Persönliche Daten

Geschlecht

Wählen Sie hier das Geschlecht des Mitarbeiters aus.

Zivilstand

Geben Sie hier den Zivilstand des Mitarbeiters ein.

gültig ab

Das Datum des Zivilstands (z.B. Hochzeitsdatum) kann in diesem Feld definiert werden. Das Gültig-ab-Datum ist bei jedem Wechsel des Zivilstands zwingend zu erfassen. Bei ledigen Personen oder wenn der Zivilstand unbekannt ist, wird das Geburtsdatum angegeben.

Heimatort

Hier geben Sie den Heimatort des Mitarbeiters ein.

Staatsangehörigkeit

In diesem Feld können Sie die Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters erfassen (nur zweistellige Ländercodes z.B. CH für Schweiz). Die Codes für eine korrekte Zuteilung der Staatsangehörigkeit sind bei der UNO hinterlegt (ISO 3166 Alpha-2): https://www.iso.org/iso-3166-country-codes.html

Ist die Staatsangehörigkeit unbekannt oder die Person ist «staatenlos», wird ein Zahlen-Code verwendet: 11 = unbekannt / 22 = staatenlos.

Wohnkanton

Geben Sie hier den Kanton ein, in welchem der Mitarbeiter wohnt. Personen mit Ansässigkeit im Ausland werden mit EX (EXtern) erfasst.

Geburtsdatum/Alter

Erfassen Sie in diesem Feld das Geburtsdatum des Mitarbeiters. Dieses steuert bei der Lohnabrechnung wichtige Funktionen wie die Berechnung des Alters oder die Ermittlung des Pensionsalters. Rechts neben dem Geburtsdatum sehen Sie das Alter des Mitarbeiters.

Pensionsdatum

Hier geben Sie das Pensionsdatum des Mitarbeiters ein. Es handelt sich um ein rein informatives Feld für Mitarbeitende mit Früh- oder Spätpensionierung. Der AHV-Freibetrag wird immer ab dem ordentlichen Rentenalter ermittelt, gemäss Angaben in den Lohnprozenten.

Beruf

Geben Sie in diesem Feld den Beruf des Mitarbeiters ein. Diese Angabe wird vom Bundesamt für Statistik (BfS) verlangt. Als Empfehlung für die Auswahl der Bezeichnung hat das BfS die «Schweizer Berufsnomenklatur» publiziert: https://www.bfs.admin.ch/bfs/de/home/statistiken/arbeit-erwerb/nomenclaturen/sbn2000.assetdetail.4082532.html

Beispiele: Büroangestellte (nicht Angestellte), Metallschleifer (nicht Schleifer), Gerichtsschreiberin (nicht Lic. Iur.), Primarlehrer (nicht Lehrer), Kunstmalerin (statt Malerin), Finanzdirektorin (nicht Direktorin), Automechatroniker (nicht Automechatroniker-Lehrling oder Lehrling, der dem zu erlernenden Beruf entspricht; bei Lehrlingen ist die entsprechende Vertragsart unter Statistik auszuwählen.) Sehen Sie unter nachfolgender Link nach: https://www.i14y.admin.ch/de/catalog/datasets/HCL_CH_ISCO_19_PROF/content

Sozialvers.-Nr.

In diesem Feld geben Sie die 13-stellige Sozialversicherungs-Nr. (neue AHV-Nummer) ein.

Vers.-Nr. BVG

Hier können Sie die Versicherungs-Nr. BVG des Mitarbeiters eingeben, falls die Pensionskasse pro Person eine spezielle Nummer zuteilt. Es handelt sich um ein rein informatives Feld, diese Nummer hat keine weitere Funktionalität.

AHV-Nr. FL

Hier können Sie die AHV-Nummer des Fürstentums Liechtenstein eingeben.

Alleinerziehend

Die Option alleinerziehend hat keine Funktion und ist lediglich zur Information.

Arbeitsverhältnis

Lohngruppe

Weisen Sie hier dem Mitarbeiter eine Lohngruppe zu. Sie können die Lohnabrechnung, Vergütungen sowie die Auswertungen danach pro Lohngruppe erstellen.

Abteilung

In diesem Feld geben Sie die Abteilung an, in welcher der Mitarbeiter arbeitet.

Filiale

Sie können hier die Filiale angeben, in welcher der Mitarbeiter arbeitet.

Arbeitsort

Wenn Ihr Betrieb mehrere Arbeitsorte hat (z.B. Filialen, Agenturen usw.), können Sie hier dem Mitarbeiter den individuellen Arbeitsort zuweisen. Wenn Sie keinen individuellen Arbeitsort zuteilen, wird der Mitarbeiter unter dem Hauptsitz geführt, der in den Einstellungen erfasst ist. Der Arbeitsort ist für die Lohnmeldung an das Quellensteueramt sowie für die Statistik relevant.

Arbeitskanton

In diesem Feld erfassen Sie den Arbeitskanton des Mitarbeiters. Diese Eingabe ist entscheidend für die Ermittlung der Kinderzulagen / Ausbildungszulagen und für die Lohnmeldung an die Ausgleichskasse zur Abrechnung der FAK-Prämien.

Stundenlohn

Mit der Option Stundenlohn wird die Lohnart für die Auszahlung der gearbeiteten Stunden aktiviert.

Monatslohn

Wenn Sie die Option Monatslohn markieren, werden z.B. alle erfassten Taggelder (EO-Taggeld, Krankentaggeld, Unfall-Taggeld etc.) automatisch korrigiert.

Hier können Sie auch einen Nettolohn und die dazugehörige Währung angeben. Diese Eingabe ist nur möglich, wenn Sie die Option Monatslohn markiert haben. Um diesen Nettolohn bei der Lohnabrechnung zu erreichen, können Sie vor dem Starten der Lohnabrechnung mit der Registerkarte Start > Lohnbewegung > Netto-Brutto Aufrechnung/Nettolohnausgleich den Ausgangslohn bzw. die Aufrechnung berechnen lassen. Wenn Sie einen Lohn in Fremdwährung angeben und diesen auch jeden Monat so auszahlen wollen, müssen Sie die Netto-Brutto Aufrechnung jedes Mal ausführen, um aufgrund der Kursschwankungen diesen Betrag zu erhalten.

Jahreslohn

Wenn Sie für einen Mitarbeiter einen Jahreslohn definieren, welcher in einer oder mehreren Perioden ausbezahlt werden soll, dann markieren Sie die entsprechende Option. Danach können Sie daneben den Jahreslohn eingeben. Mit der Schaltfläche Auszahlung Jahreslohn rechts neben dem Jahreslohn müssen Sie definieren, in welcher Periode welcher Betrag des Jahreslohnes ausbezahlt werden soll.

Feriengeld

Diese Option wird im Standard nicht mehr verwendet. Sie kann zur Erstellung individueller Lohnarten eingesetzt werden.

13. Monatslohn

Damit der Mitarbeiter einen 13. Monatslohn erhält, markieren Sie diese Option.

Rückstellungen 13. ML

Wenn Sie eine Rückstellung für den 13. Monatslohn buchen wollen, markieren Sie diese Option.

Ant. 13. Monatslohn, Ant. Feriengeld, Ant. Feiertagsgeld

Die Optionen Ant. 13. Monatslohn, Ant. Feriengeld, Ant. Feiertagsgeld bewirken, dass die entsprechenden Lohnarten verarbeitet werden. Diese Optionen werden in der Regel für Mitarbeiter im Stundenlohn aktiviert, um die Zuschläge pro Stunde auszuzahlen. Der Ant. 13. Monatslohn wird immer auf der Summe aus Grundlohn + Ant. Feriengeld + Ant. Feiertagsgeld als Basis berechnet.

Rückstellung Ant. Feriengeld

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie den Anteil Feriengeld auf dem Stundenlohn nicht sofort auszahlen, sondern auf ein Guthabenkonto buchen wollen. Dadurch werden die Lohnarten «6520 Rückstellung Guthaben Feriengeld» und «7525 Saldo Guthaben Feriengeld» automatisch auf der Lohnabrechnung gezeigt. Um das Feriengeld auszuzahlen, erfassen Sie eine Bewegung mit der Lohnart «6521 Auszahlung Guthaben Feriengeld».

Beschäftigungsgrad

Der Beschäftigungsgrad umschreibt das individuelle und vertraglich festgelegte Arbeitspensum in Prozenten der betriebsüblichen Sollarbeitszeit. Dieser Wert wird mit der individuell vereinbarten Arbeitszeit im Fenster Statistik abgeglichen, wenn in den Einstellungen des Lohnmoduls die Option Statistik auf Mitarbeiter zwingend aktiviert ist. Sie erhalten beim Speichern des Mitarbeiters einen Warnhinweis, falls die Angaben nicht übereinstimmen.
Beispiel: Die betriebliche Arbeitszeit des Arbeitsortes beträgt 42 Std. Bei einem individuell vereinbarten Beschäftigungsgrad von 50% muss für die Statistik als individuell vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit 21 Std. erfasst werden. Im Lohnausweis wird der Beschäftigungsgrad der letzten definitiven Lohnabrechnung des Kalenderjahres angedruckt, wenn dieser kleiner als 100% und grösser als 0% ist.

