Einstellungen - Finanzbuchhaltung

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Einstellungen - Finanzbuchhaltung

Einstellungen - Finanzbuchhaltung

Alle Einstellungen der Finanzbuchhaltung werden an einer Stelle vorgenommen.

Fibu_Einstellungen

Einige Einstellungen der Finanzbuchhaltung:

Toggle-auf_16x16_blackGeschäftsjahr und Buchungsperiode definieren

In dieser Rubrik nehmen Sie die allgemeinen Einstellungen zur Finanzbuchhaltung vor.

Was möchten Sie tun?

Wenn Sie eine neue Buchung erfassen, wird Ihnen automatisch eine neue Beleg-Nr. vorgeschlagen. Hier können Sie definieren, in welchem Bereich diese Nummern vorgeschlagen werden.

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Bereich Beleg-Nr. > Bereich Beleg-Nr.

2.Geben Sie dazu die erste und die letzte Nummer des Bereiches ein.

3.Im Feld nächste Nr. geben Sie die Nummer ein, welche für die nächste neue Buchung verwendet werden soll.

Deb_Allgemein_Bereich belegnummer

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweis:

▪Diese Belegnummer ist für die Module Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung identisch.

Das Suchfeld dient zum Suchen von Buchungen. Dieses Suchfeld wird aus verschiedenen Feldern der Buchung zusammengesetzt. Hier bestimmen Sie, welche Felder dafür verwendet werden.

Markieren Sie alle Buchungsfelder, welche Sie bei der Suche berücksichtigen wollen.

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Bereich Beleg-Nr. > Suchfeld Buchungen.

2.Markieren Sie alle Felder, welche Sie bei der Suche berücksichtigen wollen.

Deb_Allgemein_Suchfeld

Hinweis:

▪Diese Suchdefinition gilt für die Module Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung.

Geben Sie hier Anfang und Ende des Geschäftsjahres ein.

In diesen Feldern geben Sie Anfang und Ende der Buchungsperiode ein. Beim Buchen kann nur in diesem Datumsbereich gebucht werden.

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.

2.Geben Sie hier Anfang und Ende des Geschäftsjahres ein.

3.Geben Sie Anfang und Ende der Buchungsperiode ein.

Deb_Allgemein_Buchhaltung geschäftsjahr

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweise:

▪Diese Einstellungen sind für die Module Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung identisch.

▪Das Geschäftsjahr kann nur geändert werden, solange noch keine Buchungen getätigt worden sind. Bei einem Jahresabschluss kann die Einstellung des Geschäftsjahres wieder vorgenommen werden.

▪Die Buchungsperiode kann jederzeit innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres und in die Zukunft verändert werden. Beim Buchen kann nur in diesem Datumsbereich gebucht werden.

Die Buchungsperiode können Sie pro Benutzergruppe bestimmen. Mit diesen Einstellungsmöglichkeiten ist es Ihnen möglich, die Buchungsperiode nur für eine bestimmte Benutzergruppe einzugrenzen oder zu erweitern, ohne dass die allgemeine Buchungsperiode verändert werden muss. Ist die Buchhaltung beispielsweise auf Ende Monat bereits abgestimmt und es sollen nur noch ausgewählte Personen in den abgestimmten Monat buchen dürfen, können Sie dies mit der neuen Einstellung definieren. Bei der Definition der Buchungsperiode pro Benutzergruppe referezieren Sie auf das Geschäftsjahr, die Buchungsperiode oder das heutige Datum und verlängern oder verkürzen das Datum in Monaten.

Die Buchungsperiode, welche für den angemeldeten Benutzer aufgrund seiner Benutzergruppen-Zugehörigkeit gilt, wird separat angezeigt. Beim Buchen kann nur in diesem Datumsbereich gebucht werden.

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.

2.Klicken Sie auf das Symbol Buchungsperiode pro Benutzergruppe verwalten Tabelle ändern_16x16.

Fib_Buchungsperiode_ND

3.Definieren Sie die Benutzergruppe.

4.Geben Sie Anfang und Ende der Buchungsperiode ein.

5.Bestätigen Sie die Eingaben mit Ok Bestätigen_16x16.

Deb_Allgemein_Buchhaltung geschäftsjahr_ND

6.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweise:

▪Diese Einstellungen sind für die Module Debitoren-, Kreditoren- und Finanzbuchhaltung identisch.

