Hilfstabellen > Debitorenbuchhaltung

Die Buchungsperiode können Sie pro Benutzergruppe bestimmen. Mit diesen Einstellungsmöglichkeiten ist es Ihnen möglich, die Buchungsperiode nur für eine bestimmte Benutzergruppe einzugrenzen oder zu erweitern, ohne dass die allgemeine Buchungsperiode verändert werden muss. Ist die Buchhaltung beispielsweise auf Ende Monat bereits abgestimmt und es sollen nur noch ausgewählte Personen in den abgestimmten Monat buchen dürfen, können Sie dies mit der neuen Einstellung definieren. Bei der Definition der Buchungsperiode pro Benutzergruppe referezieren Sie auf das Geschäftsjahr, die Buchungsperiode oder das heutige Datum und verlängern oder verkürzen das Datum in Monaten.

Die Buchungsperiode, welche für den angemeldeten Benutzer aufgrund seiner Benutzergruppen-Zugehörigkeit gilt, wird separat angezeigt. Beim Buchen kann nur in diesem Datumsbereich gebucht werden.

Sie finden die Einstellungen dazu entweder in den Hilfstabellen der Debitoren- , Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung oder in den Einstellungen derselben Module.

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitoren-, Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung > Allgemein > Buchhaltung.

2.Klicken Sie auf das Symbol Buchungsperiode pro Benutzergruppe verwalten .

Fib_BuchungsperiodeproGruppe

3.Definieren Sie die Benutzergruppe.

4.Geben Sie Anfang und Ende der Buchungsperiode ein.

5.Bestätigen Sie die Eingaben mit Ok .

Deb_Allgemein_Buchhaltung geschäftsjahr

6.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Hinweise:

▪Diese Einstellungen sind für die Module Debitoren-, Kreditoren- und Finanzbuchhaltung identisch.

▪Das Geschäftsjahr kann nur geändert werden, solange noch keine Buchungen getätigt worden sind. Bei einem Jahresabschluss kann die Einstellung des Geschäftsjahres wieder vorgenommen werden.

▪Die Buchungsperiode kann jederzeit innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres und in die Zukunft verändert werden. Beim Buchen kann nur in diesem Datumsbereich gebucht werden.

▪Geben Sie im Feld Monate eine Anzahl ein, damit das Datum um die gewünschten Monate verlängert wird. Geben Sie eine negative Zahl (z.B. -1) ein, um den Bereich um einen Monat zu verkürzen.

Mit Buchungsarten können Sie Buchungsvorlagen für wiederkehrende Buchungen vordefinieren und so Fehler beim Buchen verhindern.

Buchungsarten können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

Zudem können die Buchungsarten in Modulen, die mit Buchungarten arbeiten, wie folgt gefunden werden:

1.Finanzbuchhaltung unter Finanzbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Finanzbuchhaltung > Buchungsarten.

2.Debitorenbuchhaltung unter Debitorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Debitorenbuchhaltung > Buchungsarten.

3.Kreditorenbuchhaltung unter Kreditorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Kreditorenbuchhaltung > Buchungsarten.

Um eine bestehende Buchungsart anzupassen oder eine neue Buchungsart zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Modul > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Modul > Buchungsarten.

2.Wählen Sie eine Buchungsart und klicken Sie auf Ändern .

3.Oder erstellen Sie eine neue Buchungsart mit Klick auf Neu .

Deb_Buchungsarten

4.Definieren Sie die nötigen Angaben.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Buchungsart

Geben Sie hier eine Abkürzung oder eine Nummerierung für die Buchungsart ein.

Haupt

Markieren Sie diese Option, wenn die Buchungsart eine Hauptbuchungsart sein soll. Pro Bereich und pro Typ kann nur eine Hauptbuchungsart definiert werden. Die Hauptbuchungsart wird beim Buchen automatisch vorgeschlagen.