Diverses

Passwort E-Mail

Falls ein Passwort definiert wird, werden Lohnabrechnungen per E-Mail als verschlüsselte PDF-Datei verschickt und können nur mit dem personalisierten Passwort geöffnet werden. Mit Klick auf die Schaltfläche Passwort anzeigen , können Sie das Passwort in Klarschrift darstellen. Nochmaliges Klicken auf Passwort verbergen zeigt das Passwort wieder verschlüsselt an.

Bew.-Erfassung

Hier können Sie dem Mitarbeiter eine Definition für die monatliche Bewegungs-Erfassung zuweisen.

Bemerkungen

In diesem Feld können Sie Bemerkungen zum Mitarbeiter eingeben. Wenn Sie Bemerkungen erfassen wollen, welche auf dem Lohnausweis erscheinen, dann setzen Sie diese Bemerkungen zwischen die Platzhalter <Lohnausweis> und </Lohnausweis>. Diese Eingabe ist aus Kompatibilitätsgründen vorhanden. Sie können neu Bemerkungen für den Lohnausweis bei den Angaben für den Lohnausweis definieren.

Dieses Feld kann auch für vertrauliche Bemerkungen verwendet werden, da nur Benutzer mit Berechtigungen in der Lohnbuchhaltung Zugriff darauf haben. Bemerkungen im Register Mitarbeiter sind für alle Benutzer sichtbar, die Bewegungen z.B. in der Leistungsverwaltung oder Zeitverwaltung erfassen.

Stundenabrechnung

Wenn Sie Stundenabrechnung markieren, wird am Ende der Lohnabrechnung eine Auflistung der Stunden und Ferien mit den 7xxx Lohnarten gedruckt. Es handelt sich nur um eine summierte Zusammenfassung der Stunden und Ferien.
Bitte verwenden Sie für eine detaillierte Stundenabrechnung das Modul Zeitverwaltung.

Saisonnier

Die Option Saisonnier hat keine Funktion und ist lediglich zur Information.

Versicherungen

AHV-Pflicht

Definieren Sie in diesem Feld die AHV-Pflicht des Mitarbeiters. Damit bestimmen Sie, ob bei der Lohnabrechnung ein AHV-Abzug gerechnet wird oder nicht. Grundsätzlich ist immer der AHV-Code 1 zu erfassen. Für Jugendliche wird dann der Beginn der Beitragspflicht und bei Rentnern der Freibetrag aufgrund des Alters in den Lohnprozenten ermittelt.
Der AHV-Code «Nicht AHV-pflichtig (Sonderfälle)» wird für Personen verwendet, die trotz AHV-pflichtigem Alter von der Beitragspflicht befreit werden können (z.B. in der Schweiz nicht versicherte Personen nach bilateralen Verträgen EU, vom Ausland in die Schweiz Entsandte usw.).
Für Personen mit einem Lohn unter CHF 2'300.00 im Jahr (gemäss Lohnprozente) werden die AHV-/ALV-Beiträge nur auf Verlangen erhoben. Für diese Personen wird der AHV-Code «geringfügiges Einkommen» erfasst. Dieser Code muss immer das gesamte Kalenderjahr erfasst bleiben. Falls der Mitarbeiter im Laufe des Jahres die definierte Einkommensschwelle überschreitet, werden automatisch die gesamten AHV-Prämien rückwirkend berechnet.
Der Code “AHV durch Arbeitgeber” darf nicht mehr verwendet werden. Falls die AHV-Prämien vollständig durch den Arbeitgeber übernommen werden, verwenden Sie die Funktion Netto-/Brutto-Aufrechnung in Verbindung mit der Nettolohnvereinbarung.

ALV-Pflicht

In diesem Feld geben Sie die ALV-Pflicht ein. Damit bestimmen Sie, ob bei der Lohnabrechnung ein ALV-Abzug gerechnet wird oder nicht. Die Auswahl des ALV-Codes richtet sich nach den gleichen Vorgabgen wie bei der AHV-Pflicht. Ausnahme bilden Personen im AHV-Rentenalter, da diese nicht mehr ALV-pflichtig sind und somit den Code «Nicht ALV-pflichtig (Sonderfälle)» erhalten.
Der Code «ALV durch Arbeitgeber» darf nicht mehr verwendet werden. Falls die ALV-Prämien vollständig durch den Arbeitgeber übernommen werden, verwenden Sie die Funktion Netto-/Brutto-Aufrechnung in Verbindung mit der Nettolohnvereinbarung.

ALVZ-Pflicht

Geben Sie in diesem Feld die ALV-Zusatz-Pflicht ein. Damit bestimmen Sie, ob bei der Lohnabrechnung ein ALV-Zusatz-Abzug gerechnet wird oder nicht. Es ist immer derselbe Code wie bei der ALV-Pflicht zu erfassen, die Höchstgrenzen werden aufgrund der Angaben in den Lohnprozenten automatisch ermittelt.

Verzicht auf AHV-Freibetrag

Falls der Mitarbeiter auf den AHV-Freibetrag verzichten möchte, aktivieren Sie diese Opiton. Mit der AHV21-Reform ist es ab dem 1. Januar 2024 möglich, dass Personen im Referenzalter auf den AHV-Freibetrag verzichten. Dadurch können frühere Beitragslücken geschlossen und die Rente erhöht werden.

BVG-Pflicht

In diesem Feld geben Sie die BVG-Pflicht ein. Damit bestimmen Sie, ob bei der Lohnabrechnung ein BVG-Abzug gerechnet wird oder nicht. Wenn ein Mitarbeiter BVG-pflichtig ist, müssen Sie zusätzlich auch einen BVG-Versicherer angeben.

BVG-Versicherer

Hier müssen Sie einen BVG-Versicherer angeben, wenn der Mitarbeiter BVG-pflichtig ist.

BVG-Code 1/2

Falls der BVG-Versicherer BVG-Codes verwendet, wählen Sie hier den entsprechenden Code aus. Sie können bis maximal 2 BVG-Codes pro Mitarbeiter angeben.

UVG-Code

Hier geben Sie den UVG-Code des Mitarbeiters ein. Damit bestimmen Sie, ob bei der Lohnabrechnung ein UVG-Abzug gerechnet wird oder nicht.

UVG-Versicherer

Hier müssen Sie einen UVG-Versicherer angeben, wenn der Mitarbeiter UVG-pflichtig ist.

UVGZ-Codes 1/2

Definieren Sie in diesen Feldern die UVG-Zusatz-Codes des Mitarbeiters. Damit bestimmen Sie, ob bei der Lohnabrechnung ein UVG-Zusatz-Abzug gerechnet wird oder nicht. Wenn der Mitarbeiter für die Kategorie 2 versichert ist, geben Sie diesen Code im Feld UVGZ-Code 2 ein, ansonsten im Feld UVGZ-Code 1. Diese Codes müssen nur dann erfasst werden, wenn tatsächlich eine UVGZ-Versicherungspolice besteht.

UVGZ-Codes 3/4

Definieren Sie in diesen Feldern die UVG-Zusatz-Codes des Mitarbeiters. Damit bestimmen Sie, ob bei der Lohnabrechnung ein UVG-Zusatz-Abzug gerechnet wird oder nicht. Wenn der Mitarbeiter für die Kategorie 4 versichert ist, geben Sie diesen Code im Feld UVGZ-Code 4 ein, ansonsten im Feld UVGZ-Code 3. Diese Codes müssen nur dann erfasst werden, wenn tatsächlich eine UVGZ-Versicherungspolice besteht.

Wenn Sie nur eine UVGZ-Police haben, können Sie die Codes 3/4 zusammen mit UVGZ-Versicherer 2 verwenden, wenn die Prämien zu mehr als 50% vom Arbeitgeber übernommen werden und der Anteil über 50% nicht als steuerbares Einkommen aufgerechnet werden soll. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn Sie im Rahmen eines Kollektiv-Versicherungsvertrags alle Mitarbeitenden gleich behandeln. Bitte wenden Sie sich für genauere Abklärungen an die Kantonale Steuerverwaltung.

UVGZ-Versicherer

Hier müssen Sie einen UVGZ-Versicherer angeben, wenn der Mitarbeiter UVGZ-pflichtig ist. Diese Angabe muss nur dann gemacht werden, wenn tatsächlich eine UVGZ-Police besteht.

UVGZ-Versicherer 2

Hier müssen Sie einen UVGZ-Versicherer angeben, wenn der Mitarbeiter zu einer UVGZ-pflichtigen Personengruppe gehört und Sie die Codes 3/4 verwenden wollen. Diese Angabe muss nur dann gemacht werden, wenn tatsächlich eine UVGZ-Police besteht. In den Feldern UVGZ-Versicherer 1 / 2 kann nicht die gleiche Versicherungspolice erfasst werden.