▪Das Geschäftsjahr kann nur geändert werden, solange noch keine Buchungen getätigt worden sind. Bei einem Jahresabschluss kann die Einstellung des Geschäftsjahres wieder vorgenommen werden.

▪Die Buchungsperiode kann jederzeit innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres und in die Zukunft verändert werden. Beim Buchen kann nur in diesem Datumsbereich gebucht werden.

▪Geben Sie im Feld Monate eine Anzahl ein, damit das Datum um die gewünschten Monate verlängert wird. Geben Sie eine negative Zahl (z.B. -1) ein, um den Bereich um einen Monat zu verkürzen.

Die Standardwährung der Buchhaltung geben Sie hier ein. Sollten Sie mit aktuellen Währungskursen buchen, prüft das Programm die Plausibilität. Dazu geben Sie an, wie gross die prozentuale Abweichung gegenüber dem Standardkurs sein darf.

1.Wählen Sie Einstellungen >  Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.

2.Definieren Sie die Standardwährung.

3.Geben Sie im Feld Kursabweichung an, wie gross die prozentuale Abweichung gegenüber dem Standardkurs sein darf.

Deb_Allgemein_Buchhaltung Währung

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweise:

▪Diese Einstellungen sind für die Module Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung identisch.

▪Die Standardwährung kann nur vor der ersten Buchung definiert werden und ist danach für den Mandanten fix.

Wenn Sie in Ihren Kontonummern eine feste Syntax (z.B. «9999.99») verwenden wollen, können Sie hier dieses Format definieren.

Danach wird bei der Eingabe eines Kontos diese Syntax verwendet. So verhindern Sie falsche Eingaben und sparen Zeit, da Sie die festen Stellen nicht mehr eingeben müssen.

Als Platzhalter können Sie für numerische Stellen eine «9» oder ein «X» für alphanumerische Stellen verwenden.

Das Format «9999.99.X» bedeutet z.B., dass Sie 4 Ziffern, einen Punkt, 2 Ziffern, einen Punkt und ein Zeichen für Kontonummern verwenden müssen (z.B. «1020.10.A»).

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung > Format Konto.

2.Geben Sie die Formatierung ein.

Deb_kred_fibu_Allgemein_Buchhaltung Format

3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweis:

▪Dieses Format ist für die Module Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung identisch.

Sie haben die Möglichkeit, für alle Listen der Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung eine zusätzliche Überschrift (unter dem Firmennamen) zu definieren. Treuhänder können dies z.B. nutzen, um zusätzlich Ihren Namen auf einer Bilanz auszudrucken.

Der Text OP-Ausgleich wird automatisch beim Ausgleich von offenen Posten als Buchungstext verwendet.

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.

Deb_Allgemein_Buchhaltung Listen

2.Definieren Sie eine zusätzliche Überschrift.

3.Geben Sie einen Buchungstext für den OP-Ausgleich für die Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung ein.

4.Mit Buchungstext einstellen Referenztext_16x16 rechts daneben können Sie den Buchungstext mit Variablen versehen.

5.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Definieren Sie noch weitere Einstellungen wie Prüfungen auf Felder oder auch Einstellungen, die Ihnen einen automatischen schnellen Ablauf ermöglichen.

Buchungskreis für Kippkonto

Für das Kippkonto wird hier der Buchungskreis definiert.

Anzahl Buchungen einlesen

Wenn Sie Buchungen erstellen, können Sie mit der Schaltfläche Buchungen einlesen oben rechts die letzten Buchungen in die Tabelle abfüllen lassen. Mit dieser Eingabe bestimmen Sie, wie viele Buchungen dabei eingelesen werden sollen.

Buchungstext zwingend

Hier definieren Sie, ob beim Buchen ein Buchungstext zwingend eingegeben werden muss.

Belegnummerierung

Mit dieser Option bestimmen Sie, ob beim Buchen automatisch eine Beleg-Nr. vorgeschlagen wird. Ist die Option gewählt, wird die hier unter Bereich Beleg-Nr. definierte Nummer vorgeschlagen.

