In dieser Rubrik nehmen Sie die allgemeinen Einstellungen zur Finanzbuchhaltung vor.
Was möchten Sie tun?
Wenn Sie eine neue Buchung erfassen, wird Ihnen automatisch eine neue Beleg-Nr. vorgeschlagen. Hier können Sie definieren, in welchem Bereich diese Nummern vorgeschlagen werden.
1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Bereich Beleg-Nr..
2.Geben Sie dazu die erste und die letzte Nummer des Bereiches ein.
3.Im Feld nächste Nr. geben Sie die Nummer ein, welche für die nächste neue Buchung verwendet werden soll.
4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern  .
Hinweis:
▪Diese Belegnummer ist für die Module Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung identisch. |
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Das Suchfeld dient zum Suchen von Buchungen. Dieses Suchfeld wird aus verschiedenen Feldern der Buchung zusammengesetzt. Hier bestimmen Sie, welche Felder dafür verwendet werden.
Markieren Sie alle Buchungsfelder, welche Sie bei der Suche berücksichtigen wollen.
1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Bereich Beleg-Nr. > Suchfeld Buchungen.
2.Markieren Sie alle Felder, welche Sie bei der Suche berücksichtigen wollen.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .
Hinweis:
▪Diese Suchdefinition gilt für die Module Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. |
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Geben Sie hier Anfang und Ende des Geschäftsjahres ein.
In diesen Feldern geben Sie Anfang und Ende der Buchungsperiode ein. Beim Buchen kann nur in diesem Datumsbereich gebucht werden.
1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.
2.Geben Sie hier Anfang und Ende des Geschäftsjahres ein.
3.Geben Sie Anfang und Ende der Buchungsperiode ein.
4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .
Hinweise:
▪Diese Einstellungen sind für die Module Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung identisch.
▪Das Geschäftsjahr kann nur geändert werden, solange noch keine Buchungen getätigt worden sind. Bei einem Jahresabschluss kann die Einstellung des Geschäftsjahres wieder vorgenommen werden.
▪Die Buchungsperiode kann jederzeit innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres und in die Zukunft verändert werden. Beim Buchen kann nur in diesem Datumsbereich gebucht werden. |
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Die Buchungsperiode können Sie pro Benutzergruppe bestimmen. Mit diesen Einstellungsmöglichkeiten ist es Ihnen möglich, die Buchungsperiode nur für eine bestimmte Benutzergruppe einzugrenzen oder zu erweitern, ohne dass die allgemeine Buchungsperiode verändert werden muss. Ist die Buchhaltung beispielsweise auf Ende Monat bereits abgestimmt und es sollen nur noch ausgewählte Personen in den abgestimmten Monat buchen dürfen, können Sie dies mit der neuen Einstellung definieren. Bei der Definition der Buchungsperiode pro Benutzergruppe referezieren Sie auf das Geschäftsjahr, die Buchungsperiode oder das heutige Datum und verlängern oder verkürzen das Datum in Monaten.
Die Buchungsperiode, welche für den angemeldeten Benutzer aufgrund seiner Benutzergruppen-Zugehörigkeit gilt, wird separat angezeigt. Beim Buchen kann nur in diesem Datumsbereich gebucht werden.
Sie finden die Einstellungen dazu entweder in den Hilfstabellen der Debitoren-  , Kreditoren-  oder Finanzbuchhaltung  oder in den Einstellungen derselben Module.
1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.
2.Klicken Sie auf das Symbol Buchungsperiode pro Benutzergruppe verwalten  .
3.Definieren Sie die Benutzergruppe.
4.Geben Sie Anfang und Ende der Buchungsperiode ein.
5.Bestätigen Sie die Eingaben mit Ok  .
6.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .
Hinweise:
▪Diese Einstellungen sind für die Module Debitoren-, Kreditoren- und Finanzbuchhaltung identisch.
▪Das Geschäftsjahr kann nur geändert werden, solange noch keine Buchungen getätigt worden sind. Bei einem Jahresabschluss kann die Einstellung des Geschäftsjahres wieder vorgenommen werden.
▪Die Buchungsperiode kann jederzeit innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres und in die Zukunft verändert werden. Beim Buchen kann nur in diesem Datumsbereich gebucht werden.
▪Geben Sie im Feld Monate eine Anzahl ein, damit das Datum um die gewünschten Monate verlängert wird. Geben Sie eine negative Zahl (z.B. -1) ein, um den Bereich um einen Monat zu verkürzen. |
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In den Einstellungen der Finanzbuchhaltung finden Sie das Feld Abschreibungsperiode. Definieren Sie hier die Grundlage für die Abschreibungsberechnungen über das Jahr hinweg.
1.Wählen Sie Einstellungen > Finanzbuchhaltung > Allgemein.
2.Wählen Sie im Bereich Buchhaltung im Feld Abschreibungsperiode entweder «Geschäftsjahr» oder «Kalenderjahr».
3.Speichern Sie die Einstellung mit Klick auf Änderungen speichern . |
Die Standardwährung der Buchhaltung geben Sie hier ein. Sollten Sie mit aktuellen Währungskursen buchen, prüft das Programm die Plausibilität. Dazu geben Sie an, wie gross die prozentuale Abweichung gegenüber dem Standardkurs sein darf.
