Hilfstabellen > Zeitverwaltung

Sie können die Stunden für die Zeitverwaltung unter Zeitverwaltung > Start > Verwaltung > Stundenimport aus einer Datei einlesen, welche Sie z.B. in einer externen Zeiterfassung (Stempeluhr) erstellen. Die Import-Definitionen können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Zeitverwaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Zeitverwaltung > Import-Definitionen.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Zeit_Hilfstabellen_Import-Definition

4.Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

5.Um den Import zu kontrollieren, steht Ihnen mit Bildschirm eine Ansicht auf dem Bildschirm zur Verfügung. In dieser Vorschau werden alle eventuellen Import-Fehler Rot angezeigt.

6.Bestätigen Sie mit Ok .

Definition-Nr.

Geben Sie hier die Nummer der Import-Definition ein. Es wird automatisch die nächste Nummer vorgeschlagen. Die Definition-Nr. muss eindeutig sein und kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Bezeichnung

Geben Sie hier die Bezeichnung für die Import-Definition ein.

importieren von

Definieren Sie hier, woher Sie die Daten importieren. Wählen Sie die Datenquelle und danach die Tabelle aus.

Datenquelle

Wählen Sie hier die Datenquelle für den Import aus. Hier sehen Sie ein Liste der auf Ihrem Betriebssystem definierten ODBC-Datenquellen. Um eine neue Datenquelle zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Datenquelle (ODBC) daneben. Nachdem Sie eine Datenquelle ausgewählt haben, erscheint das nachfolgende Fenster.

Zeit_Hilfstabellen_Import-Definition_Datei öffnen

Über die Schaltfläche Login-Einstellungen gelangen Sie ebenfalls in dieses Fenster.

Tabellen

Nachdem Sie eine Datenquelle ausgewählt haben, erscheinen hier alle Tabellen der gewählten Datenbank. Markieren Sie die Tabellen, welche Sie für den Import benötigen. Falls Sie mehr als eine Tabelle markieren, müssen Sie diese mit der Schaltfläche SQL-Abfrage bearbeiten daneben verknüpfen.

Feldzuweisung

In diesem Fenster definieren Sie, welche Daten von der Quelldatenbank in welche Felder der Stunden importiert werden sollen. Um dies zu tun, wählen Sie zuerst unter Ziel das Zielfeld im Proffix aus. Danach suchen Sie unter Quelle das dazugehörige Feld der Quelldatenbank und wählen dieses ebenfalls aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle für Sie wichtigen Felder zugewiesen haben. Wenn Sie eine Zuweisung wieder aufheben wollen, wählen Sie unter Ziel das Feld und wählen unter Quelle die Zeile Keine Zuweisung zuoberst aus. Sie haben auch die Möglichkeit, anstelle von Feldern komplexe Formeln zu definieren. Wenn Sie anstelle eines Feldes eine Formel zuweisen wollen, wählen Sie wiederum zuerst das Ziel aus und klicken anschliessend auf neue Formel neben der Liste Quelle.

Zeit_Hilfstabellen_Import-Definition_Formel definieren

Hier können Sie eine beliebige Formel definieren. Die Syntax der Formel hängt von der gewählten Datenquelle ab. Es sind alle SQL-Ausdrücke möglich, welche die gewählte Quelldatenbank unterstützt.

Für die Darstellung der Mitarbeiter und deren Stunden werden Kalender benötigt. Kalender können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Zeitverwaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Zeitverwaltung > Kalender.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Zeit_Hilfstabellen_Kalender_Kalender verwalten

4.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

5.Klick auf Ok , um zu speichern.

Für die Mitarbeiter können Zeitzonen definiert werden. Mitarbeiter Zeitzonen können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Zeitverwaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Zeitverwaltung > Mitarbeiter Zeitzonen.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Zeit_Hilfstabellen_Zeitzonen Mitarbeiter_Ansicht

4.Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

5.Speichern Sie mit Ok .

Hinweise:

▪Für das Stempeln wird die Zeit des Servers der REST API verwendet.

▪Es kann definiert werden, ob ein Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone stempeln darf.

▪Ist es dem Mitarbeiter erlaubt, in der angegebenen Zeitzone zu stempeln, rechnet die REST API die Zeit um (in Zeitzone des Servers). Es sind mehrere Zeitzonen pro Mitarbeiter möglich.

▪Wird in einer Zeitzone gestempelt, die für den Mitarbeiter nicht erlaubt ist, findet keine Umrechnung der Zeit statt. Dabei gilt die Zeit des Servers der REST API.

