Aufträge verwalten

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Aufträge verwalten

Aufträge verwalten

Die Aufträge können über das Modul Hilfstabellen oder direkt aus einem Auftrags-Nr.-Eingabefeld verwaltet werden.

In Modulen, in denen Aufträge verwendet werden, finden Sie zusätzlich noch Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Aufträge.

Was möchten Sie tun?

Toggle-auf_16x16_blackAuftrag erstellen oder bearbeiten

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16, um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern Ändern_16x16.

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Aufträge verwalten

4.Definieren Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok, um zu speichern.

Hinweis:

▪Die Hilfstabelle Aufträge verwalten ist sowohl in der Auftragsbearbeitung, wie auch in der Kreditorenbuchhaltung zu finden.

▪Sperren Sie bestimmte Aufträge mit der Option laufender Auftrag, damit diese nicht automatisch von der Serviceauftragsverwaltung auf beendet gesetzt werden.

Tipp:

▪Über die Zusatzfelder lassen sich weitere Informationen auf einem Auftrag ablegen.

Auftrag

Die nächste Auftragsnummer wird automatisch vorgeschlagen. Möchten Sie dem neuen Auftrag eine andere Nummer zuteilen, können Sie diese direkt in das Feld eintragen. Diese Nummer kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Sie können die Nummernvergabe in den Einstellungen > Diverses > Allgemein > Nummerierung Auftrag definieren.

Bezeichnung

Geben Sie hier die Bezeichnung für den Auftrag ein.

Kunde

Wenn Sie mit der Leistungsverwaltung arbeiten, müssen Sie in diesem Feld die Nummer oder den Namen des Kunden eingeben, an den dieser Auftrag verrechnet werden soll. Wenn Sie keinen Kunden eingeben, werden alle Rapporte auf diesem Auftrag NICHT verrechnet.

Verantwortlicher

Sie können dem Auftrag einen Verantwortlichen zuweisen. Geben Sie in diesem Feld die Nummer des Mitarbeiters ein, der für diesen Auftrag verantwortlich ist.

Start-/Enddatum

Hier können Sie ein Start- und ein Enddatum eingeben. Aufträge, bei welchen Sie ein Enddatum eingeben, erscheinen nicht mehr in der Auswahl, wenn das Datum vorbei ist.

laufender Auftrag

Wenn Sie diese Option setzen, kann kein Enddatum mehr eingegeben werden. Damit können Sie bestimmte Aufträge sperren, damit diese nicht automatisch von der Serviceauftragsverwaltung auf beendet gesetzt werden.

Auftragsvolumen

Hier können Sie das Auftragsvolumen eingeben. Diese Angabe dient lediglich zur Information und hat keine weitere Funktion.

Positionsart

Hier können Sie dem Auftrag eine Positionsart zuweisen. Diese wird beim Erfassen eines Rapportes automatisch abgefüllt, wenn ein Rapport auf diesen Auftrag erfasst wird.

Artikel

Geben Sie in diesem Feld eine Artikel-Nr. ein. Dieser Artikel wird beim Erfassen eines Rapportes oder einer Aktivität automatisch abgefüllt.

Ertragskonto

Hier geben Sie das Ertragskonto ein. Auf dieses Konto wird bei einer Rechnung der Ertrag gebucht. Wenn Sie hier ein Konto eingeben, wird dieses z.B. in der Auftragsbearbeitung in einer Artikelposition verwendet, wenn eine Position mit diesem Auftrag erfasst wird.

Kostenstelle*)

Hier geben Sie die Kostenstelle ein. Diese Eingabe wird beim Erfassen eines Dokumentes mit diesem Auftrag vorgeschlagen.

Kostenart*)

In dieses Feld tragen Sie die Kostenart ein, welche beim Erfassen eines Dokumentes vorgeschlagen wird.

Hinweis:

▪*) Dieses Feld ist nur vorhanden, wenn Sie die Option Kostenstellen installiert haben.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen.

Toggle-auf_16x16_blackTeam definieren

Die Aufträge können über das Modul Hilfstabellen oder direkt aus einem Auftrags-Nr.-Eingabefeld verwaltet werden.

In Modulen, in denen Aufträge verwendet werden, finden Sie zusätzlich noch Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Aufträge.