1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.
2.Definieren Sie die Standardwährung.
3.Geben Sie im Feld Kursabweichung an, wie gross die prozentuale Abweichung gegenüber dem Standardkurs sein darf.
4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .
Hinweise:
▪Diese Einstellungen sind für die Module Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung identisch.
▪Die Standardwährung kann nur vor der ersten Buchung definiert werden und ist danach für den Mandanten fix. |
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Wenn Sie in Ihren Kontonummern eine feste Syntax (z.B. «9999.99») verwenden wollen, können Sie hier dieses Format definieren.
Danach wird bei der Eingabe eines Kontos diese Syntax verwendet. So verhindern Sie falsche Eingaben und sparen Zeit, da Sie die festen Stellen nicht mehr eingeben müssen.
Als Platzhalter können Sie für numerische Stellen eine «9» oder ein «X» für alphanumerische Stellen verwenden.
Das Format «9999.99.X» bedeutet z.B., dass Sie 4 Ziffern, einen Punkt, 2 Ziffern, einen Punkt und ein Zeichen für Kontonummern verwenden müssen (z.B. «1020.10.A»).
1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung > Format Konto.
2.Geben Sie die Formatierung ein.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .
Hinweis:
▪Dieses Format ist für die Module Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung identisch. |
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Sie haben die Möglichkeit, für alle Listen der Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung eine zusätzliche Überschrift (unter dem Firmennamen) zu definieren. Treuhänder können dies z.B. nutzen, um zusätzlich Ihren Namen auf einer Bilanz auszudrucken.
Der Text OP-Ausgleich wird automatisch beim Ausgleich von offenen Posten als Buchungstext verwendet.
1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.
2.Definieren Sie eine zusätzliche Überschrift.
3.Geben Sie einen Buchungstext für den OP-Ausgleich für die Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung ein.
4.Mit Buchungstext einstellen  rechts daneben können Sie den Buchungstext mit Variablen versehen.
5.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .
Hinweis:
▪Diese Einstellungen sind für die Module Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung identisch. |
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Ein Kippkonto dient zur Darstellung von Bilanzkonten auf der richtigen Seite der Bilanz, je nach Saldo. Dies wird z.B. für das Kontokorrent 1020 (Bank) verwendet. Ein Passivsaldo wird somit automatisch auf der Passivseite der Bilanz als kurzfristiges Fremdkapital dargestellt.
Für die Kippkonten muss vorgängig ein separater Buchungskreis erstellt werden.
1.Wählen Sie Einstellungen > Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.
2.Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchfenster öffnen (F4)  rechts neben dem Feld Buchungskreis für Kippkonto.
3.Klicken Sie auf Neu  , um einen neuen Eintrag zu erstellen.
4.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern  .
5.Geben Sie die nötigen Angaben ein.
6.Speichern Sie mit Klick auf Ok .
7.Wählen Sie den Buchungskreis Kippkonto aus und klicken Sie Übernehmen  .
8.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .
Hinweis:
▪In der Kontenverwaltung können Sie nun für die gewünschten Konten ein jeweiliges Kippkonto definieren. |
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Wenn Sie Buchungen erstellen, können Sie mit der Schaltfläche Buchungen einlesen  oben rechts die letzten Buchungen in die Tabelle abfüllen lassen. Mit dieser Eingabe bestimmen Sie, wie viele Buchungen dabei eingelesen werden sollen.
1.Wählen Sie Einstellungen > Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.
2.Geben Sie die Anzahl ein.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern . |
Definieren Sie noch weitere Einstellungen wie Prüfungen auf Felder oder auch Einstellungen, die Ihnen einen automatischen schnellen Ablauf ermöglichen:
Buchungstext zwingend
Hier definieren Sie, ob beim Buchen ein Buchungstext zwingend eingegeben werden muss.
Belegnummerierung
Mit dieser Option bestimmen Sie, ob beim Buchen automatisch eine Beleg-Nr. vorgeschlagen wird. Ist die Option gewählt, wird die hier unter Bereich Beleg-Nr. definierte Nummer vorgeschlagen.
Beleg-Nr. nicht editierbar (ReadOnly)
Ist diese Option aktiviert, kann die Beleg-Nr. nicht manuell geändert werden, sondern wird nur ReadOnly angezeigt
Beleg auf Doppeleingabe prüfen
Grundsätzlich ist es möglich, die gleiche Beleg-Nr. mehrmals zu verwenden. Wenn Sie dies nicht wollen, können Sie diese Option setzen. Danach wird beim Buchen geprüft, ob die eingegebene Beleg-Nr. schon verwendet wurde.
in Buchungsmaske mit Enter nur nicht ausgefüllte Pflichtfelder abfragen
Wenn Sie diese Option markieren, dann werden beim Buchen nur die Pflichtfelder abgefragt welche nicht ausgefüllt sind. So können Sie den Buchungsablauf optimieren. Beim Buchen können Sie dann mit «Return» direkt von einem Pflichtfeld zum nächsten springen. Um trotzdem alle Felder eingeben zu können, müssen Sie die Tabulator-Taste verwenden.