Bezeichnung

Geben Sie hier die Bezeichnung für die Buchungsart ein.

Buchungstext

Geben Sie hier den Vorgabe-Buchungstext ein. Über die Auswahl lassen sich vorhandene Buchungstexte aufrufen. Der Buchungstext wird beim Buchen vorgeschlagen. Sie können den Buchungstext auch mit Variablen versehen. Diese werden dann beim Buchen durch die entsprechenden Werte ersetzt. Mit Klick auf Buchungstext einstellen und anschliessend der Schaltfläche Felder einfügen rechts neben dem Text können Sie den Text zusammensetzen und die verfügbaren Variablen mit der rechten Maustaste auswählen.

Sie können für den Buchungstext auch Platzhalter einsetzen. Diese werden beim Buchen entsprechend ersetzt.

Folgende Platzhalter sind möglich:

Platzhalter	Beschreibung
[FIB_Buchungen.BDatum,dd.MM.yyyy]	Dieser Platzhalter wird durch das Buchungsdatum ersetzt, nach dem Komma geben Sie das Format des Datums ein. Eine Beschreibung zum Format finden Sie weiter unten.
[FIB_Buchungen.RDatum,dd.MM.yyyy]	Dieser Platzhalter wird durch das Belegdatum ersetzt, nach dem Komma geben Sie das Format des Datums ein. Eine Beschreibung zum Format finden Sie weiter unten.
[ADR_Adressen....]	Zusätzlich zu den Datumsfeldern sind diverse Adressfelder verfügbar. Mit der rechten Maustaste können Sie aus den Felder auswählen.

Bei den Datumsfeldern können Sie das Format des Datums angeben und zusätzlich noch Berechnungen mit dem Datum vornehmen. Wird hinter den letzten d, M, y oder Q ein Vorzeichen (+ oder -) und eine Zahl hinterlegt, so wird diese zum entsprechenden Teil addiert oder subtrahiert.

Folgende Formatierungs-Angaben sind für die Datumsfelder möglich:

Definition	Beschreibung
d	Stellt den Tag ohne führende Null dar (z.B. 1). Verwenden Sie %d wenn dies die einzige Formatierungs-Angabe ist.
dd	Stellt den Tag immer 2-stellig mit führenden Null dar (z.B. 01).
ddd	Stellt den Tag als kurzen Namen dar (z.B. Mon).
dddd	Stellt den Tag als vollen Namen dar (z.B. Montag).
M	Stellt den Monat ohne führende Null dar (z.B. 1). Verwenden Sie %M wenn dies die einzige Formatierungs-Angabe ist.
MM	Stellt den Monat immer 2-stellig mit führenden Null dar (z.B. 01).
MMM	Stellt den Monat als kurzen Namen dar (z.B. Jan).
MMMM	Stellt den Monat als vollen Namen dar (z.B. Januar).
y	Stellt das Jahr ohne führende Null dar (z.B. 1). Verwenden Sie %y wenn dies die einzige Formatierungs-Angabe ist.
yy	Stellt das Jahr immer 2-stellig mit führenden Null dar (z.B. 01).
yyy	Stellt das Jahr immer 3-stellig mit führenden Null dar (z.B. 001).
yyyy	Stellt das Jahr immer 4-stellig mit führenden Null dar (z.B. 2001).
Q	Stellt das Quartal ohne führende Null dar (z.B. 1)
QQ	Stellt das Quartal als kurzen Namen dar (z.B. 1Q).
QQQ	Stellt das Quartal als vollen Namen dar (z.B. 1. Quartal).

Betrag

Den Vorgabe-Betrag geben Sie hier ein. Dieser Betrag wird beim Buchen vorgeschlagen.

Belegart

Erfassen Sie hier die Belegart. Die Belegart wird beim Buchen vorgeschlagen. Über diese Belegart wird auch der Nummernkreis für die Beleg-Nr. definiert.