Im Register Team werden die Personen erfasst, die im Auftrag involviert sind.

1.Weisen Sie hier die Mitarbeiter oder die Adressen zu, die mit dem Auftrag zu tun haben.

Aufträge verwalten_Team

2.Klicken danach auf Ok, um die Daten zu speichern.

Tabelle neu_32x32

Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie dem Auftrag Mitarbeiter oder Adressen zuweisen wollen.

Tabelle kopieren Zeile ausgewählt_32x32

Mit diesem Symbol können Sie bestehende Team-Mitglieder kopieren.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Um das bestehende Team anpassen zu können, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Diese Schaltfläche löscht das markierte Team-Mitglied.

Adresse

Erfassen Sie hier die Adresse des Mitarbeiters, indem Sie die Adress-Nr. oder einen Teil des Namens eingeben.

Intern

Wählen Sie die Option Intern», falls der Team-Mitarbeiter ein interner Mitarbeiter ist.

Mitarbeiter

Bei einem internen Mitarbeiter muss dieser hier eingegeben werden.

Funktion

Erfassen Sie hier die Mitarbeiterfunktion, indem Sie die Funktion-Nr. eingeben.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen.

Toggle-auf_16x16_blackNotizen ergänzen

Sie können zu jedem Auftrag beliebig viele Notizen erfassen. Diese Notizen können wahlweise mit dem CRM-Modul verknüpft werden. Die Aufträge können über das Modul Hilfstabellen oder direkt aus einem Auftrags-Nr.-Eingabefeld verwaltet werden.

In Modulen, in denen Aufträge verwendet werden, finden Sie zusätzlich noch Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Aufträge.

Im Register Notizen Notes_16x16 können Sie in der Tabelle neue Notizen erfassen und bestehende ändern, kopieren oder löschen.

Aufträge verwalten_Notizen

Sie können beliebig viele Notizen definieren.

1.Klicken Sie auf Neue Notiz Tabelle neu_16x16, um eine neue Notiz hinzuzufügen.

Notizen verwalten

2.Füllen Sie die Felder aus.

3.Mit Klick auf Ok Bestätigen_16x16 wird die Notiz in der Tabelle hinzugefügt.

Hinweis:

▪In der Benutzerverwaltung können Sie die Berechtigungen für die Notizarten definieren. Somit können Sie kontrollieren, auf welche Notizen der Benutzer Zugriff hat.

Mit den folgenden Funktionen können Sie weitere Mutationen vornehmen:

Tabelle kopieren Zeile ausgewählt_32x32

Mit diesem Symbol kopieren Sie die ausgewählte Notiz.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Notiz zu bearbeiten.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Um eine Notiz zu löschen, klicken Sie auf dieses Symbol.

Notiz-Nr.

Hier müssen Sie eine eindeutige Nummer für die Notiz eingeben. Die nächste freie Nummer wird automatisch vorgeschlagen.

Datum

Geben Sie hier Datum und Zeit für die Notiz ein.

Termin

Hier können Sie einen Termin eingeben. Sie können z.B. Terminlisten aufgrund dieses Datums ausdrucken.

Notiz

In diesem Feld erfassen Sie die eigentliche Notiz. Sie können diesen Text formatieren.

Notizart

Hier können Sie der Notiz eine Notizart zuweisen. Auf der Notizart können Sie definieren, ob eine Notiz im CRM-Modul erscheint oder nicht und ob diese mit Outlook synchronisiert werden soll.

Alarm von/bis

Wenn Sie eine Notizart zuweisen, welche einen Alarm definiert hat, können Sie mit diesen Feldern den Zeitraum angeben, in welchem der Alarmtext angezeigt werden soll.

Kontakt

Hier können Sie der Notiz eine Kontaktperson zuweisen. Geben Sie die Nummer oder direkt einen Suchbegriff in das Feld ein.

Mitarbeiter

Hier können Sie der Notiz einen Mitarbeiter zuweisen.

Hinweise:

▪Wenn Sie einen Termin angeben, einen Mitarbeiter zuweisen und die entsprechende Notizart definieren, erscheint die Notiz im CRM-Modul und wird gegebenenfalls mit Outlook/Exchange synchronisiert.