Sie können Regeln für automatische Kürzungen von Stunden definieren. Diese werden jeweils beim Speichern von Stunden angewendet. Trifft eine Regel zu, wird die definierte Kürzung als zusätzlicher Stundeneintrag gespeichert. Sie können Kürzungen pro Tag und/oder Kürzungen pro Monat definieren. Regeln welche pro Monat definiert sind werden jeweils beim Starten einer Stundenabrechnung angewendet. Die Regeln für automatische Kürzungen von Stunden können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Zeitverwaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Zeitverwaltung > Regeln Stunden.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Zeit_Hilfstabellen_Zeitverwaltung_Regeln

4.Füllen Sie die Felder entsprechend aus.

5.Bestätigen Sie mit Ok .

Hinweis:

▪Solche Kürzungen werden in der Stundenliste nur angezeigt, wenn Sie auf Zeitverwaltung > Start > Ansicht > Gesperrte Stunden klicken. Die Kürzungen werden dann in grauer Schrift dargestellt.

Reihenfolge

Geben Sie hier die Reihenfolge für die Auswertung der Regeln ein. Wenn Sie mehrere Regeln definieren, werden diese nach diesem Wert sortiert und ausgeführt.

Bezeichnung

In diesem Feld geben Sie die Bezeichnung der Regel ein.

Bedingung

Hier gben Sie die Bedingung für die Regel ein. Mit der Schaltfläche rechts neben dem Feld können Sie die Bedingung eingeben bzw. anpassen. Damit definieren Sie, für welche Stunden diese Kürzung ausgeführt werden soll.

Formel

Sie müssen für die Berechnung der Kürzung eine Formel definieren. Dazu geben Sie hier die gewünschte Formel ein. Der Kürzungswert, den Sie hier definieren, muss positiv sein, d. h. wenn z.B. 3 Stunden gekürzt werden, dann muss die Formel als Resultat 3 und nicht -3 ergeben.

Stundenart

Geben Sie hier die Stundenart ein, welche für die Kürzung verwendet werden soll.

Mindestdauer Pausen

Hier definieren Sie eine Mindestdauer der Pause.

einzeln auswerten

Markieren Sie diese Option, wenn diese Regel für jeden einzelnen Stundeneintrag ausgeführt werden soll. Werden pro Tag mehrere einzelne Stunden erfasst, dann wird jeder einzelne Eintrag geprüft und gegebenenfalls gekürzt. Ist diese Option nicht gesetzt, wird die Regel auf das Total pro Tag angewendet.

einmal pro Tag anwenden

Falls Sie eine Regel nicht für jeden einzelnen Stundeneintrag anwenden wollen sondern nur einmal pro Tag, dann markieren Sie diese Option. Wird eine solche Regel angewendet, dann werden alle anderen Stundeneinträge des entsprechenden Tages nicht mehr auf diese Regel geprüft.

Monatstotal

Sie können Regeln auch auf das Total des ganzen Monats ausführen. Markieren Sie dazu diese Option. Die Kürzungen werden dann beim Starten einer Stundenabrechnung angewendet.

gelöscht

Sie können Regeln in der Zeitverwaltung mit der Option gelöscht auf inaktiv setzen. Mit dieser Möglichkeit kann die Regel später wiederverwendet werden.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Wenn Sie unter Hilfstabellen > Hilfstabellen > Zeitverwaltung > Regeln Stunden eine Regel erfassen, können Sie eine Bedingung für diese Regel definieren. Diese Bedingung steuert, wann eine Regel angewandt werden soll. Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

1.Wählen Sie Hilfstabellen > Hilfstabellen > Zeitverwaltung > Regeln Stunden.

2.Klicken Sie auf Start > Neu .

3.Erfassen Sie eine neue Regel Stunden.

4.Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingung .

Zeit_Hilfstabellen_Bedingung verwalten

5.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

6.Klciekn Sie auf Ok , um zu speichern.

Damit die Stundenabrechnung oder die Lohnabrechnung die Soll-Zeit korrekt berechnen kann, müssen Sie zuerst die Soll-Stunden definieren.

Die Soll-Stundenpläne können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In Modulen, in denen Soll-Stundenpläne verwendet werden, finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Soll-Stundenplan.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Sollstunden-Plan verwalten

4.Definieren Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok, um zu speichern.

Damit Sie Stunden erfassen können, müssen Sie zuerst die Stundenarten definieren. Mit den Stundenarten können Sie die verschiedenen Stunden unterscheiden. Eine Stundenart definiert, ob Sie Start- und Endzeit oder nur eine Stundenzahl erfassen müssen. Zusätzlich wird die Verbuchung in die Lohnbuchhaltung definiert. Sie haben auch die Möglichkeit, eine Vorgabezeit anzugeben. Die Stundenarten können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Zeitverwaltung finden Sie jeweils zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Zeitverwaltung > Zeitverwaltung.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Zeit_Stundenarten verwalten

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Stundenart

Geben Sie hier eine Abkürzung für die Stundenart ein. Nachdem Sie die Stundenart gespeichert haben, kann diese Abkürzung nicht mehr geändert werden.

Bezeichnung

Hier müssen Sie die Bezeichnung der Stundenart eingeben.

