Fachbeitrag Erfolgreiche ERP-Evaluation in KMU

Hohe Personalkosten, knappe personelle Ressourcen sowie die zunehmende Komplexität in der Geschäftsadministration fordern KMU heraus, ihre Prozesse mit einem ERP zu vereinfachen. Die grösste Hürde ist dabei meist die Evaluation selbst.

Nicht erst seit der Corona-Pan­demie stehen KMU vor der Herausforderung, ihre Ge­schäftsprozesse zu digitalisieren. Prädestiniert dafür ist eine stan­dardisierte und skalierbare ERP-Soft­ware, in der die Kernprozesse in der Buchhaltung zusammengeführt werden und die sich mithilfe moderner API-Schnittstellen mit branchenspezifi­scher Software, E-Commerce-Plattfor­men oder mobilen Lösungen bedürfnis­gerecht erweitern lässt.

Die grösste Herausforderung ist für viele KMU die Evaluation selbst, fehlen doch die Ressourcen, um sich mit der The­matik auseinanderzusetzen. Die Ermitt­lung der internen Anforderungen ist zeit­aufwändig, benötigt vertiefte Kenntnisse und die Angebote sind schwer vergleich­bar. Zudem fehlen in vielen KMU klar de­finierte Prozesse, wodurch die Auswirkun­gen der Digitalisierung und der Aufwand schwer einschätzbar sind. Dazu kommt, dass eine erfolgreiche ERP-Einführung immer mit einem Change Management verbunden sein sollte, was die Einbindung der Mitarbeitenden bereits im Evalua­tionsprozess erfordert.

Geführter Prozess

Als Herstellerin beschäftigen wir uns seit langem mit der erfolgreichen Einführung eines ERP in KMU und haben dafür ein praxisorientiertes Vorgehen entwickelt. Die Grundlage bildet eine Customer Jour­ney, in welcher für die verschiedenen Phasen die Kundenbedürfnisse analysiert und den Be­dürfnissen des Anbie­ters gegenübergestellt wurden. Die Identifi­kation der Abweichun­gen und der geführte Prozess ermöglichen es, die Evaluation und Einführung in den fol­genden Schritten agil zu gestalten.

Definition Produktumfang und Richtofferte

Bereits bei der ersten Anfrage werden mit dem Kunden die benötigten Module und die Prozesse evaluiert und ein erster Pro­jektrahmen gesetzt. Aufgrund ver­gleichbarer Projekte erfolgt die Richtofferte mit den monatlich wieder­kehrenden Lizenzgebühren sowie mit den benötigten Dienstleistungsauf­wänden.

Analyseworkshop

Bestandteil der ersten Richtofferte ist immer ein Ana­lyseworkshop, der je nach Projektum­fang einen halben Tag bis drei Tage dauern kann. In diesem werden alle am Projekt beteiligten Mitarbeitenden befragt und die Bedürfnisse in einem detaillierten Pflichtenheft zusammen­gefasst. Der Workshop löst ein aktives Change-Management aus, schafft Transparenz und verhindert Miss­verständnisse. Aufgrund des Pflichten­hefts wird die detaillierte Offerte er­stellt.

Projektplanung und -begleitung

Er­folgt die Auftragserteilung an uns, wird die Umsetzung und der Zeitplan zusammen mit dem Kunden besprochen. Während der Umsetzung werden alle Mitarbeitenden regelmässig über den Projektfortschritt und über allfällige Abweichungen im Zeitplan informiert.

Projekteinführung

In der Schlussphase des Projekts erfolgt das Testen der Software und die Mitarbeiterschu­lung. Nach der operativen Einführung empfiehlt es sich je nach Umfang, die Mitarbeitenden einige Tage bei der täg­lichen Anwendung zu begleiten.

Der grösste Benefit bei diesem Vorgehen ist für KMU, dass die Evaluation ohne aufwändige Vorarbeit direkt mit dem An­bieter in einem klar definierten Rahmen gestartet und das Projekt im festgelegten Rahmen umgesetzt werden kann. Dies spart viel Zeit und personelle Ressour­cen. Dabei zeigt die Erfahrung, dass durch die detaillierte Analyse die Pro­jekte durchschnittlich maximal +/-10% vom offerierten Preis abweichen.

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