Aktivitätsart

Geben Sie hier eine eindeutige Abkürzung für die Aktivitätsart ein.

Bezeichnung

Hier müssen Sie die Bezeichnung der Aktivitätsart eingeben. Die Bezeichnung der Aktivität wird dann beim Erstellen automatisch gemäss diesen Feldern zusammengesetzt.

Farbe

In diesem Feld können Sie eine Farbe für die Aktivitäten dieser Aktivitätsart definieren. Solche Aktivitäten werden dann in der Auflistung farblich hervorgehoben.

Bezeichnung Akt.

Geben Sie hier den Vorgabe-Bezeichnungstext ein. Diese Bezeichnung wird beim Erstellen einer Aktivität vorgeschlagen. Sie können den Text auch mit Variabeln versehen.

Diese werden dann in der Aktivität durch die entsprechenden Werte ersetzt. Unter Bezeichnung einstellen können Sie Variabeln für die Definition der Bezeichnung verwenden.

Vorgabe-Notiz

In einer Aktivitätsart kann eine Vorgabe-Notiz verwaltet werden. Das kann sinnvoll sein, wenn zu einer Aktivitätsart immer dieselbe Notiz benötigt wird. Die Texte werden in der Hilfstabelle Texte erstellt.

Kategorien

Wenn Sie wollen, dass der Aufgabe/dem Termin im Outlook/Exchange eine Kategorie zugewiesen werden soll, dann geben Sie diese hier ein. Wenn Sie mehrere Kategorien zuweisen wollen, dann geben Sie alle mit einem Strichpunkt getrennt ein.

Anzeigen als

Hier bestimmen Sie, wie die Aufgabe/der Termin im Outlook/Exchange angezeigt werden soll.

Erinnerung

Falls die Aufgabe/der Termin eine Erinnerung im Outlook/Exchange erhalten soll, geben Sie hier den Zeitpunkt für die Erinnerung ein.

Aufgabe/Termin

Mit diesen Optionen bestimmen Sie, ob im Outlook/Exchange eine Aufgabe oder ein Termin erstellt werden soll.

synchronisieren

Markieren Sie diese Option, wenn Aktivitäten mit dieser Aktivitätsart mit Outlook/Exchange synchronisiert werden sollen. Damit die Synchronisierung stattfindet, muss zusätzlich auf dem Mitarbeiter ein Aufgaben- und/oder ein Terminordner zugewiesen werden. Nähere Angaben zur Proffix Outlook-Integration finden Sie hier.

Ressourcenverwaltung

Sie können aufgrund einer Aktivität ein Planobjekt in der Ressourcenverwaltung erstellen und diese mit der Aktivität verknüpfen. Markieren Sie dazu hier die Option Planobjekt erstellen. Für alle Aktivitäten mit dieser Aktivitätsart werden dann Planobjekte erstellt. Sie können unter Farbe Planobjekt wahlweise eine Farbe definieren, die für das Planobjekt verwendet werden soll. Beim Erstellen der Planobjekte wird die Ressource verwendet, welche denselben Mitarbeiter wie die Aktivität hinterlegt hat.

Bezeichnung

Geben Sie hier die Bezeichnung bzw. den Betreff-Text ein.

Bezeichnung

Geben Sie hier die Bezeichnung ein.

Brieftyp

Geben Sie hier eine eindeutige Abkürzung für den Brieftyp ein.

Bezeichnung

Hier müssen Sie die Bezeichnung des Brieftyps eingeben.

Betreff

In diesem Feld können Sie eine Betreff-Text eingeben. Dieser wird beim Erfassen eines Briefes mit diesem Brieftyp in den Brief übernommen und kann dann angepasst werden.

Text

Wenn Sie den Text für den Brief ebenfalls vorgeben wollen, können Sie hier den Brieftext angeben, welcher vorgeschlagen werden soll.

Fusstext

In diesem Feld können Sie einen Fusstext eingeben, welcher für den Brief vorgeschlagen werden soll.

Aktivität

Sie können zu einem Brief auch eine Aktivität definieren. Wenn Sie dies wünschen, geben Sie hier die Nummer der Aktivitäten-Vorlage ein, die für den Brief verwendet werden soll. Die so generierte Aktivität kann im Brief ebenfalls noch angepasst werden.

Druckformular

Wählen Sie hier das Druckformular aus, welches für den Ausdruck eines Briefes mit diesem Brieftyp verwendet werden soll. Dieses Formular wird dann beim Drucken vorgeschlagen.

Haupt

Markieren Sie diese Option, wenn Sie diesen Brieftyp als Standard verwenden wollen. Wenn Sie dies tun, wird beim Erfassen eines neuen Briefes automatisch dieser Brieftyp vorgeschlagen.

E-Newslettertyp

Geben Sie hier eine eindeutige Abkürzung für den Newslettertyp ein.

Bezeichnung

Hier müssen Sie die Bezeichnung des Newslettertyps eingeben.

