Einleitung

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Einleitung

Einleitung

Wenn Sie Serviceaufträge für Geräte erfassen wollen, die bei Ihren Kunden stehen, benötigen Sie das Modul Serviceauftragsverwaltung Proffix_Serviceauftragsverwaltung_16x16. Sie finden dieses Modul in der Proffix-Leiste unter Module.

Wenn Sie die Serviceauftragsverwaltung aufrufen, sehen Sie folgendes Suchfenster, in dem Sie bereits erstellte Serviceaufträge sehen können.

Hier können Sie einen neuen Serviceauftrag erfassen Neu_16x16, bestehende Serviceaufträge ändern Ändern_16x16, kopieren Kopieren_16x16 oder löschen Löschen_16x16 sowie andere Funktionen rund um die Serviceaufträge ausführen. Übrigens kann ein Serviceauftrag aus beliebig vielen Servicepositionen bestehen.

Service_Einleitung

Die zwei wichtigsten Grundfunktionen in der Serviceauftragsverwaltung

Toggle-auf_16x16_blackNeuen Serviceauftrag erfassen

Um einen neuen Serviceauftrag zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Serviceauftragsverwaltung > Start > Serviceauftrag > Neu Neu_16x16.

Service_Neuer Serviceauftrag

2.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

3.Bestätigen Sie mit Klick auf Ok Okay_16x16.

Beschreibung der einzelnen Register

Im Register Serviceauftrag Serviceauftrag_16x16 sind die Hauptinformationen des Serviceauftrages abgelegt.

Service_Neuer Serviceauftrag

Serviceauftrag

Wenn Sie einen neuen Serviceauftrag erfassen, wird diese Nummer beim Speichern automatisch vergeben und abgefüllt.

Kunde

Hier wird die Adresse des Kunden erfasst.

Standort

Hier können Sie den Standort als Vorselektion für die Serviceposition abfüllen. Haben Sie das Feld Kunde bereits abgefüllt, können Sie hier nur noch Standorte abfüllen, die dem Kunden zugewiesen sind. Wenn der gewünschte Standort nicht verfügbar ist, müssen Sie diesen zuerst in der Kundeninstallationsverwaltung eröffnen. Wenn Sie direkt den Standort eingeben (ohne vorher den Kunden abgefüllt zu haben), wird der Kunde aufgrund der Definition in der Kundeninstallationsverwaltung automatisch abgefüllt.

Installation

Eine Installation kann hier als Vorselektion angegeben werden. Ist das Feld Standort abgefüllt, werden Ihnen hier alle Installationen zum Standort angeboten. Geben Sie direkt die Installation an (ohne vorher den Kunden und den Standort abzufüllen), werden Ihnen Standort und Kunde aufgrund der gewählten Installation automatisch abgefüllt.

Kontaktperson

Selektieren Sie hier einen Kontakt aus der Auswahl oder geben Sie den Namen der Kontaktperson manuell ein. Über das Symbol Neue Kontaktperson Tabelle neu_16x16 erfasste Kontakte werden automatisch in der Adressverwaltung abgelegt. Der Aufbau der Kontaktperson (Reihenfolge Name, Vorname, Anrede) kann in den Einstellungen definiert werden.

Tel. Kontaktperson

Erfassen Sie hier die Telefonnummer der Kontaktperson.

Kontakt extern

Die Adresse eines externen Kontakts können Sie hier erfassen.

Referenztext

In diesem Feld können Sie einen Referenztext zum Serviceauftrag eingeben. In den Einstellungen der Serviceauftragsverwaltung können Sie definieren, ob der Referenztext zwingend angegeben werden muss.

Serviceart

Mit der Serviceart wählen Sie den Typ der Arbeit, die an der Installation vorgenommen wird. Ist in den Einstellungen eine Serviceart hinterlegt, wird diese hier automatisch abgefüllt.

Disponent

Geben Sie hier den Namen des Disponenten ein. Es wird automatisch der Proffix Benutzername vorgeschlagen.

Priorität

Hier wird die in der Reihenfolge niedrigste Priorität abgefüllt, die in allen im Serviceauftrag vorkommenden Daten auftritt. Berücksichtigt werden dabei der Kunde, die Standorte aller Servicepositionen, die Prioritäten der enthaltenen Servicepositionen sowie der Serviceart.

Status

Als erster Status wird hier der in der Reihenfolge niedrigste Status mit der Statusart offen eingesetzt. Sind im Serviceauftrag mehrere Positionen vorhanden, wird hier immer der in der Reihenfolge tiefste Status der enthaltenen Positionen abgefüllt.

Datum

Hier wird das Tagesdatum vorgeschlagen. Sie können dieses jedoch bei Bedarf überschreiben.

Wenn Sie diese Angaben vorgenommen haben, fügen Sie dem Serviceauftrag die gewünschten Servicepositionen hinzu. Dazu stehen Ihnen die Schaltflächen rechts von der Tabelle Servicepositionen zur Verfügung.

erledigte Servicepositionen anzeigen und/oder gesperrte Servicepositionen anzeigen

Aktivieren Sie bei Bedarf die Optionen erledigte Servicepositionen anzeigen und/oder gesperrte Servicepositionen anzeigen.

Zurücksetzen_32x32

Wenn Sie durch den Status gesperrte Serviceaufträge freischalten wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Markieren_32x32

Um über den Serviceauftrag erfasste Rapporte für die Verrechnung freizugeben, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Dieses Symbol ist nur verfügbar wenn die Leistungsverwaltung Proffix_Leistungsverwaltung_16x16 installiert ist.

Lieferscheine verrechnen_32x32

Die zur Verrechnung freigegebenen Rapporte, die dem aktuellen Serviceauftrag zugewiesen sind, können Sie über diese Schaltfläche verrechnen. Dieses Symbol ist nur verfügbar wenn die Leistungsverwaltung Proffix_Leistungsverwaltung_16x16 installiert ist.

Adresse_32x32

Um die Adresse im nebenstehenden Feld zu ändern, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Tabelle neu_32x32

Um eine Serviceposition hinzuzufügen klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Tabelle kopieren Zeile ausgewählt_32x32

Um eine Serviceposition zu kopieren klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Mit diesem Symbol können Sie die ausgewählte Serviceposition ändern.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Um die ausgewählte Serviceposition zu löschen klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Im Register Notizen Notes_16x16 können Sie zu jedem Serviceauftrag beliebig viele Notizen erfassen. In diesem Register können Sie neue Notizen erfassen Tabelle neu Zeile ausgewählt_16x16 und bestehende kopieren Tabelle kopieren Zeile markiert_16x16, ändern Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16 oder löschen Tabelle löschen Zeile ausgewählt_16x16.

Service_Neuer Serviceauftrag_Notizen

Was möchten Sie tun?

1.Klicken Sie Serviceauftragsverwaltung > Start > Serviceauftrag > Neu Neu_16x16.

2.Oder suchen Suchen_16x16 Sie nach einem bestehenden Serviceauftrag und wählen Sie Ändern Ändern_16x16.

3.Wählen Sie das Register Notizen Notes_16x16.

4.Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Notiz Tabelle neu_16x16.

Service_Serviceauftrag_Notizen

5.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

6.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

Datum

Geben Sie hier ein Datum und Zeit für die Notiz ein.

Termin

Hier können Sie einen Termin eingeben. Sie können z.B. Terminlisten aufgrund dieses Datums ausdrucken.

Notiz

In diesem Feld erfassen Sie die eigentliche Notiz.

Notizart

Hier können Sie der Notiz eine Notizart zuweisen.

Alarm von/bis

Wenn Sie eine Notizart zuweisen, welche einen Alarm definiert hat, können Sie mit diesen Feldern den Zeitraum angeben, in welchem der Alarmtext angezeigt werden soll.

Mitarbeiter

Hier können Sie der Notiz einen Mitarbeiter zuweisen. Wenn Sie die Benutzerverwaltung installiert und aktiviert haben, wird automatisch der angemeldete Mitarbeiter abgefüllt.

Im Register Dokumente Reiter_Dokumente_16x16 können Sie Verweise auf Dokumente und andere Dateien zum Serviceauftrag definieren. Mit der Suchfunktion können Sie nach einer Teilen aus der Bezeichnung suchen oder auch den Zeitraum der Dokumente einschränken.

Service_Neuer Serviceauftrag_Dokumente

Was möchten Sie tun?

1.Klicken Sie Serviceauftragsverwaltung > Start > Serviceauftrag > Neu Neu_16x16.

2.Oder suchen Suchen_16x16 Sie nach einem bestehenden Serviceauftrag und wählen Sie Ändern Ändern_16x16.

3.Wählen Sie das Register Dokumente Reiter_Dokumente_16x16.

4.Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument Tabelle neu_16x16.

Service_Neuer Serviceauftrag_Dokumente_neue Zuweisung

5.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

6.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

Dokument-Nr.

Geben Sie hier eine eindeutige Nummer für das Dokument ein. Es wird automatisch eine Nummer vorgeschlagen. Die Nummer kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Bezeichnung

Hier können Sie eine Bezeichnung für das Dokument erfassen.

Datei/Verzeichnis

In diesem Feld geben Sie den Namen und das Verzeichnis der Datei ein. Mit der Schaltfläche Datei suchen Ordner geöffnet_16x16 rechts daneben können Sie die Datei auswählen. Sie können auch nur ein Verzeichnis angeben (z.B. «D:\Daten\Briefe\*.doc»). In diesem Fall werden alle Dateien in diesem Verzeichnis angezeigt.

Programm

Hier können Sie das Programm angeben, mit welchem die Datei bearbeitet werden kann. Dies ist in der Regel nicht notwendig und sollte nur gemacht werden, wenn bei einem Doppelklick auf das Dokument diese nicht automatisch geöffnet wird. Mit den Schaltflächen rechts daneben können Sie entweder die Programmdatei suchen Ordner geöffnet_16x16oder ein zugewiesenes Programm ermitteln Programm ermitteln_16x16.

Gruppe

Die Dokumente können im Register gruppiert werden. Dazu müssen Sie hier einen Namen für die Gruppe eingeben, in welcher das Dokument aufgeführt werden soll. Sie können mehrere Gruppen/Untergruppen erstellen. Geben Sie dafür die einzelnen Stufen mit einem \ getrennt ein (z.B. «Dokumente\Privat\Briefe»).

Bemerkungen

Dieses Feld steht für freie Bemerkungen zum Dokument zur Verfügung.

Ablagedatum

Hier erfassen Sie das Ablagedatum bzw. die Ablagezeit für das Dokument.

Genügen Ihnen die angebotenen Serviceauftragsfelder nicht und wollen Sie zusätzliche Daten zu einem Serviceauftrag erfassen, dann haben Sie die Möglichkeit im Modul Einstellungen unter Datenbank > Allgemein > Standardtabellen die Zusatzfelder zu definieren.

Im Register Zusatzfelder Zusatzfelder_16x16 des Serviceauftrags können Sie dann die entsprechenden Zusatzfelder befüllen.

Service_Neuer Serviceauftrag_Zusatzfelder

Wenn Sie mit dem CRM-Modul Proffix_CRM_16x16 arbeiten, können Sie für die Serviceaufträge Aktivitäten erfassen. Im Register Aktivitäten Reiter_Aktivitäten_16x16 können Sie neue Aktivitäten erfassen und bestehende kopieren Tabelle kopieren Zeile markiert_16x16, ändern Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16 oder löschen Tabelle löschen Zeile ausgewählt_16x16.

Service_Neuer Serviceauftrag_Aktivitäten

Benötigen Sie weitere Hilfe? Verwandte Themen:

▪Neue Aktivität hinzufügen

Wenn Sie mit der Leistungsverwaltung Proffix_Leistungsverwaltung_16x16 arbeiten, können Sie für die Servicepositionen Rapporte erfassen. Im Register Rapporte Details_16x16 können Sie bestehende Rapporte ändern Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16. Rapporte neu erstellen Tabelle neu Zeile ausgewählt_16x16, bestehende kopieren Tabelle kopieren Zeile ausgewählt_16x16 oder löschen Tabelle löschen Zeile ausgewählt_16x16 ist hier nicht möglich. Dies ist nur in den Servicepositionen möglich.

Service_Neuer Serviceauftrag_Rapporte
Toggle-auf_16x16_blackNeuen Stapelserviceauftrag erfassen

Um einen neuen Stapelserviceauftrag zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Serviceauftagsverwaltung > Extras > Stapelserviceauftrag > Verwalten Stapel verwalten_16x16.

2.Erstellen Sie einen neuen Stapelserviceauftrag mit Klick auf Neu Neu_16x16 oder wählen Sie einen bestehenden und wählen Sie Ändern Ändern_16x16.

3.Das Fenster sieht wie folgt aus:

Service_Serviceauftrag_Stapelserviceaufträge neu

4.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

5.Bestätigen Sie mit Ok Okay_16x16.

Stapelserviceauftrag

Die Nummer für die Stapelserviceauftrags-Definition wird vom System abgefüllt.

Bezeichnung

Geben Sie hier eine Bezeichnung für die Stapelserviceauftrags-Definition ein.

Standort

Füllen Sie hier den Standort ein, der für die Stapelserviceaufträge verwendet werden soll.

Kunde

Nachdem Sie den Standort abgefüllt haben wird hier automatisch der Kunde, dem der Standort zugewiesen ist, abgefüllt. Den Inhalt dieses Feldes können Sie nicht ändern.

Kontaktperson

Selektieren Sie hier einen Kontakt aus der Auswahl oder geben Sie den Namen der Kontaktperson manuell ein. Über das Symbol Neue Kontaktperson Tabelle neu_16x16 lässt sich direkt ein neuer Kontakt erfassen. Erfasste Kontakte werden automatisch in der Adressverwaltung Proffix_Adressverwaltung_16x16 abgelegt.  Der Aufbau der Kontaktperson (Reihenfolge Name, Vorname, Anrede) kann in den Einstellungen definiert werden.

Tel. Kontaktperson

Erfassen Sie hier die Telefonnummer der Kontaktperson.

Referenztext

In diesem Feld erfassen Sie einen Referenztext für den Stapelserviceauftrag.

Serviceart

Mit der Serviceart wählen Sie den Typ Arbeit, die im Stapelserviceauftrag vorgenommen wird.

Auftrag

Geben Sie hier den Auftrag ein, auf welchem die Leistungen verrechnet werden sollen.

gemäss Einstellung

Wenn diese Option nicht gesetzt ist, muss das Feld Auftrag zwingend abgefüllt werden. Ist die Option gesetzt, wird der Auftrag gemäss der Definition Auftrag in den Einstellungen ermittelt. Der Auftrag muss dann hier nicht zwingend angegeben werden. Es kann aber trotzdem ein Auftrag angegeben werden. Dieser wird verwendet, wenn gemäss Einstellung kein Auftrag gefunden wurde.

Letzter Termin

Unter Letzter Termin definieren Sie, welches Datum als Basis für die Intervall-Berechnung beim Erstellen von Stapelserviceaufträgen verwendet wird:

Letzter Stapelserviceauftrag: Datum des zuletzt erstellten Stapelserviceauftrages.
Letzter Servicegang: Datum des letzten über einen Stapelserviceauftrag erstellten Rapportes. Dazu werden im Normalfall nur Rapporte berücksichtigt, deren Datum nach dem Datum des Stapelserviceauftrages liegt. Wenn hier die Option vorgezogene berücksichtigen gesetzt wird, werden auch Rapporte, deren Datum vor dem Datum des Stapelserviceauftrages liegt, mit einbezogen. Dies allerdings nur maximal einen Intervall vor das Datum des Serviceauftrages. Die Option vorgezogene berücksichtigen kann nur verändert werden, solange noch kein Stapelserviceauftrag erstellt wurde.
Letzte Intervention: Datum des letzten Rapportes, egal ob dieser über einen Stapelserviceauftrag oder einen manuell erfassten Serviceauftrag erfasst wurde.

Saisons

Wählen Sie hier die Saisons, in der die Stapelserviceaufträge erstellt werden sollen.
Sollen für eine Installation, z.B. eine Klimaanlage, saisonbedingt Kontrollen mit unterschiedlichen Intervallen durchgeführt werden, so können Sie dies über die Saisons steuern. Erfassen Sie dazu je Intervall eine Stapelserviceauftrags-Definition und weisen Sie diese der entsprechend gewünschten Saison zu. Die Stapelserviceaufträge werden dann nur den in der Saison/den Saisons definierten Zeitbereichen erstellt.

Auftrag/Problem

Beschreiben Sie in diesem Feld die auszuführenden Arbeiten.

Mitarbeiter

Hier bestimmen Sie, welchem Mitarbeiter der Stapelserviceauftrag zugewiesen wird.

nur Bezahlte

Diese Option ist nur aktiv, wenn für Positionen in dieser Stapelserviceauftrags-Definition ein Wartungsvertrag vorhanden ist. Ist diese Option gesetzt, werden keine Stapelserviceaufträge erstellt solange noch offene Wartungsrechnungen vorhanden sind. In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit zu definieren, ob der Schalter im Standard gesetzt wird oder nicht.

Positionen

Für die in der Tabelle aufgeführten Installationen wird bei der Erstellung des Stapelserviceauftrages je eine Serviceposition in den Serviceauftrag eingefügt.

Installation

Wählen Sie hier eine Installation aus der Kundeninstallationsverwaltung aus, die Sie der Stapelserviceauftrags-Definition hinzufügen wollen.

Tabelle neu_32x32

Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie die im Feld Installation aufgeführte Installation dem Stapelserviceauftrag hinzufügen möchten. Die Installation wird dann in das Fenster Positionen Stapelserviceauftrag verwalten übernommen.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Um die Adresse im nebenstehenden Feld oder die markierte Position zu ändern, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Wenn Sie eine Position löschen wollen, markieren Sie diese in der Tabelle und klicken auf diese Schaltfläche.

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▪Schnellerfassung von Serviceaufträgen

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