Vorgabezeit

Wenn diese Stundenart eine bestimmte Zeit dauert, kann hier diese Vorgabezeit eingegeben werden. Diese Vorgabe wird beim Erfassen von Stunden berücksichtigt. Dabei wird diese Vorgabezeit vorgegeben. Wenn ein Mitarbeiter schon Stunden an diesem Tag erfasst hat, dann wird die Differenz zwischen den Sollstunden und den bereits gearbeiteten Stunden vorgeschlagen. Ist die Differenz grösser als diese Vorgabezeit, dann wird die ganze Vorgabezeit abgefüllt.

Gültig von/bis

In diesen Feldern können Sie angeben, in welchem Zeitraum diese Stundenart gültig sein soll. Befinden Sie sich nicht mehr in diesem Zeitraum, erscheint die Stundenart nicht mehr bei der Auswahl. Um solche Stundenarten bei der Suche trotzdem noch zu finden, entfernen Sie bei der Suche die Option nur aktive Stundenart.

Lohnart

Wenn Sie die Stunden dieser Stundenart in die Lohnbuchhaltung verbuchen wollen, dann geben Sie hier die Lohnart für die Verbuchung ein. Damit die Verbuchung funktioniert, müssen Sie beim Erfassen von Stunden die Periode Lohn eingeben. Die Stunden werden direkt beim Speichern als Lohnbewegung verbucht.

Ferien

Wenn es sich bei der Stundenart um Ferienstunden handelt, markieren Sie diese Option. Diese Angabe ist zur Ermittlung des korrekten Feriensaldos bei der Stundenabrechnung erforderlich.

Lohnperiode plus 1

Wenn Sie diese Option markieren, wird beim Erfassen von Stunden die Periode Lohn aufgrund des Datums abgefüllt und 1 Monat dazu addiert. Wenn Sie z.B. in den Einstellungen bei Lohnperiode +1 ab den Wert 20 angegeben haben, dann werden alle Stunden ab dem 20. jedes Monats auf die Lohnperiode des Folgemonats verbucht. Dies kann verwendet werden, wenn Sie die Lohnabrechnungen z.B. immer am 20. eines Monats ausführen. Somit werden die Stunden, welche nach der Lohnabrechnung erfasst werden, auf die Lohnabrechnung des nächsten Monats gebucht.

Start-/Endzeit erfassen

Markieren Sie diese Option, wenn Sie beim Erfassen von Stunden eine Start- und eine Endzeit und eine eventuelle Pause eingeben wollen. Ist diese Option nicht gewählt, dann können Sie lediglich eine Stundenzahl erfassen.

Ist-Stunden Pausen

Wenn Sie Stundenkürzungsformeln definieren, können Sie auf ein Feld Ist-Stunden Pausen zugreifen. Dabei werden die Pausen der erfassten Stunden summiert. Da nicht alle Stundenarten für die Pausenberechnung berücksichtigt werden dürfen, definieren Sie mit dieser Option, dass diese Stundenart pausenrelevant ist. In der Regel sind das Stundenarten, welche auch die Option Start-/Endzeit erfassen gesetzt haben.

Ist-Stunden Kürzungen

Hier definieren Sie, dass die Stunden dieser Stundenart für die Berechnung der Kürzungen berücksichtigt werden soll. Bei Stundenarten, welche bewilligte Überzeit beinhalten, darf diese Option nicht gesetzt werden, da sonst die Überstunden immer wieder gekürzt würden.

Keine Stundenabrechnung

Markieren Sie diese Option, wenn Sie Stundenarten definieren wollen, welche bei der Berechnung der IST-Stunden ignoriert werden. Anwendungsbeispiel: Kompensationen oder Ferien für Mitarbeiter-/innen im Stundenlohn sollen in der Zeitverwaltung erfasst werden können, aber die IST-Stunden nicht verändern.

Stundenantrag

Aktivieren Sie diese Option, wenn erfasste Stunde mit dieser Stundenart durch den Vorgesetzten bewilligt oder abgelehnt werden müssen.

in Outlook-Kalender speichern

Mit der Option in Outlook-Kalender speichern werden die Stunden direkt im Outlook-Kalender des Mitarbeiters gespeichert.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder das jeweilige Modul.

Sie können Regeln für automatische Kürzungen von Stunden definieren. Für die Berechnung solcher Kürzungen oder für die Definition der Bedingung müssen Sie Felder verwenden. Bei komplexeren Berechnungen können Sie eigene Formeln erstellen und diese dann als Feld verwenden. Die Stundenkürzungsformeln können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Zeitverwaltung finden Sie jeweils zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Zeitverwaltung > Zeitverwaltung.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

4. Zeit_Hilfstabellen_Zeitverwaltung_Stundenkürzungsformeln verwalten

5.Definieren Sie die nötigen Angaben.

6.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.