KTG-Codes 1/2

Hier müssen Sie die KTG-Codes eingeben. Damit bestimmen Sie, ob bei der Lohnabrechnung ein Krankentaggeld-Abzug gerechnet wird oder nicht. Wenn der Mitarbeiter für die Kategorie 2 versichert ist, geben Sie diesen Code im Feld KTG-Code 2 ein, ansonsten im Feld KTG-Code 1.

KTG-Versicherer

Hier müssen Sie einen KTG-Versicherer angeben, wenn der Mitarbeiter KTG-pflichtig i

Steuern

Quellensteuer

Wenn der Mitarbeiter Quellensteuer bezahlen muss, dann geben Sie hier den entsprechenden Quellensteuer-Tarifcode ein. Wenn auf dem zugewiesenen Quellensteuer-Tarif die Option keine Übermittlung markiert ist, müssen die Angaben zur Quellensteuer nicht mehr ausgefüllt werden. Solche Mitarbeiter werden auch nicht an die Steuerverwaltung übermittelt (nur für Fürstentum Liechtenstein).

spez. bew. Code

Bei besonderen Verhältnissen kann die Kantonale Steuerverwaltung (KSTV) einen speziellen Quellensteuer-Tarifcode bewilligen (z.B. einen weiteren Kinderabzug infolge von Alimentenzahlungen). In einem solchen Fall wird der speziell bewilligte Quellensteuer-Tarifcode in der Quellensteuer-Abrechnung entsprechend markiert, damit die KSTV prüfen kann, ob die Vereinbarungen eingehalten wurden.

QST-Kategorie

Kann einer Person kein Quellensteuer-Tarifcode zugeteilt werden, verwenden Sie stattdessen die vordefinierte Kategorie. Der entsprechende QST-Abzug wird automatisch auf der Lohnabrechnung aufgeführt.

Verbuchung

Belastungskonto

Hier bestimmen Sie, mit welchem Bankkonto Sie diesem Mitarbeiter den Lohn auszahlen wollen. Diese Information wird für das Erstellen der Vergütungen benötigt.

Währung Auszahlung

Hier können Sie die Währung eingeben, in welcher der Lohn ausbezahlt werden soll. Der Auszahlungsbetrag der Lohnabrechnung wird dann zum aktuellen Kurs in diese Währung umgerechnet.

Konto Mitarbeiter/-in

In diesem Feld geben Sie an, wie der Lohn ausbezahlt werden soll. Wenn Sie den Lohn auf verschiedene Konten überweisen wollen, können Sie mit Zahlungsarten aufteilen die Zahlungsarten aufteilen. Falls Sie den Lohn bar auszahlen wollen, geben Sie «bar» oder «-1» ein.

Sollkonto

Sie können die Verbuchung einer Lohnart übersteuern, indem Sie dort die Option mit Mitarbeiter übersteuern markieren. In diesem Fall wird das Konto für die Verbuchung verwendet, welches hier eingegeben wird.

Habenkonto

Wenn Sie die Verbuchung einer Lohnart übersteuern, indem Sie dort die Option mit Mitarbeiter übersteuern markieren, wird das Konto für die Verbuchung verwendet, welches hier eingegeben wird.

Auftrag

Wenn Sie die Verbuchung einer Lohnart übersteuern, indem Sie dort die Option mit Mitarbeiter übersteuern markieren, wird der Auftrag für die Verbuchung verwendet, welcher hier eingegeben wird.

Kostenstelle*)

Wenn Sie die Verbuchung einer Lohnart übersteuern, indem Sie dort die Option mit Mitarbeiter übersteuern markieren, wird die Kostenstelle für die Verbuchung verwendet, welche hier eingegeben wird.

Kostenart*)

Wenn Sie die Verbuchung einer Lohnart übersteuern, indem Sie dort die Option mit Mitarbeiter übersteuern markieren, wird die Kostenart für die Verbuchung verwendet, welche hier eingegeben wird.

Ergänzende Berechnung

Besoldungs.-Tab./ Stufe / BG 1-3

Geben Sie hier die Besoldungs-Tabellen ein, falls der Lohn bei der Lohnabrechnung aufgrund einer Besoldungs-Tabelle ermittelt werden soll. Sie können bis zu drei Besoldungstabellen definieren. Geben Sie in diesem Fall auch die dazugehörigen Stufen und den Beschäftigungsgrad (BG) ein. Das Total der Beschäftigungsgrade muss mit dem Beschäftigungsgrad unter Optionen übereinstimmen. Mit Info Besoldungstabelle neben der Besoldungs-Tabelle 1 können Sie den ermittelten Lohn gemäss Ihren Eingaben kontrollieren.

Staffel-Tabellen 1-4

Falls Sie Staffel-Tabellen für die Lohnabrechnung verwenden, geben Sie hier die entsprechende Staffel-Tabellen ein.

Die Daten der Mitarbeiter sind in verschiedene Register unterteilt.

Wenn Sie einen Mitarbeiter ändern wollen, können Sie direkt ein solches Register aufrufen.

1.Suchen Sie zuerst nach dem gewünschten Mitarbeiter.

2.Wählen Sie nun den Mitarbeiter in der Tabelle aus.

3.Wählen Sie anschliessend Mitarbeiter  > Register .

4.Wählen Sie das gewünschte Register.

5.Ändern Sie den Mitarbeiter wie gewünscht

Benötigen Sie weitere Hilfe? Verwandte Themen:

▪Kontextmenü

Unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort (F)

Aktivieren Sie diese Option, damit im Feld F auf dem Lohnausweis ein Kreuz (X) gedruckt wird.

Kantinenverpflegung/Lunch-Checks (G)

Aktivieren Sie diese Option, damit im Feld G auf dem Lohnausweis ein Kreuz (X) gedruckt wird.

Lohnausweis drucken

Aktivieren Sie diese Option, damit im Feld A auf dem Lohnausweis ein Kreuz (X) gedruckt wird.

Rentenbescheinigung drucken

Aktivieren Sie diese Option, damit im Feld B auf dem Lohnausweis ein Kreuz (X) gedruckt wird.

Spesenreglement durch die Steuerverwaltung genehmigt*)

Wenn Sie ein genehmigtes Spesenreglement haben, erfassen Sie im Feld Kanton den Kanton, der das Spesenreglement genehmigt hat und im Feld Datum das Genehmigungsdatum. Dadurch wird die vorgegebene Standardbemerkung in Ziff. 15 angedruckt.

Expatriate Ruling durch die Steuerverwaltung genehmigt

Wenn Sie ein genehmigtes Expatriate Ruling haben, erfassen Sie im Feld Kanton den Kanton, der das Ruling genehmigt hat und im Feld Datum das Genehmigungsdatum. Dadurch wird die vorgegebene Standardbemerkung in Ziff. 15 gedruckt.

Bedingungen von Rz 52 eingehalten*)

Aktivieren Sie diese Option, damit im Feld bei Ziff. 13.1.1 ein Kreuz (X) gedruckt wird. Der Betrag wird entsprechend nicht gedruckt.

Verkehrswert durch die Steuerverwaltung genehmigt*)

Aktivieren Sie diese Option, wenn der Verkehrswert der Mitarbeiterbeteiligungen durch die Steuerverwaltung genehmigt wurde. Erfassen Sie dazu das Genehmigungsdatum und den Kanton, der die Genehmigung erteilt hat.

Umzugskosten durch den Arbeitgeber

Aktivieren Sie diese Option, wenn der Arbeitgeber berufsbedingte Umzugskosten begleicht. Geben Sie den Betrag in das vorgesehene Feld ein. Dadurch wird die vorgegebene Standardbemerkung in Ziff. 15 gedruckt.

Mitarbeiterbeteiligung noch ohne steuerbares Einkommen*)

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Mitarbeiterbeteiligungen ausgeben, jedoch der Erwerb der zugeteilten Mitarbeiterbeteiligungen noch nicht definitiv ist. Die Gründe sind anzugeben (mehrere möglich). Dadurch wird die vorgegebene Standardbemerkung in Ziff. 15 gedruckt.

Kinderzulagen im Lohnausweis nicht enthalten, durch Ausgleichskasse ausbezahlt*)

Aktivieren Sie diese Option, wenn die Kinderzulagen direkt durch die Ausgleichskasse bezahlt werden und somit nicht in der Lohnabrechnung aufgeführt sind. Dadurch wird die vorgegebene Standardbemerkung in Ziff. 15 gedruckt.

Umzugskosten durch den Arbeitgeber

Aktivieren Sie diese Option, wenn der Arbeitgeber berufsbedingte Umzugskosten begleicht. Geben Sie den Betrag in das vorgesehene Feld ein. Dadurch wird die vorgegebene Standardbemerkung in Ziff. 15 gedruckt.