Beleg-Nr. nicht editierbar (ReadOnly)

Ist diese Option aktiviert, kann die Beleg-Nr. nicht manuell geändert werden, sondern wird nur ReadOnly angezeigt

Beleg auf Doppeleingabe prüfen

Grundsätzlich ist es möglich, die gleiche Beleg-Nr. mehrmals zu verwenden. Wenn Sie dies nicht wollen, können Sie diese Option setzen. Danach wird beim Buchen geprüft, ob die eingegebene Beleg-Nr. schon verwendet wurde.

Neuer Beleg beim Stornieren

Markieren Sie diese Option, wenn beim Erfassen eines Stornos die gleiche Beleg-Nummer verwendet werden soll.

in Buchungsmaske mit Enter nur nicht ausgefüllte Pflichtfelder abfragen

Wenn Sie diese Option markieren, dann werden beim Buchen nur die Pflichtfelder abgefragt welche nicht ausgefüllt sind. So können Sie den Buchungsablauf optimieren. Beim Buchen können Sie dann mit «Return» direkt von einem Pflichtfeld zum nächsten springen. Um trotzdem alle Felder eingeben zu können, müssen Sie die Tabulator-Taste verwenden.

Geschäftsjahr Vorschlag beim Buchen

Wenn Sie beim Buchen ein Datum ohne die Jahreszahl eingeben, wird das aktuelle Jahr automatisch ergänzt. Wenn Sie nicht das aktuelle Jahr sondern das Geschäftsjahr als Ergänzung haben möchten, markieren Sie diese Option.

Budget konsolidieren

Wenn Sie die Budgetdaten der anderen Datenbanken in diese Datenbank konsolidieren wollen, markieren Sie diese Option. Wenn Sie diese Option markieren, können Sie in der Budgetverwaltung keine Änderungen vornehmen. Setzen Sie diese Option nur im Konsolidierungs-Mandanten.

Jahresabschluss mit Jahresrechnung

Sie haben die Wahl, einen normalen Jahresabschluss oder einen Jahresabschluss mit einer Jahresrechnung durchzuführen. Markieren Sie diese Option, wenn Sie den Abschluss mit einer Jahresrechnung durchführen wollen.

Auftrag immer buchen

Sie können auf dem Konto definieren, ob beim Buchen auf dieses Konto ein Auftrag eingegeben werden muss, darf oder nicht darf. Diese Einstellung ist nur für Erfolgsrechnungskonten möglich. Falls Sie auch bei Bilanzkonten eine Auftrags-Nr. beim Buchen verwenden wollen, müssen Sie diese Option aktivieren.
Toggle-auf_16x16_blackVorgaben für den Kontenplan erstellen

In dieser Rubrik können Sie diverse Vorgaben und Vorschläge definieren, welche beim Erfassen von neuen Buchungen automatisch abgefüllt werden. Das kann praktisch sein, wenn die Werte beim Erfassen der Buchung grundsätzlich dieselben sind.

Was möchten Sie tun?

Sie können einen Vorschlag für das Erfassen eines Kontos definieren. Wenn Sie ein neues Konto erfassen, werden diese Einstellungen für Kostenstelle, Kostenart und Auftrag vorgeschlagen. In der Finanzbuchhaltung > Budget/Übersicht > Budget > Bearbeiten Budget_bearbeiten_16x16 können Sie die Budgetzahlen erfassen. Hier stellen Sie den Vorschlag für den Budgetcode ein.

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Vorgaben > Vorgaben für Kontoplan.

2.Wählen Sie im Auswahlmenü die gewünschten Vorgaben für Kostenstelle, Kostenart und Auftrag.

3.Definieren Sie den Budgetcode.

Deb_Vorgaben_Kontoplan

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweise:

▪Kostenstellen und Kostenarten werden normalerweise Ertrags- und Aufwandkonten zugeteilt.

▪Mit der Eingabe nein kann dem Konto keine Kostenstelle bzw. -art oder kein Auftrag zugewiesen werden.

▪Mit ja muss dem Konto eine Kostenstelle bzw. -art oder ein Auftrag zugewiesen werden.

▪Mit der Option darf kann wahlweise eine Kostenstelle bzw. -art oder ein Auftrag eingegeben werden.

Bei der Erfassung eines neuen Kontos können Sie definieren, in welchen Modulen das Konto verwendet werden kann. Hier können Sie den Vorschlag für diese Einstellungen definieren.