▪Wenn Sie die Benutzerverwaltung installiert und aktiviert haben, wird automatisch der angemeldete Mitarbeiter abgefüllt.

Tipps:

▪Wenn Sie mit dem Cursor im Feld stehen, gelangen Sie mit der Funktionstaste F4 oder einem Klick auf die Schaltfläche Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 in die jeweiligen Verwaltungen Notizart, Kontakt oder Mitarbeiter.

▪Eine genaue Anleitung zu formatierbaren Texten finden Sie hier.
Toggle-auf_16x16_blackDokumente verknüpfen

Die Aufträge können über das Modul Hilfstabellen oder direkt aus einem Auftrags-Nr.-Eingabefeld verwaltet werden.

In Modulen, in denen Aufträge verwendet werden, finden Sie zusätzlich noch Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Aufträge.

Im Register Dokumente Reiter_Dokumente_16x16 können Sie Verweise auf Dokumente und andere Dateien definieren. Wurden mit der Auftragsbearbeitung Rechnungen, Lieferscheine oder andere Dokumente erstellt, erscheinen diese ebenfalls in diesem Register. Ebenso die Bestellungen, welche in der Einkaufsverwaltung erfasst wurden. Mit der Suchfunktion können Sie nach Teilen aus der Bezeichnung oder den Bemerkungen suchen oder auch den Zeitraum der Dokumente einschränken.

Aufträge verwalten_Dokumente

Sie können beliebig viele Verweise auf Dokumente definieren.

1.Klicken Sie auf Neues Dokument Tabelle neu_16x16, um ein neues Dokument hinzuzufügen.

Dokumente verwalten erfassen

2.Füllen Sie die Felder aus.

3.Mit Klick auf Ok Bestätigen_16x16 wird das Dokument in der Tabelle hinzugefügt.

Hinweise:

▪Wenn Sie auf Dokumente aus der Auftragsbearbeitung oder der Einkaufsverwaltung doppelklicken, dann wird jeweils das hinterlegte Formular verwendet. Halten Sie beim Doppelklick die Alt-Taste gedrückt, dann können Sie die Formulare selber auswählen.

▪In der Benutzerverwaltung können Sie die Berechtigungen für die Dokumentgruppen, Dokumenttypen oder Brieftypen definieren. Somit können Sie kontrollieren, auf welche Dokumente der Benutzer Zugriff hat.

Tipps:

▪Dokumente können auch hinzugefügt werden, indem Sie Verknüpfungen oder Dateien mit der Maus direkt aus dem Windows-Explorer in das Register Dokumente Reiter_Dokumente_16x16 ziehen.

▪Wenn Sie ein Dokument öffnen wollen, genügt ein Doppelklick auf das Dokument.

▪Mit dem Kontextmenü steht Ihnen auch eine Export- und Vorschaufunktion zur Verfügung.

Dokument_per Mail sendenKontextND

Mit den folgenden Funktionen können Sie weitere Mutationen vornehmen:

Tabelle kopieren Zeile ausgewählt_32x32

Mit diesem Symbol kopieren Sie das markierte Dokument.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Klicken Sie auf dieses Symbol, um das markierte Dokument bearbeiten.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Um ein markiertes Dokument zu löschen, klicken Sie auf dieses Symbol.

E-Mail_32x32

Klicken Sie auf dieses Symbol, um das markierte Dokument per E-Mail zu senden.

Dokument-Nr.

Geben Sie hier eine eindeutige Nummer für das Dokument ein. Es wird automatisch eine Nummer vorgeschlagen. Die Nummer kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Bezeichnung

Hier können Sie eine Bezeichnung für das Dokument erfassen.

Datei/Verzeichnis

In diesem Feld geben Sie den Namen und das Verzeichnis der Datei ein. Mit der Schaltfläche rechts daneben können Sie die Datei auswählen. Sie können auch nur ein Verzeichnis angeben (z.B. «D:\Daten\Briefe\*.docx»). In diesem Fall werden alle Dateien in diesem Verzeichnis angezeigt.

Programm

Hier können Sie das Programm angeben, mit welchem die Datei bearbeitet werden kann. Mit der Schaltfläche rechts daneben können Sie die Programmdatei auswählen.

