E-Newsletter verwalten

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E-Newsletter verwalten

E-Newsletter verwalten

Sie können mit dem CRM Modul Proffix_CRM_16x16 Newsletter elektronisch per E-Mail versenden. Damit Sie E-Newsletter versenden können, müssen Sie diverse Einstellungen vornehmen.

Sie benötigen für einen einwandfreien Versand der E-Newsletter einen FTP-Zugang, einen Webservice bei Ihrem Internet-Provider sowie bei Bedarf einen Versand-Dienst auf Ihrem Firmenserver. Um diese Anforderungen richtig zu installieren und zu konfigurieren, folgen Sie bitte der Installationsanleitung.

1.Im CRM Modul Proffix_CRM_16x16 finden Sie E-Newsletter > E-Newsletter > Verwalten E-Newsletter_verwalten_16x16.

2.Diese Funktion ist nur aktiv, wenn Sie einen Webservice in den Einstellungen konfiguriert haben.

CRM_ENewsletter_verwalten

3.Hier können Sie neue E-Newsletter erfassen Neu_16x16 , bestehende kopieren Kopieren_16x16 oder löschen Löschen_16x16.

4.Sie können diese E-Newsletter auch als E-Mail versenden E-Mail_16x16.

5.Falls gewünscht, können Sie auch eine Aktivität zum E-Newsletter definieren.

Toggle-auf_16x16_blackNachfolgend sehen Sie eine Beschreibung zu den vorhandenen Symbolen:

Suchen_32x32

Mit diesem Symbol gelangen Sie in das Suchfenster für E-Newsletter.

Speichern_32x32

Mit diesem Symbol können Sie den geöffneten E-Newsletter speichern.

Abbrechen_32x32

Wenn Sie die Änderungen des geöffneten E-Newsletters nicht speichern wollen, wählen Sie diese Schaltfläche. Hiermit wird die Erfassung abgebrochen.

neu_32x32

Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen neuen E-Newsletter erfassen wollen.

Kopieren

Um einen E-Newsletter zu kopieren, wählen Sie diese Schaltfläche.

Löschen

Diese Schaltfläche löscht den geöffneten E-Newsletter.

E-Newsletter_Testversand_32x32

Sie können den geöffneten E-Newsletter als Test-E-Mail versenden. Somit können Sie den Versand zuerst prüfen, bevor Sie diesen an alle Empfänger senden.

E-Mail_32x32

Wenn Sie den E-Newsletter per E-Mail versenden wollen, wählen Sie diese Schaltfläche.

Reiter_Aktivitäten_32x32

Mit diesem Symbol können Sie die Aktivität zu dem E-Newsletter definieren.

Adresse_32x32

Hier können Sie die Adressen für den E-Newsletter eingeben/anpassen.

Was möchten Sie tun?

Toggle-auf_16x16_blackNeuen E-Newsletter erstellen

Mit der Funktion Neu Neu_16x16 wird im CRM ein neuer E-Newsletter erfasst.

Was möchten Sie tun?

Um einen neuen E-Newsletter zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie CRM > Start > E-Newsletter > Verwalten E-Newsletter_verwalten_16x16.

2.Das Fenster für die Erfassung eines E-Newsletters sieht wie folgt aus:

CRM_ENewsletter_verwalten

3.Ergänzen Sie die Angaben.

4.Weisen Sie dem E-Newsletter Adressen und Kontakte zu.

5.Definieren Sie eine eventuell zugewiesene Aktivität.

6.Speichern Sie danach den E-Newsletter unter Start > E-Newsletter > Speichern Speichern_16x16.

Sie können variable Adressfelder im Text verwenden. Dabei können auch Zusatzfelder der Adressen oder Kontakte verwendet werden.

1.Wählen Sie einen E-Newsletter.

2.Wählen Sie mit der rechten Maustaste mittels Datenfelder das gewünschte Feld aus.

CRM_Newsletter_Variable

3.Ergänzen Sie weitere Felder.