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Vorgaben > Vorgaben für Kontoplan.

2.Markieren Sie die gewünschten Module für den Vorschlag.

3.Definieren Sie den Budgetcode.

Deb_Vorgaben_BuchenIn

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweis:

▪Diese Vorlagen sind für die Module Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung identisch.

Tipps:

▪Wenn die Debitoren- Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16 und Kreditorenbuchhaltung Proffix_Kreditorenbuchhaltung_16x16 im Einsatz ist, ist es sinnvoll, die Debitoren- und Kreditorensammelkonten für das Buchen in der Finanzbuchhaltung Proffix_Finanzbuchaltung_16x16 zu sperren. Damit werden Differenzen auf diesen Konten vermieden.

▪Ebenfalls ist es sinnvoll, MWST-Konten (Vorsteuer und Umsatzsteuer) für das Buchen in der Finanzbuchhaltung Proffix_Finanzbuchaltung_16x16 nicht zu erlauben, um Differenzen auf den MWST-Konten vorzubeugen.
Toggle-auf_16x16_blackKennzahlen für das Dashboard definieren

Für das Dashboard in der Finanzbuchhaltung Proffix_Finanzbuchaltung_16x16 müssen die Definitionen zu den Kennzahlen anhand Ihres individuellen Kontenplans definiert werden. Die definierten Grössen werden für die Berechnung der jeweiligen Dashboard-Inhalte verwendet. Diese finden Sie unter Einstellungen > Finanzbuchhaltung > Kennzahlen Dashboard.

Was möchten Sie tun?

Bei den flüssigen Mitteln können Sie entweder eine Untergruppe aus dem Kontenplan auswählen oder, falls Mittelflusstypen definiert sind, diese zuweisen.

Folgende Werte sind standardmässig gesetzt:

Fibu_Kennzahlen_fluessige mittel

Für die Definition der Forderungen kann ebenfalls eine Unterguppe aus dem Kontenplan gewählt werden.

Folgende Werte sind standardmässig gesetzt:

Fibu_Kennzahlen_forderungen
Toggle-auf_16x16_blackFremdkapital definieren

Das Fremdkapital setzt sich aus dem kurzfristigen und langfristigen Fremdkapital zusammen.

Wählen Sie entsprechende Untergruppen aus dem Kontenplan aus.

Folgende Werte sind standardmässig gesetzt:

Fibu_Kennzahlen_fremdkapital

Für die Definition des Umlaufvermögens kann eine Kontogruppe aus dem Kontenplan gewählt werden.

Folgende Werte sind standardmässig gesetzt:

Fibu_Kennzahlen_umlaufvermögen

Wählen Sie hier die Kontoklasse auf deren Stufe Sie EBITDA festlegen möchten.

Folgende Werte sind standardmässig gesetzt:

Fibu_Kennzahlen_gewinnstufe ebitda

Wählen Sie hier die Kontoklasse auf deren Stufe Sie EBIT festlegen möchten.

Folgende Werte sind standardmässig gesetzt:

Fibu_Kennzahlen_gewinnstufe ebit

Um den Bruttogewinn zu definieren müssen Sie die jeweilge Kontoklasse für Ertrag und Aufwand auswählen.

Folgende Werte sind standardmässig gesetzt:

Fibu_Kennzahlen_bruttogewinn

Die Dashboard-Anzeige Liquiditätskennzahlen in % gibt Auskunft über die Liquiditätsgrade 1 bis 3:

Die Liquidität 1. Grades (Cash Ratio) gibt das Verhältnis der liquiden Mittel zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten eines Unternehmens an und erlaubt damit eine Analyse darüber, inwieweit ein Unternehmen seine derzeitigen kurzfristigen Zahlungsverpflichtungen allein durch seine liquiden Mittel erfüllen kann. Die Forderungen werden dabei nicht berücksichtigt.

Die Liquidität 2. Grades (Acid Test Ratio (ATR) oder auch Quick Ratio), auch Einzugsliquidität (kurz EL), gibt das Verhältnis des Geldvermögens zuzüglich Wertpapierbestand und den kurzfristigen Forderungen zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten eines Unternehmens an. Es ist ein Mass dafür, ob ein Unternehmen in der Lage ist, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten zu bezahlen.

