1.Füllen Sie zuerst die Suchkriterien aus.

2.Klicken Sie auf Start > Suchen .

3.Falls Sie bereits eine Suche ausgeführt haben und Daten in der Tabelle vorhanden sind, sehen Sie bei einer erneuten Suche das folgende Fenster:

4.Bestätigen Sie mit Ja, um die bereits aufgelisteten Daten vor der Suche aus der Tabelle zu entfernen.

5.Wählen Sie Nein, um mit der Suche die Daten zu den bereits gefundenen hinzufügen.

Wenn Sie nach vorhandenen Daten gesucht haben, können Sie die Suchergebnisse weiter einschränken.

1.Füllen Sie dazu die zusätzlichen Suchkriterien aus.

2.Wählen Sie Start > In Ergebnis suchen .

3.Nun werden die bereits aufgelisteten Datensätze mit den neuen Suchkriterien weiter gefiltert.

Sie haben auch die Möglichkeit, die Suche für die sichtbare Tabelle einzublenden.

1.Rechtsklick auf beliebige Spaltenüberschrift.

2.Klicken auf den Befehl Suche einblenden .

3.Geben Sie ein Suchkriterium ein.

4.Klicken Sie auf Finden.

5.Suchkriterium wird in Suchresultat gelb markiert.

1.Klicken Sie auf das Filter-Symbol in der Spaltenüberschrift.

2.Wählen Sie den gewünschten Wert oder Eintrag.

Verwenden Sie die Autofilterzeile oder integrierte Vergleichsoperatoren wie «grösser als» und «ist gleich», um die Daten, die Sie wünschen, ein- und auszublenden.

1.Rechtsklick auf beliebige Spaltenüberschrift.

2.Wählen Sie Autofilterzeile einblenden .

3.Geben Sie in der Autofilterzeile den gewünschten Suchbegriff ein.

4.Klicken Sie auf das Symbol vorne des Feldes.

5.Gewünschte Option auswählen z.B. "enthält" oder "ist gleich".

6.Das Ergebnis wird sofort angezeigt.

Die Autofilterzeile kann entfernt werden.

1.Rechtsklick auf beliebige Spaltenüberschrift.

2.Klicken Sie auf Autofilterzeile ausblenden .

3.Die Filterkriterien werden wieder gelöscht.

Wenn Sie beispielsweise alle Adresse mit einer bestimmter PLZ anzeigen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1.Klicken Sie auf das Symbol Neue Abfrage (Insert) .

2.Definieren Sie eine aussagekräftige Bezeichnung.

3.Bestimmen Sie, ob die Abfrage nur für diese Datenbank oder für alle Datenbanken zur Verfügung stehen soll.

4.Klick auf Suchfenster öffnen, um alle Felder anzuzeigen.

5.Suchen Sie das gewünschte Feld.

6.Klicken Sie auf Übernehmen .

7.Legen Sie eine Operation fest, z.B. grösser oder gleich.

8.Klicken Sie auf hinzufügen.

9.Jetzt können Sie Ihre Abfrage weiter definieren und mit und oder oder verknüpfen.

10.Speichern Sie mit einem Klick auf Ok.

Bezeichnung

Für jede Abfrage kann eine Bezeichnung definiert werden, welche danach bei der Auswahl der Abfragen angezeigt wird. Aufgrund dieser Bezeichnung können Sie später die gewünschte Abfrage identifizieren.

Datenbank

Sie können mit dieser Auswahl bestimmen, ob die Abfrage nur für diese Datenbank oder für alle Datenbanken zur Verfügung stehen soll.

Sortierungen

In diesen Auswahlen können Sie die Sortierung für die Abfrage definieren.

Verknüpfung

Falls Sie mehr als eine Selektion definieren wollen, können Sie diese in der ersten Spalte miteinander verknüpfen. Die einzelnen Selektionen müssen immer mit und (beide Kriterien müssen erfüllt sein) oder mit oder (eines der beiden Kriterien muss erfüllt sein), verknüpft werden. Beachten Sie, dass die und-Verknüpfung Vorrang gegenüber der oder-Verknüpfung hat. Falls Sie beide Verknüpfungsarten verwenden, ist es zu empfehlen, Klammern zu setzen.