4.Speichern danach den E-Newsletter unter Start > E-Newsletter > Speichern Speichern_16x16.

Hyperlinks zu Web- und Mailadressen sowie Bilder aus Dateien können über den Editiermodus hinzugefügt werden:

1.Erstellen Sie einen neuen E-Newsletter.

2.Wählen Sie im Textbereich Texte editieren Template_16x16.

3.Klicken Sie auf Einfügen > Hyperlinks > Hyperlink einfügen.

Hyperlink Webadresse

Hyperlink Webadresse

 

Hyperlink Mailadresse

Hyperlink Mailadresse

4.Oder wählen Sie Einfügen > Illustrationen > Bild aus Datei einfügen.

5.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

6.Wählen Sie Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

Wiederkehrende Texte, die regelmässig Verwendung finden, können vordefiniert werden.

1.Erstellen Sie einen neuen E-Newsletter.

2.Klicken Sie auf Suchfenster öffnen Tabelle löschen Zeile ausgewählt_16x16 neben dem Feld Text.

3.Wählen Sie einen Text aus und klicken Sie Start > Text > Übernehmen Übernehmen_16x16.

4.Oder erstellen Sie einen neuen Text mit Klick auf Start > Text > Neu Neu_16x16.

CRM_E-Newsletter_Texte verwalten

5.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

6.Wählen Sie Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

Newsletter-Nr.

Hier geben Sie die Nummer des E-Newsletters ein, falls Sie einen E-Newsletter ändern oder löschen wollen. Wenn Sie einen neuen E-Newsletter erfassen wollen, müssen Sie dieses Feld leer lassen. Die Nummer wird beim Speichern automatisch vergeben und abgefüllt.

versendet

Diese Option gibt an, ob der E-Newsletter schon einmal als E-Mail versendet wurde und wird automatisch beim Senden gesetzt.

Datum

Hier sehen Sie das Datum des E-Newsletters. Es wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen.

Newslettertyp

In dieser Auswahl bestimmen Sie die Art des E-Newsletters. Sie können beliebig viele eigene Newslettertypen definieren. Aufgrund dieser Auswahl werden diverses Felder abgefüllt wie z.B. der Betreff, der Text und die Aktivität.

Betreff

Hier können Sie einen Betreff zum E-Newsletter eingeben bzw. auswählen. Dieser Text ist nützlich, um später den E-Newsletter bei einer Suche zu finden. Wenn Sie einen Betreff mehrfach benötigen, können Sie diesen mit einem Klick auf die Schaltfläche Neuer Betreff Tabelle neu_16x16 rechts daneben speichern.

Text

Hier können Sie einen beliebig langen Text eingeben. Sie können auch die Abkürzung eines vordefinierten Textes eingeben. Dieser wird in das Feld darunter übernommen und Sie können den Text anpassen oder ergänzen.

Suchen_32x32

Mit diesem Symbol gelangen Sie in das Suchfenster für E-Newsletter.

Speichern_32x32

Mit diesem Symbol können Sie den geöffneten E-Newsletter speichern.

Abbrechen_32x32

Wenn Sie die Änderungen des geöffneten E-Newsletters nicht speichern wollen, wählen Sie diese Schaltfläche. Hiermit wird die Erfassung abgebrochen.

neu_32x32

Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen neuen E-Newsletter erfassen wollen.

Kopieren

Um einen E-Newsletter zu kopieren, wählen Sie diese Schaltfläche.

Löschen

Diese Schaltfläche löscht den geöffneten E-Newsletter.

E-Newsletter_Testversand_32x32

Sie können den geöffneten E-Newsletter als Test-E-Mail versenden. Somit können Sie den Versand zuerst prüfen, bevor Sie diesen an alle Empfänger senden.

E-Mail_32x32

Wenn Sie den E-Newsletter per E-Mail versenden wollen, wählen Sie diese Schaltfläche.

Reiter_Aktivitäten_32x32

Mit diesem Symbol können Sie die Aktivität zu dem E-Newsletter definieren.