Betreff

In diesem Feld können Sie einen Betreff-Text eingeben. Dieser wird beim Erfassen eines E-Newsletter mit diesem Newslettertyp in den E-Newsletter übernommen und kann dann angepasst werden.

Text

Wenn Sie den Text für den E-Newsletter ebenfalls vorgeben wollen, können Sie hier den Text angeben, welcher vorgeschlagen werden soll.

Aktivität

Sie können zu einem E-Newsletter auch eine Aktivität definieren. Wenn Sie dies wünschen, geben Sie hier die Nummer der Aktivitäten-Vorlage ein, die für den E-Newsletter verwendet werden soll. Die so generierte Aktivität kann im E-Newsletter ebenfalls noch angepasst werden.

Haupt

Markieren Sie diese Option, wenn Sie diesen Newslettertyp als Standard verwenden wollen. Wenn Sie dies tun, wird beim Erfassen eines neuen E-Newsletters automatisch dieser Newslettertyp vorgeschlagen.

Bezeichnung

Geben Sie hier die Bezeichnung für den Ort ein.

Priorität

Geben Sie hier eine eindeutige Nummer für die Priorität ein. Die nächste freie Nummer wird automatisch vorgeschlagen.

Bezeichnung

Hier müssen Sie die Bezeichnung der Priorität eingeben.

Wichtigkeit

Wenn eine Aktivität mit Outlook/Exchange synchronisiert wird, wird die hier ausgewählte Wichtigkeit in Outlook/Exchange verwendet.

Haupt

Markieren Sie diese Option, wenn diese Priorität als Haupt-Priorität verwendet werden soll. Wenn diese Option markiert ist, wird diese Priorität beim Erfassen einer neuen Aktivität automatisch vorgeschlagen.

Status

Geben Sie hier eine eindeutige Nummer für den Status ein. Die nächste freie Nummer wird automatisch vorgeschlagen.

Bezeichnung

Hier müssen Sie die Bezeichnung des Status eingeben.

Status Planobjekt

Falls Sie die Aktivitäten mit den Planobjekten der Ressourcenverwaltung verknüpfen, können Sie hier den Status der Planobjekte definieren, welcher für den entsprechenden Status der Aktivität verwendet werden soll.

Haupt

Markieren Sie diese Option, wenn dieser Status als Haupt-Status verwendet werden soll. Wenn diese Option markiert ist, wird dieser Status beim Erfassen einer neuen Aktivität automatisch vorgeschlagen.

erledigt

Sie benötigen einen Status mit dieser Option, um erkennen zu können, ob eine Aktivität erledigt oder noch offen ist. Markieren Sie diese Option, wenn die Aktivitäten mit diesem Status als erledigt angesehen werden können. Diese Option steuert auch die Anzeige, wenn Sie die Registerkarte Start > Ansicht > Erledigte Aktivitäten wählen bzw. nicht auswählen.

Rapport erfassen

Wenn Sie diese Option markieren, wird beim Speichern einer Aktivität automatisch das Fenster für die Erfassung eines Rapportes in der Leistungsverwaltung geöffnet.

Rapport-Nr.

Die Rapport Nummer wird automatisch vergeben.

E-Mail senden

Mit E-Mail senden  können Sie diesen Telefon-Rapport als E-Mail versenden.

Start

Hier definieren Sie die Startzeit dieses Rapports. Bei einem Anruf wird beim Entgegennehmen des Anrufs die Startzeit automatisch gesetzt.

Ende

Hier definieren Sie die Endzeit dieses Rapports. Bei einem Anruf wird beim Auflegen des Anrufs die Endzeit automatisch gesetzt.

Dauer

Die Dauer wird auf Grund der Start- und Endzeit gerechnet und auf eine volle Minute aufgerundet.

Mitarbeiter

Hier definieren Sie den Mitarbeiter, der das Gespräch führt. Dieser wird aus den Einstellungen des Arbeitsplatzes vorgeschlagen.

Positionsart

Hier definieren Sie die Positionsart für einen Eintrag in die Leistungsverwaltung. Dieser wird aus den Einstellungen des Arbeitsplatzes vorgeschlagen.

Stundenpreis

Hier können Sie den Preis eingeben, welcher auf dem Rapport in der Leistungsverwaltung verwendet werden soll. Sie können diesen Wert nur eingeben, wenn die Option in Leistungsverwaltung speichern markiert ist. Der Preis wird aufgrund der Positionsart vorgeschlagen.

Auftrag

Hier definieren Sie den Auftrag für einen Eintrag in die Leistungsverwaltung.

Adresse

Hier können Sie die Nummer mit einer Adresse aus der Adressverwaltung verknüpfen. Diese Information wird benötigt, um die Notiz bei der richtigen Adresse abzulegen.

Notizart

Hier können Sie der zu erstellenden Adressnotiz eine Notizart zuweisen. Auf der Notizart können Sie definieren, ob eine Notiz im CRM-Modul erscheint oder nicht und ob diese mit Outlook synchronisiert werden soll.

Serviceauftrag/Position

Hier können Sie den Serviceauftrag zuweisen um den Anruf mit einem Serviceauftrag zu verknüpfen.