Ausländer mit Steuerpflicht in FL

Die Option Ausländer mit Steuerpflicht in Fürstentum Liechtenstein wird für die Erstellung der Lohnsteuerdaten FL benötigt.

Abrechnungs-Beleg für Quellensteuer

Der Lohnausweis ist immer auch für quellensteuerpflichtige Personen auszustellen. Mit der Option Abrechnungs-Beleg für Quellensteuer erreichen Sie, dass beim Drucken des Lohnausweises ein Zusatzblatt mit einem speziellen Text für quellensteuerpflichtige Personen ausgedruckt wird.

Besoldungsnachgenuss an

Wird die Lohnfortzahlung im Todesfall an die Hinterbliebenen ausgerichtet, ist der Betrag des Besoldungsnachgenusses in Ziffer 4 und der Begünstigte in Ziffer 15 zu vermerken. Geben Sie im Feld Adresse den Begünstigten an. Dadurch wird die vorgegebene Standardbemerkung in Ziff. 15 gedruckt.

Anteil Aussendienst

Wenn der Arbeitnehmer ein Geschäftsfahrzeug besitzt und vollständig oder teilweise im Aussendienst arbeitet, erfassen Sie hier den entsprechenden Prozentsatz. Diese Angabe wird seit 01.01.2022 nicht mehr verlangt, die entsprechende Rz 70 wurde aufgehoben.

Privatanteil Geschäftswagen im Veranlagungsverfahren abzuklären*)

Übernimmt der Arbeitnehmer beträchtliche Kosten (z. B. sämtliche Kosten für Unterhalt, Versicherungen, Benzin und Reparaturen), so ist in Ziff. 2.2 des Lohnausweises ebenfalls keine Bruttolohnaufrechnung vorzunehmen. Bei Aktivierung dieser Option wird die entsprechende Standardbemerkung in Ziffer 15 gedruckt.

Das Feld Wert Geschäftswagen darf in diesem Fall nicht ausgefüllt werden, weil sonst der Privatanteil - wie unter Wert Geschäftswagen erläutert - berechnet und auf dem Lohnausweis in die Ziff. 2.2 abgefüllt wird (keine Übersteuerung durch Aktivierung dieser Option).

Privatanteil Geschäftswagen wird von Arbeitnehmer bezahlt

Mit dieser Option wird die Standardbemerkung Privatanteil Geschäftswagen wird von Arbeitnehmer bezahlt in Ziff. 15 auf dem Lohnausweis abgedruckt. Diese Option müssen Sie also nur dann aktivieren, wenn der Privatanteil Geschäftswagen nicht zum Bruttolohn addiert, sondern nur vom Lohn abgezogen wird. Das Feld Wert Geschäftswagen lassen Sie in diesem Fall leer und erfassen stattdessen eine Bewegung mit der Lohnart 5080 Abzug Privatanteil Geschäftswagen mit dem Betrag, der dem Mitarbeiter vom Lohn abgezogen werden soll.

Wert Geschäftswagen

Wenn der Arbeitgeber den Privatanteil Geschäftswagen für den Arbeitnehmer übernimmt, muss diese Option gewählt werden. Bitte tragen Sie dazu den Kaufpreis inkl. sämtlichen Sonderausstattungen exkl. MWSt in diesem Feld ein. Der monatliche Privatanteil (Pauschale) wird dann automatisch als Bruttolohnaufrechnung ausgewiesen und vom Nettolohn wieder abgezogen. Da es sich um einen Bestandteil des Bruttolohns handelt, werden auch die Sozialversicherungsabzüge für den Privatanteil gerechnet.

Ziffer 14 (1)

Erfassen Sie in diesem Feld weitere Gehaltsnebenleistungen, die vom Arbeitgeber nicht selbst bewertet werden können (ohne Angabe des Betrages). Diese Angaben werden in die erste Zeile der Ziff. 14 gedruckt.

Ziffer 14 (2)

Erfassen Sie in diesem Feld weitere Gehaltsnebenleistungen, die vom Arbeitgeber nicht selbst bewertet werden können (ohne Angabe des Betrages). Diese Angaben werden in die zweite Zeile der Ziff. 14 gedruckt.

Bemerkungen für Lohnausweis

Alle anderen Bemerkungen die in Ziff. 15 gedruckt werden sollen, können Sie in diesem Feld als Freitext erfassen.

Dienstjahre

Die Anzahl Dienstjahre wird aufgrund des Ein-/Austrittsdatums berechnet und kann nicht selbst abgeändert werden.

Aufenthaltskategorie

Sofern es sich beim Mitarbeiter nicht um einen Schweizer handelt, erfassen Sie hier die zutreffende Aufenthaltskategorie. Diese Angabe ist zwingend für Personen mit QST-Abrechnung. Diese Auswahl können Sie auch im Fenster Mitarbeiter verwalten > Lohnbuchhaltung > Quellensteuer erfassen.

Ausbildung

Pro Arbeitnehmer wird ein Ausbildungsmerkmal ausgewählt. Die Ausbildung ist durch ein Zeugnis oder Diplom bescheinigt. Es ist nur die höchste abgeschlossene Ausbildung auszuwählen. Für im Ausland erworbene Abschlüsse ist, wenn möglich, eine gleichwertige schweizerische Ausbildung auszuwählen.

Quelle: Swissdec Richtlinien Lohnstandard-CH (ELM)

Berufliche Stellung

Hier teilen Sie dem Arbeitnehmer eine berufliche Stellung zu. Nachstehende Tabelle beschreibt die verschiedenen Möglichkeiten.

Quelle: Swissdec Richtlinien Lohnstandard-CH (ELM)

Art der Lohnzahlung und Arbeitsvertrag

Für jede Person muss die Art der Lohnzahlung ausgewählt werden. Ähnlich den zusätzlichen Personendaten, sind diese Informationen bei jeder Änderung im System zu aktualisieren. Es kann vorkommen, dass eine Person mehrere Arten der Lohnzahlung parallel erhält (z.B. im Monatslohn) und zusätzlich noch stundenweise Arbeiten ausführt. In diesen Fällen muss nur die Haupttätigkeit angegeben werden oder für die Person wird ein separater Mitarbeiter erfasst.

Je nach ausgewählter Art der Lohnzahlung muss der dazu passende Arbeitsvertrag gewählt und die entsprechenden vertraglichen Lohndaten erfasst werden. Nachstehende Tabelle gibt eine Übersicht der möglichen Kombinationen.

Verwandt. zum Inhaber

Der Verwandtschaftsgrad zum Inhaber wird nicht für die Statistik, sondern für die Ausgleichskasse benötigt. Die Angaben sind vor allem im Zusammenhang mit landwirtschaftlichen Betrieben notwendig. Sie dienen dazu, bei der Abrechnung mit der Ausgleichskasse Fragen wie Globallohn usw. zu beantworten.

Wenn es sich nicht um einen landwirtschaftlichen Betrieb handelt, können Sie dieses Feld leer lassen.

Profiling

Dieses Feld darf nur ausgefüllt werden, wenn im Voraus eine entsprechende Abmachung zwischen dem Bundesamt für Statistik und dem Unternehmen im Rahmen des Profilings vereinbart wurde. Weitere Informationen finden Sie in den Swissdec Richtlinien Lohnstandard-CH (ELM). Bitte wenden Sie sich für Fragen zu den ELM-Richtlinien an den Kundendienst Ihres Proffix Vertriebspartners. Die Swissdec bietet keinen direkten Support an.

Verliehenes Personal

Aktivieren Sie diese Option, um das verliehene Personal eindeutig zu identifizieren. Diese Information wird nur bei Unternehmen, die Personal verleihen (Temporärbüros) benötigt. Das verliehene Personal wird auf dieser Weise vom eigenen, internen Personal der Temporärbüros unterschieden.

▪Verliehenes Personal = Option aktiviert

▪Internes Personal = Option deaktiviert

Personen, die von Temporärbüros verliehen werden, müssen von diesen und nicht von den Unternehmen, in denen sie ihre Arbeit ausüben (Firmen, die Dienstleistungen in Anspruch nehmen), gemeldet werden.

Stammpersonal in öffentlichen Verwaltungen

Diese Angabe wird nur bei öffentlichen Verwaltungen (Gemeinde, Städte, Bezirke, Kantone, Bund, …) und Kirchen benötigt. Das Stammpersonal wird auf diese Weise von den vielen Mandanten (Prüfungsexperten, Dolmetscher usw.) und Anstellungen, die nicht zum Stammpersonal gehören, unterschieden.

Unregelmässige Beschäftigung

Aktivieren Sie diese Option, wenn mit diesem Mitarbeiter keine regelmässige Arbeitszeit vereinbart wurde. In diesem Fall können die Felder Beschäftigungsgrad und individuelle wöchentliche Arbeitszeit bzw. Lektionen mit Null abgefüllt werden. Arbeitet die Person regelmässig, dann bleibt die Option deaktiviert und die zuvor genannten Felder müssen ausgefüllt werden.

