceaufträge, die durch den automatischen Timer auf eskaliert gesetzt werden, erhalten dann den Staus zugewiesen, der diese Option gesetzt hat.

eskaliert nicht

Mit dieser Option geben Sie an, dass Serviceaufträge, die diesen Status aufweisen, nicht eskalieren können.

nicht automatisch wechseln

Mit dieser Option verhindern Sie dass beim Zuweisen einer anderen Mitarbeiter im Serviceauftrag der Status automatisch wechselt.

Sperren

Bestimmen Sie hier, ob der Status als gesperrt gilt. Ein Serviceauftrag mit einem gesperrten Status kann nicht automatisch eskalieren. Zudem werden Serviceaufträge, die einen gesperrten Status aufweisen, auch für die Bearbeitung gesperrt.

Service-Dokumente drucken

Mit dieser Option geben Sie an, ob die der Serviceposition hinterlegten Dokumente bei diesem Status ebenfalls gedruckt/gemailt werden sollen.

Installations-Dokumente drucken

Mit dieser Option geben Sie an, ob die der Installation hinterlegten Dokumente bei diesem Status ebenfalls gedruckt/gemailt werden sollen.

Formularauswahl anzeigen

Wenn Sie einen Serviceauftrag bzw. eine Serviceposition drucken, wird die Auswahl der Druckformulare angezeigt, wenn Sie hier unter Druckformulare nichts eingegeben haben. Wenn Sie diese Auswahl immer sehen wollen (z.B. weil Sie zusätzliche Dateien drucken wollen), markieren Sie diese Option. Somit wird das Formularfenster beim Drucken immer angezeigt.

Druckformular

Wählen Sie hier die Formulare für den Ausdruck des Serviceauftrages aus. Dazu stehen Ihnen zehn Formulare zur Verfügung. Wenn Sie hier keine Auswahl treffen, erscheint bei jedem Druck eine Abfrage nach den gewünschten Formularen. Hier erscheinen alle Formulare, welche im Listenmodul der Serviceauftragsverwaltung unter der Listenart Dokumente definiert wurden.

Dateien

Hier können Sie beliebige Dateien angeben, die beim Ausdrucken oder Versenden per E-Mail zusätzlich ausgedruckt werden sollen. Unter Dateien hinzufügen können Sie die Dateien markieren bzw. abwählen sowie neue Dateien hinzufügen oder bestehende wieder entfernen.

Unter Mailtexte und Fremdsprachen können Sie die Mailtexte in den verschiedenen Sprachen definieren und verwalten.

1.Klicken Sie auf die Schaltfläche Mailtexte und Fremdsprachen .

2.Definieren Sie Betreff, Anhang und Text für interne Mails an Mitarbeiter, aber auch für externe Mails an Kunden.

3.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Meldung

Hier definieren Sie, ob beim Speichern einer Serviceposition, die diesen Status aufweist, eine automatische E-Mail an den zugewiesenen Mitarbeiter versendet wird.

Meldung extern

Hier definieren Sie, ob beim Speichern einer Serviceposition, die diesen Status aufweist eine automatische E-Mail an den Kunden versendet wird. In der Tabelle werden die auf diesen Status definierten Kommunikations-Definitionen, in welchen definiert wird, an welche E-Mail-Adressen eine E-Mail gesendet wird, aufgeführt. Diese können auch in der Hilfstabelle Kommunikation Service verwaltet werden.