Die Liquidität 3. Grades gibt das Verhältnis des Umlaufvermögens zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten eines Unternehmens an. Ist das Current Ratio kleiner als 1, dann wird ein Teil der kurzfristigen Verbindlichkeiten nicht durch das Umlaufvermögen gedeckt, das heisst, es muss unter Umständen Anlagevermögen zur Deckung der Verbindlichkeiten verkauft werden.

Folgende Werte sind standardmässig gesetzt:

Fibu_Kennzahlen_Liquiditätskennzahlen

Die Dashboard-Anzeige Rentabilitätskennzahlen Umsatz gibt Auskunft über:

Die Bruttogewinnmarge gibt Auskunft darüber, wie viele Prozente vom Umsatz nach Abzug des Warenaufwandes verbleiben. Damit wird die Fähigkeit der Unternehmung sichtbar, seine Gemeinkosten zu decken und Gewinne zu erzielen.

Die EBITDA-Marge spiegelt das Verhältnis des betrieblichen Ergebnisses vor Abschreibungen (EBITDA) zum Umsatz wider.

Die EBIT-Marge setzt den Gewinn vor Steuern und Zinsen ins Verhältnis zum Umsatz.

Die Reingewinnmarge gibt Auskunft darüber, wie hoch der Reingewinn im Verhältnis zum Umsatz ist und wird auch Umsatzrendite genannt.

Folgende Werte sind standardmässig gesetzt:

Fibu_Kennzahlen_Rentabilitätskennzahlen

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder das jeweilige Modul.
Toggle-auf_16x16_blackAuswertungsperiode für das Dasboard festlegen

Für die Dashboards in den Finanzmodulen (Debitoren- Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16, Kreditoren- Proffix_Kreditorenbuchhaltung_16x16 und Finanzbuchhaltung Proffix_Finanzbuchaltung_16x16) kann die Auswertungsperiode individuell definiert werden. Unter Einstellungen > Modul (z.B. Finanzbuchhaltung > Auswertungsperiode Dashboard finden Sie folgende Auswahl:

Fibu_Einstellungen_Kennzahlen Auswertungsperiode

Hinweis:

▪Diese Einstellungen finden Sie in allen Finanzmodulen. Änderungen werden auf alle drei Module übernommen.

Kalenderjahr

Falls diese Auswahl verwendet wird, werden die Dashboard-Inhalte in der Finanzbuchhaltung für Januar bis Dezember angezeigt.

Geschäftsjahr (aktuelles Jahr)

In den allgemeinen Einstellungen zur Finanzbuchhaltung kann unter dem Register Allgemein das Geschäftsjahr definiert werden. Falls diese Auswahl verwendet wird, werden die Dashboard-Inhalte in der Finanzbuchhaltung für das Geschäftsjahr (z.B. 01.04.2020-31.03.2021) transferiert ins aktuelle Jahr (z.B. 01.04.2021-31.03.2022) angezeigt.

Geschäftsjahr (gemäss Einstellungen)

In den allgemeinen Einstellungen zur Finanzbuchhaltung kann unter dem Register Allgmein das Geschäftsjahr definiert werden. Falls diese Auswahl verwendet wird, werden die Dashboard-Inhalte in der Finanzbuchhaltung für das in den Einstellungen definierte Geschäftsjahr angezeigt.

Buchungsperiode (gemäss Einstellungen)

In den allgemeinen Einstellungen zur Finanzbuchhaltung kann unter dem Register Allgmein die Buchungsperiode definiert werden. Falls diese Auswahl verwendet wird, werden die Dashboard-Inhalte in der Finanzbuchhaltung für die in den Einstellungen definierte Buchungsperiode angezeigt.

Hinweise:

▪Ist die Option Bis heute (ohne zukünftige Daten) aktiviert, werden alle zukünftigen Daten (>heute) ignoriert.

▪Die Option Bis heute (ohne zukünftige Daten) ist nur für die Auswahl Kalenderjahr und Geschäftsjahr (aktuelles Jahr) verfügbar.

Tipp:

▪Die Auswahl Geschäftsjahr (aktuelles Jahr) ist dann sinnvoll, wenn das Geschäftsjahr bereits in der Vergangenheit liegt, da noch nicht abgeschlossen, für das Dashboard jedoch das aktuelle Geschäftsjahr relevant sein soll.