Wöchentl. Arbeitszeit

Erfassen Sie hier die individuelle wöchentliche Arbeitszeit (Stunden), die mit dem Mitarbeiter vereinbart wurde. Diese Angabe wird mit dem Beschäftigungsgrad und der Normalarbeitszeit (Stunden) des Arbeitsortes dieses Mitarbeiters abgeglichen. Minuten werden als Industrieminuten angegeben (30 Minuten = 50 Industrieminuten).

Beispiel: Die Normalarbeitszeit am Arbeitsort des Mitarbeiters beträgt 42.50 Std. pro Woche und als Beschäftigungsgrad wurde ein 50%-Pensum vereinbart. Die daraus resultierende individuelle wöchentliche Arbeitszeit beträgt 21.25 Stunden.

Lektionen

Erfassen Sie hier die individuelle wöchentliche Arbeitszeit (Lektionen), die mit dem Mitarbeiter vereinbart wurde. Diese Angabe wird mit dem Beschäftigungsgrad und der Normalarbeitszeit (Lektionen) des Arbeitsortes dieses Mitarbeiters abgeglichen. Es erfolgt keine Umrechnung der Lektionen in Stunden und Minuten.

Anzahl Ferientage

Hier wird die Anzahl der Ferientage gemäss Vertrag angegeben, auf die der Mitarbeiter für ein volles Kalenderjahr und für eine Vollzeitstelle Anspruch hat. Zusätzlich bewilligte Ferientage für die Kompensation von Feiertagen, welche auf einen Samstag oder Sonntag fallen sowie gutgeschriebene Ferientage nach Erhöhung der wöchentlichen Arbeitszeit müssen ebenfalls enthalten sein.

Es geht nicht darum, die tatsächlichen Ferientage anzugeben, die auf der Grundlage des Beschäftigungsgrads und der Dauer der Beschäftigung des Arbeitnehmers realisiert wurden. Ein unbezahlter Urlaub sowie Feiertage werden nicht berücksichtigt.

Beispiele

Beispiel wie der Ferienanspruch hinterlegt werden kann

Ein Jahr hat 365 Tage. Der 365. Tag wird so behandelt, als ob er ein Samstag oder Sonntag wäre. Das Jahr wird mit 52 Wochen gleichgesetzt. Nach Abzug der 104 arbeitsfreien Tage ergibt das 260 Arbeitstage im Jahr. Beispiel: Hat jemand Anspruch auf vier Wochen Ferien (20 Arbeitstage), so beträgt der Ferienanspruch im Verhältnis zur Arbeitszeit 20 ÷ (260-20) = 8.33%

Verträgliche Lohndaten

Die Felder in der Gruppe vertragliche Lohndaten passen sich automatisch der getroffenen Auswahl im Feld Art der Lohnzahlung an. Die Werte in diesen Feldern werden automatisch abgefüllt, wenn Sie im Feld Art der Lohnzahlung eine neue Auswahl treffen oder die Auswahl anpassen. Bleibt die Vertragsart gleich und haben sich nur die Lohnbewegungen oder die Angaben in den Lohnprozenten (Stundenlöhner) verändert, müssen Sie mit der Schaltfläche rechts neben dem Feld Brutto-Monatslohn den Wert manuell aktualisieren (Lohndaten von Bewegung übernehmen).

Brutto-Monatslohn / Ansatz pro Stunde / Jahreslohn

Dieses Feld hat drei mögliche Bezeichnungen, je nachdem welche Art der Lohnzahlung Sie definiert haben.

▪Variante 1: Wenn Sie als Art der Lohnzahlung «auf Monatsbasis» ausgewählt haben, heisst dieses Feld Brutto-Monatslohn.
Erfassen Sie hier den vertraglichen Brutto-Monatslohn des aktuellen Monats inkl. Teuerungsausgleich. Wenn Sie bereits eine Lohnbewegung mit der Lohnart «1000 Monatslohn» erfasst haben, wird der entsprechende Betrag automatisch vorgeschlagen. Der Bruttolohn enthält keine regelmässigen oder unregelmässigen Zusatzzulagen (Entschädigungen, Prämien, Zulagen, Nebenleistungen, Überstunden, …)

▪Variante 2: Wenn Sie als Art der Lohnzahlung «auf Stunden- bzw. Lektionenbasis» ausgewählt haben, heisst dieses Feld «Ansatz pro Stunde».
Erfassen Sie hier den vertraglichen Ansatz pro Stunde für den aktuellen Monat ohne Zulagen. Gibt es einen Teuerungsausgleich, ist dieser hier auch zu integrieren. Wenn Sie zuvor eine Lohnbewegung mit der Lohnart «1005 Stundenlohn» erfasst haben, wird der entsprechende Ansatz automatisch vorgeschlagen.

▪Variante 3: Wenn Sie als Art der Lohnzahlung «ohne Zeitbindung» ausgewählt haben, heisst dieses Feld «Jahreslohn». Erfassen Sie hier den vertraglich vereinbarten Jahreslohn ohne Zulagen und inkl. Teuerungsausgleich. Sofern Sie den Jahreslohn bereits in der Mitarbeiter Verwaltung erfasst haben, wird der Betrag automatisch übernommen. Für Personen, die keinen Jahreslohn beziehen und deren Lohn nicht an eine Zeit gebunden ist (z.B. Freelancer, …), wird der entsprechende Lohn in den monatlichen Lohnbasen übermittelt. Als Wert können Sie in diesem Fall 0.00 stehen lassen.

Ansatz pro Lektion

Dieses Feld kann nur ausgefüllt werden, wenn Sie als Art der Lohnzahlung «auf Stunden- bzw. Lektionenbasis» ausgewählt haben. Erfassen Sie hier den vertraglich vereinbarten Brutto-Grundlohn pro Lektion ohne Zulagen und mit Teuerungsausgleich.

13. Monatslohn

Wenn Sie mit dem Mitarbeiter einen 13. Monatslohn vertraglich vereinbart haben, wird hier 8.33% (100/12=8.33%) automatisch vorgeschlagen. Es handelt sich um den vertraglichen 13. Monatslohn und nicht um den effektiv ausbezahlten 13. Monatslohn. Diese Angabe kann nur gemacht werden, wenn Sie die Option 13. Monatslohn oder Ant. 13. Monatslohn zuvor im Bereich Arbeitsverhältnis aktiviert haben.

14. Monatslohn

Erfassen Sie hier den 14. Monatslohn als Prozentsatz, sofern dieser vereinbart wurde. Diese Angabe kann nur gemacht werden, wenn Sie die Option 13. Monatslohn oder Ant. 13. Monatslohn zuvor im Bereich Arbeitsverhältnis aktiviert haben.

Ferienentschädigung

Die vertraglich vereinbarte Ferienentschädigung wird nur angegeben, wenn Sie als Art der Lohnzahlung «auf Stunden- bzw. Lektionenbasis» ausgewählt haben und die Option Ant. Feriengeld zuvor im Bereich Arbeitsverhältnis aktiviert wurde. Der Prozentsatz wird automatisch aus den Lohnprozenten übernommen und kann bei Bedarf manuell angepasst werden.

Feiertagsentschädigung

Die vertraglich vereinbarte Feiertagsentschädigung wird nur angegeben, wenn Sie als Art der Lohnzahlung «auf Stunden- bzw. Lektionenbasis» ausgewählt haben und die Option Ant. Feiertagsgeld zuvor im Bereich Arbeitsverhältnis aktiviert wurde. Der Prozentsatz wird automatisch aus den Lohnprozenten übernommen und kann bei Bedarf manuell angepasst werden.

Die Felder in der Gruppe vertragliche Lohndaten passen sich automatisch der getroffenen Auswahl im Feld Art der Lohnzahlung an. Die Werte in diesen Feldern werden automatisch abgefüllt, wenn Sie im Feld Art der Lohnzahlung eine neue Auswahl treffen oder die Auswahl anpassen. Bleibt die Vertragsart gleich und haben sich nur die Lohnbewegungen oder die Angaben in den Lohnprozenten (Stundenlöhner) verändert, müssen Sie mit der Schaltfläche rechts neben dem Feld Brutto-Monatslohn den Wert manuell aktualisieren (Lohndaten von Bewegung übernehmen).

Name/Vorname

Geben Sie den Namen und den Vornamen des Kindes ein.

Familienstatus

Wählen Sie hier den Familienstatus des Kinder zum Mitarbeiter aus.

Sozialversicherungs-Nummer

Geben Sie hier die Sozialversicherungs-Nummer des Kindes ein.

Geschlecht

In dieser Auswahl können Sie das Geschlecht des Kindes angeben.

Geburtsdatum

Hier erfassen Sie das Geburtsdatum des Kindes.

Kinderzulagen/Ausbildungszulagen

Erfassen Sie hier den Zeitraum, in dem der Mitarbeiter gemäss Verfügung der Ausgleichskasse eine Kinder- oder Ausbildungszulage erhält. Es müssen immer beide Felder (Datum von und Datum bis) abgefüllt werden.

