Kreditoren-Workflow mit Proffix Px5 Vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung digitalisiert

Nach der Einführung der QR-Rechnung und der Proffix Scanner App lässt sich der Kreditorenprozess mit allen Rechnungsarten durchgängig in Proffix Px5 digitalisieren.

Lieferantenrechnungen gelangen über verschiedene Kanäle ins Unternehmen. Sei es postal als Papierrechnung, via E-Mail als PDF-Anhang oder als elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format übermittelt wird (E-Rechnung, ZUGFeRD, eBill). Papierrechnungen lassen sich mit einem herkömmlichen Scanner oder noch einfacher mit der neuen Proffix Scanner App digitalisieren. Mit dieser können QR-Rechnungen via Mobiltelefon eingescannt und über die Funktion «Belege einlesen» in der Kreditorenbuchhaltung erfasst und mithilfe des Buchungsvorschlags direkt gebucht werden. Neben den gescannten Belegen werden über diese Funktion auch E-Rechnungen und eBills oder PDF-Rechnungen aus einem E-Mail-Postfach eingelesen, Belege gespeichert und beim Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems direkt archiviert. Sind die Belege digital erfasst, lassen sie sich prozessgesteuert in zwei Schritten freigeben (vgl. Infografik).

Im ersten Schritt kann der Beleg der/dem jeweiligen Sachbearbeitenden zugewiesen und vorerfasst werden. Der Beleg erscheint dann in der Kreditorenbuchhaltung, ist jedoch für die Zahlung gesperrt. Der/die Mitarbeitende prüft den vorerfassten Beleg auf Kontierung, Rechnungssumme usw. und gibt ihn anschliessend frei oder lehnt ihn ab. Wird der Beleg abgelehnt, informiert das System die für die Kreditorenfreigabe verantwortliche Person, welche die Rechnung prüft und z.B. die Zuweisung an eine/n anderen Sachbearbeitenden veranlasst. Ist ein vorerfasster Beleg freigegeben, kann in einem zweiten Prozessschritt die betragsabhängige Vergütungsfreigabe eingeholt werden. Dafür können in Proffix verschiedene Arten von Freigaben parametrisiert werden wie Direktfreigabe, Einzelfreigabe oder kollektive Freigabe. Die Prozesse «Vorerfassung» und «Vergütungsfreigabe» können separat oder kombiniert angewendet werden.

In der Proffix Px5 Kreditorenbuchhaltung lassen sich alle erfolgten und ausstehenden Freigaben pro Beleg oder je nach Berechtigung in einer Übersicht jederzeit abrufen. Bei hängigen Freigaben kann direkt aus dem System ein «Reminder» an den zuständigen Sachbearbeitenden gesendet werden. Sind alle notwendigen Freigaben erfolgt, ist die Kreditorenrechnung bereit für den Zahlungsauftrag. Mithilfe der neuen Weblösung, welche via REST API mit Proffix Px5 kommuniziert, können Belege auch online freigegeben oder abgelehnt werden.

Proffix Px5 Scan App

Mit der Px5 Scan App können QR-Rechnungen ohne REST-API-Anbindung mit jedem Mobiltelefon eingescannt und über die Funktion «Belege einlesen» in der Kreditorenbuchhaltung erfasst und mithilfe des Buchungsvorschlags gebucht werden. Neben den gescannten Belegen werden über diese Funktion auch E-Rechnungen und eBills sowie PDF-Rechnungen aus einem E-Mail-Postfach eingelesen, Belege gespeichert und beim Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems direkt archiviert. Sind die Belege digital erfasst, lassen sie sich prozessgesteuert in zwei Schritten freigeben: entweder direkt in Proffix Px5 oder bequem über die mobile Krediflow-Weblösung.

Proffix Dashboard Ausgabe Sommer 06/2023

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