Buchungskreis

Geben Sie hier den Buchungskreis der Buchung ein.

Steuercode

Hier geben Sie den Steuercode für die Buchungsart ein.

Bereich

Legen Sie hier den Bereich für die Buchungsart fest. Dieser Bereich bestimmt, in welchem Modul Sie diese Buchungsart verwenden können. Es stehen Ihnen dafür die Finanzbuchhaltung, die Debitoren- oder die Kreditorenbuchhaltung zur Verfügung.

Typ

Der Buchungstyp ist nur aktiv, wenn der Bereich Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung ausgewählt worden ist. Es stehen Ihnen dafür die Typen Posten (mit oder ohne Eröffnung), Kosten und Zahlung zur Verfügung. Bei den Eröffnungsbuchungen ist als Kontierung zwingend die Eröffnungsbilanz zu verwenden

Buchung

Bestimmen Sie hier, ob bei diese Buchungsart nur im Soll, nur im Haben oder auf beiden Seiten gebucht werden kann.

gelöscht

Markieren Sie diese Option, wenn diese Buchungsart nicht (mehr) verwendet werden soll. Diese erscheint danach nicht mehr in der Auswahl.

Umsatzbuchung

Das Kästchen ist nur aktiv, wenn der Typ Posten ausgewählt worden ist. Markieren Sie diese Option, wenn der Posten zum Umsatz gerechnet werden soll.

Steuerrückbuchung

Diese Option ist nur aktiv, wenn der Typ Kosten ausgewählt worden ist. Wählen Sie diese Option, wenn die Steuer automatisch zurück gebucht werden soll, was bei Skontoabzügen und Debitorenverlusten sinnvoll ist.

Skontorückbuchung

Bei Skontoabzügen können Sie hier definieren, dass diese zurück auf das ursprüngliche Ertragskonto gebucht werden. Der Skonto-Betrag wird dann proportional auf die ursprünglichen Ertragskonten verteilt.

kein Kontovorschlag

Haben Sie diese Option markiert, wird Ihnen beim Buchen mit dieser Buchungsart kein Konto vorgeschlagen. Zugelassen bleiben aber nur die auf der Buchungsart definierten Konten.

Sammelbuchung

Wenn Sie mit dieser Buchungsart eine Sammelbuchung erstellen wollen, markieren Sie diese Option. Ist dies der Fall, können Sie mit Hinzufügen der Konten in der Tabelle die gesamte Sammelbuchung definieren. Bei einer Sammelbuchung können pro Teilbuchung die Buchungstexte definiert werden. In der Tabelle können Sie die zulässigen Konten zur Buchungsart erfassen. Wenn ein Konto automatisch vorgeschlagen werden soll, markieren Sie bei diesem die Option Haupt. Lassen Sie die Tabelle leer, kann jedes Konto beim Buchen verwendet werden.

Hinweis:

▪Diese Skontorückbuchung kann aus mehrwertsteuertechnischen Gründen nicht direkt erfolgen, sondern muss immer über ein Durchlaufskonto gebucht werden.

Tipps:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

▪Hier finden Sie ein Beispiel für eine Buchungsart DUKG (Überzahlung) in der Debitorenbuchhaltung , für eine Verbuchung von Überzahlungen im Haben.

Mit den Buchungskreisen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Buchungen in Gruppen zusammenzufassen. Somit können Sie z.B. Auswertungen über solche Buchungsgruppen vornehmen. Die automatischen Rückbuchungen werden ebenfalls mit dem Buchungskreis definiert. Buchungskreise können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

Zudem können die Buchungskreise in Modulen, die mit Buchungskreisen arbeiten, wie folgt gefunden werden:

1.Finanzbuchhaltung unter Finanzbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Finanzbuchhaltung > Buchungskreise.

2.Debitorenbuchhaltung unter Debitorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Debitorenbuchhaltung > Buchungskreise.