Der Betrag wird im Fenster Familienzulagen verwalten pro Arbeitsplatz-Kanton allgemeingültig erfasst. Beim Erstellen der Lohnabrechnung werden die jeweiligen Zulagen dann innerhalb des gewählten Zeitraums automatisch aufgeführt.

QST Abzugsberechtigung von / QST Abzugsberechtigung bis

Das Datum für die Gültigkeit des Kinderabzugs wird hier separat von den Kinderzulagen / Ausbildungszulagen erfasst.

Für die Ermittlung des korrekten QST-Tarifcodes müssen Angaben zu den Kindern im System erfasst werden, sofern die qsP minderjährige oder in Erstausbildung stehende volljährige Kinder hat.

Der Kinderabzug wird mittels der zweiten Stelle im Tarifcode beschrieben (mögliche Werte [0 bis 9]). Die Zahl beschreibt die Anzahl an Kinderabzügen, die im entsprechenden QST-Tarifcode eingerechnet sind. Unter welchen Voraussetzungen Kinderabzüge gewährt werden, wird in Ziffer 4.7 Kreisschreiben QST geregelt.

Bemerkungen

Hier können Sie Bemerkungen zum Kind erfassen.

Zusätzliche Personendaten QST

Konfession***)

Wählen Sie hier die Konfession des Mitarbeiters aus. Diese Angabe muss immer erfasst werden, unabhängig davon, ob der Kanton die Kirchensteuer über die QST erhebt.

Andere Aktivitäten***)

Definieren Sie hier, ob der Mitarbeiter neben der Anstellung in Ihrer Firma noch andere Aktivitäten ausführt. Wenn Sie hier eine Angabe machen, werden die Felder Beschäftigungsgrad andere Arbeitgeber, Beschäftigungsgrad immer 100% sowie Beschäftigungsgrad nicht bestimmbar auswählbar. Diese Angaben wirken sich auf die Berechnung des satzbestimmenden Einkommens für die aktuelle Lohnabrechnung aus.

Konkubinat***)

Die Angaben zum Konkubinat müssen Sie nur erfassen, wenn Sie den Tarifcode H, P oder U anwenden (für Alleinstehende mit Kindern). Für Personen mit Zivilstand "verheiratet" oder "eingetragene Partnerschaft" lassen Sie die Auswahl zum Konkubinat immer leer.

Die Tarifcodes H (Halbfamilie), P (Halbfamilie Grenzgänger Deutschland) und U (Halbfamilie Grenzgänger Italien) gelten für Alleinstehende, welche mit Kindern oder unterhaltspflichtigen Personen im gleichen Haushalt zusammenleben und für deren Unterhalt sie zur Hauptsache aufkommen. Im Konkubinatsverhältnis mit minderjährigen Kindern unter gemeinsamer elterlicher Sorge oder volljährigen Kindern in Erstausbildung, für deren Unterhalt die Eltern gemeinsam aufkommen, wird der Tarifcode H (bzw. P oder U) mit Kinderabzug demjenigen Elternteil gewährt, der das höhere Bruttoeinkommen erzielt. Abzugsberechtigende Kinder sind in der Regel minderjährige oder volljährige Kinder in Erstausbildung (mit Ausbildungsnachweis). Bei Alleinstehenden mit Kindern muss ergänzend nachgewiesen werden, dass das Kind im gleichen Haushalt lebt.

Falls die quellensteuerpflichtige Person bei gemeinsamem Sorgerecht das tiefere Einkommen, als der/die Konkubinatspartner/in hat, wird der Tarif A0Y oder A0N (je nach Konfession) angewendet. Die Auswahl zum Konkubinat müssen Sie dann leer lassen.

Durch die Angaben zum Konkubinat bestätigt der Betrieb, dass er die entsprechenden Informationen zur Anwendung des QST-Tarifs für Halbfamilien nachweisbar überprüft und dokumentiert hat. Der Tarifcode lautet z.B. H1Y für ein Kind oder H2Y für zwei Kinder (mit Kirchensteuer).

▪Kein Konkubinat: Die Person lebt mit abzugsberechtigenden Kindern im gleichen Haushalt, hat aber keinen Konkubinatspartner, der im gleichen Haushalt lebt.

▪Konkubinat alleiniges Sorgerecht: Die Person lebt zusammen mit abzugsberechtigenden Kindern und dem Konkubinatspartner im gleichen Haushalt. Sie übt das alleinige Sorgerecht über die im gleichen Haushalt lebenden Kinder aus.

▪Konkubinat gemeinsames Sorgerecht und höheres Bruttoeinkommen: Die Person lebt zusammen mit abzugsberechtigenden Kindern und dem Konkubinatspartner im gleichen Haushalt. Sie hat gemeinsames Sorgerecht über die im gleichen Haushalt lebenden Kinder und erzielt das höhere Bruttoeinkommen als der andere Elternteil.

▪Konkubinat volljähriges Kind und höheres Bruttoeinkommen: Die Person lebt zusammen mit einem volljährigen Kind und dem Konkubinatspartner im gleichen Haushalt. Das Kind befindet sich in Ausbildung. Die qsP erzielt das höhere Bruttoeinkommen, als der andere Elternteil.

Weist sich der Arbeitnehmer über die persönlichen Verhältnisse nicht zuverlässig aus, wendet der Betrieb den Tarifcode A0Y an. Dadurch wird ein höherer Steuersatz abgerechnet. Alle quellensteuerpflichtigen Personen haben die Möglichkeit, eine Neuberechnung der Quellensteuern oder eine nachträgliche ordentliche Veranlagung zu verlangen (NOV). Es ist die Frist bis Ende März des auf die Leistung folgenden Steuerjahres einzuhalten.

Aufenthaltskategorie***)

Sofern es sich beim Mitarbeiter nicht um einen Schweizer handelt, erfassen Sie hier die zutreffende Aufenthaltskategorie. Diese Angabe ist zwingend für Personen mit QST-Abrechnung. Diese Auswahl können Sie auch im Fenster Mitarbeiter verwalten > Lohnbuchhaltung > Statistik definieren erfassen.

Gültig bis***)

Geben Sie hier das Ablaufdatum der Aufenthaltsbewilligung des Mitarbeiters ein. Die Smarte Aufgabe Auslaufend Aufenthaltsbewilligungen macht Sie frühzeitig auf auslaufende Bewilligungen aufmerksam.

Wohnsitz***)

Wählen Sie hier den Wohnsitz aus. Wenn der Mitarbeiter ein Wochenaufenthalter ist, müssen Sie zusätzlich unter Adresse Wochenaufenth. die Wohnadresse in der Schweiz angeben.

Auszahlungsperiode**)

Die Auszahlungsperiode hat Einfluss auf die Hochrechnung des satzbestimmenden Lohns. Erfolgt die Auszahlung monatlich oder wird hier nichts abgefüllt, dann wird der QST-SB-Lohn aufgrund des Gesamtbeschäftigungsgrads hochgerechnet. Ist die Auszahlungsperiode nicht monatlich, dann wird der QST-SB-Lohn auf 180 Stunden (Monatsmodell) oder 2’160 Stunden (Jahresmodell) hochgerechnet.

Adresse Wochenaufenth.***)

Geben Sie hier die Wohnadresse des Mitarbeiters in der Schweiz an, falls er ein Wochenaufenthalter ist.

QST PLZ/Ort*)

Hier erfassen Sie den Ort, an dem der Mitarbeiter quellensteuerpflichtig ist. Hat die Person den Wohnsitz in der Schweiz, wird hier die Wohngemeinde erfasst. Wenn die Person im Ausland wohnt, ist die Quellensteuer am Wochenaufenthaltsort (sofern vorhanden) oder am Sitz des Unternehmens geschuldet. Falls das Unternehmen mehrere Betriebsstätten betreibt, ist diese zu erfassen, wo der Mitarbeiter effektiv arbeitet.
Bitte beachten Sie, dass bei einem Wohnsitzwechsel innerhalb der Schweiz diese Angaben separat angepasst werden müssen (kein automatischer Abgleich mit der Adresse). Beim Wohnsitzwechsel in der Schweiz wird der neue Wohnsitz ab dem Folgemonat nach dem Wegzug erfasst. Beispiel: Bei Wegzug aus Wangs (Kanton SG) am 10.04.2022 nach Wetzikon (Kanton ZH) ist die Steuerpflicht ab 01.05.2022 am neuen Wohnsitz (das Anmeldedatum am neuen Wohnsitz hat keine Relevanz, nur das Wegzugdatum).

QST Gemeinde-Nr.*)

In diesem Feld müssen Sie die Quellensteuer Gemeinde-Nr. angeben. Diese wird automatisch aufgrund von QST PLZ/Ort abgefüllt, wobei es sich um einen Vorschlagswert handelt. Bitte fragen Sie die korrekte Gemeinde-Nr. jeweils bei der Kantonalen Steuerverwaltung nach.

QST Kanton*)

Der QST-Kanton wird aufgrund von QST PLZ/Ort automatisch abgefüllt. Für diesen Kanton müssen Sie die QST-Tarife einlesen und in der Hilfstabelle Quellensteuer-Kantone die SSL-Nummer des Betriebs erfassen.

Anzahl Arbeitstage/davon in der Schweiz**)

Geben Sie hier die Anzahl Tage der aktuellen Lohnperiode an, die der Mitarbeiter effektiv in der Schweiz gearbeitet hat. Der QST-pflichtige Lohn wird dann entsprechend diesem Anteil berechnet. 20 Arbeitstage entsprechen 100% Tätigkeit in der Schweiz.

Beispiel: Mitarbeiter hat 7 von 20 Tagen in der Schweiz gearbeitet: Total Einkommen 6'000.- / 20 Arbeitstage CH * 7 effektive Arbeitstage in CH = 2'100.- QST-pflichtiger Lohn in der Schweiz. Die Ausscheidung von Arbeitstagen erfolgt gemäss Ziff. 3.2.2 Kreisschreiben Nr. 45 entsprechend den jeweils gültigen Doppelbesteuerungsabkommen.

Besch. - Grad andere AG***)

Bei Mitarbeitern, die weitere Erwerbs- oder Ersatzeinkünfte erzielen, muss das satzbestimmende Einkommen auf den Gesamtbeschäftigungsgrad hochgerechnet werden. Definieren Sie im Feld Besch. - Grad andere AG den Beschäftigungsgrad des Mitarbeiters über alle anderen Anstellungsverhältnisse insgesamt. Beachten Sie auch allfällige Ersatzeinkünfte (Versicherungstaggelder). Dieses Feld ist inaktiv, wenn das Feld Andere Aktivitäten leer ist. Wollen Sie den Besch. - Grad andere AG definieren, müssen Sie zuerst das Feld Andere Aktivitäten definieren.

Für Mitarbeiter im Monatslohn erfolgt die Berechnung mit dem erfassten individuellen Beschäftigungsgrad und dem Total Beschäftigungsgrad bei allen anderen Arbeitgebern. Die Berechnungsformel lautet: QST-Satzbestimmender Lohn periodisch = Total aller periodischen Lohnarten / Individueller Beschäftigungsgrad x (Individueller Beschäftigungsgrad + Beschäftigungsgrad andere Arbeitgeber). Der Gesamtbeschäftigungsgrad wird mit der Funktion Korrektur QST Satz-Basis andere AG gebildet.

Für Mitarbeiter im Stundenlohn kann der Beschäftigungsgrad als Durchschnittswert erfasst werden, dieser ist für die Statistikdaten und den Lohnausweis relevant. Der individuelle Beschäftigungsgrad wird bei jeder Lohnabrechnung mit folgender Formel berechnet: Stunden gearbeitet / (betriebsübliche Arbeitszeit x 4.333333) x 100. Die gearbeiteten Stunden werden über die Lohnsumme 21 ermittelt, diese Lohnsumme muss in den individuell erstellten Lohnarten zur Stundenerfassung hinterlegt werden. Die betriebsübliche Arbeitszeit wird auf dem Arbeitsort definiert, der dem Mitarbeiter zugeteilt ist. Wenn kein Arbeitsort zugeteilt ist, wird die betriebsübliche wöchentliche Arbeitszeit von den Einstellungen gelesen. Durch die Multiplikation mit 4.333333 wird die betriebsübliche Arbeitszeit pro Monat ermittelt (Durchschnittswert).

Beispiel: 35 Stunden gearbeitet / 182 Stunden betriebsübliche Arbeitszeit pro Monat * 100 = 19.23% individueller Beschäftigungsgrad.
Im nächsten Schritt wird der QST-SB-Lohn periodisch wie bei den Monatslöhnern ermittelt, wobei der individuelle Beschäftigungsgrad aus der beschriebenen Berechnung verwendet wird.

Wichtig: Damit diese Berechnungsformel verwendet wird, muss auf dem Mitarbeiter die Option Stundenlohn beim Arbeitsverhältnis aktiviert sein. Eine Kombination der beiden Methoden zur Ermittlung des individuellen Beschäftigungsgrades ist nicht vorgesehen. Sie können in dieser Konstellation daher nicht auf derselben Lohnabrechnung einen Monats- und Stundenlohn ausweisen.

Beschäftigungsgrad immer 100%**)

Markieren Sie diese Option, wenn das satzbestimmende Einkommen des Mitarbeiters immer auf 100% hochgerechnet werden soll. Diese Option ist nur verfügbar, wenn der Mitarbeiter noch andere Einkünfte hat und darf nur für Mitarbeiter im Stundenlohn aktiviert werden. Erfassen Sie dazu die Option Stundenlohn im Register Lohnbuchhaltung der Mitarbeiter Verwaltung.

Beschäftigungsgrad nicht bestimmbar**)

Aktivieren Sie diese Option, wenn sich der Beschäftigungsgrad nicht bestimmen lässt und daher der Medianwert als satzbestimmender Lohn verwendet werden muss. Die Option kann nur aktiviert werden, wenn in der Auswahl Andere Aktivitäten etwas erfasst wurde und unter Mitarbeiter verwalten > Statistik definieren die Option unregelmässige Beschäftigung aktiviert ist.

Hintergrundinformationen (Quelle: ELM-Richtlinien): Der Medianwert der effektiven Lohneinkünfte kommt nur zur Anwendung, wenn die qsP weitere Erwerbs- oder Ersatzeinkünfte erzielt und dabei kein Arbeitspensum ermittelt werden kann. Ist der quellensteuerpflichtige Lohn (QST-Lohn) kleiner als der Medianwert, dann ist der satzbestimmende Lohn (QST-SB-Lohn) gleich dem Medianwert zu setzen. Der Medianwert entspricht bereits einem 100% Pensum, weshalb er nicht noch zusätzlich zum QST-Lohn aufzurechnen ist. Kann kein Arbeitspensum ermittelt werden und ist der QST-Lohn grösser als der Medianwert, dann ist der QST-SB-Lohn gleich dem QST-Lohn zu setzen.

Der Medianwert wird jährlich von jedem Kanton individuell festgelegt. Er ist publiziert in den kantonalen Quellensteuer-Tarifen (Code MED). Zur Beurteilung, ob diese Option verwendet werden darf, nehmen Sie bitte mit der Kantonalen Steuerverwaltung Kontakt auf. An der Tarifeinstufung ändert sich durch die Verwendung des Medianlohns nichts.

Ehepartner***)

Diese Angaben zum Partner müssen nur ausgefüllt werden, wenn die quellensteuerpflichtige Person (d.h. der Mitarbeiter) den Zivilstand «verheiratet» oder «eingetragene Partnerschaft» hat. In allen anderen Fällen sollten Sie diese Felder leer lassen. Für nicht quellensteuerpflichtige Mitarbeiter können Sie den Partner als Kontakt auf der Adresse hinzufügen (z.B. als Notfallkontakt).

Adresse

Erfassen Sie hier die Wohnadresse des Partners, sofern sie sich von der Wohnadresse des Mitarbeiters unterscheidet. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird bei der QST Lohnmeldung die Wohnadresse des Mitarbeiters auch für den Partner übermittelt.

Name

Erfassen Sie hier den Nachnamen des Partners. Diese Angabe ist auch dann notwendig, wenn Sie für den Partner eine separate Adresse erfasst haben.

Vorname

Erfassen Sie hier den Vornamen des Partners. Diese Angabe ist auch dann notwendig, wenn Sie für den Partner eine separate Adresse erfasst haben.

Heimatland

Erfassen Sie hier das Heimatland des Partners. Diese Angabe ist nur zur Information und wird in der Lohnmeldung nicht an die KSTV übermittelt.

Geburtsdatum

Erfassen Sie hier das Geburtsdatum des Partners.

Sozialvers.-Nr.

Erfassen Sie hier die Sozialversicherungsnummer (AHV-Nummer) des Partners. Diese Angabe ist optional und wird nur erfasst, sofern sie bekannt ist.

Einkommen

Erfassen Sie hier die Einkommensart des Partners. Es stehen Lohn, Ersatzeinkommen (z.B. Taggeld einer Versicherung) und Rente (z.B. AHV oder IV-Rente) zur Auswahl. Das Einkommen des Partners muss nicht betragsmässig bekannt sein. Diese Angabe wird benötigt in Kombination mit dem QST-Tarif C für verheiratete Doppelverdiener. Falls der Partner kein Einkommen erzielt, lassen Sie diese Auswahl und die zugehörigen Felder leer (Tätigkeit Beginn, Tätigkeit Ende, Arbeitskanton).

Tätigkeit Beginn

Angabe, seit wann der Partner arbeitet oder ein Ersatzeinkommen erzielt. Falls das genaue Datum nicht bekannt ist, kann das Eintrittsdatum der quellensteuerpflichtigen Person angegeben werden.

