Vorerfassung

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Vorerfassung

Vorerfassung

Wenn Sie den 1. Schritt des Kreditoren-Workflows, die Vorerfassung, nutzen wollen, können Sie in der Kreditorenbuchhaltung Proffix_Kreditorenbuchhaltung_16x16 die Belege vorerfassen und von einem Sachbearbeiter z.B. die Kontierung  prüfen lassen, bevor diese für die Weiterverarbeitung freigegeben werden.

Mit dem 2. Schritt des Kreditoren-Workflows und der Funktion Für Vergütung freigeben haben Sie zudem die Möglichkeit, weitere Kontrollen (z.B. für Beträge) einzusetzen.

Hinweise:

▪Damit Sie die Funktionen zur Vorerfassung nutzen können, müssen Sie vorgängig auf den entsprechenden Adressen im Register Kreditoren Proffix_Kreditorenbuchhaltung_16x16 die Option Beleg vorerfassen markieren.

▪Zusätzlich müssen Sie die Zuweisungen Vorerfassung Tabelle ändern_16x16 definieren.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder das jeweilige Modul.

Was möchten Sie tun?

Toggle-auf_16x16_blackFreigabeprozess Schritt 1: Vorerfassung

Sie können in der Kreditorenbuchhaltung Proffix_Kreditorenbuchhaltung_16x16 vorerfasste Belege müssen von einem Sachbearbeiter überprüft und freigegeben werden.

Tipps:

▪Wenn Sie beim Sachbearbeiter auf der Adresse in den Kommunikationsangaben eine E-Mail Kreditoren-Workflow hinterlegen oder die Option für alle verwenden neben der allgemeinen E-Mail-Adresse aktivieren, wird bei jeder Belegserfassung mit Vorerfassung eine E-Mail an den Sachbearbeiter verschickt.

▪In den Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgaben können Sie E-Mail-Vorgaben für die Vorerfassung sowie für abgelehnte Vorerfassungen definieren.

▪Weitere Informationen dazu finden Sie in der Px5 Krediflow Anleitung.

Was möchten Sie tun?

Falls Belege vorerfasst wurden, werden diese mit der Funktion Vorerfasste Belege Beleg_vorerfasst_16x16 zur weiteren Prüfung angezeigt.

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege Beleg_vorerfasst_16x16.

2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.

3.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

4.Alle vorerfassten Belege, die zu prüfen sind, werden angezeigt:

Kred_Vorerfassen

Hinweis:

▪Der Sachbearbeiter wird in den Suchfeldern gemäss Ihrem Login abgefüllt.

Tipp:

▪Den verantwortlichen Sachbearbeiter für vorerfasste Belege können Sie unter Zuweisungen für die Vorerfassung bestimmen.

Falls Sie die Kontierung von vorerfassten Belegen prüfen und allenfalls ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege Beleg_vorerfasst_16x16.

2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.

3.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

Kred_Vorerfassen

4.Markieren Markieren_16x16 Sie die Belege, die Sie prüfen möchten.

5.Wählen Sie die Start > Vorerfasste Belege > Kontieren Stempel_16x16.

Kred_Vorerfasssen_Kontieren

6.Prüfen Sie die Kontierung in der Tabelle unten und passen Sie diese wenn nötig an.

7.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um die Kontierung zu speichern und den Beleg freizugeben.

8.Speichern Sie die Kontierung mit Speichern Speichern_16x16.

Falls Sie den Betrag eines Beleges auf mehrere Konten verteilen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege Beleg_vorerfasst_16x16.

2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.

3.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

Kred_Vorerfassen

4.Markieren Markieren_16x16 Sie die Belege, die Sie anpassen möchten.

5.Wählen Sie Start > Vorerfasste Belege > Kontieren Stempel_16x16.

Kred_Vorerfasssen_Kontieren

6.Wählen Sie den gewünschten Datensatz unten in der Tabelle aus und klicken Sie Position ändern Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16 .

7.Oder geben Sie das erste Konto und den dazugehörigen (Teil-)Betrag ein und wählen Sie Einfügen Einfügen_16x16.