Gruppe

Die Dokumente können im Register gruppiert werden. Dazu müssen Sie hier einen Namen für die Gruppe eingeben, in welcher das Dokument aufgeführt werden soll. Sie können mehrere Gruppen/Untergruppen erstellen. Geben Sie dafür die einzelnen Stufen mit einem \ getrennt ein (z.B. «Dokumente\Privat\Briefe»).

Bemerkungen

Dieses Feld steht für freie Bemerkungen zum Dokument zur Verfügung.

Ablagedatum

Hier erfassen Sie Ablagedatum/-zeit für das Dokument.

Kontakt

Wenn Sie das Dokument direkt einem Kontakt zuweisen wollen, geben Sie diesen hier ein.

Hinweis:

▪In der Regel ist es nicht notwendig ein Programm auszuwählen und sollte nur gemacht werden, wenn bei einem Doppelklick auf das Dokument dieses nicht automatisch geöffnet wird.

Tipp:

▪Wenn Sie mit dem Cursor im Feld stehen, gelangen Sie mit der Funktionstaste F4 oder einem Klick auf die Schaltfläche Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 in die Kontakt-Verwaltung.
Toggle-auf_16x16_blackAufgaben definieren

Die Aufträge können über das Modul Hilfstabellen oder direkt aus einem Auftrags-Nr.-Eingabefeld verwaltet werden.

In Modulen, in denen Aufträge verwendet werden, finden Sie zusätzlich noch Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Aufträge.

Wenn Sie mit dem CRM-Modul arbeiten und dort Aktivitäten erfassen, können Sie den Aktivitäten jeweils Aufträge zuweisen. Diese Aktivitäten erscheinen dann in der Auftragsverwaltung.

Im Register Aktivitäten Reiter_Aktivitäten_16x16 finden Sie folgende Tabelle:

Aufträge verwalten_Aktivitäten

1.Klicken Sie auf Neue Aktivität Tabelle neu_16x16, um eine neue Aktivität hinzuzufügen.

2.Haben Sie alle Angaben vorgenommen, vervollständigen Sie die anderen Register.

3.Klicken Sie danach auf Ok, um die Daten zu speichern.

Hinweise:

▪Mit der Option erledigte Aktivitäten anzeigen bestimmen Sie, ob nur die offenen oder alle Aktivitäten angezeigt werden sollen.

▪Sie können Aktivitäten auch den Kontakten zuweisen.

Tabelle neu_32x32

Mit diesem Symbol können Sie eine Aktivität hinzufügen.

Tabelle kopieren Zeile ausgewählt_32x32

Klicken Sie auf dieses Symbol, um eine Aktivität zu kopieren.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Um eine Aktivität zu ändern, klicken Sie auf dieses Symbol.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Wenn Sie eine Aktivität löschen möchten, wählen Sie dieses Symbol.
Toggle-auf_16x16_blackRapporte erstellen

Die Aufträge können über das Modul Hilfstabellen oder direkt aus einem Auftrags-Nr.-Eingabefeld verwaltet werden.

In Modulen, in denen Aufträge verwendet werden, finden Sie zusätzlich noch Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Aufträge.

Wenn Sie mit dem Modul Leistungsverwaltung arbeiten und dort Rapporte erfassen, können Sie den Rapporten jeweils Aufträge zuweisen. Diese Rapporte erscheinen dann in der Auftragsverwaltung.

Im Register Rapporte finden Sie folgende Tabelle:

Aufträge verwalten_Rapporte

1.Klicken Sie auf Neuer Rapport Tabelle neu_16x16, um einen neuen Rapport hinzuzufügen.

2.Haben Sie alle Angaben vorgenommen, vervollständigen Sie die anderen Register.

3.Klicken Sie danach auf Ok, um die Daten zu speichern.

Hinweis:

▪Mit der Option verrechnete Rapporte Anzeigen bestimmen Sie, ob nur die offenen oder alle Rapporte angezeigt werden sollen.

Tabelle neu_32x32

Mit diesem Symbol können Sie einen Rapport hinzufügen.

Tabelle kopieren Zeile ausgewählt_32x32

Klicken Sie auf dieses Symbol, um einen Rapport zu kopieren.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Um einen Rapport zu ändern, klicken Sie auf dieses Symbol.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Wenn Sie einen Rapport löschen möchten, wählen Sie dieses Symbol.