Tätigkeit Ende

Wenn für den Partner während der Beschäftigung des quellensteuerpflichtigen Mitarbeiters bisher ein Einkommen gemeldet wurde und dieser neu kein Einkommen mehr erzielt, erfassen Sie hier das Enddatum. Danach sollten Sie den QST-Tarif des Mitarbeiters entsprechend anpassen und eine Mutation erfassen (z.B. von C verheiratete Doppelverdiener zu B verheiratete Alleinverdiener).

Arbeitskanton

Arbeitet der Partner in der Schweiz, so ist der Kanton und bei einem Arbeitsort im Ausland EX (EXtern / EXpatriat) anzugeben.

Grenzgänger-Meldung *)

Aktivieren Sie diese Option, wenn der Mitarbeiter in der Grenzgänger-Meldung übermittelt werden soll. Die Grenzgängermeldung kann nur für Frankreich und Italien gemacht werden. Eine genaue Übersicht dazu, für welche Kantone die Grenzgängermeldung relevant ist, finden Sie in den Swissdec Richtlinien Lohnstandard-CH (ELM).

Geburtsort ***)

Erfassen Sie in diesem Feld den Geburtsort der quellensteuerpflichtigen Person. Es wird nur der Ort erfasst, nicht das Land. Diese Angabe wird nur für die Grenzgängermeldung Italien benötigt.
Bei Personen, deren Staatsangehörigkeit nicht Italien ist, ändert das Feld Geburtsort automatisch zu Geburtsstaat.

Steuer-Nr. ***)

Erfassen Sie hier die Steueridentifikationsnummer der quellensteuerpflichtigen Person im Ansässigkeitsstaat. Diese Angabe wird nur für die Grenzgängermeldung Italien benötigt.

Grenzgänger seit ***)

Erfassen Sie hier das Datum, seit wann die Person Grenzgänger ist. Diese Angabe wird nur für die Grenzgängermeldung Italien benötigt. Wird im Feld Grenzgänger seit ein Datum <17.07.2023 eingegeben, werden die restlichen Felder deaktiviert.

Die Personendaten der quellensteuerpflichtigen Personen (qsP) sollen grundsätzlich immer zur Abrechnung des aktuellen Monats passen, damit für die KSTV der angewendete Tarif nachvollziehbar ist. Als Personendaten der qsP gelten folgende Angaben:

▪Name / Wohnadresse

▪Zivilstand

▪Konfession

▪Andere Aktivitäten

▪Konkubinat

▪Angaben zum Ehepartner

▪Angaben zu den Kindern

Eine Änderung des QST-Tarifcodes gilt immer erst ab dem Folgemonat des Ereignisses (z.B. Heirat am 03.05.2022 = Neuer Tarifcode ab 01.06.2022). Die Änderungen an den Personendaten, die zu einer solchen Anpassung führen, werden somit immer ab dem auf die Änderung folgenden Monat der KSTV mitgeteilt.

Bitte achten Sie entsprechend darauf, dass Sie Mutationen an den Personendaten erst nach dem Erstellen der Lohnabrechnung und Versand der ELM-Lohnmeldung erfassen.

Für einige Mutationen gibt es Ausnahmen, um die Erfassung in Proffix zu erleichtern. Dazu gehören:

▪Wohnadresse

▪Konfession

▪Zivilstand

▪Arbeit des Partners

Diese Mutationen können Sie tagesaktuell erfassen, wenn sie gleichzeitig eine ELM-Mutationsmeldung (EMA-Meldung) mit Gültig ab Datum des Folgemonats erstellen.

Die Angaben zum Ehepartner haben sich verändert, weil er eine Erwerbstätigkeit aufgenommen hat.

Die qsP ist im gleichen Kanton umgezogen

Um eine rasche Übersicht zu erhalten, für welche Mitarbeiter Sie eine Angabe zum Konkubinat erfassen müssen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Start > Verwaltung > Mitarbeiter .

2.Wählen Sie im Kontextmenü die Spaltenauswahl , um alle verfügbaren Felder anzuzeigen.

3.Ziehen Sie mit der Maus die Spalte Quellensteuer (Bezeichnung) an die gewünschte Stelle der Tabelle, sofern diese Spalte bisher nicht bereits angezeigt wurde.

4.Sortieren Sie mit Doppelklick die Spaltenüberschrift Quellensteuer (Bezeichnung) absteigend. Somit sind alle Personen mit QST-Code ersichtlich.

5.Suchen Sie nun Tarifcodes mit den Buchstaben H, P oder U an der ersten Position (z.B. H1Y).

6.Die Angabe zum Konkubinat muss nur für Mitarbeiter mit diesen QST-Tarifcodes gemacht werden.

Lohnart

Geben Sie die Nummer der Lohnart Jahreslohn ein. Diese wird automatisch vorgeschlagen und muss nur angepasst werden, wenn Sie eine eigene Lohnart dafür erstellen wollen.

Beträge

Geben Sie bei den entsprechenden Monaten die Beträge ein, die Sie auszahlen wollen.

Konten/Kostenstellen*)/Kostenarten*)

Geben Sie hier die verschiedenen Konten, Kostenstellen und Kostenarten und den entsprechenden Schlüssel für die Aufteilung ein. Die Verteilung muss 100% ergeben.

Lohnarten

Sie können die Kostenstellenaufteilung auch auf Grund von Lohnarten vornehmen. Dabei markieren Sie die gewünschten Lohnarten (z. B. Anzahl gearbeitete Stunden). Das Programm errechnet dann den Verteilschlüssel auf Grund der prozentualen Anteile der einzelnen Bewegungen im Betrag. Diese Verteilung kann als Vorlage gespeichert und bei weiteren Mitarbeitern verwendet werden.

Zahlungsart

In diesem Feld geben Sie an, ob die Lohnzahlung in bar, auf ein Bankkonto oder mittels QR-Rechnung erfolgen soll.

▪Um einen Lohnanteil in bar auszuzahlen, geben Sie im Feld Zahlungsart «bar» oder «-1» ein.

▪Ist ein Lohnanteil für einen anderen Empfänger als den Mitarbeiter bestimmt, erfassen Sie in der Zahlungsart zusätzlich dessen Adresse im Feld Begünstigter (z.B. IBAN des Empfängers für Alimentezahlung).

▪Falls Sie einen Teilbetrag mittels QR-Rechnung bezahlen müssen, erfassen Sie auf der Zahlungsart die QR-IBAN. (Z.B. kann ein Betreibungsamt fordern, dass der Lohn über Existenzminimum eines Arbeitnehmers direkt an das Betreibungsamt gezahlt werden muss. In diesem Fall ist es möglich, dass das Betreibungsamt dafür eine QR-Rechnung sendet. Damit diese QR-Rechnung korrekt bezahlt werden kann, erfassen Sie die Referenz der QR-Rechnung im Feld Mitteilung/Referenz-Nr.)

Prozent

Geben Sie hier an, wie viel Prozent des Lohnes mit dieser Zahlungsart ausbezahlt werden soll. Sie können anstelle einer Prozentzahl auch einen festen Betrag oder eine Lohnart eingeben. Das Total der Prozentwerte aller Zahlungsarten muss 100 ergeben. Wenn Sie hier 100% erfassen, wird der Restbetrag nach erfolgter Aufteilung über Beträge und Lohnarten über diese Zahlungsart vergütet.

Lohnart

Wenn Sie für die Auszahlung den Betrag einer bestimmten Lohnart verwenden wollen, geben Sie hier diese Lohnart ein. Sie können anstelle einer Lohnart auch einen festen Betrag oder einen Prozentwert eingeben. Zuerst werden bei der Auszahlung die festen Beträge und danach die Lohnarten berücksichtigt. Der verbliebene Restbetrag wird dann aufgrund der Prozentangaben aufgeteilt.

Betrag

Hier können Sie einen festen Betrag eingeben, welcher für die Auszahlung verwendet werden soll. Sie können anstelle eines Betrages auch eine Lohnart oder einen Prozentwert eingeben. Zuerst werden bei der Auszahlung die festen Beträge und danach die Lohnarten berücksichtigt. Der verbliebene Restbetrag wird dann aufgrund der Prozentangaben aufgeteilt.

Mitteilung/Referenz-Nr.

Geben Sie hier eine Mitteilung für den Empfänger ein, die bei dieser Zahlung verwendet werden soll. Wenn Sie als Zahlungsart eine QR-IBAN (ebenfalls ZA 3) eingegeben haben, wird das Feld Mitteilung automatisch zu Referenz-Nr. umbenannt. Geben Sie dann in diesem Feld die QR-Referenz gemäss der QR-Rechnung ein. Ob es sich um eine QR-IBAN handelt, lässt sich an den Werten der 5. bis 9. Position erkennen, die dann im Bereich 30000 – 31999 liegen (Beispiel: CH2430043123456789012).