Klammer auf

Sie haben die Möglichkeit, die einzelnen Selektionen mit Klammern zu verbinden. In dieser Spalte können Sie eine solche Klammer öffnen. Klammern machen nur dann Sinn, wenn z.B. eine oder-Verknüpfung höhere Priorität gegenüber einer und-Verknüpfung haben soll.

Datenfeld

Geben Sie hier das Datenfeld ein, nach welchem gesucht werden soll. Mit der Funktionstaste F4 oder einem Klick auf die Schaltfläche Suchfenster öffnen gelangen Sie in die Auswahl der möglichen Felder.

Operation

Hier wählen Sie die Vergleichsoperation aus. Zur Auswahl stehen: gleich, nicht gleich, grösser, grösser oder gleich, kleiner, kleiner oder gleich, wie und nicht wie. Wenn Sie nach Textfeldern suchen, empfiehlt es sich, wie als Operation zu wählen. Mit dieser Vergleichsoperation wird der Text nicht genau verglichen, sondern es wird nach dem Vorkommen des Wertes im ganzen Feld gesucht.

Wert abfragen

Wenn Sie diese Option markieren, dann wird beim Ausführen der Abfrage jeweils der Wert dieses Feldes abgefragt. Ein Beispiel:

So können Sie variable Abfragen definieren. Ist dieses Feld markiert, können Sie im nachfolgenden Feld keinen Wert mehr eingeben.

Wert

Geben Sie hier den Wert ein, nachdem Sie suchen wollen. Bei der Operation wie wird nach dem Vorkommen dieses Wertes innerhalb des ganzen Feldes gesucht. Für Datumsfelder kann hier auch der Wert Heute () eingegeben werden. Dies bewirkt, dass Proffix beim Starten der Abfrage das aktuelle Tagesdatum einsetzt. Mit diesem Wert kann auch gerechnet werden. Mit Heute()-30 rechnet Proffix vom Tagesdatum 30 Tage ab.

Klammer zu

Hier können Sie eventuelle Klammern wieder schliessen, die Sie in der Abfrage geöffnet haben. Beachten Sie, dass immer gleich viele Klammern geöffnet wie geschlossen werden müssen.

Haupt

Wenn Sie diese Option wählen, wird diese Abfrage beim entsprechenden Fenster automatisch ausgewählt.

Eine gespeicherte Abfrage kann über die Schaltfläche Abfrage ändern (F4) editiert werden.

1.Wählen Sie im Dropdown die Abfrage.

2.Klicken Sie auf Abfrage ändern (F4) .

3.Markieren Sie die Zeile, in der Sie Änderungen vornehmen möchten.

4.Nehmen Sie in der Definition die Änderungen vor.

5.Speichern Sie diese mit der Schaltfläche ändern.

6.Um eine Zeile zu löschen, markieren Sie diese ebenfalls und klicken danach auf löschen.

7.Klicken Sie auf Ok, um die Änderung zu speichern.

Es macht Sinn, Abfragen zu löschen, die Sie nicht mehr benötigen. Diese können über die Schaltfläche Abfrage löschen (delete) gelöscht werden.

1.Wählen Sie im Dropdown die Abfrage, die Sie löschen möchten.

2.Klicken Sie auf Abfrage löschen (delete) .

3.Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, wenn Sie sicher sind, dass Sie die Abfrage löschen möchten.

Eine Abfrage kann über die Schaltfläche Abfrage kopieren (Alt+Insert) kopiert werden. Das kann praktisch sein, wenn nur wenig an der Definition geändert werden muss.

1.Wählen Sie im Dropdown die Abfrage, die Sie kopieren möchten.

2.Klicken Sie auf Abfrage kopieren (Alt+Insert) .

3.Nehmen Sie in der Definition die Änderungen vor.

4.Speichern Sie diese mit der Schaltfläche ändern.

5.Klicken Sie auf Ok, um die Kopie zu speichern.

Falls für die gewünschte Abfrage die Felder nicht ausreichend sind und Sie eine komplexere Selektion durchführen wollen, können Sie einen beliebigen SQL-Befehl angeben.