3.Kreditorenbuchhaltung unter Kreditorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Kreditorenbuchhaltung > Buchungskreise.

Um einen bestehenden Buchungskreis anzupassen oder einen neuen Buchungskreis zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Debitorenbuchhaltung > Buchungskreise.

2.Wählen Sie einen Buchungskreis und klicken Sie auf Ändern .

3.Oder erstellen Sie einen neuen Buchungskreis mit Klick auf Neu .

deb_buchungskreis verwalten

4.Definieren Sie die nötigen Angaben.

5.Speichern Sie mit Klick auf Ok .

Die eigene Steuer-ID kann über das Modul Hilfstabellen oder direkt aus einem Eigene Steuer-ID-Eingabefeld verwaltet werden.

Zudem kann die eigene Steuer-ID in Modulen, die mit der Steuer-ID arbeiten, wie folgt gefunden werden:

1.Finanzbuchhaltung unter Finanzbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Finanzbuchhaltung > Eigene Steuer-ID.

2.Debitorenbuchhaltung unter Debitorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Debitorenbuchhaltung > Eigene Steuer-ID.

3.Kreditorenbuchhaltung unter Kreditorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Kreditorenbuchhaltung > Eigene Steuer-ID.

Um eine bestehende eigene Steuer-ID anzupassen oder eine neue eigene Steuer-ID zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Debitorenbuchhaltung > Eigene Steuer-ID.

2.Wählen Sie eine Steuer-ID und klicken Sie auf Ändern .

3.Oder erstellen Sie eine neue Steuer-ID mit Klick auf Neu .

deb_eigene steuerid verwalten

4.Definieren Sie die nötigen Angaben.

5.Speichern Sie mit Klick auf Ok .

Hinweis:

▪Schweizer Unternehmen, welche Leistungen in der EU erbringen, erhalten eine Umsatz-Identifikationsnummer der EU. Falls dies der Fall ist, können verschiedene Steuer-ID’s erfasst werden.

Die Mahnstufen können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden. Die Mahnstufen werden für die Mahnungen in der Debitorenbuchhaltung verwendet und bestimmen den Status einer Mahnung.

In der Debitorenbuchhaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Debitorenbuchhaltung > Mahnstufen.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Debi_Mahnstufen

4.Definieren Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Mahntexte und Fremdsprachen können mit Mahntexte und Fremdsprachen pro Sprache definiert werden.

Debi_Mahnstufen_Fremdsprachen

6.Definieren Sie die Texte in den benötigten Fremdsprachen.

7.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16 , um zu speichern.

Mahnstufe

Die nächste Nummer für die Mahnstufe wird automatisch vorgeschlagen. Wünschen Sie eine andere Nummer, geben Sie diese direkt hier ein.

Bezeichnung

Geben Sie hier die Bezeichnung für die Mahnstufe ein.

Mahntexte und Fremdsprachen verwalten

Unter Bezeichnung können Sie die Mahntexte in den verschiedenen Sprachen definieren und verwalten. Dabei unterscheiden wir zwischen dem Titel, dem Text vor der Auflistung und dem Text nach der Auflistung aller Positionen.

Reihenfolge

Hier bestimmen Sie die Reihenfolge beim Mahnlauf. Das Programm erhöht bei einem Mahnlauf den Status fortlaufend.

Mahnintervall

Hier legen Sie fest, in welchem Rhythmus Sie Ihre Kunden mahnen wollen.

Mahnspesen

Die Mahnspesen können Sie in diesem Feld definieren.

Mahnen

Mit dieser Option werden die einzelnen Dokumente im Mahnlauf übernommen und können am Bildschirm angesehen und auch gedruckt werden.

Verzugszins

Hier bestimmen Sie, ob zusätzlich Verzugszins verrechnet werden sollen. Den Verzugszinssatz können Sie in den Debitoren-Einstellungen definieren.

alle Belege

Hier bestimmen Sie, ob alle Belege oder nur die fälligen Belege gedruckt werden sollen.

