Mit den Dokumenttypen bestimmen Sie, welche Dokumente Sie erfassen können. Die wichtigsten Dokumenttypen wie z.B. Offerte, Lieferschein, Rechnung usw. sind bereits vordefiniert. Sie können aber jederzeit beliebige andere Dokumenttypen definieren und diese in der Auftragsbearbeitung verwenden.
Sie können über das Modul Hilfstabellen die Dokumenttypen verwalten.
In der Auftragsbearbeitung und der Leistungsverwaltung finden Sie jeweils zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Auftragsbearbeitung bzw. Leistungsverwaltung > Dokumenttypen.
1.Klicken Sie auf Neu 
, um einen neuen Eintrag zu erstellen.
2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern 
.
3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:
4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.
5.Klicken Sie auf Ok, um zu speichern.
Hinweis: ▪Die Hilfstabelle Dokumentypen verwalten ist sowohl in der Auftragsbearbeitung, wie auch in der Leistungserwaltung zu finden. |
Dokumenttyp Geben Sie hier eine eindeutige Abkürzung für den Dokumenttyp ein. Bezeichnung Hier müssen Sie eine Bezeichnung für den Dokumenttyp eingeben. Belegart In diesem Feld müssen Sie die Belegart für diesen Dokumenttyp eingeben. Mit dieser Angabe definieren Sie auch gleichzeitig den Nummernkreis für diesen Dokumenttyp. Wenn Sie für alle Dokumente den gleichen Nummernbereich verwenden wollen, geben Sie bei allen Dokumenttypen die gleiche Belegart ein. Buchungsart Hier müssen Sie eine Buchungsart eingeben. Diese Buchungsart wird für die Verbuchung der Debitoren-Rechnung bzw. -Gutschrift benötigt. Buchungsart Zah. Wenn Sie die Option automatisch zahlen markiert haben, müssen Sie hier die Buchungsart für die Zahlung eingeben. Diese Buchungsart wird für die Verbuchung der Debitoren-Zahlung benötigt. Konto Zahlung In diesem Feld können Sie die Kontonummer für die Zahlung eingeben. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, erscheint beim Speichern eines Dokumentes mit der Option automatisch zahlen das Zahlungsfenster, wo Sie das Konto eingeben können. Fusstext In diesem Eingabefeld können Sie einen Fusstext für diesen Dokumenttyp definieren. Dieser wird NICHT als Fusstext im Dokument abgefüllt, sondern lediglich beim Ausdruck zusätzlich als Fusstext ausgedruckt. Aktivität Wenn Sie wollen, dass beim Erstellen eines Dokumentes mit diesem Dokumenttyp automatisch eine Aktivität erstellt wird, dann geben Sie hier die gewünschte Aktivität ein. Die so generierte Aktivität kann im Dokument ebenfalls noch angepasst werden. ▪Auf der Aktivität können Sie die Bezeichnung definieren. Diese kann dort mit Feldern des Dokumentes definiert werden. ▪Sie können für die Berechnung der automatisch zu erstellenden Aktivität, aufgrund eines Auftragsdokumentes, den Liefertermin für die Berechnung des Aktivitätsdatums verwenden. ▪Zudem können Sie den Mitarbeiter als Dokument-Vertreter optional festlegen. Reihenfolge Damit die Auftragsbearbeitung weiss, welcher Dokumenttyp in welchen anderen Dokumenttyp umgewandelt werden darf, können Sie mit diesem Feld die Reihenfolge des Ablaufs definieren. Die Reihenfolge der Dokumenttypen wird wie folgt festgelegt: ▪Zuerst kommen die Typen ohne Lagerabtrag und ohne Debitorenbuchung. ▪Danach folgen die Dokumenttypen mit Lagerabtrag aber ohne Debitorenbuchung. ▪Anschliessend werden die Typen mit der Option Teilrechnung angezeigt. ▪Nun folgen die Dokumenttypen mit Lagerabtrag und Debitorenbuchung. ▪Am Schluss folgen die Typen mit der Option Negativ. Sind innerhalb dieser Regeln mehrere Typen vorhanden, werden diese nach der hier eingegebenen Reihenfolge sortiert. Es können keine Dokumente in Dokumente mit der Option Negativ umgewandelt werden. gelöscht Wenn Sie einen Dokumenttyp nicht mehr verwenden wollen, markieren Sie diese Option. Danach ist dieser Dokumenttyp beim Erstellen eines neuen Dokumentes nicht mehr sichtbar. Haupt Markieren Sie diese Option, wenn Sie wollen, dass dieser Dokumenttyp beim Erstellen eines neuen Dokumentes automatisch vorgeschlagen wird. Lagerabtrag Falls dieser Dokumenttyp eine Lagerbuchung ausführen soll, markieren Sie diese Option. Dies ist z.B. bei Lieferscheinen, Rüstscheinen, Rechnungen usw. der Fall. Debitorenbuchung Wenn beim Speichern eines solchen Dokumentes eine Rechnung in der Debitoren- oder Finanzbuchhaltung gebucht werden soll, markieren Sie diese Option. Dies ist z.B. bei Rechnungen oder Gutschriften der Fall. Negativ Mit Markieren dieser Option geben Sie an, dass alle Werte (Lagerabtrag und Debitorenbuchung) mit negativem Vorzeichen gebucht werden sollen. Dies ist bei Gutschriften der Fall. Teilrechnung Mit dieser Option können Sie einen Dokumenttyp definieren, der für Teilrechnungen, Vorauszahlungen und/oder Akontozahlungen verwendet werden kann. Auftrags-Nr. eröffnen Sie können diese Option markieren, wenn beim Erstellen eines Dokumentes mit diesem Typ automatisch eine neue Auftrags-Nr. eröffnet werden soll. Die neue Auftrags-Nr. wird dann beim Speichern des Dokumentes erstellt. Als Startdatum wird das Dokument-Datum eingesetzt. automatisch reservieren Wenn Sie wollen, dass ein Dokument dieses Typs immer reserviert werden soll, dann markieren Sie diese Option. Beim Speichern eines neuen Dokumentes werden automatisch alle Positionen reserviert. automatisch installieren Diese Option kann nur verwendet werden, wenn Sie das Modul Kundeninstallationsverwaltung aktiviert haben. Erfassen Sie ein Dokument mit einem Dokumenttyp, welcher diese Option gesetzt hat, so werden die Artikel beim Speichern des Dokumentes automatisch zur Kundeninstallationsverwaltung hinzugefügt. Es werden nur diejenigen Artikel installiert, welche die Option Basis installieren gesetzt haben. Diese Funktion kann NICHT gleichzeitig mit einem Lagerort mit Standort verwendet werden. automatisch zahlen Wenn Sie diese Option markieren, wird beim Erfassen eines Dokumentes automatisch die dazugehörige Zahlung gebucht. Diese Option kann nur gewählt werden, wenn auch die Option Debitorenbuchung markiert ist. Füllen Sie in diesem Fall auch die Felder Buchungsart Zahlung und/oder Konto Zahlung ab. nach vollständiger Zahlung/Vorauszahlung sperren Mit nach vollständiger Zahlung/Vorauszahlung sperren bestimmen Sie, dass ein solches Dokument nach dem Speichern nicht mehr geändert werden darf. Ein Dokument wird nur gesperrt, wenn eine Zahlung oder eine Vorauszahlung vorhanden ist und der Restbetrag 0 ist. Kreditlimite prüfen Sie können pro Dokumenttyp die Kreditlimite für eine Adresse prüfen. Sie haben die Möglichkeit, diese bei der Speicherung des Dokuments zu übersteuern. Es werden alle offene Dokumente an diese Kreditlimite gerechnet. Wenn diese Limite überschritten wird, gibt das System einen Hinweis. Die Berechtigungen dazu definieren Sie in der Benutzerverwaltung Rapport speichern Sie können in der Auftragsbearbeitung Rapport-Positionen hinzufügen. Wenn Sie möchten, dass solche Positionen ebenfalls in der Leistungsverwaltung berücksichtigt und ausgewiesen werden, markieren Sie diese Option. ▪Falls die Option Debitorenbuchung markiert ist, wird diese Option immer gesetzt. ▪Ist Debitorenbuchung nicht markiert, werden die Rapporte als Sollwerte gespeichert. ▪Wenn die Option Debitorenbuchung nicht gesetzt und die Option Lagerabtrag gesetzt ist, kann diese Option NICHT markiert werden. Artikel-/Chargen-Dokumente drucken Mit dieser Option geben Sie an, ob die in den Artikeln oder Chargen hinterlegten Dokumente bei diesem Dokumenttyp ebenfalls gedruckt bzw. gemailt werden sollen. Formularauswahl anzeigen Wenn Sie ein Dokument drucken, wird die Auswahl der Druckformulare angezeigt, wenn Sie hier unter Druckformular nichts eingegeben haben. Wenn Sie diese Auswahl immer sehen wollen (z.B. weil Sie zusätzliche Dateien drucken wollen), markieren Sie diese Option. Somit wird das Formularfenster beim Drucken immer angezeigt. Aktivität anzeigen Falls zu einem Dokument eine Aktivität im CRM erstellt wird, können Sie mit dieser Option angeben, ob diese Aktivität beim Speichern des Dokumentes automatisch zur Mutation angezeigt wird. In diesem Fall können Sie die Aktivität dann nach dem Speichern nochmals anpassen. Kein E-Mail versenden Wenn diese Option gesetzt ist, dann werden für diesen Dokumenttyp keine E-Mails versendet. Druckformular Wählen Sie hier die Formulare für den Ausdruck des Dokumentes aus. Wenn Sie hier keine Auswahl treffen, erscheint bei jedem Druck eine Abfrage nach den gewünschten Formularen. Hier erscheinen alle Formulare, welche im Listenmodul > Auftragsbearbeitung > Dokumente definiert wurden. Dateien Hier können Sie beliebige Dateien angeben, die beim Ausdrucken oder Versenden per E-Mail zusätzlich verwendet werden sollen.
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Mit Zusatzfelder definieren 1.Klicken Sie auf Zusatzfelder definieren 2.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:
3.Markieren Sie hier nun die Zusatzfelder, die Sie bei diesem Dokumenttyp auf der Hauptmaske sehen wollen. 4.Klicken Sie auf Ok, um zu speichern.
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können Sie alle Zusatzfelder an- bzw. abwählen.Hinweis: ▪In der Benutzerverwaltung können Sie die Berechtigungen für die Dokumenttypen definieren. Somit können Sie kontrollieren, auf welche Dokumente der Benutzer Zugriff hat. |