Adresse_32x32

Hier können Sie die Adressen für den E-Newsletter eingeben/anpassen.
Toggle-auf_16x16_blackE-Newsletter kopieren oder löschen

Wenn Sie einen bestehenden E-Newsletter kopieren wollen, gibt es die Funktion Kopieren Kopieren_16x16. Die E-Newsletter lassen sich auch jederzeit löschen Löschen_16x16.

Was möchten Sie tun?

Wenn Sie einen bestehenden E-Newsletter kopieren wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Start > E-Newsletter > Verwalten E-Newsletter_verwalten_16x16.

2.Klicken Sie Start > E-Newsletter > Kopieren Kopieren_16x16.

3.Suchen Suchen_16x16 Sie den E-Newsletter, den Sie kopieren wollen.

CRM_Newsletter_suchen

4.Wählen Sie Übernehmen Übernehmen_16x16.

5.Nun wird der ausgewählte E-Newsletter geladen und als Vorlage für den neuen E-Newsletter verwendet.

Sie können bestehende E-Newsletter auch wieder löschen.

1.Laden Sie in der E-Newsletter-Verwaltung den gewünschten E-Newsletter.

2.Wählen Sie Start > E-Newsletter > Löschen Löschen_16x16.

3.Es erscheint das Suchfenster für E-Newsletter.

4.Suchen Sie hier nach dem E-Newsletter und wählen Sie anschliessend das Symbol Übernehmen Übernehmen_16x16.

5.Bevor der E-Newsletter definitiv gelöscht wird, erscheint eine Sicherheitsfrage:

CRM_Newsletter_löschen

6.Falls Sie damit einverstanden sind, antworten Sie mit Ja.

Toggle-auf_16x16_blackBestehende E-Newsletter suchen

Wenn Sie im CRM-Modul nach vorhandenen E-Newslettern suchen wollen, steht Ihnen die Funktion Suchen Suchen_16x16 unter CRM > Start > E-Newsletter verwalten E-Newsletter_verwalten_16x16 zur Verfügung. Dort stehen Ihnen diverse Suchfelder sowie eine Abfrage zur Verfügung.

CRM_Newsletter_Extras_Newsletter suchen

Was möchten Sie tun?

1.Füllen Sie zuerst die Suchkriterien aus.

2.Klicken Sie auf Start > Suchen Suchen_16x16.

3.Falls Sie bereits eine Suche ausgeführt haben und Daten in der Tabelle vorhanden sind, sehen Sie bei einer erneuten Suche das folgende Fenster:

Suche_ Frage

4.Bestätigen Sie mit Ja, um die bereits aufgelisteten Daten vor der Suche aus der Tabelle zu entfernen.

5.Wählen Sie Nein, um mit der Suche die Daten zu den bereits gefundenen hinzufügen.

Wenn Sie nach vorhandenen E-Newslettern gesucht haben, können Sie die Suchergebnisse weiter einschränken.

1.Füllen Sie dazu die zusätzlichen Suchkriterien aus.

2.Wählen Sie Start > In Ergebnis suchen in Ergebnis suchen_16x16.

3.Nun werden die bereits aufgelisteten Datensätze mit den neuen Suchkriterien weiter gefiltert.
Toggle-auf_16x16_blackE-Newsletter speichern

Wenn Sie alle Eingaben zum E-Newsletter erfasst haben, können Sie mit Klick auf Speichern Speichern_16x16 abschliessen.

1.Erfassen Sie einen E-Newsletter.

2.Wählen Sie Start > E-Newsletter > Speichern Speichern_16x16.
Toggle-auf_16x16_blackVorgenommene Eingaben abbrechen

Sie können einen bestehenden E-Newsletter bearbeiten Ändern_16x16 oder einen neuen E-Newsletter erfassen und bereits vorgenommene Eingaben bzw. Änderungen wieder rückgängig machen.

1.Erfassen Neu_16x16 oder bearbeiten Ändern_16x16 Sie einen E-Newsletter.

2.Wählen Sie Start > E-Newsletter > E-Newsletter verwalten > Abbrechen. Abbrechen_16x16.

3.Die Änderungen des aktuellen E-Newsletters werden verworfen.
Toggle-auf_16x16_blackE-Newsletter per E-Mail senden

Sie können einen E-Newsletter auch direkt als E-Mail versenden. Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie diese mit Outlook auf Ihrem Computer versenden wollen oder mit einem Versand-Dienst, welcher auf einem Server in Ihrem Netzwerk installiert sein muss.

1.Wählen Sie in der E-Newsletter-Verwaltung Start > E-Newsletter > E-Newsletter verwalten > E-Mail senden E-Mail_16x16.

CRM_Newsletter_per Email versenden

2.Ergänzen Sie die Felder.

3.Starten Sie den Versand mit einem Klick auch Ok Okay_16x16.

E-Mail-Versand

Hier wählen Sie aus, ob Sie den E-Newsletter mit Outlook auf Ihrem Computer oder mit dem Versand-Dienst auf dem Server versenden wollen.

Wenn Sie den Versand-Server wählen, können Sie Datum und Zeit für den Versand definieren. Diese Variante ist nur möglich, wenn Sie einen Versand-Dienst auf Ihrem Server installiert haben (siehe Installationsanleitung). Ein so definierter Versand kann, solange dieser noch nicht durchgeführt wurde, im CRM-Modul unter E-Newsletter > E-Newsletter > Geplante Versände E-Newsletter_geplante Versände_16x16 angepasst oder gelöscht werden. Wurde der Versand noch nicht durchgeführt, können Sie auch hier Datum und Zeit des Versandes nachträglich anpassen.

Absender Name/E-Mail

In diesen Feldern geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse ein, welche als Absender für den E-Newsletter verwendet werden soll. Diese Angabe ist nur möglich, wenn Sie den E-Newsletter über einen Versand-Server senden.

Empfänger

Falls Sie ein Test-E-Mail senden, können Sie hier den Empfänger für die E-Mail angeben. Der E-Newsletter wird dann nur an diese Adresse gesendet und nicht an alle Empfänger, welche bei den Adressen definiert wurden.

sofort versenden

Wenn Sie diese Option markieren, werden die E-Mails direkt versendet. Ist die Option nicht markiert, wird jede E-Mail vor dem Versand zuerst angezeigt. Diese Option ist nur wählbar, wenn Sie die E-Mails mit Outlook versenden.

Mail zentrieren

Markieren Sie diese Option, um die E-Mail zu zentrieren.

alle Empfänger/nur nicht versendete

Wenn beim Versand der E-Mails ein Fehler auftreten sollte und der Versand abbricht, können Sie diesen wiederholen. Hier können Sie nun definieren, ob der E-Newsletter wieder an alle Empfänger gesendet werden soll oder nur an diejenigen Empfänger, welche den E-Newsletter noch nicht erhalten haben. So können Sie z.B. nach einem Versand eventuelle ungültige E-Mail-Adressen korrigieren und den E-Newsletter nochmals an diese korrigierten Adressen senden.

Hintergrundfarbe

Hier können Sie die Farbe bestimmen, die die Mail erhalten soll.

Anhang

Hier haben Sie die Möglichkeit, beliebige zusätzliche Dateien anzugeben, die der E-Mail angehängt werden. Mit Anhang hinzufügen Neu_16x16 können Sie die Dateien auswählen. Mit alle markieren/demarkieren  markieren bzw. demarkieren Sie alle aufgeführten Dateien.
Toggle-auf_16x16_blackAuf Newslettertyp eine Aktivität als Vorgabe definieren

Wenn Sie in der E-Newsletter-Verwaltung einen E-Newsletter erstellen, geben Sie einen E-Newslettertyp ein. Auf dem E-Newslettertyp können Sie eine Aktivität als Vorgabe definieren.

Wenn Sie dies tun, wird diese Aktivität beim Speichern des E-Newsletters für jede zugewiesene Adresse erstellt. Das kann praktisch sein, wenn nach dem Versand des E-Newsletter eine Aktivität benötigt wird.

Wenn Sie die vorgegebene Aktivität im E-Newsletter anpassen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Gehen Sie in die E-Newsletter-Verwaltung.

2.Wählen Sie Start > Diverse > Aktivität definieren Reiter_Aktivitäten_16x16.

CRM_Newsletter_Aktivitäten verwalten

3.Ergänzen Sie die entsprechenden Felder.

4.Bestätigen Sie mit Ok Okay_16x16.

Toggle-auf_16x16_blackAdressen anpassen

Wenn Sie einen neuen E-Newsletter erfassen Neu_16x16, müssen Sie die Empfänger angeben, welche den E-Newsletter erhalten sollen.

Was möchten Sie tun?

Wenn Sie den Brief oder E-Newsletter an mehrere Empfänger senden wollen, dann gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Start > Diverse > Adressen anpassen Adresse_16x16.

CRM_Briefe verwalten_Adresse anpassen

2.Geben Sie die gewünschte Adressnummer ein.

3.Fügen Sie diese mit Adressen hinzufügen Tabelle neu Zeile ausgewählt_16x16 hinzu.

4.Wiederholen Sie dies, bis alle gewünschten Adressen erfasst sind.

5.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Wenn Sie einen Kontakt hinzufügen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Start > Diverse > Adressen anpassen Adresse_16x16.

2.Geben Sie die gewünschte Kontaktnummer ein.

3.Fügen Sie diese mit Adressen hinzufügen Tabelle neu Zeile ausgewählt_16x16 hinzu.

4.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Wenn Sie eine Adresse entfernen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Start > Diverse > Adressen anpassen Adresse_16x16.

2.Markieren Sie die gewünschte Adresse, die entfernt werden soll.

3.Klicken Sie auf Adressen entfernen Tabelle löschen Zeile ausgewählt_16x16.

4.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Wenn Adressen in der Adressverwaltung Proffix_Adressverwaltung_16x16 geändert wurden, können Sie Adressen wie folgt aktualisieren:

1.Wählen Sie Start > Diverse > Adressen anpassen Adresse_16x16.

2.Klicken Sie auf Adressen aktualisieren Aktualisieren_16x16.

3.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Sie können bestehende Adressen für einen Brief bzw. einen E-Newsletter ändern.

1.Wählen Sie Start > Diverse > Adressen anpassen Adresse_16x16.

2.Markieren Sie eine oder mehrere Adressen und wählen Adressen ändern Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16 aus.

CRM_Briefe verwalten_Adressen anpassen

3.Hier werden nun alle markierten Adressen der Reihe nach angezeigt und Sie können diese anpassen.

4.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.
Toggle-auf_16x16_blackZusatzfelder definieren

Sie können beliebig viele zusätzliche Felder für Ihre E-Newsletter definieren. Diese definieren Sie in den Einstellungen > Datenbank Datenbank Einstellungen_16x16 unter der Rubrik Allgemein > Zusatzfelder. Wenn Sie Zusatzfelder definiert haben, finden Sie diese beim Erfassen des E-Newsletters unter Start > Allgemein > Zusatzfelder Zusatzfelder_16x16.

Um Zusatzfelder zu definieren, gehen Sie wie folgt vor:

1.Klicken Sie Einstellungen > Datenbank > Allgemein.

2.Wählen Sie im Feld Tabellen den Eintrag E-Newsletter.

3.Klicken Sie auf Zusatzfelder.

DB_Zusatzfelder definieren_CRM Briefe

4.Fügen Sie mit Neues Zusatzfeld Tabelle neu Zeile ausgewählt_16x16 eine neue Zusatzfeld-Definition hinzu.

5.Bestätigen Sie mit Ok Okay_16x16.

6.Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie alle nötigen Zusatzfelder definiert haben.

7.Klick auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

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