8.Geben weitere Konten und dazugehörige Beträge ein, bis der gesamte Betrag kontiert wurde.

9.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um die Kontierung zu speichern und den Beleg freizugeben.

10.Speichern Sie die Kontierung mit Speichern Speichern_16x16.

Wenn Sie die Kontierung geprüft und allenfalls angepasst haben, dann können Sie die markierten Belege freigeben.

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege Beleg_vorerfasst_16x16.

2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.

3.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

Kred_Vorerfassen

4.Markieren Markieren_16x16 Sie die Belege, die Sie freigeben möchten.

5.Klicken Sie auf Freigeben Erledigt_16x16, um die Belege freizugeben und die Kontierung zu speichern.

Hinweis:

▪Damit die in der Vorerfassung freigegebenen Belege auch in der Vergütung ersichtlich sind (sofern keine Direktfreigabe vorhanden ist), muss das Häckchen Vergütungsfreigabe erforderlich aktiviert sein. Dies kann unter Kreditorenbuchhaltung > Einstellungen > Vergütung aktiviert werden.

Tipp:

▪Der Kreditoren-Workflow-Verantwortliche und dessen Stellverterter können ebenfalls Freigaben für die Sachbeabeiter vornehmen. Dies ist dann in der Spalte Freigegeben durch ersichtlich.

Wenn Sie den Beleg nicht freigeben wollen, haben Sie die Möglichkeit, diesen abzulehnen.

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege Beleg_vorerfasst_16x16.

2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.

3.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

Kred_Vorerfassen

4.Markieren Markieren_16x16 Sie die Belege, die Sie ablehnen möchten.

5.Klicken Sie auf Ablehnen nicht senden_16x16, um den markierten Beleg abzulehnen und den Ablehnungsgrund, wenn gewünscht, anzugeben.

Kred_Ablehnen_Belegfreigabe zur Vergütung_Ablehnungsgrund

6.Speichern Sie die Ablehnung unter Speichern Speichern_16x16. Es öffnet sich anschliessend ein E-Mail an den Kreditoren-Workflow Verantwortlichen und dessen Stellvertreter.

Um einen bereits freigegebenen Beleg wieder zurückzusetzen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege Beleg_vorerfasst_16x16 und lassen Sie sich die Belege inkl. Freigegebenen Belege anzeigen Freigegebene Belege Vorschau_16x16.

Kred_Freigegebene Belege_zurücksetzen

2.Wählen Sie den Beleg, den Sie zurücksetzen möchten, aus.

3.Klicken Sie auf Zurücksetzen Zurücksetzen_16x16, um den markierten Beleg zurückzusetzen, damit er wieder freigegeben oder abgelehnt werden kann.

4.Bestätigen Sie mit Speichern Speichern_16x16.

Hinweis:

▪Es können nicht mehrere Belege gleichzeitig zurückgesetzt werden. Daher ist auch keine Markierung nötig. Es wird einzig der Beleg zurückgesetzt, welcher angewählt ist.

Falls ein Belegbild gespeichert ist, können Sie mit der Funktion Belegbild DMS Dokument anzeigen_16x16 die Rechnungen anzeigen.

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Beleg > Vorerfasste Belege Beleg_vorerfasst_16x16 und lassen Sie sich die für Sie vorerfassten Belege anzeigen.

Kred_Vorerfassen

2.Klicken Sie auf Start > Ansicht > Belegbild DMS Dokument anzeigen_16x16.

3.Klicken Sie auf einen Eintrag in der Tabelle, und die allfällig hinterlegte Rechnung wird angezeigt.

Hinweis:

▪Um die Funktion wieder zu deaktivieren, klicken Sie nochmals auf Belegbild DMS Dokument anzeigen_16x16.

Suchen_32x32

Mit diesem Symbol können Sie vorerfasste Belege anhand der Suchkriterien suchen.

Speichern_32x32

Klicken Sie auf dieses Symbol, um zu speichern.

Markieren_32x32

Mit diesem Symbol können Sie ausgewählte Belege markieren.

Stempel_32x32

Mit Klick auf diese Schaltfläche können markierte Belege kontiert und freigegeben werden.

Erledigt_32x32

Diese Schaltfläche gibt markierte Belege frei.

nicht senden_32x32

Klick auf dieses Symbol lehnt markierte vorerfasste Belege ab.

Zurücksetzen_32x32

Um bereits freigegebene Belege zurückzusetzen, klicken Sie auf dieses Symbol.

Tabelle ändern_32x32

Mit dieser Funktion können Sie Zuweisungen von Sachbearbeitern und Stellvertretern für die Vorerfassung verwalten.

History_32x32

Mit dieser Schaltfläche können Sie die Aktionen des Beleges zurückverfolgen.

Freigegebene Belege Vorschau_32x32

Mit diesem Symbol werden Belege, welche bereits freigegeben wurden, ein- bzw. ausgeblendet.

Abgelehnte Belege Vorschau_32x32

Wenn Sie abgelehente Belege ein- bzw. ausblenden wollen, wählen Sie diese Schaltfläche.

Person Vorschau_32x32

Mit dieser Schaltfläche werden alle Belege, bei denen Sie als Stellvertreter definiert sind, ein- bzw. ausgeblendet.

DMS Dokument anzeigen_32x32

Mit Klick auf diese Schaltfläche können Sie allfällig verfügbare Belegbilder ein- bzw. ausblenden.
Toggle-auf_16x16_blackAbgelehnte vorerfasste Belege anzeigen

Sie können in der Kreditorenbuchhaltung Proffix_Kreditorenbuchhaltung_16x16 die vorerfassten Belege von einem Sachbearbeiter ablehnen. Abgelehnte Belege können Sie unter Extras > Vorerfassung > Abgelehnte Belge Beleg_abgelehnt_16x16 einsehen.

Was möchten Sie tun?

Um die abgelehnten Belege zu sehen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Abgelehnte Belege Beleg_abgelehnt_16x16.

2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.

3.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

4.Alle abgelehnten Belege werden angezeigt:

Kred_Ablehnen

Um den abgelehnten Belegen einen anderen, bzw. einen neuen Sachbearbeiter zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Abgelehnte Belege Beleg_abgelehnt_16x16.

2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.

3.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

Kred_Ablehnen

4. Markieren Sie den gewünschten Beleg mit Markieren Markieren_16x16 oder mit Doppeklick auf den Beleg.

5.Wählen Sie Start > Belege > Sachbearbeiter Mitarbeiter_16x16.

6.Passen Sie den neuen Sachbearbeiter an.

7.Bestätigen Sie mit OkBestätigen_16x16 .

Hinweis:

▪Wählen Sie nochmals den gleichen Sachbearbeiter aus, welcher bereits hinterlegt ist, wird dem gleichen Sachbearbeiter nochmals eine E-Mail für die Freigabe zugestellt.

Falls Sie den Sachbearbeiter oder dessen Stellvertreter anpassen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Abgelehnte Belege Beleg_abgelehnt_16x16.

2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.

3.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

Kred_Ablehnen

4.Markieren Markieren_16x16 Sie die Belege, die Sie anpassen möchten.

5.Wählen Sie Start > Zuweisung > Zuweisung definieren Tabelle ändern_16x16.

Kred_Ablehnen_Zuweisung definieren

6.Wählen Sie einen Eintrag und klicken Sie auf Ändern Ändern_16x16.

Kred_Ablehnen_Zuweisung definieren_Fenster

7.Ändern Sie die gewünschten Felder.

8.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

Wenn Sie für mehrere Sachbearbeiter die Zuweisung ändern wollen, steht Ihnen die Funktion Massenmutation Tabelle ändern Zeile markiert_16x16 zur Verfügung. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Abgelehnte Belege > Zuweisungen definieren > Massenmutation Tabelle ändern Zeile markiert_16x16.

Kred_Ablehnen_Zuweisung Vorerfassung verwalten

2.Klicken Sie auf Start > Zuweisung Vorerfassung > Massenmutation Tabelle ändern Zeile markiert_16x16.

Kred_Ablehnen_Massenmutation durchführen

3.Markieren Sie mit Zuweisung markieren Markieren_16x16 die zu ändernden Adressen.

4.Füllen Sie die Felder Sachbearbeiter und Stellvertreter ab.

5.Bestätigen Sie mit Ok Okay_16x16.

Suchen_32x32

Klick auf dieses Symbol sucht nach den abgelehnten Belegen anhand der Suchkriterien.

Speichern_32x32

Mit diesem Symbol weisen Sie abgelehnten markierten Belegen einen neuen Sachbarbeiter zu.

Markieren_32x32

Wählen Sie diese Schaltfläche, um abgelehnte Belege zu markieren.

Mitarbeiter_32x32

Diese Schaltfläche weist abgelehnten markierten Belegen einen neuen Sachbarbeiter zu.

Löschen

Klicken Sie auf dieses Symbol, um markierte abgelehnte Belege definitiv zu löschen.

Tabelle ändern_32x32

Mit diesem Symbol können Sie Sachbearbeiter und Stellvertreter für die Vorerfassung verwalten.

History_32x32

Mit dieser Schaltfläche sehen Sie die History der Sachbearbeiter des ausgewählten Beleges.

Beleg_Status_32x32

Mit Klick auf dieses Symbol können Sie den Belegstatus des ausgewählten Beleges ein- bzw. ausblenden.

DMS Dokument anzeigen_32x32

Mit Klick auf diese Schaltfläche können Sie allfällig verfügbare Belegbilder ein- bzw. ausblenden.
Toggle-auf_16x16_blackReminder versenden

Wenn Sie den 1. Schritt des Kreditoren Workflows, die Vorerfassung, nutzen, können Sie in der Kreditorenbuchhaltung Proffix_Kreditorenbuchhaltung_16x16 für die erfassten Belege, welche zur Freigabe überfällig sind, einen Reminder per E-Mail versenden.

Was möchten Sie tun?

Um die fälligen Belege anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Reminder E-Mail Reminder_16x16.

2.Geben Sie bei Bedarf unter Belege fällig per ein Datum ein.

3.Klicken Sie anschliessend auf Suchen Suchen_16x16.

4.Alle vorerfassten Belege, die zur Freigabe fällig sind, werden nun angezeigt:

Kred_Reminder_Fenster

5.Markieren Markieren_16x16 Sie in der Tabelle die gewünschten Belege.

6.Wählen Sie anschliessend E-Mail senden E-Mail_16x16, um den jeweiligen Sachbearbeitern eine Erinnerungs-E-Mail zu senden.

Um die Histroy des Sachbearbeiters anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Reminder E-Mail_16x16.

2.Füllen Sie bei Bedarf die Suchfelder aus und klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

Kred_Reminder_Fenster_markiert

3.Wählen Sie den Beleg, bei welchem Sie die Sachbearbeiter History anzeigen wollen.

4.Klicken Sie auf Start > Zuweisung > Sachbearbeiter History History_16x16.

5.Hier sehen Sie den Änderungsverlauf des ausgewählten Beleges.

Suchen_32x32

Mit diesem Symbol können Sie nach vorerfassten Belegen anhand der Suchkriterien suchen.

Markieren_32x32

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die selektierten Positionen markiert bzw. abgewählt.

E-Mail_32x32

Mit diesem Symbol können Sie für die markierten Belege ein Reminder-E-Mail versenden.

History_32x32

Mit diesem Symbol können Sie für den ausgewählten Beleg die History anzeigen lassen.

Rabatt Prozent Vorschau_32x32

Mit dieser Ansicht, können Sie zusätzlich auch die Belege mit Skonto-Fälligkeit einblenden.
Toggle-auf_16x16_blackBereits gesperrte Belege ändern

Wenn eine Buchung nicht mehr mit dem Buchungsfenster geändert werden kann, können Sie in der Debitorenbuchhaltung Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16, der Kreditorenbuchhaltung Proffix_Kreditorenbuchhaltung_16x16 und der Finanzbuchhaltung Proffix_Finanzbuchaltung_16x16 gewisse Angaben der Buchung trotzdem verändern.

Die Funktion finden Sie unter Debitorenbuchhaltung / Kreditorenbuchhaltung / Finanzbuchhaltung > Extras > Beleg > Ändern Beleg_ändern_16x16.

1.Wählen Sie Buchhaltungsmodul > Extras > Beleg > Ändern Beleg_ändern_16x16.

2.Geben Sie die gewünschten Suchkriterien ein und klicken Sie anschliessend auf Suchen Suchen_16x16.

deb_Belege ändern

3.Markieren Markieren_16x16 Sie alle Belege, die Sie ändern wollen.

4.Mit der Schaltfäche Beleg ändern Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16 rechts von der Tabelle können Sie die markierten Buchungen ändern.

Fib_Beleg ändern_Buchung

Debitorenbuchhaltung

Debitorenbuchhaltung

   

Kreditorenbuchhaltung

Kreditorenbuchhaltung

5.Ändern Sie die gewünschten Angaben.

6.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

Hinweis:

▪Gewisse Felder (z.B. Betrag) sind je nach Status gesperrt. Voraussetzung für die Veränderbarkeit ist die Sicherstellung der Konsistenz der Daten und der verbundenen Buchungen. Kriterien für eine Sperrung sind z.B. Zahlungen, Mehrwertsteuer-Abrechnungen oder Jahresabschlüsse.

Buchungsdatum

Das Buchungsdatum geben Sie hier ein. Das Datum muss innerhalb der Buchungsperiode liegen.

Belegdatum

Geben Sie hier das Belegdatum ein. Dieses wird beim Erstellen einer Vergütung berücksichtigt.

Buchungsart

Geben Sie hier die Buchungsart ein.

Belegart

Erfassen Sie hier die Belegart für die Buchung. Die Belegart bestimmt die vorgeschlagene Beleg-Nr.

Beleg-Nr.

Hier wird die Beleg-Nr. erfasst. Es wird die nächstfolgende Beleg-Nr. zur Buchung vorgeschlagen. Wenn Sie eine andere Nummer verwenden wollen, können Sie diese wie gewünscht ändern. Diese Nummer wird aufgrund der Belegart vorgeschlagen. Haben Sie keine Belegart eingegeben, wird die nächste Nummer aus den Einstellungen verwendet.

Vergütungssperre

Wenn Sie diesen Beleg für die Vergütung sperren wollen, markieren Sie diese Option. Der Beleg wird dann beim Erstellen einer Vergütung nicht mehr angezeigt.

Adresse

Hier wird die Adresse des Kreditoren erfasst.

Kondition

Hier wird die Zahlungskondition für diese Rechnung erfasst.

Zahlungsart

Hier wird die Zahlungsart für diese Rechnung definiert.

Referenz-Nr.

▪QR-Rechnung mit QR-Referenz: Bei einer QR-Rechnung mit einer QR-IBAN und einer QR-Referenz geben Sie hier zwingend die QR-Referenz ein. Ansonsten kann die Rechnung nicht gespeichert werden. Eine QR-Rechnung mit einer QR-IBAN benötigt immer eine QR-Referenz.

▪QR-Rechnung mit Creditor Reference (SCOR) (der Feldname ändert sich in SCOR Referenz): Bei einer QR-Rechnung mit ISO-IBAN und Creditor Reference (SCOR) geben sie hier die Creditor Reference (SCOR) ein.

▪QR-Rechnung ohne Referenz (der Feldname ändert sich in SCOR Referenz): Bei einer QR-Rechnung mit ISO-IBAN ohne Referenz, muss das Feld leer gelassen werden. Ansonsten erscheint eine Fehlermeldung.

Mitteilung

Geben Sie hier die Mitteilungen/Informationen für den Empfänger ein. In den Einstellungen können Sie bestimmen ob geprüft wird, ob die eingegebene Mitteilung bereits vorhanden ist. Bei der Zahlungsart SEPA können Sie hier 35 Zeichen eingeben. Bei allen anderen Zahlungsarten werden 140 Zeichen übermittelt. Wenn Sie mehr Zeichen eingeben als die Zahlungsart übermitteln kann, werden die überflüssigen Zeichen abgeschnitten.

Sollkonto

Hier geben Sie das Sollkonto der Buchung ein. Wird ein Konto bei der Eingabe nicht akzeptiert, kann dies an der Einstellung der verwendeten Buchungsart liegen.

Habenkonto

Hier geben Sie das Habenkonto der Buchung ein. Wird ein Konto bei der Eingabe nicht akzeptiert, kann dies an der Einstellung der verwendeten Buchungsart liegen.

Saldo

In diesen Feldern sehen Sie den aktuellen Saldo des Soll- bzw. Habenkontos. Diese Felder sind nur sichtbar, wenn in den Einstellungen des Konto-Nr.-Tooltips die Saldo-Felder eingestellt sind.

Währung

Hier geben Sie die Währung der Buchung ein.

Kurs

Wenn Sie eine andere Währung als die Standardwährung verwenden, geben Sie in diesem Feld den Kurs dieser Währung zur Standardwährung ein.

Steuercode

Geben Sie hier den Steuercode der Buchung ein. Sie können nur dann einen Steuercode eingeben, wenn Sie entweder auf dem Soll- oder auf dem Habenkonto einen Steuercode definiert haben. Der Steuercode wird aufgrund des Kontos vorgeschlagen.
Wenn Sie auf der Adresse die Option Steuercode verwenden gesetzt haben, wird der Steuercode der Adresse vorgeschlagen.

Betrag

Erfassen Sie hier den zu buchenden Betrag in der eingegebenen Währung.

Betrag Standard

In diesem Feld wird der Betrag der Standardwährung automatisch nach Ihren Kursangaben berechnet.

Buchungstext

Geben Sie hier den Buchungstext zu Ihrer Buchung ein. Mit den Schaltflächen rechts können Sie einen neuen Buchungstext erfassen Tabelle neu_16x16 oder ändern Tabelle ändern_16x16. Wenn Sie beim Tippen den Pfeil nach unten-Taste wählen, dann erscheint die Liste zum Text für die Auswahl.

Auftrag

Hier geben Sie die Auftrags-Nummer für die Buchung ein. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn Sie auf dem Soll- oder Habenkonto die Option Auftrag entsprechend eingestellt haben.

Kostenstelle*)

Geben Sie hier die Kostenstelle für die Buchung ein. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn Sie auf dem Soll- oder Habenkonto die Option Kostenstelle entsprechend eingestellt haben. Wenn Sie die Kostenstellen aufteilen Splitten_16x16 wollen, gelangen Sie mit der Schaltfläche daneben in die Kostenstellen Verteilung.

Kostenart*)

Hier geben Sie die Kostenart für die Buchung ein. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn Sie auf dem Soll- oder Habenkonto die Option Kostenart entsprechend eingestellt haben.

Lohnart**)

Sie können die Buchung auch in der Lohnbuchhaltung als Bewegung speichern. Wenn Sie dies wollen, geben Sie hier die Lohnart ein, welche für die Lohnbewegung  verwendet werden soll. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn Sie auf dem Soll- oder Habenkonto die Option Lohnbuchhaltung entsprechend eingestellt haben.
Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird keine Lohn-Verbuchung vorgenommen.

Lohnperiode**)

Wenn Sie diese Buchung in die Lohnbuchhaltung als Bewegung speichern wollen, geben Sie hier die Periode für die Bewegung ein. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn Sie auf dem Soll- oder Habenkonto die Option Lohnbuchhaltung entsprechend eingestellt haben.
Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird keine Lohn-Verbuchung vorgenommen.

Mitarbeiter**)

Um eine Lohnbewegung zu speichern, wird ein Mitarbeiter benötigt. Geben Sie hier den Mitarbeiter ein, für welchen eine Lohnbewegung erstellt werden soll. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn Sie auf dem Soll- oder Habenkonto die Option Lohnbuchhaltung entsprechend eingestellt haben.
Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird keine Lohn-Verbuchung vorgenommen.

Soll

Handelt es sich bei der Buchung um eine Sammelbuchung, ist in diesem Feld der Soll-Saldo angegeben.

Haben

Handelt es sich bei der Buchung um eine Sammelbuchung, ist in diesem Feld der Haben-Saldo angegeben.

Saldo

In diesem Feld wird der Saldo der Sammelbuchung angegeben. Die Sammelbuchung kann erst dann abgeschlossen werden, wenn der Saldo auf Null ist.

Buchungskreis

Geben Sie hier den Buchungskreis der Buchung ein.

Sachbearbeiter

In diesem Feld wird der Sachbearbeiter angegeben. Wenn Sie Kreditorenbelege vorerfassen, ist dieses Feld ein Pflichtfeld. Der Sachbearbeiter wird Ihnen aufgrund der Zuweisungen pro Adresse/Adressgruppe vorgeschlagen.

Verfalldatum

Hier errechnet das Programm anhand der Kondition das Verfalldatum. Dieses kann durch ein gewünschtes Datum überschrieben werden.

Verknüpfung mit Bestellung

Sie können Ihre Kreditoren-Rechnungen mit den Bestellungen in der Einkaufsverwaltung verknüpfen. Wenn Sie diese Option auf der eingegebenen Adresse markiert haben, müssen Sie beim Speichern der Buchung die Bestellungen auswählen, welche zu der Rechnung gehören. So können Sie sicherstellen, dass zu jeder Kreditoren-Rechnung auch eine dazugehörige Bestellung mit Bestelleingang vorhanden ist. Sie können diese Option hier bei Bedarf auch wieder abwählen.

Steuer-ID

Die eigene Steuer-ID geben Sie hier ein.

Steuer

In diesen Feldern wird der Steuerbetrag der Buchung in der jeweiligen Währung angegeben.

Hinweise:

▪Wird ein Konto bei der Eingabe nicht akzeptiert, kann dies an der Einstellung der verwendeten Buchungsart liegen.

▪*) Dieses Feld ist nur vorhanden, wenn Sie die Option Kostenstellen installiert haben.

▪**) Diese Felder sind nur verfügbar, wenn auf dem Aufwandkonto in der Kontoverwaltung die Option Lohnbuchhaltung auf ja oder darf steht.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.
Toggle-auf_16x16_blackBelegbild verknüpfen oder löschen

Belegbilder (PDF-Dateien) können Sie in der Debitorenbuchhaltung Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16, der Kreditorenbuchhaltung Proffix_Kreditorenbuchhaltung_16x16 und der Finanzbuchhaltung Proffix_Finanzbuchaltung_16x16 mit einer bestehenden Buchung oder Teilbuchung verknüpfen. Die verknüpfte Datei können Sie anschliessend je Modul unter Start > Ansicht > Belegbild Vorschau_16x16 pro Buchungszeile einsehen. Wenn Sie die Verknüpfung wieder aufheben wollen, wählen Sie die Funktion Bildverknüpfung löschen Beleg_Bildverknüpfung löschen_16x16.

Die Funktion zum Verknüpfen der Bilder finden Sie unter Debitorenbuchhaltung / Kreditorenbuchhaltung / Finanzbuchhaltung > Extras > Beleg > Bild verknüpfen Beleg_Bild verknüpfen_16x16.

deb_belege verknüpfen

Hinweise:

▪Die PDF-Dateien werden automatisch ins Proffix Verzeichnis in den Ordner Data\DMS\Dokumente\Datenbankname verschoben.

▪Wenn Sie die verknüpfen Belegbilder ansehen wollen, wählen Sie Start > Ansicht > Belegbild Vorschau_16x16. Nun sehen Sie jeweils beim Auswählen einer Buchung in der Tabelle die verknüpfte PDF-Datei in einem Vorschaufenster.

▪Belege in der Debitorenbuchhaltung Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16 werden nur angezeigt, wenn ein DMS im Einsatz ist.

Tipp:

▪Die Verknüpfung zu Belegbildern (PDF-Dateien) können Sie mit der Funktion Extras > Beleg > Bildverknüpfung löschen Beleg_Bildverknüpfung löschen_16x16 wieder von der Buchung entfernen. Dabei wird lediglich die Verknüpfung und nicht das abgelegte Belegbild gelöscht.

Weitere Themen:

▪Zuweisungen der Vorerfassung

▪Neue Kreditorenbuchung erfassen