Um einen solchen SQL-Befehl definieren zu können, müssen Sie sich mit der Struktur und Logik der Proffix-Datenbank auskennen. Wenn Sie hier einen fehlerhaften Befehl angeben, dann wird beim Ausführen der Abfrage ein Fehler beim Lesen der Daten auftreten.

1.Klicken Sie in einer neue oder bestehende Abfrage auf der Schaltfläche Abfrage mit SQL definieren.

2.Eine bereits durchgeführte Definition wird bei einem Klick auf diese Schaltfläche als SQL-Befehl übernommen.

3.Falls eine Abfrage als SQL-Befehl definiert wurde, wird die Definition nicht mehr angezeigt und die Schaltfläche Abfrage mit SQL definieren wird rot dargestellt.

4.Definieren Sie nun den gewünschten SQL-Befehl. Dieser entspricht dem WHERE-Teil der SQL-Abfrage.

5.Klicken Sie auf Ok, um die Abfrage zu Speichern.

Sie können in diesem SQL-Befehl auch variable Felder einfügen, welche dann vor dem Ausführen der Abfrage abgefragt werden. Solche Variablen müssen in geschweifte Klammern {} eingefügt werden. Der Aufbau ist wie folgt: {?Bezeichnung;Typ;Spezialfeld}.

Bezeichnung: Bezeichnung für die Abfrage des Feldes.

Typ: Feldtyp des Feldes. Folgende Feldtypen sind möglich:

▪DATE

▪DATETIME

▪DECIMAL(10,2) / FLOAT(10,2)

▪CHAR(50)

▪CHECKBOX

▪INTEGER/INT

▪PERIODE

▪TEL

▪MEMO

Spezialfeld: Hier können Sie den Namen eines speziellen Proffix-Feldes für eine Hilfstabelle eingeben, z.B. HF|AdressNrADR.

Eine gespeicherte Abfrage kann gespeichert oder importiert werden.

1.Wählen Sie im Dropdown die Abfrage.

2.Klicken Sie auf Abfrage ändern (F4) .

3.Wählen Sie eine der nachfolgenden Schaltflächen:

1.Klicken Sie auf das Filter-Symbol in der Spaltenüberschrift.

2.Wählen Sie den gewünschten Wert oder Eintrag.

Verwenden Sie die Autofilterzeile oder integrierte Vergleichsoperatoren wie «grösser als» und «ist gleich», um die Daten, die Sie wünschen, ein- und auszublenden.

1.Rechtsklick auf beliebige Spaltenüberschrift.

2.Wählen Sie Autofilterzeile einblenden .

3.Geben Sie in der Autofilterzeile den gewünschten Suchbegriff ein.

4.Klicken Sie auf das Symbol vorne des Feldes.

5.Gewünschte Option auswählen z.B. "enthält" oder "ist gleich".

6.Das Ergebnis wird sofort angezeigt.

Die Autofilterzeile kann entfernt werden.

1.Rechtsklick auf beliebige Spaltenüberschrift.

2.Klicken Sie auf Autofilterzeile ausblenden .

3.Die Filterkriterien werden wieder gelöscht.

Wollen Sie einen angezeigten Wert wieder entfernen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Wert in der Fusszeile, den Sie entfernen wollen.

2.Wählen Sie Keine aus.

3.Der Wert wird entfernt.

Falls Sie für dieselbe Spalte weitere Werte, z.B. Durchnitt, anzeigen wollen, wiederholen Sie den Vorgang.

1.Klicken Sie in der Fusszeile unterhalb der gewünschten Spalte auf die rechte Maustaste und wählen Sie Neue Summe > Durchnschnitt.

2.In der Fusszeile werden nun beide Werte angezeigt:

Falls in der Tabelle mehrere Datensätze ausgewählt werden können, können Sie den Modus wählen:

▪Alle Zeilen: Für die Berechnung der Werte werden alle Zeilen mitberücksichtigt.

▪Auswahl: Für die Berechnung der Werte in der Fusszeile werden nur die ausgewählten Zeilen berücksichtigt.

▪Gemischt: Wenn nur eine Zeile ausgewählt ist, werden alle Zeilen berücksichtigt und wenn mehrere Zeilen ausgewählt sind, dann werden nur die ausgewählten berücksichtigt.