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Proffix BlogHintergründe und Informationen für Schweizer KMU

Die Schweizer KMU sind gefordert – die Digitalisierung und damit verbunden die Transformation von Geschäftsmodellen schreitet voran. In unserem Blog finden Schweizer KMU Hintergründe, Meinungen und Interviews – aktuell recherchiert, praxisnah informiert.

Digitalisierung

Fachbeitrag Zahlungsverkehr als digitale Lebensader

Mit der Ablösung des Einzahlungsscheines durch die QR-Rechnung erfolgte ein erster Meilenstein in der Digitalisierung des Zahlungsverkehrs. Der QR-Code ist der Steigbügel für die digitale Verarbeitung der Rechnungsinformationen. Damit jedoch die Prozesse in der Rechnungsstellung und Rechnungsbezahlung weiter automatisiert werden können, braucht es durchgängige Lösungen. 

Mit der Einführung der QR-Rechnung wurden die Weichen zu einem digitalisierten Zahlungsverkehr gestellt. Nach wie vor bestehen jedoch Medienbrüche. Um die Debitorenprozesse weiter automatisieren zu können, ist es erforderlich, die Informationen zu digitalisieren – weg von Papier- und PDF-Rechnungen hin zu einem verarbeitbaren Datensatz. Dafür braucht es sowohl bei der Rechnungsstellung als auch bei der Rechnungsbezahlung Änderungen, damit – wie in einer funktionierenden Kommunikation – Sender und Empfänger auf dem gleichen Kanal sind. 

Neben der Effizienz benötigt es für breit akzeptierte digitale Prozesse aber auch Vertrauen, Pünktlichkeit und Transparenz. Eine Rechnung per E-Mail als PDF zuzustellen ist zwar einfach, in der heutigen Welt der Cyber-Kriminalität jedoch trivial und risikoreich. Eine PDF-Rechnung kann während des Transports unbemerkt geändert werden. Noch kritischer ist aber die Absicht von Cyber-Kriminellen, eine gefälschte PDF-Rechnung zuzustellen und so dieses «Verfahren» zu missbrauchen. Leider sind solche Betrugsfälle an der Tagesordnung, wie die Statistik des Nationalen Zentrums für Cyber-Security (NCSC)* zeigt. 

 

eBill: Nahtlos in die digitale Zukunft

Die Voraussetzung, um die gesamte Wertschöpfungskette von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung zu digitalisieren, bieten die Schweizer Banken mit der Plattform eBill. Auf dieser werden Rechnungen vollständig digital verarbeitet und mithilfe von Regeln automatisch bezahlt.

Mit Softwarelösungen wie Proffix Px5, die eBill integrieren, können Rechnungen direkt aus der Software versendet werden. Das heisst, sie werden an den Netzwerkpartner PostFinance geliefert und auf der zentralen Plattform von SIX bereitgestellt. Die Rechnung steht privaten Kundinnen und Kunden direkt im Online-Banking zur Verfügung, wo sie mit einem Klick bezahlt werden können.

 

«Ein zuverlässig funktionierender Zahlungsverkehr ist für die Liquidität von Unternehmen essenziell.»

Stefan Lenz, Managing Partner 360excellence AG

 

Bei Plattform-Lösungen stellt sich oft die «Huhn-Ei-Frage». Damit sie sich für ein KMU lohnen, braucht es möglichst viele Kundinnen und Kunden, die sie nutzen.

Aktuell setzen 2,5 Millionen Rechnungsempfängerinnen und -empfänger auf eBill. Um die Zahl zu erhöhen, kann die Anmeldung bei einem Rechnungssteller automatisch erfolgen. Die Benutzer müssen dazu in ihrem eBanking die Funktion «Automatische Anmeldung durch Rechnungssteller» aktivieren.

 

Referenzdaten als Schlüssel

Für die Automatisierung von Buchhaltung und Zahlungsverkehr wichtig sind die
Referenzdaten, mit denen Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften, Belastungen usw. zugeordnet werden können. Durch den Einsatz von QR-Rechnung und eBill werden die relevanten Referenzinformationen für Zahlungen bei den Debitoren und für offene Posten bei den Kreditoren zuverlässig ausgetauscht. Auch die automatische Verbuchung von Gutschriften ist sichergestellt. So lässt sich ein geschlossener Kreislauf realisieren, der die Kosten senkt und den Papierverbrauch wirksam reduziert.

 

«Das digitale Zusammenspiel zwischen Rechnungsstellung und Rechnungsbezahlung bringt allen Seiten viele Vorteile, den Unternehmen, deren Kundinnen und Kunden und den Finanzinstituten.»

Stefan Lenz, Managing Partner 360excellence AG

 

Zeitwende für Zahlungen

Aus internationaler Perspektive zeichnen sich weitere interessante Entwicklungen ab. Zahlungen zwischen Geschäftspartnern sollen ab 2025 rund um den Globus zusehends in Echtzeit abgewickelt werden können. Dazu wird aktuell «Instant Payment» realisiert. Dieses Verfahren ermöglicht es, Zahlungen innert 10 Sekunden durchgängig abzuwickeln, inklusive Gutschrift und Belastung. Dies verändert die Prozesse im E-Commerce, in der Logistik sowie am Point of Sales und reduziert das Risiko von Debitorenverlusten.

Eine weitere Neuerung ist «Request-To-Pay» (RTP). Mit RTP kann eine Rechnungsstellende/r die Zahlungsabwicklung anfordern, ähnlich wie dies bereits von Twint bekannt ist. Der/die Bezahlende akzeptiert den «Request» und löst die Zahlung aus, plant sie auf einen bestimmten Zeitpunkt oder lehnt sie ab. Mit dem digitalen RTP-Verfahren könnte das in die Jahre gekommene Lastschriftverfahren abgelöst werden.

Bei beiden Neuerungen handelt es sich um international akzeptierte Verfahren. Dies ist insbesondere von Bedeutung, als für die «digitale Lebensader Zahlungsverkehr» die internationale Anschlussfähigkeit ein kritischer Erfolgsfaktor ist.