Geschäftsjahr Vorschlag beim Buchen
Wenn Sie beim Buchen ein Datum ohne die Jahreszahl eingeben, wird das aktuelle Jahr automatisch ergänzt. Wenn Sie nicht das aktuelle Jahr sondern das Geschäftsjahr als Ergänzung haben möchten, markieren Sie diese Option.
Hinweis:
▪Diese Einstellungen sind für die Module Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung identisch. |
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Definieren Sie noch weitere Einstellungen wie Prüfungen auf Felder oder auch Einstellungen, die Ihnen einen automatischen schnellen Ablauf ermöglichen:
Neuer Beleg beim Stornieren
Markieren Sie diese Option, wenn beim Erfassen eines Stornos die gleiche Beleg-Nummer verwendet werden soll.
Budget konsolidieren
Wenn Sie die Budgetdaten der anderen Datenbanken in diese Datenbank konsolidieren wollen, markieren Sie diese Option. Wenn Sie diese Option markieren, können Sie in der Budgetverwaltung keine Änderungen vornehmen. Setzen Sie diese Option nur im Konsolidierungs-Mandanten.
Jahresabschluss mit Jahresrechnung
Sie haben die Wahl, einen normalen Jahresabschluss oder einen Jahresabschluss mit einer Jahresrechnung durchzuführen. Markieren Sie diese Option, wenn Sie den Abschluss mit einer Jahresrechnung durchführen wollen.
Auftrag immer buchen
Sie können auf dem Konto definieren, ob beim Buchen auf dieses Konto ein Auftrag eingegeben werden muss, darf oder nicht darf. Diese Einstellung ist nur für Erfolgsrechnungskonten möglich. Falls Sie auch bei Bilanzkonten eine Auftrags-Nr. beim Buchen verwenden wollen, müssen Sie diese Option aktivieren.
Spesenanträge für die Funktion «Kreditkarten-Abrechnung einlesen» berücksichtigen
Falls Sie bei der Verwendung der Funktion Kreditkarten-Abrechnung einlesen vorhandene Spesenanträge automatisch anhand von Buchungsdatum, Valutadatum, Mitarbeiter und Betrag als Verknüpfung vorgeschlagen haben wollen, aktivieren Sie diese Option.
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Hier können Sie Personen definieren, die für die Prüfung von Spesenanträgen als Verantwortlicher oder Stellvertreter zuständig sind. Diese Personen sind dazu berechtigt, alle zu prüfenden Spesenanträge aller Mitarbeitenden mit einem Vorgesetzten einzusehen und zu Prüfen. Andernfalls können eingereichte Spesenanträge nur vom jeweiligen Vorgesetzten eines Mitarbeitenden geprüft und freigegeben oder abgelehnt werden.
Wenn Sie einen Spesenverantwortlichen für die Funktion Spesenanträge prüfen  definieren wollen, gehen Sie wie folgt vor:
1.Wählen Sie Einstellungen > Finanzbuchhaltung > Allgemein.
2.Geben Sie im Bereich Prüfung Spesenanträge die entsprechenden Personen ein.
3.Bestätigen Sie mit Klick auf Änderungen speichern .
Hinweis:
▪Spesenanträge von Mitarbeitenden ohne Vorgesetzten werden automatisch «Angenommen» und müsse nicht geprüft werden. Diese Spesenanträge können direkt verbucht werden. |
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Werden Spesenanträge mit der Funktion Fibu neue Buchung  oder Kreditoren neue Buchung  verbucht, kann neu in den Einstellungen  eine Buchungsart für die Finanz- und Kreditorenbuchung definiert werden. Zusätzlich kann für die Kreditorenbuchung eine Mitteilung definiert werden, welche im Buchungsfenster im Feld Mitteilung abgefüllt und dem Empfänger mitgegeben wird.
Hier können Sie die Buchungsart definieren, wenn Sie Spesenanträge mit der Funktion Fibu neue Buchung oder Kreditoren neue Buchung verbuchen
1.Wählen Sie Einstellungen > Finanzbuchhaltung > Allgemein.
2.Gehen Sie zum Bereich Verbuchung Spesenanträge.
3.Geben Sie unter Finanzbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung die entsprechende Buchungsart ein.
4.Bestätigen Sie mit Klick auf Änderungen speichern . |
Wenn Sie Spesenanträge mit der Funktion Kreditoren neue Buchung verbuchen, können Sie hier eine Mitteilung definieren, welche in der Buchungsmaske im Feld Mitteilung abgefüllt und dem Empfänger mitgegeben wird
1.Wählen Sie Einstellungen > Finanzbuchhaltung > Allgemein.
2.Gehen Sie zum Bereich Verbuchung Spesenanträge.
3.Definieren Sie unter Mitteilung eine Mitteilung/Information.
4.Bestätigen Sie mit Klick auf Änderungen speichern .
Tipp:
▪Klicken Sie auf Felder einfügen  , wenn Sie für die Mitteilung Platzhalter einsetzen möchten. |
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