Kontakt

Hier können Sie den Kontakt des Gespräches wählen oder ausfüllen.

Notizen

Hier können Sie die Notizen für den Rapport erfassen. Diese werden allenfalls in die Adressnotiz und/oder in die Leistungsverwaltung als Bemerkung übernommen.

als Adressnotiz speichern

Markieren Sie diese Option, wenn Sie den Rapport als Notiz zu der Adresse abspeichern wollen.

in Leistungsverwaltung speichern

Mit dieser Option wird der Telefon-Rapport als Rapport in der Leistungsverwaltung gespeichert. Dort kann dieser dann verrechnet werden.

als Aktivität speichern

Klicken Sie auf diese Option, wenn Sie für diesen Telefon-Rapport eine neue Aktivität erstellen wollen. Nach dem Speichern des Rapportes wird diese Aktivität angezeigt und Sie können diese anpassen. Die Aktivität wird nicht vorgängig gespeichert. Wenn die Aktivität angezeigt wird, müssen Sie die diese mit Ok speichern.

Abkürzung

Geben Sie hier eine eindeutige Abkürzung für den Text ein.

Bezeichnung

Hier müssen Sie die Bezeichnung des Textes eingeben.

Text

Erfassen Sie hier nun den eigentlichen Brieftext. Informationen zum formatieren des Textes finden Sie hier.

E-Mail

Hier müssen Sie die E-Mail-Adresse eingeben, die Sie zuweisen wollen. Alle E-Mails, die von oder an diese E-Mail-Adresse übermittelt werden, werden dann mit den nachfolgend eingegebenen Daten verknüpft.

Adresse

Geben Sie hier die Adresse ein, die Sie dieser E-Mail-Adresse zuweisen wollen.

Kontakt

Wenn Sie diese E-Mail-Adresse mit einem Kontakt verknüpfen wollen, geben Sie hier den gewünschten Kontakt ein.

Wenn Sie einen Kontakt eingeben, dürfen Sie keine Adresse auswählen. Es kann also immer nur eine Adresse oder ein Kontakt aber nicht beides zugewiesen werden.

Auftrag

Geben Sie hier die Nummer des Auftrages ein, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Auftrag verknüpft werden soll.

Serviceauftrag / Position

Hier können Sie einen Serviceauftrag und eine Position eingeben, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Serviceauftrag verknüpft werden soll.

Artikel

Geben Sie hier die Artikelnummer ein, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Artikel verknüpft werden soll.

Charge

Wenn die E-Mail zusätzlich mit einer Charge verknüpft werden soll, geben Sie hier die Nummer der Charge ein.

Dokument-Nr.

Geben Sie hier eine Dokument-Nr. ein, wenn die E-Mail mit einem bestimmten Auftragsdokument verknüpft werden soll.

Rapport

Wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Rapport verknüpft werden soll, wählen Sie hier den entsprechenden Rapport aus.

Aktivitäts-Nr.

Geben Sie hier eine Aktivitäts-Nr. ein, wenn die E-Mail mit einer bestimmten Aktivität verknüpft werden soll.

Bestell-Nr.

Wenn die E-Mail zusätzlich mit einer Bestellung verknüpft werden soll, wählen Sie hier die entsprechende Bestellung aus.

E-Mail nicht verknüpfen

Wenn Sie nicht wollen, dass E-Mails von der angegebenen E-Mail-Adresse verknüpft werden, dann markieren Sie diese Option. Danach werden alle E-Mails zu dieser Adresse nicht mehr mit Proffix verknüpft. Dies hat den Vorteil, dass Sie nicht immer gefragt werden, ob Sie das E-Mail verknüpfen wollen und macht insbesondere bei privaten E-Mails oder Spam-Mails Sinn.

Telefon Nr.

Die Telefon-Nummer wird aus dem Auswahlfenster übernommen und gemäss Einstellungen in der Adressverwaltung formatiert.

Name

Hier können Sie den Namen editieren, der im Tooltip in der Taskleiste angezeigt wird, wenn ein Anruf eingeht. Wurde die Nummer auf Grund der Proffix Adressverwaltung erkannt, wird Name, PLZ und Ort vorgeschlagen.

Adress-Nr

Hier können Sie die Nummer mit einer Adresse aus der Proffix Adressverwaltung verknüpfen. Diese Info wird benötigt, um bei einem Anruf das Infofenster mit dem korrekten Inhalt anzuzeigen. Ebenfalls wird diese Adresse vorgeschlagen, um den Protokoll Eintrag zu speichern.

Auftrag

Hier können Sie den Auftrag hinterlegen, der im Protokoll Eintrag vorgeschlagen wird, um allfällige Dienstleistungen korrekt mit der Proffix Leistungsverwaltung zu verrechnen.

Kontakt

Hier können Sie dieser Nummer einen bestimmten Kontakt der Adresse zuweisen. Somit können noch detailliertere Informationen abgelegt werden. Der Name wird mit der Kontaktperson ergänzt und muss nicht editiert werden.