Buchungssperre

Mit dieser Option bestimmen Sie, ob der Debitor eine Buchungssperre erhält. Hat ein Debitor diese Stufe erreicht, wird automatisch eine Buchungssperre auf die Adresse gesetzt.

Einschreiben

Mit dieser Option bestimmen Sie, ob die Mahnung per Einschreiben versandt werden soll. Ist diese Option markiert, wird das Wort «Einschreiben» auf dem Ausdruck ausgegeben.

A-Post Plus

Markieren Sie diese Option, wenn die Mahnung mit A-Post Plus versendet werden soll. In diesem Fall wird der Vermerk «A-Post Plus» oberhalb der Adresse ausgedruckt.

senden per E-Mail

Wenn Sie bei der Adresse unter Kommunikation einen Eintrag E-Mail Mahnung erfassen, werden die Mahnungen per E-Mail versendet. Dies allerdings nur bei den Mahnstufen, welche diese Option markiert haben.

Inkasso

Mit dieser Option bestimmen Sie, ob für den Kunden ein Inkasso eingeleitet werden soll, wenn diese Mahnstufe erreicht wird.

Hinweise:

▪Wenn Fremdsprachen in Mahntexte verwalten definiert sind, wird das Fremdsprachensymbol mit anderer Farbe dargestellt.

▪Die Mahnspesen und Verzugszinsen werden auf den Mahnungen ausgewiesen, in der Buchhaltung jedoch nicht verbucht.

▪Wenn in einer Mahnung Belege mit verschiedenen Mahnstufen enthalten sind, werden die Mahnspesen der höchsten Mahnstufe verwendet.

▪Wenn Sie eine Mahnstufe auslassen wollen, entfernen Sie die Option Mahnen und geben als Reihenfolge 0 ein.

▪Definieren Sie Standard-Texten mit Platzhalter für den E-Mailversand unter Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen > Debitorenbuchhaltung > Mahnung.

Der Kontenplan kann in der Debitorenbuchhaltung , der Kreditorenbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung verwaltet werden.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, in die Kontenplan-Verwaltung zu gelangen:

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung / Kreditorenbuchhaltung / Finanzbuchhaltung > Kontenplan > Kontenplan > Konten .

2.Oder Finanzbuchhaltung > Start > Kontenplan > Konten .

3.Oder direkt aus einem Konto-Eingabefeld verwaltet werden.

Rund um den Kontenplan stehen diese Hilfstabellen zur Verfügung:

Die Kostenstellen können in der Debitorenbuchhaltung , der Kreditorenbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung verwaltet werden.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, in die Kostenstellen-Verwaltung zu gelangen:

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung / Kreditorenbuchhaltung > Kontenplan > Kontenplan > Kostenstellen .

2.Oder Finanzbuchhaltung > Start > Kontenplan > Kostenstellen .

3.Oder direkt aus einem Kostenstellen-Eingabefeld verwaltet werden.

Hinweis:

▪Dieser Menüpunkt ist nur vorhanden, wenn Sie die Option Kostenstellen installiert haben.

Rund um die Kostenstellen stehen diese Hilfstabellen zur Verfügung:

Der Parallel Kontenplan kann in der Debitorenbuchhaltung , der Kreditorenbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung verwaltet werden.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, in die Konten-Verwaltung zu gelangen:

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung / Kreditorenbuchhaltung > Kontenplan > Kontenplan > Konten .

2.Oder Finanzbuchhaltung > Start > Kontenplan > Konten .

3.Oder direkt aus einem Konto-Eingabefeld verwaltet werden.

Hinweis:

▪Die Angaben zum Parallel Kontenplan werden in der Konten-Verwaltung im Register Einstellungen hinterlegt.

Rund um den Parallel Kontenplan stehen diese Hilfstabellen zur Verfügung: